Các giấy tờ có liên quan khác
2.2.2 Sắp xếp và sử dụng nhân sự
Hiện Công ty có sáu Phòng với chức năng nhiệm vụ tương đối khác nhau, với các hoạt động khá phức tạp và đa dạng, do đó mỗi nhân viên thường chỉ có thể làm tốt được một hoặc một số công việc nhất định. Do vậy, cần phải có sự sắp xếp, phân công công việc một cách hợp lý để mỗi nhân viên có thể phát huy tốt nhất năng lực, khả năng cá nhân của mình, từ đó có thể mang lại lợi ích cao nhất cho doanh nghiệp.
Tùy theo yêu cầu kinh doanh từng thời kỳ mà Công ty có sự quy hoạch bố trí sử dụng nhân viên; nhân viên đươc ưu tiên sắp xếp, bố trí đúng việc, phù hợp với trình độ chuyên môn đã được đào tạo, phù hợp với kinh nghiệm thực tế. Vì lĩnh vực kinh doanh của công ty khá mới và chưa có cơ sở giáo dục đào tạo bải bản nên 10 năm qua với sự phân chia công việc của 6 phòng ban, và thích ứng với yêu cầu công việc mang tính chất thay đổi thường xuyên, gần như vừa làm vừa học thì Công ty đã đi vào hoạt động hiệu quả và đã hoàn thiện được gần 1000 hồ sơ du học các nước cho các em học sinh.
sắp xếp hợp lý cả về chuyên môn lẫn nguyện vọng từ phía người lao động. Hiện tại với số lượng 6 phòng chuyên môn cùng với số lượng nhân sự phù hợp giúp hoạt động của Công ty được diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, cụ thể:
Bảng 5: Cơ cấu nhân sự các Phòng thuộc Công ty CP Đầu tư và Tư vấn Gia Linh
Tổng số Phòng
Phòng
Phòng Phòng Phòng Phòng
Năm nhân nhân Kinh Đối Đào Tuyển
TC-KT
lực sự doanh ngoại tạo sinh
2016 30 3 2 10 3 6 6 2017 35 3 2 12 4 6 8 2018 40 4 2 12 4 7 11 2019 42 4 2 13 4 7 12 2020 55 5 2 19 5 9 15 2021 62 5 2 22 6 11 16 Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành Chính Công ty
Việc sắp xếp, bố trí công việc hợp lý là biện pháp quan trọng để nâng cao chất lượng nhân lực tại Công ty. Khi bố trí đúng người, đúng việc thì năng suất và hiệu quả lao động sẽ cao. Khi sắp xếp, bố trí công việc, Công ty luôn chú trọng ba vấn đề: “Thứ nhất, bố trí đúng người, đúng việc để nhân sự có thể vận dụng tốt kiến thức, kĩ năng, kinh nghiệm của mình trong công việc, phát huy được năng lực, sở trường của bản thân. Thứ hai, tạo ra môi trường làm việc tốt nhất để mọi nhân viên phát huy tối đa năng lực của mình. Thứ ba, đem đến những cơ hội thăng tiến trong tương lai để thu hút và giữ chân những người giỏi”. Quan điểm trên thể hiện sự quan tâm, tạo điều kiện của Công ty đối với việc nâng cao chất lượng nhân lực, tạo động lực làm việc và thể hiện sự đãi ngộ đối với những lao động giỏi, chất lượng.
2.2.3 Đào tạo và phát triển nhân lực
công ty hàng đầu trong lĩnh vực tư vấn và hỗ trợ du học trong nước, Công ty đã và đang chú trọng tới việc đào tạo nâng cao và bồi dưỡng đội ngũ cán bộ quản lý, người lao động. Cán bộ quản lý, người lao động được xác định là lực lượng chính trong Công ty, là nhân tố quan trọng quyết định đến chất lượng và hiệu quả hoạt động của của Công ty, do vậy, Công ty rất quan tâm đến công tác đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ quản lý, người lao động.
Công ty luôn có Kế hoạch đào tạo theo năm cho nhân sự. Bản kế hoạch này sẽ được gửi cho toàn bộ nhân viên trong Công ty từ đầu năm để thông báo kế hoạch đào tạo trong năm của Công ty cho nhân viên đăng ký, hoặc nhân viên có thể đăng ký trực tiếp nguyện vọng đào tạo của mình để Phòng Nhân sự tập hợp, tổng hợp báo cáo Giám đốc. Thông qua kế hoạch này, nhân viên có thể chủ động đề đạt nguyện vọng cho cấp quản lý.
Về loại hình và hình thức đào tạo, bồi dưỡng:
o Mở các lớp tập huấn, bồi dưỡng ngắn hạn: tổ chức đào tạo tập trung tại các lớp tập huấn theo chuyên đề do Công ty tổ chức hoặc cán bộ, người lao động được cử đi tham gia các lớp tập huấn, chuyên đề hoặc tại các hội nghị, diễn đàn theo từng mảng chuyên môn. Tính đến nay đã hơn 50% số cán bộ, nhân viên Công ty được cử đi học các lớp tập huấn khác nhau phù hợp với nhu cầu về chuyên môn của các Phòng hoặc từng cá nhân.
o Học tập bồi dưỡng đào tạo trong công việc: cán bộ, người lao động tự học tập bồi dưỡng trong công việc, tự nghiên cứu tìm tòi và học hỏi kinh nghiệm của những người đi trước theo kiểu học kèm cặp, truyền nghề.
Kết quả về đào tạo cán bộ, người lao động: Trong những năm vừa qua Công ty đã tích cực cử đi đào tạo, nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn cán bộ, người lao động để đạt được kết quả như hiện nay. Ngoài chế độ chính sách động viên đúng mực với cán bộ, người lao động tham gia học tập
nâng cao trình độ như: giảm khối lượng công việc, tính giờ làm thêm... đã động viên được cán bộ, người lao động tham gia học tập tích cực.
2.2.4 Đánh giá và đãi ngộ nhân lực
Đánh giá nhân lực
Từ khi thành lập, Công ty luôn có các chính sách tạo điều kiện về cơ hội, môi trường và chế độ cho các nhân sự tiềm năng. Một loạt chính sách phục vụ cho việc thăng tiến của nhân viên tiềm năng được ban hành như: chính sách quy hoạch nhân sự nguồn (nhân viên có tiềm năng); chính sách tạo thêm vị trí quản lý, lãnh đạo, tạo cơ hội cho các nhân viên cấp dưới phấn đấu; chính sách luân chuyển quản lý giữa các Phòng; chính sách bổ nhiệm, miễn nhiệm công bằng và minh bạch…
Công ty đã xây dựng được danh mục các tiêu chí chi tiết cụ thể trong việc đánh giá nhân sự trong việc:
- Hoàn thành nhiệm vụ được giao
- Nhân sự tiềm năng đưa vào nguồn quy hoạch nhân sự quản lý. - Nhân sự có nhu cầu đào tạo, bổ sung kiến thức
Ngoài ra, Phòng Nhân sự thuộc Công ty đã tham mưu cho HĐQT và Ban Giám đốc Công ty có những đánh giá chính xác hiệu quả, nâng suất và chất lượng công việc mà mỗi cán bộ, người lao động tại Công ty hoàn thành trong tháng, quý và năm để có những đãi ngộ hợp lý. Kết quả đánh giá hàng năm dựa trên những khảo sát từ phía khách hàng, đồng nghiệp và lãnh đạo. Công ty đã sử dụng những đánh giá khảo sát này để có những biện pháp nhắc nhở, tìm hiểu những khó khăn mà cán bộ và người lao động đang gặp phải nên dẫn đến chất lượng công việc không được tốt.
Việc đào tạo và phát triển nhân sự dựa trên ngân sách đào tạo , các chương trình đào tạo và phát triển nhân sự của công ty giúp nâng cao trình độ, các yêu cầu của công việc giúp nhân viên thêm động lực để cống hiến và từ đó cũng tăng doanh thu của công ty.
Bảng 6: Đánh giá chất lượng cán bộ, người lao động tại Công ty CP Đầu tư và Tư vấn Gia Linh từ 2016 – 2020
Đơn vị: %
Mức độ đánh giá
Năm Nội dung đánh giá Rất
Tốt Bình Kém tốt thường Thái độ phục vụ, hỗ trợ khách hàng 50 20 15 15 2016
Đảm bảo thời gian giải quyết công việc 63 30 5 2
Tác phong làm việc 70 25 5 0
Chất lượng công việc 56 22 17 9
Thái độ phục vụ, hỗ trợ khách hàng 55 22 10 13
2017
Đảm bảo thời gian giải quyết công việc 65 15 10 10
Tác phong làm việc 70 14 12 4
Chất lượng công việc 60 17 14 9
Thái độ phục vụ, hỗ trợ khách hàng 58 32 5 5
2018
Đảm bảo thời gian giải quyết công việc 62 22 10 6
Tác phong làm việc 72 17 6 5
Chất lượng công việc 64 18 10 8
Thái độ phục vụ, hỗ trợ khách hàng 65 25 7 3
2019
Đảm bảo thời gian giải quyết công việc 65 22 7 6
Tác phong làm việc 75 20 3 2
Chất lượng công việc 61 18 15 6
Thái độ phục vụ, hỗ trợ khách hàng 70 25 4 1
2020
Đảm bảo thời gian giải quyết công việc 75 15 8 2
Tác phong làm việc 78 18 2 2
Chất lượng công việc 72 15 8 5
Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành Chính Công ty
Nhìn kết quả của Bảng 6, chúng ta sẽ nhận thấy rằng những tiêu chuẩn đã dần được cải thiện từ năm 2016-2020. Chính những kết quả từ những đợt khảo sát hàng năm sẽ giúp HĐQT và Ban Giám đốc đánh giá được chất lượng công việc cũng như hiệu quả hoạt động cùa Công ty. Điều mà Công ty cần quan tâm nhất hiện nay chính là tác phong làm việc của cán bộ, người lao động vẫn ở mức chưa cao như các tiêu chuẩn khác. Chính vì vậy, Công ty đã
xây dựng một số văn bản quy phạm quan trọng để hướng dẫn và đánh giá hiệu quả cũng như có những chế tài cụ thể đối với từng cá nhân trong Công ty nếu vi phạm. Cụ thể:
- Quyết định quy định sơ đồ tổ chức của Công ty CP Đầu tư và Tư vấn Gia Linh;
- Quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của các Phòng/Ban/đơn vị của Công ty cũng như của các vị trí Lãnh đạo (CEO, các Phó Giám đốc);
- Quyết định ban hành các quy chế, nội quy, quy định lao động tại Công ty; quy chế khen thưởng, xử lý vi phạm;
- Quyết định về quy trình tuyển dụng, đào tạo bồi dưỡng, tuyển dụng lao động;
- Hệ thống văn bản của Công ty khá hoàn chỉnh, bài bản và đầy đủ, làm cơ sở pháp lý cho nhân sự thực hiện công việc.
Công ty đã xây dựng được một hệ thống tiêu chuẩn về quy trình tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản áp dụng trong toàn bộ các Phòng và các nhân sự quản lý. Việc xử lý văn bản sẽ từ cấp nhân viên tiếp nhận lên các cấp cao hơn như Phó Phòng, Trưởng phòng, Phó Giám đốc và trình lên Giám đốc phê duyệt. Mỗi nhân sự có tham gia đóng góp ý kiến đều có sự xác nhận vào văn bản trình thể hiện sự tham gia của từng cấp trong xử lý một vấn đề, đảm bảo cho việc rà soát và xem xét trách nhiệm của từng cá nhân, đơn vị trong trường hợp có vấn đề phát sinh.
Đãi ngộ nhân lực
Trong những năm qua, Công ty đã nghiên cứu các văn bản, quy định của nhà nước, Bộ Luật lao động và thực hiện nghiêm túc đầy đủ đúng quy chế chính sách cho cán bộ, người lao động. Chế độ ốm đau, thai sản, nghỉ dưỡng phục hồi sức khoẻ, Bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội… đảm bảo đúng chế độ. Duy trì chế độ hè, lễ, tết…đã động viên khích lệ đội ngũ cán bộ quản lý, nhân viên phấn khởi yên tâm hoàn thành tốt công việc được giao.
Xây dựng và phát triển văn hóa công ty
Với đặc thù là Công ty hoạt động trong môi trường giáo dục, đào tạo, Công ty luôn đề cao vai trò quan trọng hàng đầu của xây dựng và phát triển văn hóa công ty. Công ty tuy không ra văn bản quy định nhưng luôn tổ chức các lớp phổ biến văn hóa doanh nghiệp và các quy định trong giao tiếp ứng xử cho toàn bộ nhân sự trong Công ty, định kỳ hàng tháng. Tất cả nhân sự được phổ biến các quy ước văn hóa ứng xử (cách thức giao tiếp, cách thức sử dụng lời nói, ngôn ngữ, cử chỉ, cách diễn đạt ngôn ngữ văn minh lịch sử và tôn trọng khách hàng và tôn trọng lẫn nhau nơi làm việc); văn hóa nơi làm việc cũng được quy định rõ tại nơi làm việc như: Giữ gìn cảnh quan nơi làm việc sạch sẽ, gọn gàng; sắp xếp các dụng cụ phục vụ công việc gọn gàng, khoa học; tài liệu phải được sắp xếp lại ngay ngắn; Để rác đúng nơi quy định, không hút thuốc và ăn quà vặt tại nơi làm việc; Không tụ tập tán gẫu, trò chuyện ồn ào gây ảnh hưởng đến những người xung quanh; Tác phong giao tiếp ứng xử văn minh, lịch sự; Ra, vào đóng mở cửa nhẹ nhàng; Đi lại trong Công ty không khoác vai, nắm tay nhau, nhìn chằm chằm vào ai đó hoặc chỉ trỏ vào phòng làm việc; Trang phục gọn gàng, trang điểm nhẹ nhàng thanh thoát (với nữ) ….Công ty có các chế độ đãi ngộ về tài chính và phi tài chính:
+ Các chế độ đãi ngộ về tài chính như: thưởng các ngày lễ tết, thăm hỏi ôm đau, ma chay, hiếu hỷ, thưởng tiền cho các nhân viên có thành thích tốt theo tháng….
+ Các chế độ đãi ngộ phi tài chính như: Hàng năm có các kỳ nghỉ trong và ngoài nước, các sự kiện gala nhân các dịp đặc biệt của công ty…