Bước 1: Thông báo kế hoạch
Sau khi đặt hàng vớ i Công ty Honda Việt Nam, Công ty TNHH Thươ ng Mại Vũ Hoàng Lê sẽ nhậ n đượ c lịch phân phối xe theo tháng. Theo lịch, trướ c những ngày có kế hoạch nhận xe, phòng Hành chính sẽ có thông báo tới các phòng ban liên quan như bảo vệ, kế toán, kho, phòng bán hàng... để cậ p nhật thông tin và phố i hợ p trong việc bố trí nhân sự.
Đố i với việc nhập phụ tùng, phụ kiện, sau khi Cửa hàng trưở ng thông qua bản đề xuất nhập hàng củ a phòng Phụ tùng, phòng Hành chính tiến hành đặt hàng với Công ty Honda Việt Nam. Khi có lịch hàng về, phòng Hành chính thông báo vớ i phòng Phụ tùng và mộ t số phòng ban liên quan để bố trí nhân sự hỗ trợ.
Bước 2: Kiểm tra và đối chiếu
Quản lý kho căn cứ vào phiếu giao nhận tiến hành đối chiếu, kiểm tra số lượng hàng nhập vào.
− Nếu số lượng và chủng loại sản phẩm đã đầy đủ và chính xác thì tiến hành bước 3.
− Nếu số lượng hay chủng loại sản phẩm chưa chính xác theo phiếu giao nhận thì lập biên bản điều chỉnh có chữ kí của đại diện Công ty và nhân viên chịu trách nhiệm giao hàng và thông báo với Công ty làm việc lại với Honda Việt Nam.
Bước 3: Lập phiếu nhập kho
Sau khi việc kiểm kê hoàn tất và không có sai lệch gì, toàn bộ thông tin giấy tờ được chuyển cho bộ phận kế toán để đối chiếu lại trước khi lập phiếu nhập kho và nhậpsố lượng vào phần mềm hệ thống.
Bước 4: Hoàn thành nhập kho
Bộ phận kho xe chịu trách nhiệm sắp xếp xe vào kho, đối chiếu lại một lần nữa với hệ thống để đảm bảo khớp nhau về số liệu.
Phòng Phụ tùng chịu trách nhiệm sắp xếp các loại phụ tùng, phụ kiện vào kho phụ tùng và kiểm tra lại với phần mềm hệ thống.