2. Các giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện kênh phân phối của công ty cổ phần công nghiệp Vĩnh Tường – Chi nhánh miền Bắc
2.6 Hoàn thiện công tác hậu cần trong kênh
Công tác hậu cần trong kênh phân phối của chi nhánh công ty hiện nay là công tác vận chuyển, dự trữ và lưu kho.
Đối với công tác vận chuyển, hiện nay chi nhánh công ty đảm nhận 90% việc vận chuyển, trong đó năng lực vận chuyển của chi nhánh chỉ là 55% còn lại phụ thuộc vào bên ngoài, vì vậy nhiều khi chi nhánh công ty không chủ động được trong việc vận chuyển. Để nâng cao năng lực vận chuyển trong thời gian tới chi nhánh công ty cần có các phương án sau:
Thứ nhất: Chi nhánh công ty nên đầu tư thêm phương tiện vận chuyển, 1- 2 xe ô tô tải để có thể chủ động hơn trước những biến động của môi trường.
Thứ hai: Nếu đại lý nào có phương tiện vận chuyển thì chi nhánh công ty nên để các đại lý này tự chịu trách nhiệm khầu vận chuyển, sau đó chi nhánh công ty hoàn lại tiền vận chuyển theo đúng cước hỗ trợ vận chuyển hoặc trừ trực tiếp vào đơn hàng cho các đại lý.
Thứ ba: Nếu đại lý nào không có phương tiên vận chuyển, tùy vào những biến động trên thị trường, khối lượng mỗi đơn hàng vận chuyển và địa lý ở từng khu vực thị trường mà chi nhánh công ty cần thiết lập những phương án vận chuyển khác nhau. Đối với đại lý ở khu vực Hà Nội và các vùng ngoại thành lân cận như Vĩnh Phúc, Bắc Giang...thì chi nhánh công ty sử dụng đội xe của mình để vận chuyển. Đối với những đại lý ở các khu vực tỉnh xa nếu không có xe mà khi đó xe của chi nhánh công ty đang sử dụng thì chi nhánh sẽ quyết định thuê ngoài như xe khách, tàu,..nhưng vẫn trên nguyên tắc đảm bảo chất lượng.
Trong trường hợp các đại lý chỉ đặt hàng với số lượng nhỏ để đảm bảo uy tín, đảm bảo cho dòng sản phẩm được liên tục và tận dụng được tối đa năng lực vận chuyển, chi nhánh công ty sẽ tìm cách phối hợp nhiều đơn hàng nhỏ với nhau nhưng vẫn đảm bảo các tiêu chí đủ về số lượng, chất lượng, đúng thời gian và địa điểm. Qua đó sẽ hạn chế được những rủi ro bên ngoài đồng thời cũng tiết kiệm được một phần chi phí.
Thứ tư:: Đối với nhân viên đội xe chi nhánh công ty, vì đặc thù của nghề nghiệp là có khi phải vận chuyển hàng hóa đi đường trường, đi đêm…nên chi nhánh công ty cần phải khuyến khích động viên đội vận chuyển hơn nữa
Hiện nay, lái xe của chi nhánh công ty được hưởng lương theo hai mức, lái xe trọng tải 3,5 tấn trở lên hưởng lương 1,7 triệu đồng còn lái xe trọng tải 1,25 tấn thì hưởng lương 1,5 triệu đồng. Ngoài ra lái xe được hưởng 25 nghìn đồng/ngày khi đi công tác gọi là tiền ăn trưa. Rõ ràng với hiện nay chi nhánh công ty chưa ưu tiên đội xe mặc dù họ đóng vai trò rất quan trọng trong khâu vận chuyển hàng hoá. Để động viên khuyến khích đội vận chuyển hơn nữa chi nhánh công ty cần phải có các chính sách như:
- Đối với các lái xe khi phải đi đường trường thì phải có tiền hỗ trợ tuỳ theo độ dài đoạn đường: đoạn đường dài 100-200 km, mức khuyến khích là 100 nghìn đồng/1 chuyến; đoạn đường dài 200-250 km, mức khuyến khích là 170 nghìn đồng…
- Khi các lái xe đi đường trường thì tiền hỗ trợ ăn/ 1 bữa nên là 40 nghìn đồng.
Đối với công tác dự trữ và lưu kho, để nâng cao năng lực dự trữ của kho việc đầu tiên chi nhánh công ty cần làm là việc xử lý hàng tồn kho. Một trong những vấn đề mà các nhà quản trị kênh phân phối của chi nhánh công ty đang phải đối mặt là đó là các đại lý thường thông báo hàng tồn kho thiếu chính xác vì thông thường các đại lý chỉ muốn nhập những hàng hoá bán chạy trên thị trường. Do đó chi nhánh công ty sẽ ở trong tình trạng có những sản phẩm sản xuất không kịp để đáp ứng nhu cầu thị trường còn có những sản phẩm bị tồn kho, ứ đọng. Do vậy đòi hỏi chi nhánh công ty phải quản lý chặt hàng tồn kho, thúc đẩy các đại lý tiêu thụ đồng đều các sản phẩm.
Để quản lý chặt hàng tồn kho chi nhánh công ty kết hợp với bộ phân quản lý ở các kho cần thường xuyên theo dõi các đơn hàng của các đại lý, xem mặt hàng nào bán chạy nhất, mặt hàng nào còn tồn đọng, đồng thời thường xuyên thăm viếng với khách hàng ở gần mà không thông báo trước và gọi điện với khách hàng ở xa để xem tình hình tiêu thụ và xem đại lý có trung thực trong việc đặt hàng hay không, xem đại lý có găm hàng bán không. Từ đó có biện pháp xử lý thích hợp.
Việc xử lý các đơn đặt hàng của chi nhánh công ty cũng phải cần tính đến trong trường hợp này, có một thực trạng hiện nay là có một số đơn hàng của chi nhánh công ty không sát với thực tế, hàng hóa nhập về bằng đường biển không tính toán được chính xác về mặt thời gian có thể chậm trễ do thời tiết, do các thủ tục hải quan… nên thời gian đặt hàng và vận chuyển hàng từ
cảng về kho quá dài, điều này ảnh hưởng đến các đơn hàng của khách hàng. Để khắc phục tình trạng này bộ phận cung ứng hàng hóa khi đặt hàng phải tính đến lượng dự trữ còn trong kho và trên cơ sở dự báo nhu cầu để đảm bảo việc cung ứng đầy đủ và kịp thời cho khách hàng, bên cạnh đó các nhân viên cung ứng cũng phải phát triển và duy trì mối quan hệ với các cán bộ hải quan để thuận lợi hơn cho việc thông quan hàng hóa.
Đối với việc thuê kho, hiện nay để tìm được một kho chứa hàng phù hợp, thuận tiện cho việc vận chuyển và lưu kho hàng hóa là một việc khó khăn. Vì vậy để đảm bảo luôn có kho dự trữ sản phẩm, chi nhánh công ty nên đàm phán với bên chủ kho để có được hợp đồng có thời gian thuê kho dài hơn.
Việc bảo quản sản phẩm khi vận chuyển và lưu kho cũng cần được xem xét trong công tác hậu cần, do đặc điểm sản phẩm là trần thạch cao tối kỵ với nước chỉ cần một ít nước nhỏ xuống là trần thạch cao rất dẽ bị ố vàng, làm sản phẩm trở nên xấu xí nên khi vận chuyển và lưu kho cần phải chú ý đến việc đóng gói bảo quản các tấm thạch cao này, các tấm thạch cao nên xếp thành từng lô để dễ dàng cho việc bảo quản.
Như vậy, với việc hoàn thiện công tác hậu cần trong kênh sẽ giúp các dòng lưu chuyển trong kênh được thuận lợi và thông suốt hơn, sự phối hợp giữa các dòng lưu chuyển cũng được chặt chẽ hơn, tạo điều kiện đảm bảo cho kênh hoạt động ngày càng có hiệu quả hơn.