Để theo dõi lực lượng bán hàng, công ty yêu cầu nhân viên kinh doanh phải nộp báo cáo “Danh sách khách hàng tiềm năng trong ngày” vào cuối mỗi ngày trước khi ra về. Bản báo cáo bao gồm những thông tin như sau:
Bảng 2.5: Bảng báo cáo danh sách khách hàng tiềm năng trong ngày.
STT SĐT khách hàng hot SĐT khách hàng tiềm năng SĐT khách hàng đang sửdụng xe 1 0788xx 0945xx 0345xx … 0798xx 0965xx 0961xx 15 Nguồn: Phòng marketing.
Trong một ngày, tối nhiều một nhân viên bán hàng cần thu thập được ít nhất 15 SĐT/ngày làm việc.
Cuối tháng, nhân viên sẽ làm 2 bản báo cáo. Bản cáo báo thứ nhất là tổng kết số lượng khách hàng theo đề mục: Khách hàng ký mới, khách hàng ký chờ và khách hàng hủy cọc.
Bản thứ hai là “Báo cáo hoạt động Marketing” đính kèm phụ lục. Nội dung file báo cáo theo như bảng dưới đây:
Bảng 2.6: Bảng báo cáo hoạt động marketing của nhân viên kinh doanh.
STT Kênh
Marketing Hạng mục Chỉ tiêu tốithiểu Kết quả Chi phíthực tế Link bàiviết 1 Youtube Số lượng
video
2 Quảng cáo online
Ads Lượng KH tiềm
năng đạt được Google Ads
Nguồn: Phịng marketing.
Phụ lục đính kèm báo cáo phải đầy đủ thơng tin bao gồm: Ảnh chụp màn hình video và bài viết chạy quảng cáo, tên chiến dịch, chi phí, số lượng click, thời gian chạy.
Các báo cáo trên là cơ sở để trưởng bộ phận lập báo cáo hàng tháng về hoạt động kinh doanh trình lên Tổng giám đốc và tiến hành đánh giá hiệu quả làm việc của lực lượng bán hàng.
Bên cạnh đó, nhân viên bán hàng và trưởng bộ phận được bố trí làm việc chung một phịng, vì thế nhà quản trị dễ dàng giám sát hoạt động bán hàng hằng ngày, quản lý, sắp xếp, chỉ đạo, kiểm tra tồn bộ cơng việc hằng ngày của từng nhân viên bán hàng, đồng thời kịp thời chấn chỉnh, nhắc nhở nhân viên của mình.
Tuy cơng ty đã kết hợp giám sát q trình và giám sát kết quả, nhưng
tính chất cơng việc của các trưởng bộ phận thường xuyên phải tham gia các cuộc họp, đi công tác và giám sát cả hoạt động của trung tâm dịch vụ và xưởng đóng thùng nên khơng phải lúc nào họ cũng có mặt tại văn phịng để theo dõi nhân viên bán hàng.