Tại Việt Nam, các tài liệu, chứng cứkhi được nộp dưới dạng điện tử sẽ được gọi là thông điệp dữ liệu điện tử và theo khoản 1 Điều 6 Nghị quyết 04/2016/NQ- HĐTP, thông điệp dữ liệu điện tử được sử dụng trong giao dịch điện tử phải được định dạng theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và hướng dẫn của Tòa án nhân dân tối cao. Theo đó, tại Điều 10 Luật giao dịch điện tử 2005 quy định: “Thông điệp dữ liệu được thể hiện dưới hình thức trao đổi dữ liệu điện tử, chứng từ điện tử, thư điện tử, điện tín, điện báo, fax và các hình thức tương tự khác”. Ngoài ra, tại Điều 18 Nghị quyết 04/2016/NQ-HĐTP chỉ quy định người khởi kiện, người tham gia tố tụng sẽ gửi tài liệu, chứng cứ bằng phương tiện điện tửđến Tòa án qua Cổng thông tin điện tử của Tòa án và trừ một số trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 19 Nghị quyết này thì người khởi kiện không cần chuyển đổi tài liệu, chứng cứđó thành định dạng dưới dạng thông điệp dữ liệu điện tử. Từ những quy định này rất khó để hiểu định dạng cụ thể mà Tòa án cần là gì, và vềcơ bản các loại máy tính có cấu hình khác nhau, lập trình ở mỗi máy cũng có thể khác nhau vậy nên có thể định dạng văn bản đó tại máy tính của người khởi kiện thì có thể trình chiếu được còn tại máy của Tòa án thì bị lỗi. Điều này dẫn đến sự khó khăn của Tòa án trong việc tiếp nhận và xử lý các tài liệu, chứng cứ từngười khởi kiện. Bên cạnh đó, việc quy định không rõ ràng làm cho người khởi kiện không rõ mình cần chuẩn bị các tài liệu, chứng cứnhư thếnào để thật sự phù hợp với yêu cầu của Tòa án.
Như đã trình bày trong phần cơ sở lý luận, một trong những điều kiện để thực hiện giao dịch điện tử là chủ thể đó phải có chữ ký điện tử (E-signature) được chứng thực bằng chứng thư điện tửđang còn hiệu lực do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp, công nhận97. Như vậy, pháp luật Việt Nam hiện nay cũng đã công nhận giá trị pháp lý của chữký điện tử với điều kiện phương pháp tạo chữký điện tử cho phép xác minh được người ký và chứng tỏđược sự chấp thuận của người ký đối với nội dung thông điệp dữ liệu, và phương pháp đó là đủ tin cậy và phù hợp với mục đích mà theo đó thông điệp dữ liệu được tạo ra và gửi đi98. Người khởi kiện có thể liên hệ với các nhà cung cấp dịch vụ như Viettel-CA, FPT-CA, BKAV-CA, Netnam-CA, VNPT-CA… để đăng ký sử dụng dịch vụ chữ ký số99. Khi thực hiện giao dịch điện tử với Tòa án, người khởi kiện phải dùng chữ ký điện tử này để ký các thông điệp dữ liệu điện tử100, bên cạnh đó, chữ ký số phải luôn được cắm vào máy tính từ khi đăng nhập vào phần mềm đến khi hoàn thành xong việc gửi đơn khởi kiện. Như vậy, có thể hiểu một trong những điều kiện để đảm bảo giá trị pháp lý của các văn bản tố tụng đó là chữký điện tử.
97Điểm b khoản 1 Điều 5 Nghị quyết 04/2016/NQ-HĐTP; 98 Khoản 1 Điều 24 Luật giao dịch điện tửnăm 2005;
99 “Hướng dẫn: gửi đơn khởi kiện, tài liệu, chứng cứ và đăng ký nhận văn bản, thông báo tố tụng bằng
phương thức trực tuyến”, tlđd (48), truy cập ngày 18/6/2021; 100 Khoản 1 Điều 7 Nghị quyết 04/2016/NQ-HĐTP.
38 Tuy nhiên, việc xác định mức độ tin cậy của chữ ký điện tửvà các thông điệp dữ liệu phải căn cứ vào nhiều yếu tố khác nhau, vì hiện nay thời đại phát triển, hành vi vi phạm của con người cũng biến hóa đa dạng và tinh vi, trong nhiều trường hợp chữký điện tử có thể bị đánh cắp hoặc bị sử dụng mà không được sự cho phép hay sự hiểu biết của người sở hữu chữ ký điện tử đó, điều này làm cho giá trị pháp lý của các thông điệp dữ liệu không còn đáng tin cậy. Hiện nay, Việt Nam chưa quy định rõ và chặt chẽ hơn trong việc xác định và đảm bảo mức độ tin cậy của các tài liệu điện tử này.
Bên cạnh việc nộp đơn khởi kiện dưới dạng điện tửthì người khởi kiện cũng cần chuẩn bị các tài liệu, chứng cứ ở dạng điện tử theo quy định của Tòa án để chứng minh mình có quyền khởi kiện và cũng như cung cấp các loại tài liệu, chứng cứban đầu đểTòa án có cơ sởđánh giá, xử lý đơn khởi kiện. Việc quy định về hình thức và các yếu tốđảm bảo độ tin cậy của các tài liệu, chứng cứ khi được nộp qua phương thức trực tuyến là để thống nhất vềđịnh dạng của các loại tài liệu trên toàn hệ thống Tòa án, bên cạnh đó, các loại định dạng tài liệu nêu trên thường được quy định là dạng thông dụng nhằm dễ dàng cho việc tra cứu và lưu trữđối với cả Tòa án và đương sự.
Tham khảo quy định một số nước về cách thức nộp đơn khởi kiện trực tuyến như:
Đối với Trung Quốc:
Khi nộp đơn khởi kiện qua hệ thống trực tuyến, người khởi kiện phải tải lên các tài liệu, chứng cứ chứng minh liên quan. Hiện tại, khi nộp các tài liệu, chứng cứ điện tử thì người nộp phải điều chỉnh tài liệu, chứng cứđó ở định dạng của “Word, Excel, PDF, video, âm thanh, tệp nén, hình ảnh, TXT” – nhìn chung cũng đã bao gồm hầu hết các định dạng cơ bản về tài liệu điện tử101. Tuy nhiên, một trong những khó khăn mà đương sự gặp phải là làm thếnào để chứng minh với Tòa án rằng các bằng chứng điện tửđược đệ trình đã không bị giả mạo. Tòa án trực tuyến Bắc Kinh đã phát triển hệ thống Balance Chain. Với hệ thống này, mọi quá trình trích xuất và lưu giữ bằng chứng điện tửđều có thểtheo dõi và đáng tin cậy, các đương sự có thể gửi dữ liệu điện tử lên hệ thống và trong phiên điều trần sau đó họ có thể chứng minh với thẩm phán rằng dữ liệu họ gửi cho Tòa án là giống với dữ liệu được lưu trữ trong hệ thống102.
Đối với Singapore:
Họ đã quy định rất chi tiết về giới hạn kích thước, sốlượng tài liệu được nộp cũng như hình thức của các tài liệu đã. Theo mục 84, phần 13 của Hướng dẫn thực hành của Tòa án tiểu bang, tổng số tài liệu trong một lần nộp không được vượt quá 99 tài liệu, tổng số trang của một tài liệu được nộp không được vượt quá 9999 trang và kích thước của một lần gửi không được vượt quá 400 mega-byte. Ngoài ra, về dộ
101“How to Litigate Before the Internet Courts in China: Inside China’s Internet Courts Series -02”, How to
Litigate Before the Internet Courts in China: Inside China’s Internet Courts Series -02 (chinajusticeobserver.com), truy cập ngày 08/5/2021;
102“How the Beijing Internet Court Develops and Runs its IT System: Inside China's Internet Courts Series -
04”, How the Beijing Internet Court Develops and Runs its IT System: Inside China's Internet Courts Series - 04 - China Justice Observer, truy cập ngày 14/5/2021.
39 phân giải của các bản scan tài liệu được quy định là không vượt quá 300DPI (trừ khi có hướng dẫn khác của Tòa án). Và nếu đương sự muốn nộp vượt quá các chỉ tiêu nêu trên phải thông báo cho Tòa án biết trước ít nhất 14 ngày, sau đó họ sẽ được Tòa án hướng dẫn về cách nộp tài liệu. Theo mục 85, 86, phần 13 của hướng dẫn này thì các tài liệu không cần có trang bìa và phải đánh số trang. Bên cạnh đó, người nộp phải đảm bảo độ chính xác, tin cậy của tài liệu mà họ nộp cho Tòa án, nếu có phát hiện sai sót thì tài liệu đó sẽ bị từ chối và họ phải nộp tiền phạt103.
Đối với Malaysia:
Nhìn chung, các tài liệu, chứng cứ cần được chuyển đổi thành dạng PDF, tuy nhiên cách thức nộp sẽ có những điểm khác nhau tùy vào việc người khởi kiện đã lựa chọn hình thức khởi kiện nào. Cách thứ nhất, người khởi kiện sẽ ủy quyền cho luật sư tạo tài khoản EFS và nộp đơn khởi kiện. Với cách này, luật sư không cần phải in các bản giấy cho đơn khởi kiện và các tài liệu, chứng cứ mà họ chỉ cần soạn đơn khởi kiện trên máy tính và quét (scan) các tài liệu bản cứng thành bản mềm – cả đơn khởi kiện và tài liệu cần được định dạng PDF khi nộp cho Tòa án104. Như vậy sẽ tiết kiệm thời gian và công sức cho cán bộ Tòa án vì nếu như khởi kiện theo cách truyền thống, luật sư sẽ nộp các bản giấy cho Tòa án, khi Tòa án muốn lưu trữ thành các tệp điện tử thì Tòa án phải tự quét lại tài liệu trong khi nếu như từ đầu luật sư và người khởi kiện gửi cho Tòa án các tệp điện tử thì Tòa án không cần chuyển đổi các tài liệu bản cứng sang bản mềm nữa và dễ dàng trích xuất, tìm kiếm, sử dụng trong toàn bộ quá trình giải quyết vụán. Đồng thời, luật sư của nguyên đơn và bịđơn cũng dễ dàng nghiên cứu hồ sơ vụán hơn khi họ chỉ cần đăng nhập vào EFS và xem các tài liệu bất cứ lúc nào họ có nhu cầu mà không cần phải hẹn lịch trước với Tòa án105. Ngoài ra, khi nộp qua cách này thì luật sư cần phải có chứng chỉ Organisation (OC) được cấp bởi MSC trustgate.com Sdn Bhd để đảm bảo về khả năng dùng kỹ thuật số và mức độ tin cậy của các tài liệu điện tửđược nộp cho Tòa án106. Cách thứhai là người khởi kiện có thể khởi kiện trực tuyến thông qua Service Bureaux (Văn phòng dịch vụ của Tòa án về việc nộp đơn khởi kiện trực tuyến). Dịch vụ này chỉ được áp dụng đối với những chủ thể không có luật sư107. Người khởi kiện có thể mang bản cứng (tài liệu bằng giấy) hoặc bản mềm (tài liệu đã được chuyển đổi thành tệp ở dạng PDF) đến Văn phòng dịch vụ nhờ hỗ trợ việc khởi kiện trực tuyến. Cụ thểnhư sau, nếu tài liệu là bản cứng thì Văn phòng dịch vụ sẽ hỗ trợ các chủ thể có quyền khởi kiện quét thành tài liệu định dạng PDF và hướng dẫn họ nộp đơn khởi kiện trực tuyến, nếu là bản mềm thì cần được định dạng PDF và lưu trong DVD hoặc CD, tên tài liệu cần được lưu rõ và đúng theo nội dung của tài liệu đó, sau đó Văn phòng dịch vụ sẽ hỗ trợ họ nộp đơn trực tuyến. Sau khi Văn phòng
103 “State Courts Practice Directions”, https://epd.statecourts.gov.sg/PART-13-Electronic-Filing- Service.html, truy cập ngày 16/6/2021;
104 Syahreadzan Johan, tlđd (73), truy cập ngày 16/5/2021;
105 Wan Satirah Wan Mohd Saman, Abrar Haider, E- Court: Technology diffusion in Court mangament, trang 7;
106 Syahreadzan Johan, tlđd (73), truy cập ngày 16/5/2021;
107 Kamal Halili Hassan, Maizatul Farisah Mokhtar, The E-Court system in Malaysia, 2011 2nd International Conference on Education and Management Technology, tr. 242.
40 dịch vụ ghi nhận lại những tài liệu nêu trên mà người khởi kiện nộp thì họ sẽ trả lại các bản cứng và DVD, CD cho người khởi kiện108. Vậy nên người khởi kiện có thể tái sử dụng CD và DVD khi họ có nhu cầu sử dụng tiếp. Việc quy định hai cách khởi kiện trực tuyến như vậy nhằm đảm bảo rằng các chủ thể có quyền khởi kiện có thể tiếp cận với hình thức khởi kiện trực tuyến mới một các tốt nhất, nếu họ không biết hoặc không có điều kiện tự mình khởi kiện trực tuyến thì họ có thể đến Văn phòng dịch vụ để được hỗ trợ tối đa. Bên cạnh đó, có thể thấy hướng quy định này đã hỗ trợ các chủ thể có quyền khởi kiện trong việc tiếp cận cách thức khởi kiện mới. Chỉ khi như vậy các chủ thể có quyền khởi kiện mới không còn quan ngại khi chuyển đổi sang một cách khởi kiện khác và điều này cũng góp phần cho hoạt động tưpháp được diễn ra tốt hơn khi có sự can thiệp của khoa học công nghệ.
Đối với Úc:
Người khởi kiện có thể thông qua phần mềm eLodgment để nộp đơn khởi kiện tới Tòa án và bổ sung bất kỳ tài liệu liên quan hỗ trợ cho vụ việc của họ, miễn là số lượng tập tin khi nộp được thể hiện rõ và đúng định dạng theo yêu cầu. Hiện nay, các kiểu định dạng tài liệu điện tử được Tòa án quy định là đối với định dạng văn bản gồm PDF, RTF, TIF; đối với định dạng đồ họa là GIF; đối với hình ảnh gồm JPG và DOC109.
Các quốc gia trên đều quy định rõ những loại định dạng nhất định của các tài liệu, chứng cứkhi được chuyển đổi thành dạng điện tửvà các quy định nghiêm ngặt khác về hình thức cũng như độ tin cậy của tài liệu. Điều này là để cho các chủ thể có quyền khởi kiện biết họ cần phải nộp tài liệu, chứng cứnhư thế nào để phù hợp với yêu cầu của Tòa án và cũng góp phần hỗ trợ cho Tòa án trong việc tiếp nhận, lưu trữ các tài liệu này. Ngoài ra, tại Malaysia cũng thành lập một bộ phận để hỗ trợ các chủ thể trong việc nộp các tài liệu điện tử vì về cơ bản không phải ai cũng có khả năng, hiểu biết về tin học, máy tính để có thể chuyển đổi tài liệu giấy, hình ảnh… thành định dạng mà Tòa án yêu cầu.
Để thực hiện việc giao nộp tài liệu, chứng cứ trực tuyến có hiệu quả, theo tác giả nên quy định cụ thể về loại định dạng nào Tòa án sẽ tiếp nhận đối với các tài liệu, chứng cứ mà người khởi kiện nộp qua phương thức điện tử. Như đã trình bày những khó khăn trên thực tế đối với việc không quy định rõ định dạng tài liệu, việc quy định rõ sẽ hỗ trợ cho các chủ thể có quyền khởi kiện biết mình cần làm gì và sau khi nộp các tài liệu, chứng cứ theo định dạng được quy định sẽ hạn chế được những lỗi kỹ thuật đối với các tài liệu, chứng cứ đó và người khởi kiện không cần phải chỉnh sửa nhiều lần trên hệ thống trực tuyến. Ngoài ra điều này còn hỗ trợ Tòa án trong việc tiếp nhận và xử lý các tài liệu đó. Việc thống nhất định dạng của tài liệu sẽ hỗ trợ cho cả Tòa án, đương sự và người bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của đương sự vì khi cùng định dạng của văn bản thì các chủ thể sẽ dễ tiếp cận nghiên cứu hồ sơ vụ án mà không cần phải chuyển đổi định dạng để phù hợp với máy tính của mình.
108 Syahreadzan Johan, tlđd (73), truy cập ngày 16/5/2021;
41 Theo đó, loại định dạng cần được quy định cụ thể đối với văn bản là PDF. Vì thứ nhất, đây là định dạng rất phổ biến tại Việt Nam. Thứ hai, dù ở định dạng word hay văn bản giấy hay các hình ảnh đã được in ra thì khi được chuyển đổi hoặc scan thành định dạng PDF thì sẽ không thể thay đổi nội dung của văn bản đó được, có thể nói rằng độ an toàn và bảo mật của PDF là cao và nhiều tùy chọn đa dạng cho người dùng110. Điều này cũng làm tăng độ tin cậy của các tài liệu chứng cứ đó. Thứ ba, sự đa dạng về hỗ trợ của các tài liệu được định dạng PDF là trên hầu hết các thiết bị từ máy tính đến thiết bị di động, điều này hạn chế được lỗi của tài liệu khi trình chiếu ở các thiết bị khác nhau. Thứ tư, một yếu tố quan trọng là tài liệu được định dạng ở dạng PDF thường có kích thước tài liệu khá nhỏ nên khi chia sẻ và sao chép thường dễ hơn cho người đọc111. Tài liệu, chứng cứ của một vụ việc là rất nhiều, dù ở thời điểm nộp đơn khởi kiện, người khởi kiện cũng cần lựa chọn các tài