Căn cứ vào Hướng dẫn: gửi đơn khởi kiện, tài liệu, chứng cứvà đăng ký nhận văn bản, thông báo tố tụng bằng phương thức trực tuyến được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của TANDTC75, trước khi có thể nộp đơn khởi kiện trực tuyến người khởi kiện phải đăng ký tài khoản giao dịch trực tuyến. Ngoài ra, người khởi kiện phải đáp ứng các yêu cầu cơ bản là có máy tính kết nối mạng internet, có chữ ký số còn hiệu lực do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp, công nhận. Theo hướng dẫn, bước đầu tiên là người khởi kiện sẽ mở phần mềm duyệt web trên máy tính và truy cập vào địa chỉ nopdonkhoikien.toaan.gov.vn, sau đó chọn chức năng đăng ký tài khoản, tiếp theo chọn tiếp chức năng đăng ký tài khoản có sử dụng chữ ký số. Lúc này, người khởi kiện phải cắm chữ ký sốvào máy tính để kiểm tra chữ ký số và thực hiện các thao tác theo yêu cầu của hệ thống phần mềm. Sau khi hệ thống hoàn thành việc kiểm tra chữ ký số, tiếp theo chọn chức năng tiếp tục để sang bước tiếp theo. Khi tạo tài khoản giao dịch trực tuyến thì người khởi kiện phải lựa chọn các loại tài khoản như tài khoản cá nhân, doanh nghiệp, cơ quan/ tổ chức sau đó điền các thông tin cần thiết vào. Cuối cùng chọn chức năng đăng ký để hoàn thành việc tạo tài khoản.
Sau khi hoàn thành việc đăng ký tài khoản giao dịch trực tuyến, người khởi kiện có thể tiến hành khởi kiện như sau: truy cập vào địa chỉ
nopdonkhoikien.toaan.gov.vn, cắm chữ ký số vào máy tính và đăng nhập tài khoản
giao dịch trực tuyến. Khi đăng nhập thành công vào phần mềm, người khởi kiện chọn chức năng soạn đơn khởi kiện trên thanh thực đơn và điền đầy đủ các thông tin vào các ô dữ liệu theo yêu cầu của phần mềm. Sau khi hoàn thành đơn khởi kiện, nếu người khởi kiện chưa muốn gửi đơn đi có thể chọn chức năng lưu đơn hoặc nếu họ muốn gửi đơn đi thì chọn chức năng gửi đơn và trước khi gửi đơn đi, hệ thống sẽ yêu cầu xác minh lại chữ ký số, nếu chính xác thông tin thì hệ thống mới cho gửi đơn đi.
Về cơ bản, sự hướng dẫn này của TANDTC đã hỗ trợ khá nhiều cho chủ thể có quyền khởi kiện trong việc biết những vấn đề cơ bản mình cần phải làm gì khi khởi kiện trực tuyến, tuy nhiên đây không phải các văn bản hướng dẫn chi tiết chính thức được ban hành theo quy định pháp luật. Bên cạnh đó, cách khởi kiện trực tuyến tại Việt Nam cũng có nhiều phần tương đồng với các quốc gia trên thế giới. Tuy nhiên, ở vị trí của một quốc gia đang bắt đầu áp dụng hình thức trực tuyến và khi xem xét cách quy định từ các quốc gia khác trên thế giới có thể thấy trong quy định
75 “Hướng dẫn: gửi đơn khởi kiện, tài liệu, chứng cứ và đăng ký nhận văn bản, thống báo tố tụng bằng
32 của Việt Nam vẫn còn nhiều thiếu sót và chưa chặt chẽ, điều này sẽ dẫn đến hạn chế trong việc thực hiện trên thực tế. Ngoài ra, hướng quy định của pháp luật đối với các hoạt động tư pháp nói chung và hoạt động của Tòa án nói riêng đều theo hướng vẫn sử dụng và trao đổi thông tin bằng các tài liệu giấy nên khi áp dụng hình thức trực tuyến thì quy định pháp luật hiện hành sẽ có nhiều vấn đề không phù hợp.
Mô hình Tòa án điện tử nói chung và việc áp dụng phương thức trực tuyến trong hoạt động khởi kiện, thụ lý vụán nói riêng đã được tiến hành áp dụng thành công ở nhiều quốc gia khác nhau trên thế giới. Tuy nhiên, tùy vào điều kiện về kinh tế, chính trị, xã hội mà mỗi quốc gia sẽ có những quy định khác nhau về cách thức nộp đơn khởi kiện trực tuyến nhằm phù hợp với tình trạng của quốc gia mình.
Tham khảo quy định một số nước về cách thức nộp đơn khởi kiện trực tuyến như:
Đối với Trung Quốc:
Khi khởi kiện trực tuyến thì người khởi kiện phải đăng ký tài khoản trên trang điện tử chính thức của Tòa án trực tuyến. Theo đó, khi đăng ký tài khoản họ phải sử dụng tên thật đồng thời điền các thông tin nhận dạng khác như ngày tháng năm sinh, số chứng minh nhân dân… Ngoài ra, nhằm hạn chế việc một người giả dạng một người khác khởi kiện thì tại thời điểm đăng ký tài khoản, người khởi kiện phải chụp hình khuôn mặt mình ngay lúc đó (hay còn gọi là phương tiện nhận dạng khuôn mặt). Và việc đăng ký thành công tài khoản trên trang điện tử của Tòa án nhấn mạnh rằng những hành động được thực hiện bằng tài khoản với danh tính đã được xác thực trên trang điện tử của Tòa án sẽđược coi là một hành động được thực hiện bởi người đăng ký đó. Sau khi đăng nhập vào trang điện tử của Tòa án, người khởi kiện hoặc luật sư của người đó có thể khởi kiện trực tuyến theo các bước sau: Thứ nhất, họ phải điền các thông tin cơ bản của vụ án (loại vụ việc, mô tả vụ việc, yêu cầu…) Ngoài ra, không giống như việc khởi kiện truyền thống, Tòa án trực tuyến tại Trung Quốc còn yêu cầu tại thời điểm làm đơn trực tuyến thì người khởi kiện phải cung cấp thông tin về số điện thoại di động, fax, e-mail và các công cụ nhắn tin tức thời của người khởi kiện và người bị kiện (như QQ và WeChat – 02 phương tiện phổ biến tại Trung Quốc). Sở dĩ họ có yêu cầu như vậy là vì các công cụ pháp lý sẽ được phục vụ cho họ thông qua các phương tiện nêu trên. Thứ hai, người khởi kiện phải tải lên các tài liệu, chứng cứ chứng minh liên quan. Đó là những bước cơ bản để hoàn thành việc nộp đơn. Sau khi hoàn thành việc nộp đơn và tài liệu liên quan, Tòa án sẽ xem xét và thông báo thụ lý cho người khởi kiện thông qua tin nhắn điện thoại di động, đồng thời người bị kiện cũng sẽ nhận được thông báo thụ lý và mã xác minh của vụ kiện đó cùng lúc qua tin nhắn điện thoại di động. Về phía người bị kiện, họ chỉ cần đăng nhập tài khoản trên trang điện tử chính thức của Tòa án và nhập mã xác minh nêu trên thì tài khoản của họ sẽ được liên kết với vụ án của mình76. Bên cạnh đó, cả đương sự và luật sư của họđều được phép kiểm tra các công cụ pháp lý, nộp tài liệu, kiểm tra chéo bằng chứng, tham gia phiên tòa xét xử và nhận bản án thông qua trang điện tử chính thức của Tòa án trực tuyến.
33
Đối với Singapore:
Khởi kiện trực tuyến đã được áp dụng từ năm 2000 thông qua EFS. Sau đó, vào năm 2013, Singapore đã phát triển hệ thống tranh tụng điện tử tích hợp (the Integrated Electronic Litigation System), hệ thống này là sự tích hợp của EFS, hệ thống quản lý vụán điện tử và các hệ thống khác77. Thực tế thì hệ thống tranh tụng điện tử ích hợp vẫn giữ lại nhiều tính năng của EFS và nâng cấp một số yếu tố để phù hợp với thời đại phát triển. Về cơ bản, EFS do Cơ quan Tư pháp Singapore triển khai nhằm cung cấp nền tảng để khởi kiện trực tuyến – có nghĩa là người khởi kiện có thể nộp đơn khởi kiện và các tài liệu kèm theo để yêu cầu Tòa án bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình. Trên thực tế, Singapore là quốc gia đầu tiên thực hiện bắt buộc nộp hồ sơ điện tử các vụ kiện dân sự78. Về cách thức để khởi kiện trực tuyến, có hai cách để khởi kiện trực tuyến: thứ nhất, cá nhân, cơ quan, tổ chức có quyền, lợi ích bị xâm phạm phải ủy quyền cho luật sư để khởi kiện trực tuyến thông qua hệ thống tranh tụng điện tử tích hợp, cách hai là nhờ sự hỗ trợ từ Service Bureaux (Văn phòng dịch vụ) để khởi kiện trực tuyến79.
Tại Singapore, mỗi người dân sẽ được cung cấp Singpass cho riêng mình – Singpass là từ viết tắt của 'Singapore Personal Access', là mật khẩu để truy cập hệ thống trực tuyến quốc gia về giao dịch của Chính phủ. Với một mật khẩu duy nhất, họ Singapore có thể truy cập vào hệ thống Chính phủ nhằm cung cấp một loạt các dịch vụ bao gồm các tài khoản Quỹ Nhà cung cấp Trung ương của một người, đăng ký công ty trực tuyến và khai thuế thu nhập80 - và họ có thể sử dụng nó để đăng ký tài khoản trên hệ thống tranh tụng điện tử tích hợp. Căn cứ Lệnh 63A của Quy tắc của Tòa án thì bất kỳ chủ thể nào cũng có quyền đăng ký tài khoản để khởi kiện trực tuyến và được nhận dạng bằng Singpass. Theo cách khởi kiện thứ nhất thì chủ thể có quyền khởi kiện có thể đăng ký chỉ định ủy quyền luật sư và cung cấp Singpass của người đó. Điều này có nghĩa là người khởi kiện đã công nhận việc sử dụng Singpass và các hoạt động của người ủy quyền trên hệ thống tranh tụng điện tử tích hợp81. Việc khởi kiện trực tuyến thông qua Văn phòng dịch vụđược áp dụng khi đương sự có ủy quyền cho luật sư nhưng luật sư không thể tự nộp trực tuyến được thì sẽ nhờ Văn phòng dịch vụ hỗ trợ để nộp trực tuyến, ngoài ra đương sự cũng có quyền tựmình đến Văn phòng dịch vụ nhờ họ hỗ trợ khởi kiện trực tuyến82. Quy định như vậy nhằm hỗ trợ cho những người không có điều kiện về vật chất hay
77 “Elitigation”, https://www.supremecourt.gov.sg/services/services-for-the-legal-profession/elitigation, truy cập ngày 18/5/2021;
78 Elaine Goh, Case Study Proposal Electronic Filing System of the Supreme Court of Singapore Focus 3 –
Government, tr. 3;
79Order 63A, rule 8(2), Rules of Court: “Filing, service, delivery or conveyance of a document using the
electronic filing service in pursuance of paragraph (1) may be done in one of 2 ways: by electronic
transmission; or via a service bureau”;
80The Evolving Role of Electronic Case Management Systems, tr. 5;
81Order 63A, rule 5(5), Rules of Court: “A registered user which designates an authorised user and supplies the authorised user’s identification code through the electronic filing service shall be deemed to approve the use of the identification code in conjunction with the electronic filing service by that authorised user”; 82 “Supreme Court Practice Directions”, https://epd.supremecourt.gov.sg/PART-13-Electronic-Filing-And- Service.html#104--documents-which-must-be-filed-served-delivered-or-otherwise-conveyed-using-the-electr onic -filing-service, truy cập ngày 18/5/2021.
34 tri thức (trong việc tìm thiết bị điện tử, chuẩn bị các tài liệu điện tử…) có thể khởi kiện trực tuyến, ngoài ra việc này cũng nhằm đồng bộ cả hệ thống rằng việc khởi kiện sẽ được tiến hành trực tuyến và nhằm loại bỏ dần phương thức khởi kiện truyền thống. Tuy nhiên, việc nộp đơn trực tuyến tại Văn phòng dịch vụ sẽ tính phí cho việc xử lý các tài liệu giấy và hỗ trợ nộp các tài liệu điện tửtheo quy định pháp luật83.
Sau khi hoàn thành việc đăng ký tài khoản, tại giao diện người dùng trên hệ thống tranh tụng điện tử tích hợp, người dùng có thể chọn phần nộp đơn khởi kiện và tiến hành bốn bước84. Bước một là điền các thông tin của vụ việc như mô tả chi tiết vụ việc, danh sách các bên tranh chấp… Bước hai là điền các mẫu đơn của Tòa án và nộp tài liệu chứng cứ. Bước ba là cung cấp các chi tiết quản trị như thông tin của các bên, biên lai, hóa đơn đã nộp tạm ứng án phí và các phí khác. Bước bốn là người dùng có thể kiểm tra lại các thông tin lần cuối và hoàn tất việc nộp đơn. Sau đó nhân viên của Tòa án sẽ kiểm tra lại đơn, tài liệu và các biểu mẫu đã được nộp. Tòa án sẽxem xét đơn kiện này thông qua tài khoản điện tử trên hệ thống tranh tụng điện tử tích hợp của người nộp85 và Tòa án sẽ thông báo về tình trạng của vụ việc như thống báo thụ lý hay các thông tin khác thông qua email, tin nhắn điện thoại và trên hệ thống tranh tụng điện tử tích hợp86.
Đối với Hàn Quốc:
Nhằm hỗ trợ cho việc khởi kiện của cá nhân, cơ quan, tổ chức, vào năm 2010, Hàn Quốc đã bắt đầu áp dụng EFS – cho phép các đương sự và luật sư có thể khởi kiện cũng như tiếp cận, truy cập, theo dõi các thông tin, tình hình và thủ tục giải quyết vụ việc của họ. Nhằm thực hiện tốt hệ thống này, Hàn Quốc đã hiện đại hóa cấu trúc công nghệ thông tin, sửa đổi quy định pháp luật. Việc tạo ra hệ thống trực tuyến này giúp đương sự tiếp cận với thông tin tại Tòa án nhanh và dễdàng hơn, họ có thể nộp đơn khởi kiện, nộp tài liệu vụ án, truy cập tài liệu để nghiên cứu vụ án 24/7 và ở bất kỳnơi đâu họ cảm thấy thuận tiện mà không cần phải trực tiếp đến Tòa án87. Khi mới áp dụng hệ thống này trên thực tế, Hàn Quốc đã ra các chính sách khuyến khích về tài chính để khuyến khích cá nhân, cơ quan, tổ chức chuyển đổi sang phương thức khởi kiện mới, ví dụ như cắt giảm chi phí Tòa án cho những ai khởi kiện trực tuyến qua hệ thống nêu trên88. Việc khuyến khích này cũng như từ sự tự nhìn nhận của các chủ thể có quyền khởi kiện về lợi ích mà khởi kiện trực tuyến mang lại đã đạt được kết quả tốt. Theo đó, trong hai tháng sau khi bắt đầu áp dụng EFS cho các vụ án dân sự thì có 5% số vụ án dân sự là được khởi kiện trực tuyến,
83 “The Electronic Filing System in Singapores Tackling the human elements”, https://docplayer.net/9293034-The-electronic-filing-system-in-singapore-tackling-the-human-elements.html, truy cập ngày 18/5/2021;
84 “eFiling Process”, https://www.elitigation.sg/_layouts/IELS/ELITWebHelp/eFiling/eFiling_Process.htm, truy cập ngày 18/5/2021;
85“Khung pháp lý cho việc số hóa hoạt động tư pháp”, https://www.viac.vn/goc-nhin-trong-tai-vien/khung- phap-ly-cho-viec-so-hoa-hoat-dong-tu-phap-a894.html, truy cập ngày 18/5/2021;
86 Supreme Court Singapore, Power Point about Integrated Electronic Litigation System, tr. 21; 87 Doing Business (2014),tlđd (61), tr. 67;
35 và sau mười tám tháng con số này gần như tăng lên 10 lần89, đây là một khởi đầu vô cùng hiệu quả, góp phần mang lại niềm tin để tiếp tục mang khuynh hướng của khoa học công nghệ vào hoạt động tư pháp.
Theo Điều 6 của Luật giao dịch tài liệu điện tử, bất kì chủ thể nào cũng có quyền đăng ký tài khoản EFS theo Quy tắc của Tòa án tối cao để nộp đơn khởi kiện trực tuyến bảo vệ quyền lợi của mình. Ngoài ra, khi đăng ký tài khoản này cá nhân, cơ quan, tổ chức còn phải cung cấp cho Tòa án chữ ký điện tử(đã được xác minh) của mình theo khoản 1 Điều 7 Luật giao dịch tài liệu điện tử90. Có thể thấy, hầu như quốc gia nào cũng quy định chủ thể có quyền khởi kiện phải đăng ký tài khoản trên hệ thống khởi kiện trực tuyến thì mới được khởi kiện. Sau khi hoàn tất việc đăng ký tài khoản, đương sự và luật sư có thể nộp đơn kiện và các tài liệu, cung cấp chứng cứ qua hệ thống điện tử đó cho Tòa án. Các tài liệu, chứng cứ khi nộp trực tuyến phải đảm bảo đúng theo mẫu và các quy định khác về hình thức, điều này giúp đồng bộ hình thức của dữ liệu trên cả hệ thống, thuận lợi hơn trong việc tiếp cận và nghiên cứu hồ sơ vụ án. Sau khi nộp đơn và các tài liệu, chứng cứ, nguyên đơn và luật sư sẽ nhận được thông báo xác nhận qua email bởi thư ký Tòa án. Tiếp đến, Tòa án sẽ phân công Thẩm phán xem xét và xử lý đơn khởi kiện, nếu phù hợp quy định thì Tòa án sẽ thông báo thụ lý vụ án qua email và tin nhắn điện thoại cho người