II. QUY TRÌNH THẨM ĐỊNH
21. Mối quan hệ quan trọng là mối quan hệ cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ thiết yếu đối với hoạt động của doanh nghiệp, mà khơng có nguồn cung ứng thay thế hợp lý nào khác.
A.4 THEO DÕI QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN VÀ KẾT QUẢ
Theo dõi quá trình và hiệu quả thực hiện các hoạt động thẩm định của doanh nghiệp, là các biện pháp mà doanh nghiệp áp dụng để nhận diện, ngăn chặn, giảm thiểu và, nếu phù hợp, hỗ trợ khắc phục các tác động bất lợi, kể cả các bên quan hệ kinh doanh. Đổi lại, các bài học kinh nghiệm rút ra từ quá trình theo dõi sẽ giúp cải thiện các quy trình này trong tương lai.
xem Phần II, 4.1
Câu hỏi 41. Cần theo dõi các thông tin gì trong thẩm định?
xem Phần II, 4.1
Theo dõi trước hết là đánh giá xem các biện pháp ứng phó với tác động bất lợi đã được nhận diện có hiệu quả khơng. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có thể rà sốt tổng quan quy trình thẩm định của mình, các sáng kiến của ngành và các sáng kiến đa bên để đảm bảo tính hiệu quả. Việc rà sốt sẽ được thực hiện định kỳ hoặc khi các hoạt động theo dõi cho thấy tác động bất lợi đáng kể không được giải quyết một cách hiệu quả.
Để phục vụ cho hoạt động theo dõi, có thể thiết lập các chỉ báo định tính và định lượng.
VÍ DỤ, một số chỉ báo liên quan bao gồm:
Tỷ lệ các bên có quyền lợi liên quan bị ảnh hưởng cho rằng tác động bất lợi đã được giải quyết thỏa đáng.
Tỷ lệ/số lượng các điểm hành động được thống nhất đã được thực hiện trong thời hạn nêu trong kế hoạch.
Tỷ lệ các bên có quyền lợi liên quan bị ảnh hưởng cho rằng các kênh giải quyết khiếu nại là dễ tiếp cận, công bằng và hiệu quả.
Tỷ lệ các vấn đề lặp lại liên quan đến (các) tác động bất lợi đã được xác định.
Các chỉ báo được thiết lập theo hồn cảnh cụ thể và có thể tùy chỉnh theo mục tiêu và hành động thẩm định doanh nghiệp.
Câu hỏi 42. Doanh nghiệp có thể theo dõi q trình và kết quả thực hiện như thế nào?
xem Phần II, 4.1
Các phương pháp mà doanh nghiệp áp dụng để theo dõi quá trình và kết quả thực hiện, kể cả theo dõi hiệu quả giải quyết các tác động sẽ thay đổi theo bối cảnh hoạt động của doanh nghiệp, quy mô doanh nghiệp và những rủi ro mà doanh nghiệp phải đối mặt trong hoạt động của mình cũng như của các mối quan hệ kinh doanh. Trong nhiều trường hợp, để trả lời câu hỏi liệu các tác động có đang được giải quyết hay khơng, doanh nghiệp cần phải xem xét một loạt các yếu tố đầu vào kể cả dữ liệu đánh giá, dữ liệu thu thập từ các cơ chế khiếu nại và phản hồi của các bên liên quan để có được bức tranh tổng quan.
THEO DÕI THỰC HIỆN VÀ KẾT QUẢ
VÍ DỤ, khi theo dõi mức độ hiệu quả của việc giải quyết vấn đề lao động trẻ em liên quan đến
các nhà cung ứng trực tiếp tại nhiều quốc gia, doanh nghiệp có thể xem xét những tiêu chí sau:
Tại cơ sở, doanh nghiệp có thể:
- theo dõi việc xúc tiến của từng nhà cung ứng dựa trên kế hoạch hành động khắc phục của họ để loại bỏ lao động trẻ em.
- Lấy ý kiến của người lao động, đại diện của người lao động và cơng đồn về việc cơ sở của họ có giải quyết hiệu quả vấn đề lao động trẻ em không.
- theo dõi các vụ việc lao động trẻ em đã được xác định và cách xử lý các trường hợp đó (tức là biện pháp khắc phục đã được thực hiện).
Trên phương diện toàn cầu, doanh nghiệp có thể xem xét dữ liệu đánh giá, các khiếu nại được báo cáo và các báo cáo đáng tin cậy được thu thập hàng năm từ toàn bộ các nhà cung ứng có rủi ro cao hoặc từ các khu vực địa lý có rủi ro cao để xem xét xu hướng và tiến độ ngăn ngừa và giảm thiểu lao động trẻ em
Tần suất theo dõi của doanh nghiệp cũng phụ thuộc vào bản chất và mức độ nghiêm trọng của tác động bất lợi thực tế hoặc tiềm ẩn mà doanh nghiệp đang theo dõi. Ví dụ, đối với các tác động nghiêm trọng hơn, sẽ cần theo dõi nhiều hơn để khẳng định các tác động bất lợi đó đang được giải quyết một cách hiệu quả.
Trong nhiều trường hợp, các hoạt động theo dõi q trình và kết quả thực hiện có thể được tích hợp vào các q trình báo cáo và giám sát nội bộ liên quan hiện có.
Câu hỏi 43. Ai tham gia theo dõi quá trình và kết quả thực hiện trong doanh nghiệp?
xem Phần II, 4.1
Trách nhiệm theo dõi quá trình và kết quả thực hiện có thể được phân cơng cho một số cá nhân ở các đơn vị kinh doanh hoặc các phòng ban liên quan của doanh nghiệp
VÍ DỤ
Trách nhiệm chính trong việc theo dõi thực hiện đánh giá các nhà cung ứng và các biện pháp khắc phục tương ứng có thể giao cho phịng ban phụ trách hoạt động tìm nguồn cung ứng của doanh nghiệp.
Đơn vị mua sắm của doanh nghiệp có thể chịu trách nhiệm chính về việc theo dõi tỷ lệ đơn đặt hàng bị muộn, bị thay đổi hoặc bị hủy – vì đây là tất cả các yếu tố có thể góp phần vào rủi ro lao động với nhà cung ứng của doanh nghiệp.
Nhân viên nghiệp vụ có thể thu thập ý kiến của các bên có quyền lợi liên quan/các chủ thể quyền bị ảnh hưởng để tìm hiểu xem liệu các tác động đã được giải quyết hay chưa (ví dụ: thơng qua tham vấn với cộng đồng địa phương, thu thập ý kiến phản hồi từ những người dự họp và tham gia diễn đàn, các ghi chép về những vấn đề được báo cáo trong quá trình khắc phục).
THEO DÕI THỰC HIỆN VÀ KẾT QUẢ
Việc cán bộ quản lý cấp cao giám sát tiến độ và kết quả thực hiện của doanh nghiệp có thể sẽ tạo nên bức tranh tổng quan hơn về kết quả thực hiện trong toàn doanh nghiệp.
Ví dụ: các hệ thống thu thập thơng tin ở cấp địa phương (ví dụ dữ liệu đánh giá nhà cung ứng), nhưng sau đó được tổng hợp tại một đơn vị tập trung (ví dụ: trụ sở chính hoặc văn phịng khu vực) có thể giúp xác định xu hướng một cách bao quát hơn và có thể được dùng làm cơ sở chia sẻ bài học kinh nghiệm trong tồn doanh nghiệp.
Câu hỏi 44. Doanh nghiệp có thể phán ứng với các kết quả theo dõi của mình như thế nào?
xem Phần II, 4.1 (e)-(f)
Hoạt động theo dõi giúp doanh nghiệp thấy được liệu các hệ thống mà mình áp dụng có hiệu quả khơng, có cho phép doanh nghiệp tránh được và giải quyết được các tác động bất lợi trong hoạt động của mình và chuỗi cung ứng của mình khơng, hoặc liệu các hệ thống đó có cần điều chỉnh cho hiệu quả hơn khơng.
VÍ DỤ
Nếu kết quả đánh giá nhà cung ứng không cho thấy bất kỳ rủi ro an tồn cháy nổ nào và sau đó nhà cung ứng có hỏa hoạn, doanh nghiệp sẽ phản ứng bằng cách xem lại phương pháp đánh giá của mình đối với các biện pháp bảo đảm an tồn cháy nổ của các nhà cung ứng.
Nếu doanh nghiệp đã tập huấn nội bộ và áp dụng các biện pháp kiểm soát khác để đấu tranh với hiện tượng hối lộ khi xin giấy phép, và qua báo cáo của bên thứ ba, doanh nghiệp biết rằng việc đưa hối lộ vẫn tiếp diễn trong quá trình xin cấp phép, khi đó doanh nghiệp sẽ phản ứng bằng cách điều chỉnh các biện pháp kiểm sốt nội bộ của mình để ngăn ngừa và giảm thiểu hiệu quả hơn các vi phạm trong tương lai.
Khi các quy trình hoặc phương pháp tiếp cận thẩm định không hiệu quả, doanh nghiệp phải đánh giá nội bộ để tìm hiểu lý do. Tham khảo ý kiến các nhân viên tham gia thẩm định và các bên có quyền lợi liên quan ngồi doanh nghiệp cũng có thể có tác dụng. Việc duy trì hoạt động giám sát cấp cao cũng giúp doanh nghiệp rút ra các bài học kinh nghiệm để liên tục cải thiện hệ thống thẩm định.
Câu hỏi 45. Ưu tiên các hoạt động theo dõi như thế nào?
xem Phần II, 4.1
Việc ưu tiên các hoạt động theo dõi phải phù hợp với các ưu tiên phịng ngừa và giảm thiểu. Nói cách khác, doanh nghiệp nên ưu tiên theo dõi những tác động bất lợi mà họ đánh giá là đáng kể nhất và đã có hành động ngăn ngừa và giảm thiểu. Việc đánh giá tổng thể quy trình thẩm định có thể được thực hiện định kỳ hoặc được thực hiện khi các tác động đáng kể không được giải quyết hiệu quả xem Phụ
A.5 THÔNG TIN VỀ CÁCH GIẢI QUYẾT TÁC ĐỘNG
Truyền đạt ra bên ngồi những thơng tin có liên quan về các chính sách, quy trình, hoạt động thẩm định đã được thực hiện để xác định và giải quyết các tác động bất lợi thực tế hoặc tiềm ẩn, bao gồm cả những phát hiện và kết quả của các hoạt động đó. xem Phần
II, 5.1
Câu hỏi 46. Hình thức phù hợp để truyền đạt thơng tin ra cơng chúng và cho các bên có quyền lợi liên quan bị ảnh hưởng là gì?
xem Phần II, 5.1
Như đã nêu trong Phần II, 5.1 của Hướng dẫn này, có nhiều cách thức linh hoạt để thông tin ra công chúng, miễn là phải đảm bảo công chúng dễ dàng tiếp cận được thông tin. Ngoài ra, một số quốc gia hoặc sàn giao dịch chứng khốn có thể áp dụng các yêu cầu báo cáo cụ thể liên quan đến thẩm định. Khi gây ra hoặc góp phần gây ra tác động về quyền con người, doanh nghiệp phải cung cấp cho các chủ thể quyền đang hoặc có khả năng bị ảnh hưởng các thơng tin liên quan một cách kịp thời, có văn hóa và dễ tiếp cận. Khả năng tiếp cận thông tin không chỉ là tiếp cận về mặt vật lý mà thông tin phải dễ hiểu và được cung cấp tại thời điểm, theo định dạng, với ngôn ngữ và địa điểm phù hợp để đảm bảo những người tiếp nhận thơng tin có thể nhận biết và sử dụng thơng tin đó một cách hiệu quả. Thơng tin phải “đủ để chứng tỏ doanh nghiệp đã ứng phó thỏa đáng đối với tác động cụ thể liên quan về quyền con người” và “do đó khơng gây rủi ro cho những người hay các bên có quyền lợi liên quan bị ảnh hưởng, hoặc cho các các yêu cầu hợp pháp về bảo mật thương mại.” 22
Hình thức thông tin cũng phải dễ tiếp cận với các đối tượng dự kiến.
VÍ DỤ, doanh nghiệp có thể chọn các cách thơng tin sau:
Họp trực tiếp
Đối thoại trực tuyến
Tham vấn với các bên có quyền lợi liên quan đang hoặc có thể bị ảnh hưởng
Báo cáo cơng khai chính thức23
Chia sẻ các kết luận kiểm tốn/kết luận đánh giá với cơng đồn
Thơng qua bên trung gian phù hợp
Khi xác định hình thức thơng tin phù hợp cho các bên có quyền lợi liên quan, có thể đặt ra các câu hỏi định hướng sau:
Đối tượng nhận thông tin là ai?
Đối tượng có thể tiếp cận thơng tin như thế nào?
Một số nhóm đối tượng bị thiệt thịi hoặc dễ bị tổn thương có gặp phải rào cản tiếp cận nào không?
Năng lực của đối tượng (ngơn ngữ, đọc viết, vị trí, thời gian, sự sẵn sàng, năng lực kỹ thuật)?