II. QUY TRÌNH THẨM ĐỊNH
3. CHẤM DỨT, NGĂN NGỪA HOẶC GIẢM THIỂU TÁC ĐỘNG BẤT LỢ
TÁC ĐỘNG BẤT LỢI
3.1 Chấm dứt các hoạt động đang gây ra hoặc góp phần gây ra tác động bất lợi cho các vấn đề RBC, dựa trên đánh giá của doanh nghiệp về sự liên đới của mình trong đó theo Phần 2.3. Xây dựng và thực hiện các kế hoạch phù hợp với mục đích để ngăn ngừa và giảm thiểu các tác động bất lợi tiềm ẩn (trong tương lai). xem Phụ lục, Câu hỏi 32-33
HÀNH ĐỘNG THỰC TẾ
a. Giao trách nhiệm cho cán bộ cấp cao để đảm bảo việc dừng hẳn các hoạt động đang gây ra hoặc góp phần gây ra tác động bất lợi, và để ngăn ngừa các hoạt động có thể gây ra hoặc góp phần gây ra tác động bất lợi trong tương lai.
b. Đối với những hoạt động phức tạp hoặc khó có thể dừng lại hẳn vì lý do vận hành, hợp đồng hoặc pháp lý, phải cùng với cố vấn pháp lý trong công ty và các bên có quyền lợi liên quan/chủ thể quyền đang hoặc có khả năng bị ảnh hưởng, xây dựng một lộ trình để chấm dứt các hoạt động đang gây ra hoặc góp phần gây ra tác động bất lợi đó.
c. Cập nhật chính sách của doanh nghiệp để hướng dẫn cách phòng tránh và giải quyết các tác động bất lợi trong tương lai và đảm bảo việc thực thi chính sách. d. Tiến hành các chương trình đào tạo phù hợp với mục đích cho người lao động và
đội ngũ quản lý có liên quan của doanh nghiệp.
e. Dựa vào những phát hiện trong đánh giá rủi ro để cập nhật và củng cố hệ thống quản lý nhằm theo dõi thông tin tốt hơn và nhận diện rủi ro trước khi các tác động bất lợi xảy ra. xem Phần 1.2
f. Tham vấn và huy động sự tham gia của các bên có quyền lợi liên quan/chủ thể quyền đang và có khả năng bị ảnh hưởng cũng như đại diện của họ để có những hành động phù hợp và thực hiện kế hoạch hành động đó. xem Phụ lục, Câu hỏi
8 - Câu hỏi 11
g. Đối với những tác động tập thể hoặc tích lũy (nghĩa là doanh nghiệp chỉ là một trong nhiều đơn vị cùng góp phần gây ra tác động bất lợi), thì nếu có thể, phải phối hợp với với các đơn vị liên quan khác để chấm dứt tác động đó và ngăn khơng cho chúng tái diễn hoặc ngăn không để rủi ro xảy ra, chẳng hạn thông qua các sáng kiến của ngành và sự tham gia của chính phủ. xem Phụ lục, Hộp 6 h. Trong trường hợp doanh nghiệp có góp phần vào những tác động bất lợi hoặc rủi
ro do đơn vị khác gây ra, doanh nghiệp cần thực hiện các bước cần thiết để chấm dứt hoặc ngăn ngừa việc đóng góp của mình như đã mơ tả ở trên, đồng thời gây dựng và sử dụng ảnh hưởng của mình để giảm thiểu mọi tác động cịn lại ở mức lớn nhất có thể. xem Phần 3.2 (c) – (e) và Phụ lục, Câu hỏi 34.
CHẤM DỨT, NGĂN NGỪA VÀ GIẢM THIỂU TÁC ĐỘNG BẤT LỢI
3.2 Dựa trên ưu tiên của doanh nghiệp (xem Phần 2.4), xây dựng và thực hiện kế hoạch nhằm tìm cách ngăn chặn hoặc giảm thiểu các tác động bất lợi thực tế hoặc tiềm ẩn đối với các vấn đề RBC liên quan trực tiếp đến hoạt động, sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp thông qua mối quan hệ kinh doanh. Đối với những rủi ro liên quan đến một mối quan hệ kinh doanh của doanh nghiệp, đôi khi phản ứng phù hợp sẽ là: tiếp tục duy trì mối quan hệ đó trong suốt q trình giảm thiểu rủi ro; tạm dừng quan hệ trong quá trình giảm thiểu rủi ro; hoặc, rút lui khỏi mối quan hệ đó sau khi những nỗ lực giảm thiểu không thành công, hoặc khi doanh nghiệp cho rằng việc giảm thiểu là không khả thi hoặc do mức độ nghiêm trọng của tác động bất lợi. Khi quyết định rút lui khỏi một mối quan hệ kinh doanh, cần tính đến các tác động bất lợi tiềm ẩn về kinh tế và xã hội. Các kế hoạch này phải nêu chi tiết các hành động mà doanh nghiệp sẽ thực hiện, cũng như các kỳ vọng của doanh nghiệp đối với nhà cung ứng, người mua và các mối quan hệ kinh doanh khác. xem Phụ lục, Câu hỏi 34-40
HÀNH ĐỘNG THỰC TẾ
a. Giao trách nhiệm xây dựng, thực hiện và giám sát các kế hoạch này.
b. Hỗ trợ hoặc hợp tác với (các) mối quan hệ kinh doanh liên quan để xây dựng cho họ các kế hoạch phù hợp với mục đích để ngăn ngừa hoặc giảm thiểu các tác động bất lợi được xác định rõ ràng với các mốc thời gian hợp lý, sử dụng các chỉ số định tính và định lượng để xác định và đo lường sự cải tiến (đơi khi cịn được gọi là "Kế hoạch hành động khắc phục"). xem Phụ lục, Câu hỏi 38
c. Sử dụng ảnh hưởng, trong chừng mực có thể, để thúc giục (các) quan hệ kinh doanh ngăn ngừa hoặc giảm thiểu các rủi ro hoặc tác động bất lợi. xem Phụ
lục, Câu hỏi 36 và Câu hỏi 40
d. Nếu doanh nghiệp khơng có đủ ảnh hưởng, hãy xem xét các cách thức tạo thêm ảnh hưởng với các mối quan hệ kinh doanh của mình, bằng cách tiếp cận với quản lý cấp cao và áp dụng các ưu đãi thương mại. Trong phạm vi có thể, hợp tác với các bên khác để xây dựng và sử dụng ảnh hưởng tập thể, ví dụ hợp tác trong các hiệp hội ngành hoặc thông qua sự tham gia với các chính phủ. xem Phụ lục,
Câu hỏi 37
e. Để ngăn ngừa các tác động bất lợi tiềm ẩn (trong tương lai) và giải quyết các tác động thực tế, hãy tìm cách gây ảnh hưởng tới các mối quan hệ kinh doanh mới và hiện có, ví dụ: thơng qua các chính sách hoặc quy tắc ứng xử, hợp đồng, thỏa thuận bằng văn bản hoặc sử dụng sức mạnh thị trường. xem Phần II, 1.3 và
Phụ lục, Câu hỏi 36
f. Đối với tác động về quyền con người, khuyến khích các thực thể gây ra hoặc góp phần gây ra tác động bất lợi tham khảo ý kiến và phối hợp với các chủ thể quyền đang hoặc có khả năng bị ảnh hưởng hoặc đại diện của họ trong quá trình xây dựng và thực hiện các kế hoạch hành động khắc phục. xem Phụ lục, Câu hỏi
CHẤM DỨT, NGĂN NGỪA VÀ GIẢM THIỂU TÁC ĐỘNG BẤT LỢI
g. Hỗ trợ các nhà cung ứng liên quan và các mối quan hệ kinh doanh khác ngăn ngừa hoặc giảm thiểu rủi ro hoặc tác động bất lợi, ví dụ: thông qua đào tạo, nâng cấp cơ sở vật chất hoặc củng cố hệ thống quản lý, phấn đấu để liên tục cải thiện tốt hơn. xem Phụ lục, Câu hỏi 38
h. Cân nhắc chấm dứt quan hệ với các nhà cung ứng hoặc mối quan hệ kinh doanh, coi đó là biện pháp cuối cùng sau nhiều thất bại của nỗ lực ngăn ngừa hoặc giảm thiểu tác động bất lợi; khi không thể khắc phục được tác động bất lợi; khi không thể thực hiện một thay đổi hợp lý; hoặc khi chủ thể gây ra tác động bất lợi hoặc rủi ro được nhận diện không hành động ngay để ngăn ngừa hoặc giảm thiểu chúng. Bất kỳ kế hoạch rút lui nào cũng phải tính đến mức độ quan trọng của nhà cung ứng hoặc mối quan hệ kinh doanh đó đối với doanh nghiệp, các hệ lụy về mặt pháp lý của việc duy trì hoặc kết thúc quan hệ, việc rút lui có thể thay đổi tác động đó như thế nào, cũng như thông tin tin cậy về những tác động kinh tế xã hội bất lợi mà quyết định chấm dứt quan hệ có thể gây ra. xem Phụ lục, Câu hỏi 39 i. Nếu quyết định duy trì quan hệ, doanh nghiệp nên chuẩn bị tính tốn những nỗ
lực giảm thiểu rủi ro đang diễn ra và tìm hiểu các rủi ro về uy tín, tài chính hoặc pháp lý của việc tiếp tục quan hệ.
k. Khuyến khích các cơ quan hữu quan ở quốc gia nơi xảy ra tác động có những hành động nhất định, ví dụ: thanh tra, thực thi và áp dụng luật pháp và quy định hiện hành. xem Hộp 6
4