động và các khoản trích theo lương ở Công ty TNHH Tư vấn Xây dựng Khánh Như
3.1.1. Ưu điểm
Để thuận lợi trong công tác kế toán, Công ty đã trang bị các thiết bị máy móc, máy tính của bộ phận kế toán cũng như các bộ phận khác trong doanh nghiệp. Nhờ đó công việc kế toán được tiến hành nhanh chóng, chính xác hơn, góp phần tăng năng suất và hiệu quả.
Do là doanh nghiệp có quy mô nhỏ nên bộ máy kế toán của Công ty TNHH Tư vấn xây dựng Khánh Như rất đơn giản, chỉ bao gồm một nhân viên kế toán. Nhờ vậy mà công việc kế toán của công ty luôn đồng nhất với nhau. Hệ thống kế toán hoạt động tốt và hoàn thành tốt các công việc được giao. Tuy nhiên, đây cũng là một điểm hạn chế của
doanh nghiệp.
Công tác kế toán được tổ chức tốt. Ưu tiên bảo mật các tài liệu quan trọng của công ty, tối giản hóa các giấy tờ, chứng từ không cần thiết nhằm giảm bớt gánh nặng cho nhân
viên kế toán.
Hệ thống chứng từ, sổ sách tuy được tối giản nhưng vẫn phù hợp với chế độ kế toán
hiện hành của Bộ Tài chính ban hành, đồng thời cũng phù hợp với yêu cầu riêng của công ty. Cụ thể là:
Công tác kế toán tất cả các nghiệp vụ của doanh nghiệp luôn tuân theo chế độ kế toán hiện hành.
53
Công ty sử dụng hệ thống kế toán theo đúng quy định của Bộ Tài chính. Việc trang bị máy tính với ứng dụng Excel cũng giúp cho công tác kế toán nhẹ nhàng hơn, nhanh chóng và thuận tiện hơn.
Ve chứng từ, sổ sách sử dụng: Mọi căn cứ ghi sổ đều lấy từ chứng từ hợp lệ, quy trình luân chuyển chứng từ đảm bảo đúng nguyên tắc. Các chứng từ, hóa đơn được nhân
viên kế toán lưu giữ cẩn thận. Mỗi tháng, bộ chứng từ được lưu một lần. Định kỳ công ty thường in ra các sổ chi tiết và sổ tổng hợp để ký duyệt và đưa vào lưu trữ.
Về phương thức hạch toán, đa số các nghiệp vụ đều được thanh toán thông qua ngân
hàng và thanh toán tiền mặt, đảm bảo việc thanh toán được dễ dàng và thuận tiện kiểm soát.
3.1.2. Hạn chế và nguyên nhân
Ngoài những ưu điểm được kể trên, hệ thống kế toán của công ty vẫn còn những mặt hạn chế cần khắc phục như sau:
Một là, về hệ thống kế toán của công ty:
Công ty chỉ có một nhân viên kế toán và kiêm luôn một phần nhiệm vụ của nhân viên thủ quỹ. Đây là một vi phạm nguyên tắc kế toán rất nghiêm trọng vì rất dễ dẫn đến gian lận trong quá trình làm việc của kế toán khi kiêm nhiệm nhiều chức vụ. Bên cạnh đó, việc đảm đương nhiều chức vụ đồng thời còn thể hiện sự thiếu nhân lực và không phân bổ nhân lực hợp lý, có thể dẫn đến quá tải trong công việc. Từ đó, dẫn đến hậu quả
sai sót trong công việc và không đạt được hiệu suất công việc cao.
Hai là, về phần mềm để thực hiện công việc kế toán tiền lương:
Công ty đang sử dụng ứng dụng phần mềm Excel và bên cạnh đó, để phục vụ cho nghiệp vụ lập dự toán cho các công trình mà công ty tư vấn thiết kế thì công ty còn sử dụng phần mềm dự toán Bắc Nam chuyên biệt trong công tác kế toán, tuy nhiên, vẫn chưa có nhiều chức năng cải tiến so với phần mềm Excel. Điều này sẽ không phù hợp nữa khi một số phần hành kế toán phức tạp hơn, công việc của kế toán tăng lên. Do vậy
54
công ty cần tìm hiểu và chuyển sang các phần mềm kế toán chuyên nghiệp hơn, hướng dẫn các nhân viên kế toán sử dụng phần mềm chuyên nghiệp một cách hiệu quả.
Ba là, về quá trình bảo mật thông tin tại công ty:
Hiện nay, tuy phần lớn các chứng từ, giấy tờ, sổ sách được lưu giữ và bảo mật cẩn thận nhưng vẫn còn một số ít chưa được bảo vệ đúng mức. Thực tế, máy tính của nhân viên kế toán chỉ có một lớp mật khẩu bảo mật và mật khẩu bảo mật này dùng chung cho
tất cả các hệ thống máy tính trong công ty. Sự bảo mật này là chưa thỏa đáng và còn nhiều lỗ hỏng, vì hầu hết mọi người trong công ty đều có thể tiếp cận các tài liệu này dễ dàng. Sự bảo mật thông tin của công ty, đối tác và các thông tin quan trọng khác khả năng cao bị rò rỉ gây ra nhiều hệ quả nghiêm trọng.
Bên cạnh đó, một vấn đề về bảo mật khác đó là hệ thống máy tính của công ty không
được trang bị phần mềm diệt vi-rút, dẫn đến nguy cơ cao có thể mất mát những dữ liệu quan trọng và hư hại máy tính công ty, gây thiệt hại về nhiều mặt.
Bốn là, về trình độ chuyên môn: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tình hình công nợ của công ty còn một số khoản nợ khó đòi do kế toán không trực tiếp đòi mà do cán bộ kỹ thuật của công ty phụ trách giám sát các công trình đó thu hồi nợ. Các cán bộ kỹ thuật của công ty không có trình độ chuyên môn về thu hồi nợ nên dẫn đến việc tồn đọng một số khoản nợ khó đòi.
Năm là, về việc làm rõ các loại giấy tờ và chứng từ:
Khi có một số nghiệp vụ kế toán phát sinh với giá trị nhỏ, một số chứng từ không được xét duyệt theo đúng chế độ quy định. Ví dụ như các phiếu thu, phiếu chi, phiếu thanh toán tạm ứng không có chữ ký đầu đủ của giám đốc và kế toán. Về nguyên tắc, các chứng từ trên không hợp lệ và khó kiểm soát, rà soát lại nếu các khâu thực hiện có vấn đề.
55