Tài liệu là đơn vị thông tin đƣợc ghi lại không phụ thuộc vào hình thức và vật mang tin.
Văn bản là một tài liệu đƣợc lập ra hoặc nhận đƣợc trong quá trình tiến hành các công việc hợp pháp của một ngƣời hoặc một tổ chức và đƣợc bảo quản – đƣợc duy trì bởi ngƣời hoặc tổ chức đó với mục đích làm chứng cứ hoặc để tham khảo trong tƣơng lai.
Theo đó, văn bản trƣớc hết là tài liệu, nghĩa là nó “Là đơn vị thông tin đƣợc ghi lại không phụ thuộc vào hình thức và vật mang tin”. Nhƣng nó phải “đƣợc lập ra hoặc đƣợc tiếp nhận trong quá trình tiến hành các công việc hợp pháp bởi một ngƣời hoặc một tổ chức và đƣợc bảo quản bởi một ngƣời hoặc một tổ chức với mục đích làm chứng cứ cho hoạt động của mình hoặc để tham khảo trong tƣơng lai”.
Công nhận kết luận này đồng thời cũng là sự khẳng định một quan niệm tiếp theo. Khái niệm văn bản đƣợc bao hàm trong khái niệm tài liệu kể cả khi văn bản không còn giá trị pháp lý hiện hành, nghĩa là khi văn bản trở thành nguồn sử liệu nếu nó đƣợc các nhà sử liệu hoạc công nhận nó chứa đựng thông tin quá khứ giá trị cho sử học – giá trị chứng cứ lịch sử. Nói một cách khác, khi văn bản không còn giá trị pháp lý hiện hành nó sẽ trở thành “tài liệu” đúng nguyên nghĩa của khái niệm “tài liệu”.
“Tài liệu lƣu trữ” – một trong những khái niệm làm nền tảng chung cho lƣu trữ học và tất cả các hoạt động lƣu trữ.
Đối với tài liệu kênh chữ:
Các tƣ liệu kênh chữ, sau khi chúng ta dán nội dung cần thiết vào chƣơng trình Microsoft Word thì chúng ta tiến hành lƣu văn bản bằng cách chọn save as ở mục file để dẫn đƣờng link lƣu văn bản trong thƣ mục ổ cứng chúng ta muốn lƣu trữ.
Đối với tài liệu là hình ảnh
Cách thức lƣu hình ảnh khá đơn giản. Đối với mỗi hình ảnh tìm đƣợc muốn lƣu về máy của mình cần thực hiện những thao tác sau: Từ trang web, click chuột phải vào vào hình ảnh chúng ta muốn đƣa về máy. Chon save picture as. Hộp thoại xuất hiện chọn nơi lƣu ở Look in, đặt tên cho hình ảnh ở ô file name. Sau đó nhấn OK.
Đối với tài liệu là video:
Các video không thể lƣu trực tiếp nhƣ hình ảnh mà phải lƣu gián tiếp thông qua việc tải về (download). Đa phần các video tìm đƣợc của các đề tài đều có nguồn từ công cụ tìm kiếm video youtube nên các file video khi tải về sẽ đƣợc lƣu lại tại các đƣờng link cả phần mềm hỗ trợ download IDM.