thiện hệ thống thu thập dữ liệu
• Cải tiến quy trình từ đó tiến tới quy trình hóa nghiệp vụ:
- Quy trình thanh toán bằng tín dụng chứng từ phải luôn cập nhật, bổ sung sửa đổi để phù hợp với nhu cầu thực tế. VietinBank cần phải quy định rõ ràng từng khâu thực hiện nghiệp vụ, từ khi mở LC đến khi thanh toán và đóng LC.
- Quy định rõ thời gian tối đa cho mỗi khâu trong quy trình thanh toán. Tinh gọn những hoạt động không cần thiết. Hướng tới thực hiện các khâu trong quy trình trên nền tảng công nghệ thay vì thực hiện thủ công.
- Nâng cấp, cải tiến phần mềm lẫn phần cứng trong việc thực hiện nghiệp vụ. Xây dựng quy trình, nghiệp vụ thanh toán phải luôn dựa trên yếu tố công nghệ hiện đại làm nền tảng.
• Đào tạo và kiểm tra sau đào tạo quy trình nghiệp vụ
- Việc luôn ứng dụng công nghệ mới vào quy trình thanh toán đòi hỏi nhân viên TTQT phải được đào tạo, huấn luyện từ các nghiệp vụ cơ bản đến nâng cao. Nâng cao trình độ ngoại ngữ, cập nhật các kiến thức về UCP-ISBP.
- Tăng cường công tác kiểm tra, kiểm soát tuân thủ quy trình: đảm bảo hoạt động TTQT bằng tín dụng chứng từ đi đúng theo hành lang pháp lý của Nhà nước.
- Giám sát thực hiện quy trình: tất cả các nghiệp vụ phát sinh phải được kiểm soát theo tiêu chí kiểm soát độc lập. Nhân viên cấp cao thường xuyên giám sát việc thực hiện quy trình theo đúng quy định của NHCTVN.
• Xây dựng hệ thống thu thập dữ liệu đảm bảo các thông tin cung cấp là tin cậy
30
Các hệ thống thu thập dữ liệu cần được đảm bảo cung cấp thông tin chính xác và bảo mật. Hệ thống cần được thiết kế sao cho phục vụ tốt công tác lưu trữ và khai thác thông tin khách hàng. Thường xuyên cập nhật, nâng cấp phần mềm lẫn phần cứng, tránh những sự cố sai sót làm ảnh hưởng đến quy trình thanh toán nói riêng và cả hoạt động của chi nhánh.
• Tác động mang lại
- Tinh giản các hoạt động không cần thiết trong quy trình, chuyển đổi các thủ tục không quan trọng sang thực hiện trên nền tảng công nghệ. Điều này không chỉ tăng hiệu quả về thời gian mà còn giúp giảm chi phí cho cả Ngân hàng, đối tác và khách hàng.
- Việc chuyển đổi các hoạt động mang tính thủ công do con người can thiệp sang việc thực hiện dựa trên nền tảng công nghệ sẽ giúp tăng cao hiệu quả công việc và giảm sai sót.
- Với mỗi ứng dụng công nghệ trong hệ thống khi được đào tạo cho cán bộ nhân viên sẽ giúp cho CBTT dễ dàng thực hiện vào nghiệp vụ.
- Mỗi cải tiến luôn phải đảm bảo tính phù hợp và đồng bộ với hệ thống ngân hàng đối tác trong nước và quốc tế, bên cạnh đó phải tuân thủ quy định, pháp luật hiện hành. Bởi khi quy trình có tân tiến đến đâu nhưng không thực hiện đúng theo quy định cũng sẽ gây ra nhiều tranh chấp làm mất thời gian, tiền bạc và công sức của các bên tham gia.
• Kế hoạch triển khai-ngân sách thực hiện
- Trong năm 2020, cứ 6 tháng một lần cho nâng cấp hệ thống công nghệ tại chi nhánh. Cho phép kết nối các hoạt động của quy trình đều được thực hiện trên nền tảng công nghệ.
- Sau đổi mới, cập nhật hệ thống, phải tổ chức lớp đào tạo, huấn luyện cách sử dụng nếu cần thiết.