Trƣớc khi viết một bài báo cụ thể tác giả cần có bƣớc chuẩn bị với các nội dung sau: (1) Kiểm tra ý tƣởng gốc, (2) Quyết định dạng bài báo, (3) Xác định ngƣời đọc là ai, (4) Chọn tạp chí để đăng và (5) Đọc hƣớng dẫn tác giả của tạp chí.
(1) Kiểm tra ý tưởng gốc
Trƣớc tiên tác giả cần kiểm tra lại ý tƣởng gốc cho bài báo định viết thông qua việc trả lời các câu hỏi sau đây:
- Công trình nghiên cứu có gì mới và hay không? - Có thách thức gì trong công trình nghiên cứu không?
- Công trình nghiên cứu có trực tiếp liên quan đến một vấn đề nóng hiện tại không? - Có thể đƣa ra giải pháp cho vấn đề đó không?
- Nếu tất cả câu trả lời là “có” thì có thể bắt đầu viết bản thảo bài báo.
(2) Quyết định dạng bài báo
Tuỳ theo tính chất của thông tin, tác giả có thể chọn một trong số các dạng bài báo khoa học khác nhau sau đây để viết bản thảo:
- Bài báo gốc đầy đủ (original paper): là loại bài báo quan trọng nhất, công bố lần đầu tiên kết quả toàn phần hay từng phần quan trọng đã kết thúc và có ý nghĩa của công trình nghiên cứu.
- Bài báo ngắn/thông báo nhanh (short communication): là bài công bố nhanh và sớm những kết quả ban đầu có ý nghĩa. Bài dạng này ngắn hơn nhiều so với bài báo đầy đủ (thƣờng mỗi tạp chí có giới hạn cụ thể).
- Bài tổng quan (Review paper/perspectives): là bài viết tóm tắt những nghiên cứu gần đây về một chủ đề cụ thể, nêu bật những điểm quan trọng đã đƣợc công bố mà không giới thiệu những thông tin mới. Thông thƣờng bài dạng này đƣợc viết theo đặt hàng của Tạp chí.
Tác giả tự đánh giá công trình của mình xem đã đủ cho một bài báo gốc đầy đủ chƣa hay kết quả rất thú vị cần thông báo càng sớm càng tốt. Nghiên cứu sinh nên hỏi thầy hay đồng nghiệp để xin lời khuyên. Đôi lúc ngƣời ngoài thấy rõ vấn đề hơn.
(3)Xác định đối tượng người đọc
Một điều rất quan trọng là tác giả phải xác định đƣợc đối tƣợng ngƣời đọc cho bài báo định viết. Một bài báo viết theo ngôn ngữ toán học trừu tƣợng không thể phù hợp với một kỹ sƣ thực hành muốn tìm cái gì đó có thể ứng dụng đƣợc ngay. Trái lại, đối với một hội nghị khoa học thì một bài báo viết theo kiểu thực hành sẽ không đƣợc đánh giá cao.
Bản thân Tạp chí Khoa học Kỹ thuật Chăn nuôi của Hội Chăn nuôi Việt Nam cũng phân ra hai loại số xuất bản khác nhau tuỳ theo đối tƣợng ngƣời đọc: Khoa học - Công nghệ (dành chủ yếu cho giới nghiên cứu/học thuật) và Sản xuất - Thị trường (dành chủ yếu cho giới sản xuất/kinh doanh). Do đó bài viết cho hai loại số xuất bản này cũng cần khác nhau phù hợp với tính chất của ngƣời đọc.
(4) Chọn tạp chí để đăng
Tác giả cần tìm hiểu tất các tạp chí có thể đăng để xem: (1) mục tiêu và phạm vi, (2) loại bài báo, (3) loại ngƣời đọc, và (4) các chủ đề nóng mà Tạp chí quan tâm (xem qua các tóm tắt những bài báo gần đây). Đồng thời cũng nên xin lời khuyên của thầy và đồng nghiệp nên gửi đăng ở tạp chí nào thì phù hợp nhất. Các bài báo đƣợc trích dẫn trong bài báo thƣờng là chỉ dẫn tốt cho tác giả tìm đúng tạp chí để đăng. Không đƣợc gửi bản thảo đến nhiều tạp chí, chỉ gửi một lần. Chuẩn mực quốc tế cấm gửi bài tới nhiều tạp chí cùng một lúc và các ban biên tập cũng sẽ dễ dàng phát hiện ra nếu tác giả làm điều đó.
(5) Đọc hướng dẫn tác giả của Tạp chí
Tác giả phải áp dụng đúng hƣớng dẫn của Tạp chí định đăng bài để viết bản thảo, ngay từ bản thảo đầu tiên (trình bày, trích dẫn tài liệu tham khảo, cách thể hiện bảng biểu…). Điều đó giúp tiết kiệm thời gian cho cả tác giả và Ban biên tập. Nghiên cứu sinh cũng đừng nghĩ rằng cứ viết đại đi rồi thầy sửa cho. Thầy chỉ “hƣớng dẫn” chứ không làm thay, không làm mất thời gian quý giá của thầy để sữa lỗi viết và thể thức bài báo.
Ví dụ: Khi định gửi bài đăng trên Tạp chí Khoa học và Phát triển của Học viện Nông nghiệp Việt Nam tác giả phải tuân theo hƣớng dẫn viết nội dung của các phần nhƣ sau (trích):
“… Tiêu đề bài báo phải bao hàm nội dung bài viết, ngắn gọn súc tích, đủ nghĩa, sử dụng thuật ngữ khoa học đại chúng và thể hiện đƣợc từ khoá.
Tóm tắt tiếng Anh nêu đƣợc mục đích, phƣơng pháp nghiên cứu chính, kết quả nghiên cứu và kết luận chủ yếu, không quá 250 từ. Từ khoá khoảng 3-6 từ bằng cả tiếng Việt và tiếng Anh.
Nội dung của các phần: (1) Phần mở đầu: cung cấp bối cảnh/cơ sở của vấn đề, tổng quan các tài liệu liên quan đến vấn đề nghiên cứu, logic dẫn đến việc nghiên cứu và trình bày mục đích nghiên cứu. (2) Phần vật liệu và phƣơng pháp nghiên cứu: mô tả các vật liệu dùng cho nghiên cứu, phƣơng pháp nghiên cứu, địa điểm và thời gian bố trí các thí nghiệm, các chỉ tiêu theo dõi và phƣơng pháp xử lý số liệu. (3) Phần kết quả và thảo luận: trình bày các kết quả thu đƣợc theo trình tự logic, không nhắc lại số liệu đã có trong các bảng biểu; thảo luận giúp cho việc diễn giải các kết quả nghiên cứu, khám phá những mối quan hệ với các nghiên cứu trƣớc đó thông qua tài liệu tham khảo, giải thích đƣợc sự quan trọng, cũng nhƣ tính hợp lý của kết quả nghiên cứu…”