- Đội xõy dựng: tổ chức cơ sở thuộc cỏc doanh nghiệp xõy dựng
2.1.2Nội dung của cụng tỏc cung ứng vật tư
2. Tổ chức cung ứng cỏc điều kiện vật chất nhằm sản xuất xõy dựng thuận lợi: 1 Nhiệm vụ, nội dung và kế hoạch hoỏ việc tổ chức cung ứng vật tư
2.1.2Nội dung của cụng tỏc cung ứng vật tư
+ Tổ chức thu mua
Tổ chức thu mua cú thể là cụng ty nằm trong tổng cụng ty xõy dựng hoặc chỉ là đơn vị phũng trong một cụng ty.
Nếu đơn vị thu mua là một cụng ty thỡ cụng ty này hoạt động như một đơn vị hạch toỏn độc lập, việc kinh doanh hoàn toàn tự chủ nhưng nhiệm vụ chủ yếu là sản xuất, thu mua vật tư để cung ứng nguồn hàng cho cỏc đơn vị xõy lắp thuộc tổng cụng ty.
Đơn vị thu mua vật tư là một phũng của một cụng ty thỡ việc hạch toỏn do cụng ty đảm nhiệm. Lỳc này, nhiệm vụ thu mua cũng là nhiệm vụ của chung của cụng ty và việc phục vụ cho sản xuất của cỏc bộ phận xõy lắp là nhiệm vụ chủ chốt của đơn vị cung ứng vật tư.
+ Cỏc yờu cầu của cụng tỏc thu mua :
- Thu mua đỳng chủng loại vật tư yờu cầu : vật tư được thu mua đỳng loại hàng, đạt
mua phải khớp với mẫu mó chào hàng của nhà sản xuất đó được thoả thuận giữa những người thương thảo và ký kết hợp đồng. Hàng hoỏ phải cú catalogues in ấn chớnh thức kốm theo. Hàng hoỏ phải cú bao bỡ hợp cỏch để tiện cho cụng tỏc vận chuyển và bảo quản. Về nguyờn tắc người bỏn phải chịu trỏch nhiệm về chất lượng hàng hoỏ bỏn, nhưng người mua phải kiểm tra chất lượng cẩn thận trước khi nhận hàng. Hàng hoỏ phải được người bỏn tự kiểm tra chất lượng trước khi giao hàng và cú chứng thực bằng văn bản đó kiểm tra chất lượng. Khi cú nghi ngờ về chất lượng, người mua cú quyền chỉ định đơn vị cú chức năng kiểm định chất lượng hợp phỏp kiểm tra lại chất lượng, chi phớ kiểm định này do người bỏn hàng phải trả.
Nếu hàng hoỏ mà người bỏn là đại lý bỏn hàng, người bỏn phải cú văn bản do nhà sản xuất đồng ý cho người đại lý được chớnh thức bỏn sản phẩm của họ.
Khụng thu mua hàng trụi nổi trờn thị trường mà khụng cú xuất sứ rừ ràng.
- Thu mua đủ số lượng vật tư yờu cầu : Hàng hoỏ giao nhận phải được cõn đo theo
đỳng quy định trong hợp đồng thu mua. Khụng được ỏng chừng hoặc cú những thoả thuận khụng được ghi trong văn bản hợp đồng thu mua hàng hoỏ.
Số lượng phải phự hợp với số lượng ghi trong hợp đồng. Đơn giỏ để thanh toỏn phải phự hợp với chất lượng đó quy định và khớp với cỏc điều kiện hợp đồng. Khi phỏt hiện thấy điều kiện chất lượng khụng khớp với hợp đồng thu mua đó ký kết, cần cú văn bản ghi nhận sự khỏc biệt và cú điều chỉnh đơn giỏ theo thực tiễn.
- Giao hàng đỳng hạn theo yờu cầu
Hàng hoỏ giao nhận phải đỳng hạn. Thời hạn giao nhận hàng đó được tớnh toỏn sao cho thời gian cất chứa tại cụng trường là ngắn nhất. Lưu giữ vật tư lõu ở cụng trường, chưa đưa vào sử dụng phải chịu chi phớ bảo quản tăng, tăng diện tớch cất chứa và dễ bị những rủi ro về bảo quản, về lưu giữ.
Thời hạn định ra để nhận hàng đó tớnh toỏn phục vụ thi cụng sỏt ngày. Nếu chậm trễ sẽ gõy ra chờ đợi giữa cỏc bộ phận thi cụng với nhau hoặc nhỡ nhàng trong việc sử dụng mỏy múc, phương tiện đó bố trớ hợp đồng rất ăn khớp trong tiến độ chung.
- Vận chuyển an toàn
Quỏ trỡnh vận chuyển vật tư đến giao cho cụng trường phải đảm bảo thật an toàn. Vận chuyển khụng an toàn sẽ làm thiếu hụt vật tư đó được trự liệu sỏt với số lượng sử dụng. Khi thiếu hụt vật tư do vận chuyển khụng an toàn đem lại sẽ phải mất cụng đàm phỏn giữa cỏc bờn hữu quan về lượng bổ sung và phải cú thời gian để bổ sung vật liệu. Điều này dẫn đến làm chậm trễ thời gian giao nhận, ảnh hưởng đến tiến độ thi cụng hay sản xuất của doanh nghiệp. Những hàng hoỏ giao khụng đỳng hạn phải lập biờn bản sử lý ngay. Những hàng hoỏ bị hư hỏng do vận chuyển phải lập hồ sơ và sử lý kịp thời. Nếu thiếu hụt phải được bổ sung ngay. Khi chất lượng thay đổi, phải cú giải phỏp thớch hợp để sử lý, khụng để ảnh hưởng đến tiến độ thi cụng vỡ vật tư thiếu hoặc khụng đỏp ứng yờu cầu.
- Giao nhận an toàn
Việc giao nhận vật tư, hàng hoỏ phải căn cứ vào hợp đồng mua sắm và hợp đồng vận chuyển.
Trước hết bờn nhận phải nhận hồ sơ, chứng từ giao hàng bao gồm phiờỳ giao hàng, hoỏ đơn, catalogues. Sau đú phải xem xột tổng thể xe chở đến để cú nhận định sơ bộ là hàng hoỏ cũn nguyờn đai, nguyờn kiện, kẹp chỡ, khoỏ, chốt cú nguyờn vẹn khụng. Với hàng hoỏ cồng kềnh, dễ vỡ hay hàng cần cú chế độ bảo quản chăm súc đặc biệt cần hết sức chỳ ý khõu quan sỏt tổng thể tỡnh trạng xe đến. Sau đú đến đối chiếu với đơn hàng , kiểm tra chi tiết việc giao nhận.
Nếu cú nghi ngờ về chất lượng, số lượng cần lập biờn bản ngay tại chỗ và cú hướng giải quyết tức thời.
+. Cỏc hỡnh thức thu mua :
*Thu mua qua đấu thầu
Khi lượng vật tư mua sắm nhiều, cú giỏ trị lớn, cần tiến hành tổ chức đấu thầu cung cấp nhằm tạo ra sự cạnh tranh, mang đến lợi ớch là chất lượng vật tư được cung ứng đảm bảo, số lượng đầy đủ, giỏ thành hạ. Cỏc phương thức thầu hay được sử dụng trong thu mua vật tư là:
- Đấu thầu trọn gúi theo hỡnh thức rộng rói hoặc hạn chế nhà cung cấp:
Việc tổ chức đấu thầu theo đỳng cỏc bước ghi trong Nghị định 88/1999/NĐ-CP ngày 01/9/1999 của Chớnh phủ về việc ban hành Quy chế Đấu thầu và Nghị định số 14/2000/ NĐ-CP ngày 05/5/2000 của Chớnh phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy chế Đấu thầu.
- Đấu thầu chào hàng cạnh tranh:
Khi số lượng cũng như giỏ trị thu mua chưa đủ mức đấu thầu, cú thể gọi thầu chào hàng cạnh tranh.
Chào hàng cạnh tranh, bờn thu mua cũng phải lập hồ sơ mời thầu và nờu rừ cỏc yờu cầu chất lượng, số lượng, thời hạn cũng như cỏc ràng buộc khỏc cho bờn chào hàng. Người chào hàng nào đỏp ứng cỏc tiờu chớ về chất lượng, số lượng , giỏ phải chăng thỡ được mời ký kết hợp đồng cung ứng.
*Thu mua theo đơn đặt hàng:
Đối với hàng hoỏ đặc chủng, khụng phổ biến trờn thị trường hoặc cú cỏc yờu cầu đặc biệt về chất lượng bờn thu mua cú thể yờu cầu được cung ứng dưới hỡnh thức đơn đặt hàng. Nơi được yờu cầu cung ứng theo đơn đặt hàng thường phải là nơi sản xuất chuyờn trỏch, cú sở trường cũng như năng lực cung ứng loại hàng đặc chủng được yờu cầu. Những mặt hàng cũn đang trong giai đoạn sản xuất thớ điểm hoặc cũn đang trải qua giai đoạn thớ nghiệm để hoàn chỉnh được khuyến khớch cung ứng theo đơn đặt hàng. Cũng cú thể cú những mặt hàng khụng sản xuất đại trà vỡ nhu cầu cung ứng chung của xó hội
khụng lớn nhưng nếu đơn vị sử dụng cú yờu cầu, cú thể đặt mua theo đơn đặt hàng. Thớ dụ như khi cần thi cụng cụng trỡnh biển mà đơn vị thu mua cần sử dụng xi măng bền sunphỏt, cú thể yờu cầu nhà mỏy sản xuất xi măng sản xuất đặc thự một số lượng xi măng như yờu cầu.
* Thu mua lẻ
Khi khối lượng hoặc giỏ trị thu mua nhỏ, mặt hàng thu mua đơn chiếc cú thể thu mua lẻ. Khi thu mua lẻ cũng phải khảo sỏt thị trường để nắm được tỡnh hỡnh tồn tại mặt hàng cần tỡm cú trờn địa bàn, cần giỏ cả hợp lý của mặt hàng để trỏnh sự thu mua chủ quan. Cần cú khõu khảo sỏt để tỡm hiểu thị trường về loại hàng hoỏ cần thu mua. Chất lượng hàng hoỏ , sự phự hợp của catalogue với cỏc yờu cầu sử dụng là tiờu chớ hàng đầu để quyết định thu mua. Khụng vỡ thu mua lẻ mà nhõn nhượng cỏc tiờu chớ tiờu chuẩn chất lượng sử dụng. Từng mún hàng thu mua đỳng hoặc thấp hơn giỏ dự toỏn thỡ tổng chi phớ cho sản xuất mới khụng vượt dự toỏn. Nhõn nhượng về giỏ cả sẽ kộo theo sự vượt dự toỏn. Tuy nhiờn việc quyết định phải cõn nhắc trờn thế tổng thể và sự việc toàn cục. Cần cõn nhắc , khụng vỡ một mặt hàng mà làm toàn bộ hay nhiều cụng việc bị ỏch tắc. Cõn nhắc trờn sự tăng giỏ của một số mặt hàng thu mua làm ảnh hưởng đến toàn cục ra sao. Phải tớnh được cỏi giỏ của thời gian để xem lợi hay hại khi phải quyết định những việc ngoài dự kiến.
Cõu chuyện Điền Kỵ cú Tụn Tẫn là quõn sư thi ngựa với vua nước Tề thời Chiến Quốc bờn Trung Quốc luụn nhắc nhở người quản lý phải nhỡn cỏi lợi tổng thể khi quyết định chiến thuật sản xuất hay hành động.