Sổ sách kế toán
- Sổ Nhật ký chung, Sổ cái. - Sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Hình thức ghi chép sổ kế toán
Sơ đồ 2.2 Hình thức ghi chép sổ kế toán tại Ngân hàng VIB – PGD Thủ Đức theo quy định Nhà nước
Chú thích:
Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Hằng ngày, kế toán viên căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự
động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Nhật ký – Sổ cái, Sổ cái…) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng, kế toán viên khóa sổ, tính ra số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng, tính ra tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái để lập Bảng cân đối kế toán trên máy. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) thì lập Báo cáo kế toán.
Kế toán viên có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với Báo cáo kế toán sau khi đã in ra giấy.
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra đảm bảo tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng cân đối kế toán phải bằng nhau và bằng với tổng số tiền phát sinh trên Sổ quỹ. Tổng số dư Nợ và tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng cân đối kế toán phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết. Về cơ bản quy trình lập BCTC của VIB thực hiện theo đúng quy trình kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp trong hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Các giao dịch và nghiệp vụ sẽ được hạch toán hàng ngày và tự động nhập số liệu vào các tài khoản đã được cài đặt và mã hóa sẵn. Cuối các kỳ, kế toán tiến hành thực hiện các thao tác trên máy để tổng hợp các số điện tử tạo Bảng cân đối kế toán.
Hệ thống tài khoản kế toán
Tại Ngân hàng TMCP Quốc Tế Việt Nam, việc xây dựng các tài khoản hoàn toàn độc lập với hệ thống tài khoản do NHNN ban hành. Với cách xây dựng TK kế toán này, NH không phụ thuộc vào sự thay đổi, bổ sung hệ thống TK kế toán của NHNN và có thể thực hiện việc thêm, bớt các TK như mong muốn mà không làm ảnh hưởng đến quá trình hạch toán của NH.
Hệ thống TK kế toán của NH được chia thành 2 phần: - Tài khoản sổ cái.
- Tài khoản giao dịch trực tiếp với khách hàng.
a. Tài khoản sổ cái:
Để đáp ứng yêu cầu về việc hạch toán các nghiệp vụ phát sinh một cách cụ thể, VIB đã xây dựng hệ thống TK sổ cái theo nguyên tắc chi tiết hóa TK cấp 3 của NHNN trên cơ sở yêu cầu quản lý của NH, thông qua đường dẫn kết nối trực tiếp theo một trình tự logic từ TK chi tiết đến TK sổ cái tổng hợp và cuối cùng là phản ánh vào từng TK mà NHNN đã ban hành cho các TCTD theo đúng quy định.
Tài khoản sổ cái là TK cấp 4 do NH mở theo đặc thù và yêu cầu quản lý của NH. Hệ thống TK sổ cái được tổng hợp trên các giao dịch chi tiết trực tiếp trên hệ thống Incas thông qua mã nhóm sổ cái trên cơ sở tự động.
Mã nhóm sổ cái: là các nhóm số, gồm 3 số tự nhiên được quy định và cài đặt sẵn trong hệ thống. Thông qua mã nhóm sổ cái, các giao dịch liên quan đến từng sản phẩm sẽ được tự động cập nhật vào tài khoản sổ cái đã được cài đặt và mã hóa sẵn.
Tài khoản sổ cái có dạng: XXXX-YY-ZZZ
+ Nhóm 1: gồm 4 ký tự đầu tiên (XXXX).
- Ký tự thứ nhất được đánh số từ 1 đến 9 phản ánh 9 loại TK thuộc loại tài sản như sau:
o TK 1, 2, 3: Phản ánh tài sản Có. TK 1: Vốn khả dụng và các khoản đầu tư. TK 2: Hoạt động tín dụng.
TK 3: Tài sản cố định và tài sản Có khác. o TK4, 6: Phản ánh tài sản Nợ. TK 4: Các khoản phải trả.
TK 6: Vốn chủ sở hữu.
o TK 5: Phản ánh lưỡng tính (hoạt động thanh toán). o TK 7: Phản ánh thu nhập.
o TK 8: Phản ánh chi phí.
o TK 9: Phản ánh tài sản theo dõi ngoại bảng.
- Ký tự thứ 2,3,4 được đánh số theo lựa chọn phù hợp với từng loại tài sản trong khoảng từ 001 đến 999 để phản ánh, theo dõi tổng hợp các giao dịch của KH theo nhóm sản phẩm dịch vụ tương ứng trong hệ thống.
+ Nhóm 2: gồm 2 ký tự tiếp theo (YY) thể hiện tính chất kế toán của nhóm sản phẩm dịch vụ.
+ Nhóm 3: gồm 3 ký tự còn lại (ZZZ) theo dõi chi tiết cho từng loại hình nghiệp vụ hoặc sản phẩm theo yêu cầu quản lý.
b. Tài khoản giao dịch với khách hàng:
Do tài khoản tiền gửi được theo dõi chi tiết để đáp ứng yêu cầu quản lý nên không sử dụng TK sổ cái mà sử dụng TK giao dịch với KH.
Tài khoản TGTK có dạng: AAA-BB-CCCCCCCCC-D Trong đó:
+ AAA: Mã sản phẩm.
+ BB: Loại tiền gửi.
+ CCCCCCCCC: Tài khoản chi tiết của KH – Số chạy tự động do hệ thống quản lý.
+ D: Số kiểm tra do hệ thống tự sinh ra.
Ví dụ 1: Tài khoản tiền gửi của KH Nguyễn Văn A là 19901-123456789-8.
Nghĩa là:
+ “199”: loại sản phẩm tiền gửi tiết kiệm có kỳ hạn.
+ “01”: loại tiền gửi là VND.
+ “123456789”: tài khoản chi tiết của KH – do hệ thống cung cấp khi mở TK cho KH.
c. Sự kết nối giữa tài khoản sổ cái và tài khoản giao dịch khách hàng:
Các TK chi tiết được mở và theo dõi trên từng ứng dụng hệ thống sẽ quản lý chi tiết từng bút toán hạch toán của từng giao dịch vào từng TK.
Mỗi giao dịch phát sinh được hạch toán vào tài khoản chi tiết (15 số). Và thông qua mã nhóm sổ cái để cập nhật tức thời vào từng TK sổ cái theo 1 dãy ký tự đường thẳng cụ thể như sau:
AAABBCCCCCCCCCD-EEE-XXXXYYZZZ - 15 ký tự đầu: Phản ánh TK chi tiết.
- 3 ký tự tiếp theo: Phản ánh mã nhóm sổ cái. - 9 ký tự cuối cùng: Phản ánh TK sổ cái.
Dựa vào 1 hay nhiều TK sổ cái được kết nối, chương trình tự động cập nhật, chuyển đổi tương ứng từ TK sổ cái (TK cấp 4) về TK cấp 3 mà NHNN đã ban hành thông qua bảng kết hợp TK, kế toán tổng hợp sẽ kiểm tra sự chính xác, khớp đúng của hạch toán phân tích và lập bảng cân đối TK vào cuối mỗi ngày.
2.2.3 Quy trình nhận tiền gửi tiết kiệm Quy trình nhận tiền gửi tiết kiệm Quy trình nhận tiền gửi tiết kiệm a. Thủ tục gửi tiền tiết kiệm:
+ Thủ tục gửi tiền tiết kiệm lần đầu:
- Khách hàng phải trực tiếp thực hiện giao dịch gửi tiền tại các chi nhánh NH VIB hoặc Điểm giao dịch tiết kiệm của các chi nhánh VIB và xuất trình các giấy tờ sau: 1. Đối với người gửi tiền là cá nhân Việt Nam phải xuất trình Chứng minh nhân dân (CMND)/ hộ chiếu hoặc giấy tờ tương đương còn hiệu lực.
2. Đối với người gửi tiền là cá nhân nước ngoài phải xuất trình hộ chiếu có thời hạn hiệu lực còn lại dài hơn kỳ hạn gửi tiền (đối với trường hợp nhập, xuất cảnh được miễn thị thực); xuất trình hộ chiếu kèm thị thực có thời hạn hiệu lực còn lại dài hơn kỳ hạn gửi tiền (đối với trường hợp nhập, xuất cảnh có thị thực).
3. Đối với người gửi tiền là người giám hộ hoặc người đại diện theo pháp luật, ngoài việc xuất trình CMND hoặc hộ chiếu, phải xuất trình thêm các giấy tờ chứng minh tư cách của người giám hộ hoặc người đại diện theo pháp luật của người chưa thành niên, người mất năng lực hành vi dân sự, người hạn chế năng lực hành vi dân sự.
4. Đối với người gửi tiền từ đủ 15 tuổi đến chưa đủ 18 tuổi nhưng có tài sản riêng: ngoài việc xuất trình CMND hoặc hộ chiếu còn thời hạn hiệu lực, phải xuất trình giấy tờ để chứng minh số tiền gửi ngân hàng là tài sản riêng của mình (như giấy tờ thừa kế, cho, tặng, hoặc các giấy tờ khác chứng minh số tiền gửi vào ngân hàng là tài sản của mình). - Khách hàng ghi đầy đủ thông tin, ký và ghi rõ họ tên trên chứng từ gửi tiền. Trường hợp khách hàng không phải là chủ sở hữu TGTK, chứng từ gửi tiền phải ghi rõ tên chủ sở hữu TGTK.
- Khách hàng đăng ký chữ ký mẫu
- Người gửi tiền thực hiện nộp tiền tại Điểm giao dịch tiết kiệm.
- Cán bộ giao dịch tiết kiệm thực hiện các thủ tục nhận tiền gửi tiết kiệm, mở tài khoản TGTK và cấp Sổ tiết kiệm cho người gửi tiền lần đầu sau khi người gửi tiền đã thực hiện các thủ tục ở trên.
+ Thủ tục gửi tiền tiết kiệm lần sau:
- Thủ tục gửi tiền tiết kiệm lần sau được áp dụng đối với trường hợp chủ sở hữu TGTK đã có hồ sơ thông tin khách hàng trong hệ thống.
- Chủ sở hữu TGTK có thể thực hiện trực tiếp hoặc thông qua người khác. Trường hợp gửi thông qua người khác, người gửi hộ phải cung cấp cho Điểm giao dịch tiết kiệm số CMND/ hộ chiếu hoặc giấy tờ tương đương còn thời hạn hiệu lực của chủ sở hữu tiết kiệm; các chứng từ gửi tiền phải ghi tên chủ sở hữu TGTK.
b. Quy trình nhận TGTK tại VIB – PGD Thủ Đức:
Sơ đồ 2.3 Quy trình nghiệp vụ nhận tiền gửi tiết kiệm
Khách hàng
(2) Giấy yêu cầu mở tiền gửi có kỳ hạn
(1) CMND ++
(3) Giấy yêu cầu mở TKCKH có chữ ký khách hàng + tiền gửi
(6)Sổ tiết kiệm, CMND
Giao dịch viên
Kiểm soát viên (4) Sổ tiết kiệm, giấy yêu cầu mở TKCKH (5) Chứng từ sau khi
- Khách hàng xuất trình Chứng minh nhân dân (CMND) (hoặc hộ chiếu) và thông báo số tiền gửi cho giao dịch viên.
- Khách hàng điền đầy đủ các thông tin trên Giấy yêu cầu mở tiền gửi có kỳ hạn thông tin người gửi (họ tên, số CMND, ngày cấp, nơi cấp, địa chỉ), thông tin gửi tiết kiệm (số tiền gửi, loại tiền gửi, loại tiết kiệm).
- GDV căn cứ vào CMND và yêu cầu của khách hàng , kiểm tra hồ sơ và giầy tờ xác minh thông tin và thực hiện mở tài khoản trên hệ thống.
- Khách hàng kiểm tra các yếu tố trên Giấy nộp tiền, nếu đúng ký tên (ghi rõ họ tên), đăng ký chữ ký mẫu (trường hợp gửi lần đầu) và chuyển trả lại cho GDV. Đồng
thời lập bảng kê các loại tiền nộp (ký tên) và nộp tiền trực tiếp cho GDV, nếu khách hàng nộp tiền mặt, thực hiện nhận tiền và kiểm đếm theo Quy trình kiểm đếm tiền mặt. - GDV thực hiện hạch toán mở TKTG; ký xác nhận vào mục “Thực hiện giao dịch” trên Yêu cầu mở tiền gửi có kỳ hạn; sau đó chuyển hồ sơ mở TKTG cho kiểm soát viên để KSV kiểm tra tính hợp lệ, chính xác và khớp đúng các thông tin trên hồ sơ mở tiền gửi và trên hệ thống, nếu khớp đúng, phê duyệt trên hệ thống.
- GDV hạch toán nộp tiền mặt vào TKTG; GDV in Giấy gửi tiền, trực tiếp chuyển khách hàng ký xác nhận và đóng dấu “Đã thu tiền” trên Giấy gửi tiền; sau đó ký chứng từ và chuyển cho KSV kiểm duyệt.
- KSV kiểm tra số tiền, lãi suất đang áp dụng cho TKTG được GDV mở trên hệ thống và chứng từ, nếu thông tin khớp đúng thì KSV phê duyệt trên hệ thống.
- GDV đăng nhập chương trình core extra và in Sổ tiết kiệm, ký xác nhận và điền thông tin số TKTG trên Yêu cầu mở tiền gửi có kỳ hạn.
- Sau đó KSV kiểm tra thông tin in trên Sổ tiết kiệm và đối chiếu thông tin TKTG trên hệ thống nếu khớp đúng thì chuyển cho Giám đốc Ngân hàng bán lẻ ký xác nhận trên Sổ tiết kiệm.
- Sau khi Giám đốc NHBL ký xác nhận chuyển lại cho GDV trực tiếp giao lại Sổ tiết kiệm và các giấy tờ xác minh thông tin cho khách hàng, sau đó lưu chứng từ và hồ sơ mở tiền gửi.
c. Sổ (thẻ) tiết kiệm:
- Tên điểm giao dịch tiết kiệm; loại tiền, số tiền; kỳ hạn gửi tiền; ngày gửi tiền; ngày đến hạn thanh toán (đối với TGTK có kỳ hạn); lãi suất; phương thức trả lãi; thời điểm trả lãi; địa điểm thanh toán tiền gốc và lãi.
- Họ tên và địa chỉ của chủ sở hữu/ đồng chủ sở hữu; số CMND hoặc hộ khẩu của chủ sở hữu/ đồng chủ sở hữu TGTK (trừ trường hợp chủ sở hữu, đồng chủ sở hữu TGTK chưa đến tuổi được cấp CMND hoặc hộ chiếu).
- Họ tên, địa chỉ và số CMND hoặc hộ chiếu của người giám hộ hoặc người đại diện theo pháp luật (chỉ áp dụng đối với trường hợp người gửi tiền là người giám hộ hoặc người đại diện theo pháp luật).
- Số thẻ, con dấu, chữ ký của Giám đốc/ người được Giám đốc ủy quyền, chữ ký của giao dịch viên của Điểm giao dịch tiết kiệm nhận TGTK.
- Các nội dung ghi chú, chỉ dẫn khác của NHCT (Quy định về chuyển quyền sở hữu, cầm cố thẻ tiết kiệm tại Điểm giao dịch tiết kiệm…).
2.2.4 Phương pháp kế toán Hạch toán kế toán TGTK Hạch toán kế toán TGTK
Khi khách hàng gửi vào sổ tiết kiệm
Khách hàng đến mở sổ tiết kiệm, sau khi kiểm tra các giấy tờ tùy thân của KH còn hiệu lực và thu đủ tiền mặt thì giao dịch viên in thông tin lên sổ tiết kiệm, hướng dẫn khách đăng ký chữ ký mẫu, lập phiếu thu đã thu tiền sau đó giao dịch viên và kiểm soát viên ký tên đóng dấu trên sổ tiết kiệm trả lại cho KH. Định khoản:
Nợ TK 101101001 – Tiền mặt đã kiểm đếm: Số tiền KH gửi vào.
Có TK 19901-xxxxxxxxxx – Tiền gửi tiết kiệm bằng VND: Số tiền KH gửi vào.
+ Ví dụ: Ngày 10/3 KH Phạm Thị Hồng Nhung mở Sổ tiết kiệm số 11101778 gửi tiết kiệm 200.000.000 đồng, kỳ hạn 36 tháng. Định khoản như sau:
Nợ TK 101101001: 200.000.000 Có TK 19901-11101778-8: 200.000.000
Khi khách hàng rút vốn gốc TGTK:
Khi khách hàng muốn rút vốn gốc (tới kỳ đáo hạn hoặc tất toán trước hạn), giao dịch viên nhận thẻ tiết kiệm đối chiếu với giấy tờ tùy thân của KH và thu hồi sổ tiết kiệm, lập phiếu chi, đối chiếu chữ ký của KH với chữ ký mẫu nếu đúng kiểm soát viên ký và yêu cầu chi tiền cho KH. Định khoản:
Có TK 101101001 – Tiền mặt đã kiểm đếm.
+ Ví dụ: Ngày 1/3 KH Nguyễn Thị B tất toán tài khoản số 007654321 kỳ hạn 9 tháng số tiền 10.000.000 đồng nhận bằng tiền mặt.
Nợ TK 19901-007654321-8: 10.000.000 Có TK 101101001: 10.000.000
a. Phương pháp tính lãi và hạch toán trả lãi Tài khoản trả lãi tiền gửi tiết kiệm có dạng: 80101-XXXXXXXXX-Y
- “801”: tài khoản trả lãi. - “01”: loại tiền gửi là VND.
- “XXXXXXXXX”: số TK chi tiết của KH. - “Y”: số kiểm tra tính đúng của TK.
Tài khoản lãi phải trả cho tiền gửi tiết kiệm: 49101-AAAAAAAAA-B
- “491”: tài khoản lãi phải trả cho tiền gửi tiết kiệm. - “01”: loại tiền gửi là VND.
- “AAAAAAAAA”: số TK chi tiết của KH. - “B”: số kiểm tra tính đúng của TK.