Nhằm đề ra các giải pháp dựa trên các thủ tục, quy định và trình tự của hệ thồng khai báo Hải quan điện tử và chi cục Hải quan, đặc biệt là những thông tư mới được ban hành của tổng cục Hải quan về việc thay đổi hệ thống khai báo Hải quan điện
sớm có những biện pháp để giải quyết các vấn đề liên quan đến khâu khai báo Hải quan điện tử nhằm chủ động về mặt thời gian. Nâng cao kinh nghệm của nhân viên chứng từ trong việc khai báo hải quan bằng điện tử.
Do phần mềm khai báo hải quan điện tử thường xảy ra một số lỗi, nguyên nhân có thể do hệ thống mạng hoặc do cá nhân làm sai yêu cầu. Khâu này cần thực hiện chính xác, nhằm rút ngắn thời gian, chi phí cũng như tránh tình trạng bị bẻ luồng do khai báo sai và sửa lại quá nhiếu lần ( từ luồng xanh có thể bị chuyển sang luồng vàng).
3.2.2.2 Điều kiện thực hiện giải pháp:
Để thực hiện tốt giải pháp này, đòi hỏi nhân viên phải có kinh nghiệm trong việc khai báo. Các nhân viên có nhiều năm kinh nghiệm nên chỉ dẫn lại cho các nhân viên mới, chưa rành việc. Công ty có thể mở thêm các buổi hướng dẫn nhằm giúp nhân viên học hỏi thêm kinh nghiệm về việc khai báo tránh việc do không hiểu rõ các yêu cầu của tờ khai mà phải khai báo lại. Đối với những mặt hàng mới hoặc với những mặt hàng công ty ít nhập về, nhân viên nên tìm hiểu rõ cách thức khai báo mặt hàng đó để khâu khai báo có thể diễn ra trôi chảy hơn. Để tránh sai sót, nhầm lẫn trong trường hợp làm một lúc nhiều việc nên phân chia nhân viên đảm nhiệm chuyên về mảng khai báo hải quan điện tử.
Tập trung đào tạo đội ngũ nhân viên có chuyên môn, trình độ nghiệp vụ khai báo hải quan điện tử, phần mềm khai báo hải quan điện tử, dử dụng thành thạo máy tính và tin học ứng dụng văn phòng. Cho nhân viên đi học các lớp bồi dưỡng kỹ năng sử dụng phần mềm khai báo hải quan điện tử.
Cần nhập thông tin theo đúng yêu cầu. Thông thường nhân viên thường gặp sai sót trong việc áp mã HS hàng hóa. Do đó, nhân viên nên phân biệt rõ ràng các nhóm danh mục sản phẩm tương tự, gần giống nhau để việc áp mã HS hàng hóa phù hợp nhất. Hoặc nhân viên có thể tham khảo mã HS trên website.
Ngoài ra, để thực hiện tốt giải pháp này công ty cần có ngồn vốn để đầu tư các thiết bị văn phòng tốt nhất, nên đầu tư một máy tính riêng phục vụ cho việc khai báo hải quan. Máy tính này phải thường xuyên được kiểm tra hoặc bảo trì, tránh việc nhiễm virus hay bị lỗi. Công ty nên đảm bảo đường truyền mạng tốt và mạnh,
tránh việc do đường truyền yếu, gây khó khăn trong quá trình truyền tải dữ liệu.Công ty đang sử dụng phần mềm khai bá điện tử của công ty Thái Sơn, tuy nhiên công ty nên tạo mối quan hệ tốt với công ty này để có thể hưởng được chế độ chăm sóc khách hàng tốt nhất khi cần thiết. Khi khai báo nếu do lỗi phần mềm, liên lạc ngay với công ty Thái Sơn để được hỗ trợ kịp thời, đảm bảo đúng tiến độ.
Lên tục cập nhật các thông tin về các quy định, chính sách thay đổi từ cục hải quan, nắm rõ các bước thực hiện để và có sự điều chỉnh phù hợp. Nếu trường hợp gặp phải các sự cố mà công ty không thể giải quyết ngay lập tức được, nên nhờ các dịch vụ chuyên về khai báo hải quan điện tử từ bên ngoài để thực hiện.
3.2.2.3 Kết quả đạt được từ giải pháp:
Thời gian khai hải quan điện tử được rút ngắn, do nhân viên có kinh nghiệm. Tiết kiệm được chi phí cho công ty và hạn chế được các sai sót trong quá trình khai báo.
Bên cạnh đó, do tờ khai đã được kiểm tra kỹ lưởng, nên nhân viên không mất thời gian chỉnh sửa, bổ sung hoặc làm lại tờ khai.
Nhân viên linh hoạt hơn trong khâu khai báo hải quan điện tử, có khả năng xử lý các tình huống không mong muốn.
