Đầu tiên để thực hiện được giải pháp này, đòi hỏi nhân viên phải có tính cẩn trọng, chu đáo và có trình độ chuyên môn về lĩnh vực xuất nhập khẩu. Nhân viên chứng từ cần nắm và hiểu rõ các chi tiết trong bộ chứng từ để thuận tiện trong việc kiểm tra và đối chiếu, nắm rõ trình tự, thủ tục khai báo hải quan để tránh sai sót, làm gián đoạn quy trình giao nhận. Các chứng từ trong ngoại thương thường bằng tiếng anh nên đòi hỏi nhân viên phải có trình độ tiếng anh chuyên ngành tương đối tốt, có thể đọc và hiểu các điều khoản trong hợp đồng.
Đối với sai sót xuất phát từ phía người bán, do người bán giao thiếu chứng từ hoặc giao chứng từ bị nhầm lẫn. Vì thế nhân viên chứng từ khó phát hiện ra sai sót, khi đó bộ chứng từ sẽ không thống nhất với nhau. Do đó, cần kiểm tra kỹ lưỡng ngay từ đầu khi người bán giao cho, trong trường hợp người bán giao thiếu hoặc giao nhầm phải yêu cầu giao lại và chỉ giao trong một lần, tránh trường hợp giao nhiều lần dẫn đến phân tán, gây thêm nhầm lẫn.
Để tăng hiệu quả trong công việc nên phân chia chứng từ theo từng nhóm khách hàng nghĩa là phân theo từng công ty, trong mỗi nhóm khách hàng lại phân ra thành từng lô hàng. Tuy nhiên, không nên phân loại theo hàng hóa hoặc thời gian, điều này dẫn đến những khó khăn khi kiểm tra tính thống nhất về thông tin của bộ chứng từ. Hơn thế nữa nên phân chia nguồn nhân lực đảm nhiệm từng lô hàng khác nhau, tránh trường hợp công việc chồng chéo lên nhau gây nhầm lẫn. Tốt hơn nên chia nhỏ công việc cho từng người để bảo đảm sự chuyên sâu và tính chính xác cao. Ví dụ trong lô hàng nhập sơmi rơmoóc từ Trung Quốc, các nhân viên sẽ phân chia công việc cụ thể cho từng người: một nhân viên đảm nhiệm tiếp nhận bộ chứng từ, một nhân viên đảm nhận việc lập các chứng từ tờ khai, còn một nhân viên khác sẽ lo phần thủ tục hải quan, ba người này tạo thành một tổ sẽ hỗ trợ nhau trong quá trình làm việc.
Để tránh có bất cứ sai sót nào, trước khi nộp bộ chứng từ và khai báo hải quan, nhận viên cần kiểm tra cẩn thận lại một lần nửa về nội dung cũng như số lượng chứng từ. Đặc biệt là các giấy tờ quan trọng cần phải kiểm tra thật kỹ.
Bên cạnh đó, nhằm nâng cao khả năng chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ nhân viên và tăng niềm tin cho khách hàng, công ty nên gửi nhân viên của mình tham gia
những lớp đào tạo nghiệp vụ do các trung tâm hoặc trường đại học tổ chức .Đồng thời, nhân viên cũng như ban lãnh đạo cũng phải thường xuyên cập nhật thông tin, thông tư, nghị định mới nhất về sử đổi, các văn bản hướng dẫn của các cơ quan có liên quan.
Các trang thiết bị dùng để liên lạc và trao đổi thông tin như điện thoại, máy in, máy fax, máy scan, máy photo phải luôn được bão dưỡng và luôn trong tình trạng hoạt động tốt để phòng các trường hợp cần gửi giấy tờ gấp.
Bên cạnh đó để tăng tính thống nhất về mặt chứng từ, nhân viên giao nhận và nhân viên chứng từ nên có sự thống nhất thông tin về chứng từ trước khi tiến hành quy trình giao nhận. Cả nhân viên giao nhận và nhân viên chứng từ nên nắm rõ toàn bộ quy trình, cũng như yêu cầu cụ thể của từng bước, để có thể ứng phó với các tình huống xảy ra. Đồng thời, công ty nên hỗ trợ các thiết bị liên lạc cho nhân viên trong các trường hợp cần thiết, nhằm rút gọn thời gian thực hiện quy trình.