công ty TNHH Dầu Nhờn Hải Nam
(1) Nhận và kiểm tra bộ chứng từ
Nhận bộ chứng từ gốc từ khách hàng:
Sau khi công ty hoàn thành việc ký kết hợp đồng với khách hàng, tiếp theo sẽ tiến hành quy trình giao nhận. Bước đầu tiên trong khâu chuẩn bị để nhận hàng là nhận bộ chứng từ gốc từ người bán. Bộ chứng từ này do người bán lập và gửi cho người mua thông qua các phương thức thanh toán khác nhau. Tùy vào phương thức thanh toán đã thỏa thuận trong hợp đồng, bộ chứng từ có thể được gửi bằng dịch vụ chuyển fax nhanh trực tiếp cho doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp phải ra ngân hàng nhận bộ chứng từ.
Nhận bộ chứng từ là bước cơ bản để công ty có thể tiến hành làm thủ tục nhận hàng nhập khẩu, do đó nhân viên chứng từ cần chắc chắn rằng mình đã nhận đầy đủ bộ chứng từ. Trong trường hợp thiếu bất kỳ chứng từ cần thiết nào, nhân viên cần liên lạc ngay với người bán để bổ sung kịp thời.
Các chứng từ thông thường gồm:
- Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract). - Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice). - Phiếu đóng gói (Packing List).
- Vận đơn (Bill of Lading).
- Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin). - Giấy chứng nhận bảo hiểm (Certificate of Insurance). - Giấy chứng nhận số lượng (Certificate of Quantity). - Giấy chứng nhận chất lượng (Certificate of Quality).
Tùy vào từng loại mặt hàng, mua bán theo điều kiện thương mại nào và yêu cầu của nhà xuất khẩu mà có đầy đủ tất cả các chứng từ trên hay không.
Kiểm tra bộ chứng từ:
Tùy theo hình thức thanh toán đã thỏa thuận, mà bộ chứng từ được so sánh đối chiếu với nguồn nào. Nếu thanh toán bằng L/C thì nhân viên sẽ đối chiếu thông tin của bộ chứng từ và các chi tiết trong L/C với nhau, còn khi thanh toán bằng các hình thức khác như TTR, D/P,… thì đối chiếu với hợp đồng ngoại thương.
Khi nhận được bộ chứng từ, nhân viên của công ty TNHH Dầu Nhờn Hải Nam sẽ tiến hành kiểm tra lại. Do mỗi chứng từ có chức năng riêng biệt nhưng có mối quan hệ ràng buộc với nhau, nên việc kiểm tra lại bộ chứng từ là khá quan trọng. Tất cả chứng từ đều phải ăn khớp với nhau, đặc biệt là đối với hợp đồng. Do đó, nhân viên chứng từ thường kiểm tra chéo các chứng từ với nhau để tăng tính chính xác . Trong trường hợp phát hiện sai sót, nhân viên phải báo ngay cho khách hàng để điều chỉnh kịp thời, nhằm nhanh chóng giải quyết thủ tục cho lô hàng và tiết kiệm thời gian, chi phí.
Kiểm tra hợp đồng ngoại thương:
Kiểm tra tên, số hợp đồng, ngày ký hợp đồng, tên và địa chỉ bên mua, tên và địa chỉ bên bán, mô tả hàng hóa (tên hàng, số lượng, nơi sản xuất, đơn giá, tổng giá trị), điều kiện giao hàng (FOB,CIF,CFR,…) và phương thức thanh toán, thời gian địa điểm giao hàng, đồng tiền thanh toán, quy cách đóng gói.
Ví dụ:
- Số hợp đồng: HN-LSDY-2015.07.29, HN-LSDY-2015.07. - Ngày ký hợp đồng: 29-07-2015.
- Tên và địa chỉ bên mua: CÔNG TY TNHH DẦU NHỜN HẢI NAM (địa chỉ: số 66/11 đường Phổ Quang, phường 2, quận Tân Bình, Hồ Chí Minh, Việt Nam).
- Tên và địa chỉ bên bán: JIYAN AOYUE INTERNATIONAL TRADE CO .,LTD (Addess: no 3966, Erhuan East Road, Licheng District, Jinan City, Shandong Province, China).
- Tên hàng: 20’tri-axle skeleton semi-trailer. - Nơi sản xuất: Trung Quốc.
- Số lượng: 7 chiếc.
- Đơn giá: 12.250 USD/ chiếc Tổng cộng: 85.750 USD - Điều kiện giao hàng: CIF TP. HCM, VN, Incoterm 2010. - Địa điểm giao hàng: bất kỳ cảng nào tại TP. HCM.
- Đóng gói: hàng được đóng trong 2 container, 3 chiếc trong container 45ft, 4 chiếc còn lại trong 2 container 40ft.
- Phương thức thanh toán: thanh toán bằng điện chuyển tiền, trả trước 30% giá trị hàng hóa, 70% còn lại chuyển trước khi hàng cập cảng. Đồng tiền thanh toán: USD, Số tài khoản người mua: 160200452902421337, tại ICBC Shangdong Jinan Branch Licheng Sub-Branch.
Lƣu ý: Hợp đồng là chứng từ quan trọng để làm cơ sở đối chiếu cho các chứng từ còn lại. Do đó, cần phải kiểm tra nội dung cũng như tính thống nhất giữa các chứng từ. Trong trường hợp có sai sót cần liên hệ với bên bán để kịp thời bổ sung và xác nhận để kịp tiến độ công việc.
Kiểm tra hóa đơn thương mại:
Kiểm tra số hóa đơn, ngày lập hóa đơn, thông tin các bên, số tham chiếu, mô tả hàng hóa, điều kiện giao hàng, số B/L, phương thức thanh toán.
Ví dụ:
- Số hóa đơn: HNLSDY201507.
- Ngày lập hóa đơn: 27-08-2015 (ngày lập hóa đơn phải trùng hoặc trước ngày giao hàng, so sánh với ngày giao hàng trên vận đơn).
- Người mua: CÔNG TY TNHH DẦU NHỜN HẢI NAM . (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Người bán: JIYAN AOYUE INTERNATIONAL TRADE CO .,LTD. - Số hợp đồng: HN-LSDY-2015.07.29, HN-LSDY-2015.07.
- Địa điểm giao hàng: bất kỳ cảng nào tại TP. HCM. - Phương thức thanh toán: T/T.
- Số lượng: 7 chiếc.
Kiểm tra vận đơn:
Kiểm tra thông tin người bán, người mua, người được thông báo, số B/L, ngày lập B/L, số container, số seal, tên tàu, số chuyến, ngày đến, số lượng container.
Ví dụ:
- Tên và địa chỉ người bán: JIYAN AOYUE INTERNATIONAL TRADE. - CO.,LTD (Addess: no 3966, Erhuan East Road, Licheng District, Jinan City,
Shandong Province, China).
- Tên và địa chỉ người mua: CÔNG TY TNHH DẦU NHỜN HẢI NAM (địa chỉ: số 66/11 đường Phổ Quang, phường 2, quận Tân Bình, Hồ Chí Minh, Việt Nam).
- Số B/L: APLU 660109702. - Ngày: 02-09-2015.
- Số container: CAIU974741-0, CAIU974846-4, CATCNU999514-9. - Số seal: AN40545092, AN40545049, AN40541946.
- Tên tàu: APL Japan. - Số chuyến: 158W. - Ngày đến: 20-09-2015. - Số lượng container: 3.
Lƣu ý: đối chiếu các thông tin trên B/L có phù hợp, có thống nhất với hợp đồng và những chứng tờ khác trong bộ chứng từ.
Kiểm tra giấy chứng nhận xuất xứ:
Kiểm tra form C/O, tên và địa chỉ người mua, mô tả hàng hóa (tên hàng, đơn giá, số lượng, trọng lượng), điều kiện giao hàng, quy cách đóng gói, đơn giá và tổng gía trị hàng hóa, nơi cấp.
Ví dụ:
- Form C/O: E (do hàng nhập khẩu từ Trung quốc sang Việt Nam, nên mẫu C/O sử dụng là form E).
- Nơi cấp: Trung Quốc.
- Các thông tin khác: trùng khớp với hợp đồng và hóa đơn.
(2) Lấy lệnh giao hàng
Nhân viên chứng từ chủ động liên lạc với hãng tàu để biết là tàu đã về hay chưa. Sau khi biết tàu đã cập cảng dỡ, nhân viên giao nhận sẽ cầm giấy thông báo hàng đến (Arrival Notice) kèm mã số thuế, giấy giới thiệu và vận đơn gốc (Bill of Lading) hoặc vận đơn surrender đến văn phòng đại diện của hãng tàu, tại địa chỉ được thể hiện trên thấy báo hàng để lấy D/O. Nếu là vận đơn gốc hãng tàu sẽ giữ lại, còn vận đơn surrender thì không.
Sau khi đã trình các chứng từ cần thiết cho nhân viên của văn phòng đại diện hãng tàu, nhân viên này sẽ tiếp nhận và đưa ra mức phí phải đóng. Tùy theo phương hướng kinh doanh của mỗi hãng tàu mà các khoản phí đóng sẽ khác nhau. Thông thường công ty phải đóng các khoản phí như: phí chứng từ, phí THC, một số phụ phí hãng tàu thu thêm, một số phì phát sinh khác (nếu có),…
Sau khi đóng tất các khoản phí, nhân viên sẽ giao D/O gồm 4 bản có dấu mộc của hãng tàu. Sau khi đã đưa các D/O gốc, nhân viên của đại lý hãng tàu đưa cho nhân viên giao nhận một tờ D/O khác, có nội dung tương tự như các tờ D/O vừa nhận, nhân viên giao nhận sẽ ký xác nhận lên tờ D/O này là đã nhận lệnh.
Khi nhận được D/O, nhân viên giao nhận cần kiểm tra, đối chiếu nội dung D/O với B/L nhằm phát hiện ra sai sót của D/O và tu chỉnh ngay, tránh trường hợp D/O không có giá trị hiệu lực. Các nội dung cần lưu ý kiểm tra:
- Tên tàu - Số vận đơn
- Tên và địa chỉ người nhận hàng - Tên hàng
- Loại hàng (hàng nguyên container hay hàng lẻ) – do đây là hàng nguyên container, nên kiểm tra số seal, khối lượng của mỗi container và số kiện trong mỗi container.
- Cảng bốc - Cảng dỡ
(3) Làm thủ tục hải quan hàng nhập khẩu
Hình 2.4: Quy trình làm thủ tục hải quan cho lô hàng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Khai hải quan điện tử:
Hiện tại thì công ty sử dụng phần mềm khai báo trực tiếp qua mạng điện tử ECUS5 VNACC của công ty phát triển công nghệ Thái Sơn để khai báo hải quan điện tử cho hàng hóa.
Trước khi thực hiện, nhân viên chứng từ cần chuẩn bị một số chứng từ cần thiết sau: - Hợp đồng ngoại thương
- Hóa đơn thương mại - Vận đơn
- Phiếu đóng gói - Bảng kê chi tiết
Ngoài ra, tùy theo mặt hàng nhập khẩu mà có thêm một số chứng từ khác như giấy chứng nhận xuất xứ, giấy kiểm dịch,…
KHAI HẢI QUAN ĐIỆN TỬ
ĐĂNG KÝ TỜ KHAI TẠI CƠ QUAN HẢI QUAN
KIỂM TRA THỰC TẾ HÀNG HÓA
Việc khai hải quan điện tử được thực hiện thông qua 4 bước như sau:
Hình 2.5: Quy trình khai hải quan điện tử hàng nhập khẩu
Bƣớc 1: Lập tờ khai hải quan: dựa trên những chứng từ đã được kiểm tra để nhập các thông tin theo yêu cầu hệ thống. Ngoài việc khai đầy đủ các thông tin trên tờ khai, doanh nghiệp phải khai thêm các chứng từ kèm theo như: hợp đồng, hóa đơn, phiếu đóng gói, vận tải đơn, giấy phép nếu (nếu có), …
Bƣớc 2: Khai báo hải quan điện tử: nếu khai báo thành công, hệ thống mạng của hải quan sẽ tự động báo số tiếp nhận hồ sơ.
Bƣớc 3: Nhận kết quả khai báo hải quan điện tử: sau một thời gian nhân viên chứng từ sẽ nhận được kết quả phản hồi từ cơ quan Hải quan. Dựa trên kết quả phản hồi mà nhân viên sẽ tiến hành tiếp.
Trong trường hợp có bất cứ sai sót hay thiếu sót gì, thì nhân viên chứng từ cần sửa đổi và bổ sung, sau đó gửi khai báo lại và nhận số tiếp nhận hồ sơ mới. Nếu được yêu cầu chứng từ kèm theo thì nhân viên chứng từ đính kèm vào tờ khai và gửi lại. Trường hợp không có bất kì vấn đề nào nảy sinh (khai báo thành công), nhân viên sẽ được cấp số tờ khai và sau đó sẽ nhận được kết quả phân luồng.
Bƣớc 4: Kiểm tra và xử lý tờ khai hải quan: sau khi có số tờ khai, nhân viên chứng từ sẽ tiếp tục chờ để nhận được kết quả phân luồng kiểm hóa từ cơ quan hải quan. Sau khi có đầy đủ thông tin, nhân viên chứng từ in 2 tờ khai bản chính để mở tờ khai và nộp thuế.
Ví dụ:
Sau khi tiến hành khai hải quan điện tử cho lô hàng nhập khẩu từ Trung Quốc: - Số tờ khai: 100560570501.
- Ngày đăng ký: 21/09/2015.
- Phân luồng kiểm hóa: luồng xanh.
Đăng ký tờ khai tại cơ quan hải quan: Lập tờ khai
hải quan điện tử
Khai báo hải quan điện tử
Nhận kết quả khai báo hải quan điện tử
Kiểm tra và xử lý tờ khai
Khi có được số tờ khai hải quan hàng nhập, nhân viên chứng từ chuẩn bị bộ hồ sơ để đăng ký tờ khai Hải quan.
Bộ hồ sơ bao gồm:
- Tờ khai Hải quan điện tử: 2 bản chính.
- Phụ lục tờ khai Hải quan điện tử: 2 bản chính. - Hóa đơn thương mại: 1 bản chính.
- Hợp đồng ngoại thương, phụ lục hợp đồng: 1 sao y. - Phiếu đóng gói: 1 bản chính. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Vận đơn: 1 sao y.
- Giấy chứng nhận xuất xứ: 1 bản chính. - Lệnh giao hàng: 1 bản chính.
- Giấy giới thiệu: 1 bản chính.
Sau đó, nhân viên giao nhận sẽ mang bộ tờ khai đã được phân luồng đến cơ quan Hải quan để làm tục Hải quan.
Lƣu ý: Tùy theo phương thức thanh toán cụ thể mà có thể nộp thêm giấy chuyển tiền, điện chuyển tiền của ngân hàng. Tùy theo từng loại mặt hàng mà nộp thêm: giấy chứng nhận phân tích, giấy kiểm tra chất lượng hàng hóa.
Kiểm tra thực tế hàng hóa:
Có 3 mức độ kiểm hóa:
- Luồng xanh: miễn kiểm tra chi tiết bộ hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế lô hàng. - Luồng vàng: kiểm tra chi tiết bộ hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế lô hàng.
- Luồng đỏ: kiểm tra chi tiết hồ sơ, kiểm tra thực tế hàng hóa. Có 3 mức độ kiểm tra: 5%, 10% hoặc 100% lô hàng thực tế.
Khi tàu cập cảng, hàng hóa sẽ được chuyển từ tàu vào bãi trung tâm. Do đó nhân viên giao nhận phải làm thủ tục để chuyển hàng từ bãi trung tâm sang bãi kiểm hóa.
Công nhân cắt seal, mở container trước sự giám sát của cán bộ Hải quan. Cán bộ Hải quan kiểm hóa sẽ kiểm tra đối chiếu số container, số chì hãng tàu, số chì Hải quan. Nếu không đúng, cán bộ kiểm hóa sẽ lập biên bản gửi về lãnh đạo. Nếu đúng, sẽ tiến hành mở container để kiểm hóa.
Tùy theo mức độ đã được phân kiểm (5%, 10%, 100%), cán bộ hải quan sẽ kiểm hóa theo đúng tỷ lệ. Đối với trường hợp kiểm thực tế 5% hay 10%, sau khi kiểm đúng tỷ lệ, nếu không phát hiện ra bất cứ vi phạm gì, sẽ kết thúc kiểm tra; nếu phát hiện ra vi phạm sẽ tiếp tục kiểm tra cho đến khi xác nhận được mức độ vi phạm. Cán bộ Hải quan có thể yêu cầu kiểm tra bất kỳ phần nào của lô hàng trong container và sẽ đối chiếu các thông tin trên tờ khai hải quan với thực tế hàng hóa về tên hàng, khối lượng, xuất xứ, mã HS,… xem có đúng thực tế hay không. Nếu mọi thông tin trùng khớp thì công đoạn kiểm hóa được xem như đã hoàn thành.
Đối vời lô hàng này, kết quả phân luồng là luồng xanh nên không cần kiểm tra thực tế hàng hóa.
Phúc tập hồ sơ khai hải quan:
Kết thúc quá trình kiểm hóa, bộ chứng từ sẽ được chuyển sang bộ phận phúc tập tờ khai để kiểm tra sơ bộ về:
- Sự đầy đủ, đồng bộ các chứng từ của hồ sơ hải quan.
- Các công việc cùa quá trình thông quan đã được thực hiện đúng quy trình à quy định hay chưa.
- Sự hợp lệ của chứng từ.
Nếu không có bất kỳ sai sót nào, hồ sơ sẽ được chuyển đến bộ phận trả tờ khai.
(4) Nộp thuế
Kiểm tra giá tính thuế:
Nếu việc kiểm tra hàng hóa đúng với khai báo thì hải quan sẽ tiến hành tính thuế theo tờ khai. Nếu hàng hóa kiểm tra thực tế khác so với tờ khai thì Hải quan sẽ áp mã hàng hóa và tính thuế theo thực tế.
Do lô hàng này thuộc luồng xanh, nên không có kiểm tra thực tế hàng hóa. Do đó, mức thuế doanh nghiệp phải đóng đúng với số thuế đã khai báo trên tờ khai.
Nộp thuế:
Khi khai báo thông tin hải quan điện tử hàng nhập vè tổng giá trị hàng hóa, thì số thuế cũng đã được xác nhận ở bước đó. Tuy nhiên nhân viên cũng nên nắm rõ cách thức tính thuế nhập khẩu cũng như các trường hợp miễn thuế, giảm thuế để bảo vệ quyền lợi cho công ty.
Khi đã nhận được bộ tờ khai hàng nhập, do đây là hàng nộp thuế ngay, ta chuyển sang bộ phận kế toán để làm thủ tục đóng thuế tại ngân hàng. Sau đó nhận giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước đã được đóng môc. Nên kiểm tra các thông