8. Kết cấu của đề tài
2.2.1. Nội dung kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng
Ngày 27 tháng 8 năm 2015, Ngân hàng VPBank đã ban hành Quyết định số 195/2015/EIB/QĐ-HĐQT về việc ban hành Quy chế quản trị nội bộ Ngân hàng VPBank. Theo đó, điều 32 của Quyết định này có nói rõ về Trách nhiệm và nghĩa vụ của Ban Kiểm soát nhƣ sau:
- Ban Kiểm soát chịu trách nhiệm trƣớc cổ đông của Ngân hàng về các hoạt động giám sát của mình. Ban Kiểm soát có trách nhiệm giám sát tình hình tài chính Ngân hàng, tính hợp pháp trong các hành động của thành viên Hội đồng quản trị, hoạt động của Tổng giám đốc, cán bộ quản lý Ngân hàng, sự phối hợp hoạt động giữa Ban Kiểm soát với Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc và cổ đông, và các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật và Điều lệ Ngân hàng nhằm bảo vệ quyền lợi hợp pháp của Ngân hàng và cổ đông.
- Ban Kiểm soát họp ít nhất hai (02) lần trong một năm, số lƣợng thành viên tham dự họp ít nhất là hai phần ba (2/3) số thành viên Ban Kiểm soát. Biên bản họp Ban Kiểm soát đƣợc lập chi tiết rõ ràng. Thƣ ký và các thành viên Ban Kiểm soát tham dự họp phải ký tên vào các biên bản cuộc họp. Các biên bản họp của Ban Kiểm soát phải đƣợc lƣu giữ nhƣ những tài liệu quan trọng của Ngân hàng nhằm xác định trách nhiệm của từng thành viên Ban Kiểm soát đối với các nghị quyết của Ban Kiểm soát.
- Trong các cuộc họp của Ban Kiểm soát, Ban Kiểm soát có quyền yêu cầu thành viên Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc, thành viên kiểm toán nội bộ và thành viên kiểm toán độc lập tham gia và trả lời các vấn đề mà Ban Kiểm soát quan tâm.
Quy trình Kiểm soát nội bộ tại VPBank
Bảng 2.7 : Sơ đồ quy trình Kiểm soát nội bộ tại VPBank
STT Sơ đồ quy trình Trách nhiệm 1
Yêu cầu kiểm
Trƣởng Bộ phận Kiểm soát nội bộ
3 thống nhất kế hoạch vàLập kế hoạch kiểm tra
thông báo cho các bên liên
Trƣởng Bộ phận Kiểm soát nội bộ Trƣởng đoàn kiểm toán
4 Thực hiện kiểm tra
Đoàn Kiểm tra
5 Lập biên bản kiểm tra Trƣởng Đoàn kiểm tra
6 Lập Báo cáo tổng
hợp và kết quả kiểm
Trƣởng Đoàn kiểm toán
Nguồn: Ngân Hàng VPBank Chi nhánh Sài Gòn
Bƣớc 1: Yêu cầu kiểm tra
Bộ phận KSNB có trách nhiệm thƣờng xuyên kiểm tra, đánh giá mức độ rủi ro của từng hoạt động nghiệp vụ của các phòng ban trong Ngân hàng, hoặc yêu cầu kiểm tra cũng có thể xuất phát từ các quyết định kiểm tra đột xuất của Ban Kiểm soát, của Hội đồng quản trị. Ngƣời trực tiếp tiếp nhận các yêu cầu kiểm tra là Trƣởng Bộ phận Kiểm soát nội bộ.
Bƣớc 2: Xem xét yêu cầu kiểm tra
Căn cứ vào các yếu tố tại Bƣớc 1, Trƣởng Bộ phận KSNB sẽ xin ý kiến Tổng Giám đốc về việc thực hiện kiểm tra.
Nếu Tổng Giám đốc chấp thuận yêu cầu kiểm tra thì sẽ thông báo cho Trƣởng Bộ phận biết để thực hiện Bƣớc 3.
Nếu Tổng Giám đốc không chấp thuận thì sẽ thông báo cho Trƣởng Bộ phận biết để thông báo cho đơn vị đề xuất và kết thúc quy trình.
Riêng các đợt kiểm tra đã có trong kế hoạch đƣợc phê duyệt hằng năm thì sẽ không cần xin ý kiến của Tổng Giám đốc nữa.
Bƣớc 3: Lập kế hoạch kiểm tra, thống nhất và thông báo cho các bên liên quan Trƣởng Bộ phận KSNB thành lập Đoàn kiểm tra bao gồm các nhân viên của Phòng Kiểm soát nội bộ để thực hiện kiểm tra. Trƣởng Đoàn kiểm tra lập đề cƣơng kiểm tra và xin ý kiến của Trƣởng Bộ phận KSNB.
Nếu Trƣởng Bộ phận KSNB không đồng ý với đề cƣơng kiểm tra thì sẽ chuyển lại cho Trƣởng Đoàn kiểm tra để chỉnh sửa.
Nếu Trƣởng Bộ phận KSNB thống nhất với nội dung kiểm tra thì Trƣởng Đoàn kiểm tra sẽ liên hệ với đơn vị đƣợc kiểm tra để thống nhất về thời gian kiểm tra. Sau khi thống nhất thời gian với đơn vị đƣợc kiểm tra, Trƣởng Đoàn kiểm tra sẽ gửi thông báo chính thức kèm theo đề cƣơng kiểm tra cho đơn vị đƣợc kiểm tra và Tổng Giám đốc để báo cáo.
Bƣớc 4: Thực hiện kiểm tra
Căn cứ vào kế hoạch kiểm tra đã đƣợc thống nhất, Đoàn Kiểm tra thực hiện kiểm tra theo trình tự sau:
i) Chuẩn bị kiểm tra:
- Thu thập các số liệu cần thiết liên quan đến hoạt động của đơn vị đƣợc kiểm tra;
- Chọn mẫu các hồ sơ để kiểm tra;
- Gửi yêu cầu cung cấp hồ sơ cho đơn vị đƣợc kiểm tra. ii) Kiểm tra:
- Rà soát các hồ sơ, đối chiếu với các quy định của pháp luật, của VPBank. - Tiêu chí kiểm tra:
+ Kiểm tra việc tuân thủ các quy trình nghiệp vụ, quy định nội bộ của VPBank, quy định của pháp luật;
+Xác định rủi ro trong từng hoạt động của đơn vị.
Trong quá trình kiểm tra, các thành viên Đoàn Kiểm tra, Trƣởng Đoàn Kiểm tra phải tập hợp tất cả các phát hiện (sai sót, nghi vấn, rủi ro tiềm ẩn, …) thành biên bản kiểm tra sơ bộ.
Trách nhiệm của đơn vị đƣợc kiểm tra: đơn vị có trách nhiệm phối hợp, hỗ trợ Bộ phận Kiểm soát nội bộ để đảm bảo công tác kiểm tra diễn ra thuận lợi, đúng tiến độ và đạt hiệu quả cao.
Trong quá trình kiểm tra tùy thuộc vào tình hình thực tế, Trƣởng Đoàn kiểm tra có thể thay đổi nội dung kiểm tra, Trƣởng Đoàn kiểm tra có thể thay đổi nội dung kiểm tra so với kế hoạch và có trách nhiệm báo cáo cho Trƣởng Bộ phận Kiểm soát nội bộ.
Bƣớc 5: Lập biên bản kiểm tra
Sau khi kết thúc công việc kiểm tra, Đoàn kiểm tra sẽ thống nhất với các bên liên quan Biên bản các phát hiện sau kiểm tra và ký vào Biên bản đó. Đoàn kiểm tra giữ 1 bản và đơn vị đƣợc kiểm tra giữ 1 bản.
Bƣớc 6: Lập báo cáo kết quả kiểm tra
Sau khi Biên bản đã đƣợc ký kết, Đoàn kiểm tra có trách nhiệm lập Báo cáo Kết quả kiểm tra gửi Trƣởng Bộ phận Kiểm soát nội bộ và Tổng Giám đốc. Biên bản kiểm tra phải có những thông tin sau:
- Các thông tin cơ bản giới thiệu tình hình hoạt động của đơn vị; - Các tồn tại đƣợc phát hiện sau kiểm tra;
- Xác định nguyên nhân những tồn tại đó;
- Đề xuất của Đoàn nhằm mục đích khắc phục những tồn tại;
- Đoàn Kiểm tra sẽ thống nhất nội dung báo cáo với đơn vị đƣợc kiểm tra. Trong trƣờng hợp có sự khác biệt về ý kiến, Đoàn Kiểm tra sẽ ghi nhận ý kiến của đơn vị và ý kiến của Đoàn vào Báo cáo;
- Trƣởng phòng kiểm tra kiểm soát gửi Tổng Giám đốc 1 bản sao Biên bản kiểm tra trong vòng 5 ngày làm việc sau khi kết thúc kiểm tra.