(Nguồn: Phòng kế toán Xí Nghiệp Bán Lẻ Xăng Dầu)
Hàng ngày khi có đơn hàng, kế toán dựa vào những chứng từ gốc như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho từ bộ phận kho chuyển lên để làm cơ sửo nhập lên phần mềm vào phần hành bán hàng phải thu sau đó phần mềm sẽ tự cập nhật lên sổ nhật ký chung của tài khoản 632. Cuối kỳ, kế toán xác định giá vốn hàng bán đã xuất bán ra và nhập số liệu lên phần mềm kế toán, thông tin sẽ tự động cập nhật vào sổ cái TK 632
Biểu số 2.16. Trích sổ Nhật ký chung
(Nguồn: Phòng kế toán Xí Nghiệp Bán Lẻ Xăng Dầu)
Số 1, Phố Thành Công, Phường Thành Công, Quận Ba Đình, Thành phố Hà Nội
SH N … … 632 13/03/2021 Bán hàng cho Công ty Đức Phát HDP theo HĐ 1004353 25/03/2021
Bán hàng cho Doanh nghiệp Việt Long theo HĐ 1004387 … 31/03/2021 31/03/2021 Kết chuyển giá vốn hàng bán 497.875.000 911 497.875.000 632 19.254.450 1561 19.254.450 632 100.426.060 1561 100.426.060 632 12.650.000 1561 12.650.000 11/03/2021
Bán hàng cho Công ty Vạn Xuân theo HĐ 1004325
Số phát sinh
Nợ Có
…
Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ STT dòng Số hiệu TK đối ứng Từ ngày 01/03/2021 đến ngày 31/03/2021
Xí Nghiệp Bán Lẻ Xăng Dầu Mẫu số S03a-DN
(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính) SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Biểu số 2.17. Trích Sổ cái TK 632
(Nguồn: Phòng kế toán Xí Nghiệp Bán Lẻ Xăng Dầu)
Số 1, Phố Thành Công, Phường Thành Công, Quận Ba Đình, Thành phố Hà Nội
SH NT Trang số STT dòng Nợ Có 12.650.000 100.426.060 19.254.450 497.875.000 497.875.000 497.875.000 … 31/03/2021 Kết chuyển giá vốn hàng bán 911 Cộng số phát sinh …
25/03/2021 Bán hàng cho Doanh nghiệp Việt
Long theo HĐ 1004387 1561 … 13/03/2021 Bán hàng cho Công ty Đức Phát HDP theo HĐ 1004353 1561 Số tiền …
11/03/2021 Bán hàng cho Công ty Vạn Xuân
theo HĐ 1004325 1561
Tên tài khoản: Giá vốn hàng bán Số hiệu: 632
Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu TK đối ứng
Từ ngày 01/03/2021 đến ngày 31/03/2021
Xí Nghiệp Bán Lẻ Xăng Dầu Mẫu số S03b-DN
(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính) SỔ CÁI
2.3. Kế toán chi phí bán hàng
2.3.1. Chứng từ và thủ tục kế toán
Chi phí bán hàng được hạch toán trên TK 641.
Tại Xí Nghiệp Bán Lẻ Xăng Dầu, chi phí bán hàng chủ yếu bao hồm: - Chi phí nhân viên bán hàng: Là số tiền lương, phụ cấp trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên bảo quản, vận chuyển hàng hóa,.. và các số tiền trích như BHYT, BHXH, TCTN và KPCĐ theo quy định của luật lao động. Tùy theo từng điều kiện của Xí Nghiệp mà số tiền chi phí này thay đổi cho phù hợp.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Các số tiền chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho hoạt động bán hàng như chí phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ, tiền thuê kho, thuê bãi, vẩn chuyển hàng hóa, bảo quản hóa nghiệm, kiểm định chất lượng sản phẩm,…
- Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí bằng tiền khác phát sinh trong khâu bán hàng như chi phí tiếp khách, chi phí giới thiệu quảng bá sản phẩm, chi phí hội nghị khách hàng,…
Tất cả các chi phí bán hàng đều được kế toán theo dõi chi tiết và ghi sổ cập nhật để có thể kịp thời xử lý những vướng mắc xảy ra. Riêng chi phí bán hàng liên quan đến lương nhân viên bán hàng thì đợi đến cuối tháng mới tập hợp và ghi vào sổ chi tiết chi phí bán hàng.
Các hóa đơn, chứng từ kế toán sử dụng là: Bảng phân bố lương, Hóa đơn mua sắm các dụng cụ để phục vụ quảng cáo sản phẩm, phiếu xuất kho,… để vào sổ chi tiết chi phí bán hàng.
Chi phí bán hàng phản ánh các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Xí nghiệp là một doanh nghiệp có mạng lưới kinh doanh rộng và uy tín trong lĩnh vực thương mại xăng dầu. Doanh thu của Xí nghiệp được tạo ra chủ yếu từ hoạt động bán hàng nên, các chi phí bán hàng phát sinh hàng tháng với số lượng cũng khá lớn và đa dạng, đòi hỏi công tác quản lý phải được tổ chức chặt chẽ, hợp lý, ngay từ khâu
chứng từ ban đầu. Quản lý tốt chi phí bán hàng cũng là một trong những cách hiệu quả trong việc tạo doanh thu của Xí nghiệp.
Quy trình luân chuyển chứng từ ghi nhận chi phí bán hàng: Từ các nghiệp vụ phát sinh như chi phí quảng cáo, sửa chữa tài sản mà dùng cho hoạt động bán hàng, các bộ phận có nhu cầu (bộ phận kinh doanh của Xí nghiệp,…) sẽ làm giấy đề nghị tạm ứng. Phiếu đề nghị sau khi được ký duyệt bởi Giám đốc và Kế toán trưởng sẽ được chuyển cho thủ quỹ, thủ quỹ sẽ dựa vào nội dung phiếu chi đã có sẵn tiến hành chi tiền và chuyển qua cho kế toán bán hàng ghi sổ vào chi phí bán hàng của công ty. Sau đó, phiếu chi này sẽ được Giám đốc và kế toán trưởng duyệt chi lần cuối.
Đối với những hóa đơn GTGT của dịch vụ mua ngoài, phí bảo hiểm, chi phí vận chuyển do bên thứ hai chuyển về phòng kế toán… thì kế toán bán hàng sẽ nhập dữ liệu trên vào máy. Sau đó, dữ liệu này sẽ được cập nhập vào sổ chi tiết TK 641. Cuối kỳ sẽ tự động đối chiếu với sổ cái và lên báo cáo kết quả kinh doanh
Còn với những số tiền chi tiền lương cho nhân viên bán hàng thì kế toán dựa vào bảng tiền lương của nhân viên hoặc phụ cấp, BHYT để có thể hạch toán. Chính sách lương, thưởng, phụ cấp cho nhân viên kinh doanh được công ty rất chú trọng. Các chính sách thưởng và phụ cấp BHXH, BHYT, BHTN tuân thủ theo đúng quy định của luật lao động, đảm bảo quyền lợi cho từng nhân viên. Lương nhân viên được trả vào ngày cuối mỗi tháng, theo hình thức chuyển vào tài khoản cá nhân mà Xí nghiệp đã mở sẵn cho mỗi nhân viên.
Ví dụ: ngày 13/03/2021, Xí Nghiệp bán hàng cho Công ty Đức Phát HDP theo hóa đơn số 1004353. Ngay trong ngày hôm đó, Xí Nghiệp thuê bên thứ ba để vận chuyển số hàng đến kho của khách hàng. Kế toán sau khi kiểm tra bộ chứng từ, tiến hành ghi sổ và lập phiếu chi thanh toán. Dưới đây là các chứng từ minh họa:
Biểu số 2.18. Hóa đơn giá trị gia tăng cước vận chuyển
(Nguồn: Phòng kế toán Xí Nghiệp Bán Lẻ Xăng Dầu)
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT3/002
(Liên 2: Giao người mua) Ký hiệu: AA/19P Số: 0000205 Ngày 13 tháng 03 năm 2021
Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ hàng hóa Hà Nội
Mã số thuế: 0100105729
Địa chỉ: 27/785 Trương Định, Phường Thịnh Liệt, Quận Hoàng Mai, Thành phố Hà Nội Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: Xí Nghiệp Bán Lẻ Xăng Dầu - Công ty Xăng Dầu Khu Vực I - Công ty TNHH Một Thành Viên Mã số thuế: 0100107564-001
Địa chỉ: Số 1, Thành Công, Phường Thành Công, Quận Ba Đình, Thành phố Hà Nội Hình thức thanh toán: Tiền mặt
STT Đơn vị tính Số lượng
1 1
Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn giá Thành tiền
Cộng tiền hàng: 600,000 Thuế suất: Tiền thuế GTGT: 60.000
Cước vận chuyển hàng hóa 600.000 600.000
(Ký, ghi rõ họ tên)
Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) Tổng cộng tiền thanh toán: 660.000
Số tiền viết bằng chữ: Sáu trăm sáu mươi nghìn đồng chẵn Người mua hàng
(Ký, ghi rõ họ tên)
Biểu số 2.19. Phiếu chi
(Nguồn: Phòng kế toán Xí Nghiệp Bán Lẻ Xăng Dầu)
XÍ NGHIỆP BÁN LẺ XĂNG DẦU
Nợ: 641 Có: 1111 Họ và tên người nhận tiền: Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ hàng hóa Hà Nội Địa chỉ: 27/785 Trương Định, Phường Thịnh Liệt, Quận Hoàng Mai, Thành phố Hà Nội Lý do chi: Thanh toán tiền chi phí vận chuyển hàng
Số tiền:…...660,000…... Bằng chữ: …...Sáu trăm sáu mươi nghìn đồng…... Kèm theo: 01 chứng từ gốc:…...HĐ Số 0000205…... Ngày 13 tháng 03 năm 2021 Số PC 120030 Mẫu số 02-TT (Ban hành theo TT số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của BTC) PHIẾU CHI Ngày 13 tháng 03 năm 2021
(Ký họ tên, đóng dấu) (Ký họ tên) (Ký họ tên) (Ký họ tên) (Ký họ tên)
Biểu số 2.20: Bảng tính và thanh toán lương bộ phận bán hàng tháng 3 năm 2021
(Nguồn: Phòng kế toán Xí Nghiệp Bán Lẻ Xăng Dầu)
Lương cơ bản Lương thực tế Phụ cấp ăn ca Phụ cấp điện thoại Tổng lương thực nhận 1 Trần Đức Hiếu TPKD 23 7.300.000 7.300.000 730.000 2.000.000 10.030.000 766500 1569500 146000 9.263.500 11.745.500 2 Phạm Anh Tuấn PPKD 23 5.300.000 5.300.000 730.000 1.000.000 7.030.000 556500 1139500 106000 6.473.500 8.275.500 3 Hoàng Mạnh Thắng PPKD 23 5.300.000 5.300.000 730.000 1.000.000 7.030.000 556500 1139500 106000 6.473.500 8.275.500 4 Đàm Văn Hiệp NVKD 23 4.000.000 4.000.000 730.000 750.000 5.480.000 420000 860000 80000 5.060.000 6.420.000 5 Nguyễn Quang Huy NVKD 23 4.000.000 4.000.000 730.000 750.000 5.480.000 420000 860000 80000 5.060.000 6.420.000 6 Nguyễn Văn Minh NVKD 23 4.000.000 4.000.000 730.000 750.000 5.480.000 420000 860000 80000 5.060.000 6.420.000 7 Trương Văn Lộc NVKD 23 4.000.000 4.000.000 730.000 750.000 5.480.000 420000 860000 80000 5.060.000 6.420.000 8 Dương Tuấn Minh NVKD 23 4.000.000 4.000.000 730.000 750.000 5.480.000 420000 860000 80000 5.060.000 6.420.000 9 Đỗ Văn Đức NVKD 23 4.000.000 4.000.000 730.000 750.000 5.480.000 420000 860000 80000 5.060.000 6.420.000 10 Đỗ Trung Hiếu NVKD 23 4.000.000 4.000.000 730.000 750.000 5.480.000 420000 860000 80000 5.060.000 6.420.000 Tổng cộng 45.900.000 45.900.000 7.300.000 9.250.000 62.450.000 4.819.500 9.868.500 918.000 57.630.500 73.236.500 Trích nộp KPCĐ do XN trả (2%) Thu nhập thực nhận Tổng chi phí XN Trích nộp BH bắt buộc do Nhân viên trả (10.5%) Trích nộp BH bắt buộc do XN trả (21.5%) STT Nhân viên Chức vụ Ngày làm việc Lương
2.3.2. Kế toán chi tiết chi phí bán hàng
Quy trình ghi sổ chi tiết bán hàng của Xí nghiệp như sau: