Trong thời gian thực tập tại Xí Nghiệp Bán Lẻ Xăng Dầu, em đã được tiếp xúc thực tế với công việc kế toán, được vận dụng những cơ sở kiến thức đã học để vào công việc thực tế. Có thể nói em đã có cái nhìn cụ thể hơn về công việc kế toán đặc biệt là kế toán bán hàng. Dưới đây em xin được đưa ra một số ý kiến khách quan cảu bản thân về công việc kế toán bán hàng tại Xí Nghiệp như sau:
3.1.1. Ưu điểm
- Thứ nhất, về công tác quản lý bán hàng: Xí nghiệp đã xây dựng được một khung quy trình chuẩn cho các nghiệp vụ bán hàng phát sinh tại Xí nghiệp và văn bản hóa quy trình và phô biến cho các phòng ban liên quan. Do đó, các phòng ban thực hiện theo đúng quy trình và phối hợp với nhau một cách nhịp nhàng, linh hoạt. Trường hợp xảy ra sai sót, Xí nghiệp dễ dàng tìm ra được lỗi do bộ phận nào để đưa ra phương án giải quyết
- Thứ hai, Xí Nghiệp đã trang bị cho mỗi kế toán viên một máy tính, kết nối mạng nội bộ ngoài giúp việc thực hiện công việc còn giúp cho phòng kế toán kết nói với các phòng ban khác như phòng kinh doanh, bộ phận kho hàng,.. Xí Nghiệp còn sử dụng hệ thống phần mềm kế toán SAP, từ đó việc ghi sổ kế toán trở nên nhanh chóng và chính xác hơn. Nhờ vậy, khối lượng công việc của kế toán bán hàng được giảm nhẹ, chính xác và kịp thời. Đặc biệt hơn việc xây dựng bảng mã các loại hàng hóa theo tên gọi, quy cách đã góp phần hoàn thiện công tác quản lý bán hàng và kế toán bán hàng tại Xí nghiệp.
- Thứ ba, hệ thống chứng từ bán hàng tại Xí Nghiệp được thiết kế một cách đầy đủ, tuân thủ đúng theo chế độ kế toán hiện hành và phù hợp với đặc điểm kinh doanh bán hàng của Xí nghiệp. Các chứng từ đều được sử dụng đúng mẫu hướng dẫn của Bộ Tài chính, có đầy đủ chữ ký liên quan. Các chỉ tiêu trên chứng từ đầy đủ và chính xác, đảm bảo tính hựp lý và hợp lệ của chứng từ. Hệ thống chứng từ được tổ chức một cách khoa học, rõ ràng, đáp ứng kịp thời công tác ghi nhận và phản ánh nghiệp vụ bán hàng khi phát sinh.
- Thứ tư, quy trình luân chuyển được tổ chức một cách hợp lý, nhanh gọn về mặt thời gian, tạo điều kiện thuận lợi cho sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban trong Xí Nghiệp. Nhờ đó quá trình bán hàng được kiểm tra và quản lý một cách chặt chẽ thông qua chứng từ và phê duyệt chứng từ. Các nghiệp vụ bán hàng phát sinh đều được hạch toán kịp thời, chính xác hoạt động nhập – xuất hàng, ghi nhận doanh thu, công nợ và thanh toán. Xí Nghiệp đã quy chuân quy trình bán hàng theo văn bản nhằm phổ biến nhiệm vụ cho từng phòng ban.
- Thứ năm, hệ thống tài khoản công ty sử dụng cho hạch toán nghiệp vụ bán hàng ghi nhận doanh thu, chi phí là tương đối đầy đủ, phản ánh chính xác các nghiệp vụ xảy ra và phù hợp với điều kiện kinh doanh của Xí nghiệp. Đặc biệt là các loại tài khoản chi phí được hi tiết cho từng khoản mục chi tiết rất phù hợp với đặc điểm chi phí của Xí nghiệp. Từ đó hệ thống sổ chi tiết được mở để theo dõi các loại chi phí bán hàng. Kế toán cũng lập được bảng tổng hợp các loại chi phí làm căn cứ cho việc lên kế hoạch cho việc kiểm soát chi phí
- Thứ sau, về phương pháp kế khai và tính giá xuất kho: hiện nay Xí Nghiệp sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để theo dõi chi tiết tình hình biến động hàng hóa trong tháng. Phương pháp này tạo điều kiện thuận lợi cho việc pahrn ánh nghiệp vụ, theo dõi được sự biến động thường xuyên của hàng hóa. Đơn giá xuất kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền, phù hợp với đặc điểm loại hình doanh nghiệp có rất nhiều nghiệp vụ mua bán, nhập – xuất hàng trong tháng. Việc tính giá xuất kho chỉ thực hiện vào cuối tháng giúp tiết kiệm thời gian cho kế toán viên.
3.1.2. Nhược điểm
Bên cạnh những kết quả đạt được cũng như những ưu điểm nổi trội thì bộ máy vận hành chu trình bán hàng tại Xí Nghiệp cũng có một số điểm hạn chế theo cái nhìn chủ quan của em như sau:
- Thứ nhất, Xí Nghiệp không sử dụng tài khoản 642 – chi phí quản lý doanh nghiệp. Xí nghiệp hạch toán chi phí vào 2 tài khoản 627 và 641. Từ đó dẫn đến tài khoản 641 có rất nhiều tài khoản nhỏ, việc này gây rắc rối cho việc kiểm soát chi phí quản lý doanh nghiệp.
nhiên không phải khách hàng nào cũng đảm bảo việc thanh toán ngay trong thời gian ngắn sau khi mau hàng, do vậy có thể phát sinh những khoản nợ khó đòi, nhưng hiện tại Xí nghiệp vẫn chưa trích lập dự phòng phải thu khó đòi.
- Thứ ba, công tác kế toán quản trị vẫn chưa được chú trọng nhiều. Kế toán viên mới chri quan tâm ở mức tính toán các chỉ tiêu, đánh giá khái quát tình hình tài chính của Xí nghiệp năm hiện hành mà chưa có sự phân tích, đánh giá các báo cáo kế toán qua các năm để thấy rõ sự biến động tăng hoặc giảm của doanh thu và chi phí.