2.1.4.1.Sơ đồ bộ máy kế toán
Sơ đồ 2.1.: Sơ đồ bộ máy kế toán tại Công Ty Cổ phần thương mại vận tải Dũng Thắng
2.1.4.2. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
Quyền hạn nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán.
Theo cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của hình thức này toàn bộ công việc kế toán được phân định theo 2 cương vị quản lý như sau:
Đối với phòng kế toán công ty:
(1). Kế toán trưởng ( trưởng phòng) : 1 người.
Có nhiệm vụ phụ trách phòng, phân công các phần hành nghiệp vụ; Lập kế hoạch tài chính phục vụ sản xuất, duyệt các khoản chi; Tham mưu giúp ban lãnh đạo công ty về công tác tài chính, đôn đốc kiểm tra chuyên môn nghiệp vụ đối với các kế toán đơn vị cơ sở; Tổ chức quản lý các nguồn lực tài chính. Quản lý đầy đủ doanh thu các hoạt động, chi phí phù hợp và đúng chế độ tài chính Doanh nghiệp. Kiểm tra và duyệt báo cáo tài chính cuối niên độ. Báo cáo và thuyết trình trước Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và các cơ quan chức năng.
(2) Kế toán tổng hợp, thanh toán với người mua (phó phòng): 1 người.
Kiểm tra chứng từ gốc, nhập các dữ liệu vào phần mềm của các phần hành kế toán chi tiết, lên các bút toán điều chỉnh và kết chuyển.
Kiểm tra các báo cáo của các đơn vị trực thuộc, đưa dữ liệu vào phần mềm kế toán của toàn công ty.
Đề xuất xử lý các sai sót về quản lý tài chính, nghiệp vụ lên báo cáo tài chính toàn công ty.
Nhận thanh toán dựa trên giấy đề nghị thanh toán đã được khách hàng chấp nhận.
(3) Kế toán ngân hàng, vật tư, thanh toán với người bán, thuế: 2 người.
Căn cứ vào nhu cầu chỉ tiêu mà kế toán trưởng và giám đốc điều hành đã duyệt chi cấp phát vào tài khoản tiền gửi; thanh toán các khoản liên quan đến mua vật tư, CCDC, Chi phí mua ngoài khác cho các đối tượng cung cấp trên cơ sở hóa đơn hợp lệ; lập kế hoạch chi tiền mặt và phát hành séc rút tiền mặt về quỹ cơ quan để phục vụ cho các khoản chi theo yêu cầu. Nếu dùng tiền vay thì lập kèm theo khế ước vay nợ cùng séc rút tiền mặt gửi ngân hàng chuyên quản mà mình đang hoạt động.
Làm thủ tục nhập vật tư phụ tùng và xuất thẳng cho các đơn vị sử dụng khi nhận được hợp đồng mua bán, hóa đơn hợp lệ và biên bản kiểm kê vật tư có thể nhập kho, CCDC phục vụ hoạt động xây lắp. Cuối tháng lập bảng tổng hợp chứng từ nhập, xuất, tồn vật tư.
Kế toán thuế rút chi tiết tài khoản 133, TK 333 để đưa sang phần mềm quản lý thuế. Đối chiếu các khoản mục thuế với kế toán tổng hợp.
Rút bảng kê VAT đầu vào, đầu ra và chi tiết các khoản mục thuế khác báo cho cơ quan thuế hoặc cơ quan thuế của đơn vị có công trình đang thi công vào ngày mùng 5 đến mùng 10 hàng tháng.
Đề xuất việc thực hiện thuế Nhà nước và quyết toán với Cơ quan thuế
(4) Kế toán thanh toán tiền mặt, tạm ứng, tiền lương:
Trên cơ sở các chứng từ hợp lệ như: Lệnh chi, lệnh thu, giấy đề nghị tạm ứng, hóa đơn thanh toán đối với các khoản dịch vụ và chi phí khác, bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán BHXH, ốm đau thai sản, tai nạn lao động lập phiếu chi phiếu thu để kế toán trưởng và giám đốc ký và chuyển sang cho thủ quỹ thu tiền, chi tiền.
Cuối tháng đối chiếu với thủ quỹ về thu, chi tiền mặt và lập bảng tổng hợp chứng từ thu chi theo các đối tượng (cần phân bổ sử dụng) lập chứng từ ghi sổ và chuyển sang cho kế toán tổng hợp.
Hàng tháng hàng quý trên cơ sở quyết định điều động thiết bị và nhật trình theo dõi sử dụng thiết bị xe máy thi công và kế hoạch đăng ký khấu hao với cơ quan quản lý doanh nghiệp địa phương tiến hành lập bảng tính kế hoạch và phân bổ kế hoạch xe máy, thiết bị cũng như công cụ, dụng cụ cho các đối tượng sử dụng; Vào sổ theo dõi khấu hao, lập chứng từ ghi sổ chuyển sang cho kế toán tổng hợp. Đồng thời lập giấy báo nợ gửi cho các đơn vị phụ thuộc về tình hình sử dụng xe máy thiết bị trong tháng quý.
Căn cứ vào chứng từ ghi sổ kết hợp với giấy báo nợ và sổ cái tổng hợp, kế toán về thanh quyết toán nội bộ của công ty tiến hành lập bảng đối chiếu số phát sinh công nợ nội bộ. Nếu khớp đúng thì chuyển sang cho kế toán tổng hợp. Nếu sai sót, thừa thiếu, ghi chú để điều chỉnh vào quý sau, hoặc yêu cầu kế toán đơn vị phụ thuộc lập lại báo cáo.
Khi công trình, hạng mục công trình mà đơn vị phụ thuộc thi công hoặc nhận khoán gọn, thi công sắp kết thúc hoàn thiện bàn giao đưa vào sử dụng trên cơ sở phát sinh cấp cho đơn vị hàng kỳ lập bảng tổng hợp kinh phí tính toán một số chỉ tiêu phải thu của đơn vị chuyển sang cho phòng kỹ thuật kinh doanh thanh lý hợp đồng nhận khoán.
(6)Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp và thủ quỹ: 1 người.
Căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi đã được ký duyệt của kế toán thanh toán tiền mặt, thủ quỹ tiến hành kiểm tra tiếp nhận tiền mặt nhập quỹ hoặc chi tiền mặt sau đó tiến hành lập sổ quỹ tiền mặt.
Cuối tháng tiến hành đối chiếu với kế toán các bộ phận có liên quan như: kế toán tiền mặt, kế toán thanh toán… Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp tiến hành theo dõi, tập hợp và phản ánh chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh theo từng khoản mục và từng đối tượng sử dụng, lập sổ chi tiết, Nhật ký chung của tài khoản 642.
Kế toán tại các đơn vị phụ thuộc.
Các đơn vị phụ thuộc như: Nhà máy, công trường, đội sản xuất, tùy theo tính chất và quy mô theo từng thời kỳ mà bộ phận kế toán có thể 1 người hoặc 2, 3 người.
Bộ phận kế toán này như là phòng kế toán công ty thu nhỏ, làm tất cả các phần việc kế toán ở cơ sở như: ngân hàng, thanh toán tiền mặt, tiền lương, tài sản cố định, vật tư và tổng hợp. Các đơn vị chỉ tổng hợp chi phí sản xuất đến đầu 6 và báo về công ty.