TSCĐ là một phần cơ bản nhất của nguồn vốn kinh doanh, kế toán Công ty luôn chú ý đến nguyên tắc thận trọng hach toán, bảo đảm tính chính xác đối tượng ghi TSCĐ. Việc hạch toán luôn dựa trên hệ thống chứng từ gốc chứng minh cho tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Đối với trường hợp mua sắm mới : Công ty có nhu cầu dùng TSCĐ nào đó để phục vụ SXKD trước hết bộ phận cần sử dụng TSCĐ đó làm tờ trình lên lãnh đạo Công ty. Nếu được lãnh đạo phê duyệt thì phòng hành chính có nhiệm vụ lấy báo giá, chọn nhà cung cấp.
Sau khi chọn nhà cung cấp, tiến hành ký kết hợp đòng kinh tế.
Bên cung cấp có trách nhiệm giao hàng cho công ty theo thoả thuận trong hợp đồng cùng với các chứng từ có liên quan khác.
Công ty tiến hành lập Biên bản giao nhận TSCĐ khi mua hàng về, thoả mãn những điều kiện đã ký trong hợp đồng.
Trên cơ sở quyết định trang bị TSCĐ : Hợp đồng kinh tế, Biên bản giao nhận TSCĐ và những chứng từ liên quan khác, kế toán ghi tăng nguyên giá TSCĐ trên sổ kế toán.
Đối với trường hợp tăng do XDCB : Khi công trình hoàn thành được nghiệm thu, kế toán căn cứ vào biên bản nghiệm thu công trình, quyết toán công trình được phê duyệt…để hạch toán tăng TSCĐ.
Ví dụ : Tháng 8/2021 công ty mua một ô tô FORD 5 chỗ. Quy trình hạch toán tăng TSCĐ được thực hiện như sau :
Ngày 10/08/2021 mua một ô tô FORD 5 chỗ của công ty FORD Thăng Long. Giá mua trên hoá đơn : 393.083.428 đồng
Thuế GTGT : 19.654.172 đồng
Thuế trước bạ : 20.635.000 đồng
Biểu 2.1. Hợp đồng kinh tế
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - tự do - hạnh phúc
HỢP ĐỒNG KINH TẾ MUA BÁN XE Ô TÔ
- Căn cứ pháp lệnh hợp đồng kinh tế của nước Cộng hoà xã hộ chủ nghĩa Việt Nam ban hành ngày 29/9/1989 và các văn bản hướng dẫn thi hành.
- Căn cứ nhu càu và khả năng cung cấp của hai bên.
Hôm nay, ngày 10/08/2021 tại trụ sở công ty Cổ phần FORD Thăng Long, chúng tôi gồm : BÊN BÁN : Công ty cổ phần FORD Thăng BÊN MUA : Công ty Cổ phần
thương Long mại vận tải Dũng Thắng
Địa chỉ : Số 105 Láng Hạ - Đống Đa Địa chỉ : Số nhà 167 phố mới, Xã Tân
Dương Hà Nội Huyện Thuỷ Nguyên,TP Hải Phòng
Điện thoại : ( 84-4 ) 5621991 Điện thoại : 0313869989
Đại diện : Ông Trần Đăng Hiệp Đại diện : Ông Nguyễn Trịnh Thuỷ Tài khoản : 0021000004295 tại ngân Tài khoản : 2105211000200 tại ngân hàng hàng Ngoại Thương HN Agribank CN Thuỷ Nguyên , Hải Phòng Sau khi đàm phán, hai bên trên đây ký kết hợp đồng này với các điều khoản và điều kiện sau:
Điều I : Tên hàng - số lượng - chất lượng – giá trị hợp đồng
Tên xe Số lượng (chiếc) Đơn giá (USD/chiếc) chưa có VAT Thuế VAT (USD/chiếc) 5% Thành tiền (USD /chiếc) Thành tiền (VNĐ/ chiếc) Ford Ranger 4x2 XL -Mới 100% được lắp ráp tại VN
-Màu thân xe: Đen(PB)
01 25.143 1.257 26.400 412.737.600
( Bằng chữ : Bốn trăm mười hai triệu bảy trăm ba bảy ngàn sáu trăm đồng chẵn) Điều 2 : Phương thức thanh toán.
Bên mua thanh toán 100% giá trị hợp đồng cho bên bán ngay sau khi nhận đủ xe và hồ sơ xe.
Thanh toán bằng chuyển khoản vào tài khoản bên bán, quy đổi theo tỷ giá bình quân giữa tỷ giá mua và bán đô la Mỹ của Ngân hàng Ngoại thương VN trong ngày thanh toán.
Điều 3 : Thời gian và điạ điểm giao xe .... Điểu 4 : Trách nhiệm của bên bán .... Điều 5 : Trách nhiệm của bên mua ... Điều 6 : Thời gian bảo hành .... Điều 7 : Cam kết ....
Điều 8 : Hiệu lực của hợp đồng ...
Hợp đồng này được lập thành 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản, có giá trị pháp lý như
Biểu 2.2. Hóa đơn GTGT HOÁ ĐƠN ( GTGT )
Liên 2 : Giao khách hàng Ngày 10 thàng 08 năm 2021
Đơn vị bán hàng : Công ty Cổ phần FORD Thăng Long Địa chỉ : Số 105 Láng Hạ - Đống Đa – Hà Nội Số TK : 0021000004295
Điện thoại : ( 84-4 ) 5621991 MST : 010077422-1
Họ tên người mua : Nguyễn Trịnh Thuỷ
Tên đơn vị : Công ty Cổ phần thương mại vận tải Dũng Thắng
Địa chỉ : Số nhà 167 - Phố mới - Xã Tân Dương - Huyện Thủy Nguyên - Thành phố Hải Phòng
Số TK : 2105211000200
Hình thức thanh toán : Chuyển khoản MS : 0200578197
Stt Tên hàng hoá,dịch vụ Đơn vị tính lượngSố Đơn giá Thành tiền
(A) (B) (C) (1) (2) (3 = 1*2)
01
Xe ô tô con 5 chỗ
Nhãn hiệu: Ford Ranger Số khung:
JS7XXXSRNC3M04054 Số máy: FP885495
Cái 01 393.083.428
Cộng tiền hàng 393.083.428
Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 19.654.172
Tổng tiền thanh toán 412.737.600
Số tiền viết bằng chữ: Bốn trăm mười hai triệu, bảy trăm ba bảy ngàn sáu trăm đồng chẵn
Người mua hàng
Biểu 2.3. Biên bản giao xe
BIÊN BẢN BÀN GIAO XE
BÊN GIAO : Công ty cổ phần FORD Thăng Long
Người giao : Lê Thị Hảo
Giao xe tại địa điểm : 105 Láng Hạ, ĐĐ, HN Ngày giao xe : 12/08/2021
BÊN NHẬN : Công ty Cổ phần thương mại vận tải Dũng Thắng
Người nhận : Nguyễn Trịnh Thuỷ
Địa chỉ : Số nhà 167 - Phố mới - Xã Tân Dương - Huyện Thủy Nguyên - Thành phố Hải Phòng
Điện Thoại : 0313869989
Chúng tôi tiến hành kiểm tra tình trạng kỹ thuật chiếc xe trước khi giao cho khách hàng như sau :
Loại xe : Ford Ranger 4x2 XL
Số khung : JS7XXXSRNC3M04054 Màu : Đen (PB)Số máy : FP 885495 I.Tình trạng tổng quát bên ngoài xe V.Hệ thống điều khiển xa 1.Nước sơn mới,nguyên thuỷ,tổt 1.Khởi động máy
2.Không bị móp,nứt,bể 2.Chân ga
3.Không bị sét,rỉ 3.Ly hợp
4.Các chụp đèn đều mới và tổt 4.Sang số
5.Vỏ xe tổt đủ áp lực 5.Tay lái
6.Kính chiếu hậu VI.Hệ thống máy lạnh
7.Bánh xe dự phòng ( 2bánh ) 1.Các núm điều khiển
II.Tình trạng máy 2.Hướng dẫn điều khiển
1.Đổ đủ nhớt máy 3.Tình trạng máy lạnh
2.Máy hoạt động tổt 4.Radio casstte
III.Tính trạng hệ thống điện VII.Phụ kiện kèm theo 1.Hệ thống đèn chạy ban đêm 1.Chìa khoá ( 2 cái ) 2.Hệ thống đèn xi nhan 2.Sách hướng dẫn sử dụng
3.Còi 3.Sổ bảo hành
4.Hệ thống đèn thắng 4.Túi đồ nghề kèm theo
5.Công tắc máy - 1 kích,1bulong lắp lốp,1 tay quay kích
6.Bình ắc quy 5.Các giấy tờ khác
IV.Trong thùng carton Hoá đơn tài chính
1.Chụp bánh xe ( 4 cái ) Phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng
2.Châm thuốc Bản sao y hoá đơn gốc,bản cà số
Chúng tối đã đóc lại, cùng thống nhất nội dung trên và đồng ý ký tên dưới
đây: BÊN GIAO BÊN NHẬN
Sau khi mua TSCĐ, căn cứ vào Biên bản giao nhận số 21 TSCĐ, kế toán TSCĐ tiến hành lập thể TSCĐ để theo dõi chi tiết TSCĐ đó từ khi mua về đến khi thanh lý hoặc nhượng bán. Sau đó ghi vào sổ TSCĐ ( phần ghi tăng TSCĐ)
Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ số …. ngày 12/08/2021 về việc giao xe ô tô FORD cho Công ty, kế toán ghi sổ TSCĐ theo đơn vị sử dụng.
Biểu 2.4:Thẻ TSCĐ THẺ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
Số 68
Ngày 15/08/2021 lập thẻ Kế toán trưởng ( Họ và tên ) : Căn cứ vào Biên bản giao nhận TSCĐ số 21 ngày 12/08/2021 Tên, ký hiệu, mã hiệu, quy cách (Cấp hạng) : Xe ô tô Ford Nước sản xuắt : Liên doanh Mỹ - Việt Năm sản xuất 2018 Bộ phận quản lý sử dụng : Văn phòng công ty Năm đưa vào sử dụng : 2021
Thể tích làm việc của động cơ : 1840 cm3 Đình chỉ sử dụng TSCĐ ngày ….tháng
….năm Lý do đình chỉ :……….. Đơn vị : đồng
Chứng từ số
Nguyên giá TSCĐ Giá trị hao mòn TSCĐ
Ngày tháng
năm Diễn giải Nguyên giá Năm
Giá trị
hao mòn Cộng dồn
21 15/8/2021 413.718.428 2021 5.171.480 5.171.480
Ghi giảm TSCĐ chứng từ số ngày…..tháng…..năm….. Lý do giảm……….
Căn cứ vào các chứng từ : Hoá đơn bán hàng, biên lai nộp lệ phí trước bạ, giấy báo nợ của ngân hàng, phiếu chivà căn cứ vào biên bản nghiệm thu và bàn giao xe ô tô, kế toán định khoản.
Ghi tăng TSCĐ :
Nợ TK 211 : 413.718.428 Nợ TK 133(2) : 19.654.172
Có TK 333 : 20.635.000 Có TK 112 : 412.737.600
Đồng thời kết chuyển nguồn vốn, doanh nghiệp sử dụng quỹ đầu tư và phát triển mua TSCĐ, kế toán định khoản :
Nợ TK 414 : 413.718.428
Có TK 411 : 413.718.428 Khi nộp lệ phí trước bạ, kế toán định khoản
: Nợ TK 333 : 20.635.000
Có TK 111 : 20.635.000
Kế toán giảm TSCĐ ở Công ty.
TSCĐ của công ty giảm do nhiều nguyên nhân như thanh lý, nhượng bán. Xuất phát từ yêu cầu của từng bộ phận trực tiếp sử dụng và căn cứ vào thực trạng của TSCĐ để ra quyết định thanh lý, nhượng bán. Mọi trường hợp giảm TSCĐ đều phải có quyết định của Giám đốc Công ty, căn cứ vào quyết định đó đẻ lập các giấy tờ có liên quan tuỳ theo từng trường hợp cụ thể.
Trừ trường hợp giá trị còn lại của TSCĐ quá nhỏ, chủ yếu Công ty tổ chức thanh lý, nhượng bán đấu giá. Thành phần tham gia đáu giá bao gồm mọi cán bộ công nhân viên của Công ty có nhu cầu về tài sản thanh lý. Nếu giá trị tài sản thanh lý lớn hơn hoặc cán bộ nhân viên không có nhu cầu Công ty sẽ nhượng quyền đấu giá cho các đối tượng ngoài Công ty.
Trong trường hợp thanh lý TSCĐ, Công ty đều phải có quyết định thanh lý, thành lập ban thanh lý gồm lãnh đạo Công ty và đại diện các phòng ban, tổ đội có liên quan, ban thanh lý có trách nhiệm tổ chức thực hiện thanh lý và lập biên bản thanh lý.
Kế toán căn cứ vào hoá đơn bán hàng, phiếu thu tiền, biên bản bàn giao TSCĐ để tiến hành ghi sổ kế toán.
Ví dụ : Trong quý III năm 2021, Công ty đã thanh lý ô tô MAZDA323 – 4 chỗ.
Giá trị thu hồi từ việc thanh lý TSCĐ : 134.600.000 đồng
Biểu 2.5. Văn bản đề nghị thanh lý
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - tự do - hạnh phúc
…………..o0o………….
VĂN BẢN ĐỀ NGHỊ THANH LÝ TSCĐ
Kính gửi : Ông Nguyễn Trịnh Thuỷ – giám đốc Công ty Cổ phần thương mại vận tải Dũng Thắng
Hiện nay bộ phận quản lý văn phòng công ty có một TSCĐ, cụ thể là : 01 xe ô tô MAZDA323 – 4 chỗ có tình trạng như sau :
I Số liệu chung
- Tên TSCĐ : Ô tô MAZDA323 – 4 chỗ
- Ký hiệu, sổ kiểm kê : Số khung : 001106; Số máy : 501453 - Màu sơn : Ghi
- Nước sản xuất : Việt Nam
- Biển số đăng ký : 29L – 2370 tại Hà Nội - Đơn vị sử dụng : Phòng kinh doanh
II Số liệu kinh tế - Nguyên giá TSCĐ : 317.200.000 đồng - Hao mòn TSCĐ : 317.200.000 đồng - Giá trị còn lại : 0 đồng III Tình trạng kỹ thuật - Phần máy còn 30% (đã đến kỳ đại tu ) - Phần vỏ còn 25% - Nội thất còn 30%
IV Đánh giá chung và biện pháp xử lý :
Hiện nay xe ô tô đã hết khấu hao, tình trạng xe hư hỏng nhiều, nếu sử dụng phải đầu tư kinh phí sửa chữa lớn. Do đó nên bán để thu hồi vốn.
Đề nghị thanh lý Ngày 17 tháng 9 năm
2021 Trưởng phòng kinh doanh
Biểu 2.6.Biên bản thanh lý
CÔNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - tự do - hạnh phúc …..o0o….
Hà nội, ngày 02 tháng 10 năm 2021
BIÊN BẢN THANH LÝ TSCĐ
Nợ TK : 214,635 Có TK : 211 Căn cứ theo quyết định của ban giám đốc, hội đồng ban thanh lý của công về
việc thanh lý TSCĐ.
I . BAN THANH LÝ TSCĐ GỒM :
Giám đốc Công ty Trưởng ban
Kế toán trưởng Phó ban
Trưởng phong kinh doanh Uỷ viên
II . TIẾN HÀNH THANH LÝ
- Tên TSCĐ : Ô tô MAZDA323 – 4 chỗ - Số thẻ TSCĐ : 13
- Nguyên giá TSCĐ : 317.200.000 đồng - Giá trị hao mòn : 317.200.000 đồng - Giá trị còn lại : 0 đồng
III . KẾT LUẬN CỦA BAN THANH LÝ TSCĐ
- Quyêt định bán ô tô MAZDA323 để thu hồi vốn
- Phương thức bán : Theo nguyên tắc bán đấu thầu công khai - Giá sàn ( giá thấp nhất ) : 100.000.000 đồng
- Người được tham gia dự thầu múa xe : CBCNV trong công ty và tất cả mọi người ngoài công ty.
Hải phòng, ngày 02 thàng 10 năm 2021
Trưởng ban thanh lý IV . KẾT QUẢ THANH LÝ TSCĐ
- Chi phí thanh lý : 800.000đ ( Tám trăm ngàn đồng )
- Giá trị thu hồi TSCĐ : 134.600.000đ ( Một trăm ba mươi tư triệu sáu trăm ngàn đồng )
- Đã ghi giảm số thẻ TSCĐ ngày 9 tháng 9 năm 2021
Hải phòng, ngày 9 tháng 10 năm 2021
Kể toán trưởng (Ký,họ va tên)
Giám đốc (Ký,họ và tên)
Căn cứ vào biên bản thanh lý TSCĐ ngày 09/10/2021, kế toán tiến hành ghi thẻ TSCĐ. Sau đó ghi vào sổ theo dõi TSCĐ ổ đợn vị sử dụng và sổ TSCĐ ( Phần ghi giảm TSCĐ ).
Biểu 2.7.:Thẻ TSCĐ
THẺ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
Số 10
Ngày 10/01/2021 lập thẻ Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ
Tên, ký hiệu, mã hiệu, quy cách (cấp hạng) : Xe ô tô MAZDA323 Nước sản xuất : việt Nam
Bộ phận quản lý sử dụng : Văn phòng Công ty Đình chỉ sử dụngTSCĐ ngày 09 tháng 09 năm 2021 Lý do đình chỉ : Thanh lý.
Chứng từ số
Nguyên giá TSCĐ Giá trị hao mòn TSCĐ
Ngày,tháng,nă
m Diễn giải Nguyên giá Năm
Giá trị hao mòn Cộng dồn 05 10/04/2000 317.200.000 2000 32.726.983 32.726.983 2001 45.314.286 78.041.269 2002 45.314.286 123.355.555 2003 45.314.286 168.669.841 2004 45.314.286 213.984.127 2005 45.314.286 259.298.413 2006 45.314.286 304.612.699 2021 12.587.301 317.200.000 Lý do giảm: Thanh lý
Căn cứ biên bản bàn giao TSCĐ, phiếu thu, kế toán định khoản. Đối với nghiệp vụ giảm
Nợ TK 214 : 317.200.000
Có TK 211 : 317.200.000 Thu nhập từ hoạt động thanh lý
Nợ TK 111 : 134.600.000
Có TK 711 : 134.600.000 Chi phí từ hoạt động thanh lý
Nợ TK 811 : 800.000
Có TK 111 : 800.000