Thời gian thƣc tập : Từ đến
3. Đề tài đạt chất lƣợng theo yêu cầ u:
1.2 Kế toán chi phí
1.2.2 Nguyên tắc kế toán chi phí
Chi phí là những khoản làm giảm lợi ích kinh tế, đƣợc ghi nhận tại thời điểm giao dịch phát sinh hoặc khi có khả năng tƣơng đối chắc chắn sẽ phát sinh trong tƣơng lai không phân biệt đã chi tiền hay chƣa.
Việc ghi nhận chi phí ngay cả khi chƣa đến kỳ hạn thanh toán nhƣng có khả năng chắc chắn sẽ phát sinh nhằm đảm bảo nguyên tắc thận trọng và bảo toàn vốn. Chi phí và khoản doanh thu do nó tạo ra phải đƣợc ghi nhận đồng thời theo nguyên tắc phù hợp. Tuy nhiên, trong một số trƣờng hợp,nguyên tắc phù hợp có thể xung đột với nguyên tắc thận trọng trong kế toán, thì kế toán phải căn cứ vào bản chất và các Chuẩn mực kế toán để phản ánh giao dịch một cách trung thực, hợp lý.
Mỗi doanh nghiệp chỉ có thể áp dụng một trong hai phƣơng pháp kế toán hàng tồn kho : Kê khai thƣờng xuyên hoặc kiểm kê định kỳ. Doanh nghiệp khi đã lựa chọn phƣơng
pháp kế toán thì phải áp dụng nhất quán trong một năm tài chính. Trƣờng hợp áp dụng phƣơng pháp kiểm kê định kỳ, cuối kỳ kế toán phải kiểm kê để xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ.
Kế toán phải theo dõi chi tiết các tài khoản chi phí phát sinh theo yếu tố, tiền lƣơng, nguyên vật liệu, chi phí mua ngoài, khấu hao TSCĐ…
Các khoản chi phí không đƣợc coi là chi phí tính thuế TNDN theo quy định của Luật thuế nhƣng có đầy đủ hóa đơn chứng từ và đã hạch toán đúng theo Chế độ kế toán thì không đƣợc ghi giảm chi phí kế toán mà chỉ điều chỉnh trong quyết toán thuế TNDN để làm tăng số thuế TNDN phải nộp.
Các tài khoản phản ánh chi phí không có số dƣ, cuối kỳ kế toán phải kết chuyển tất cả các khoản chi phí phát sinh trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh.
1.2.3 Tài khoản và chứng từ kế toán
1.2.3.1 Tài khoản kế toán
TK 632 “Giá vốn hàng bán”- Không có số dƣ cuối kỳ TK 635 “Chi phí tài chính”- Không có số dƣ cuối kỳ
TK 641 “Chi phí bán hàng”- Không có số dƣ cuối kỳ, có 7 tài khoản cấp 2:
TK 6411 “Chi phí nhân viên”: Phản ánh các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, vận chuyển, bảo quản sản phẩm, hàng hóa,… bao gồm tiền lƣơng, tiền ăn giữa ca, tiền công và các khoản trích theo lƣơng,…
TK 6412 “Chi phí vật liệu, bao bì”: Phản ánh các chi phí vật liệu, bao bì xuất dùng cho việc giữ gìn, tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, nhƣ chi phí vật liệu đóng gói sản phẩm, hàng hóa trong quá trình tiêu thụ, vật liệu dùng cho sửa chữa, bảo quản TSCĐ,… dùng cho bộ phận bán hàng.
TK 6413 “ Chi phí dụng cụ, đồ dùng”: Phản ánh chi phí về công cụ, dụng cụ phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa nhƣ công cụ đo lƣờng, phƣơng tiện tính toán, phƣơng tiện làm việc,…
TK 6414 “Chi phí khấu hao TSCĐ”: Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận bảo quản, bán hàng, nhƣ nhà kho, cửa hàng, bến bãi, phƣơng tiện bốc dỡ, vận chuyển, phƣơng tiện tính toán, đo lƣờng, kiểm nghiệm chất lƣợng,..
TK 6415 “Chi phí bảo hành”: Dùng để phản ánh khoản chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa. Riêng chi phí sửa chữa và bảo hành công trình xây lắp phản ánh ở TK 627 “Chi phí sản xuất chung” nà không phản ánh ở TK 6415.
TK 6417 “Chi phí dịch vụ mua ngoài”: Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bán hàng nhƣ chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ phục vụ trực tiếp cho khâu bán hàng, tiền thuê kho, thuê bãi, tiền thuê bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hóa đi bán, tiền trả hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu,…
hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm, hàng hóa, quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng…
TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”- Không có số dƣ cuối kỳ, có 8 tài khoản cấp 2:
TK 6421 “Chi phí nhân viên quản lý”: Phản ánh các khoản phải trả cho cán bộ nhân viên quản lý doanh nghiệp, nhƣ tiền lƣơng, các khoản phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp của Ban Giám đốc, nhân viên quản lý ở các phòng, ban của doanh nghiệp.
TK 6422 “Chi phí vật liệu quản lý”: Phản ánh chi phí vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp nhƣ văn phòng phẩm… vật liệu sử dụng cho việc sửa chữa TSCĐ, công cụ, dụng cụ,…(giá có thuế, hoặc chƣa có thuế GTGT).
TK 6423 “Chi phí đồ dùng văn phòng”: Phản ánh chi phí dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý (giá có thuế, hoặc chƣa có thuế GTGT).
TK 6424 “Chi phí khấu hao TSCĐ”: Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp nhƣ : Nhà cửa làm việc của các phòng ban, kho tàng, vật kiến trúc, phƣơng tiện vận tải truyền dẫn, máy móc thiết bị quản lý dùng trên văn phòng…
TK 6425 “Thuế, phí và lệ phí”: Phản ánh chi phí về thuế, phí và lệ phí nhƣ: Thuế môn bài, tiền thuê đất,… và các khoản phí, lệ phí khác.
TK 6426 “Chi phí dự phòng”: Phản ánh các khoản dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
TK 6427 “Chi phí dịch vụ mua ngoài”: Phản ánh các CP dịch vụ mua ngoài phục vụ cho công tác quản lý DN, các khoản chi mua và sử dụng các tài liệu ký thuật, bằng sang chế,… (không đủ tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ) đƣợc tính theo phƣơng pháp phân bổ dần vào CP quản lý doanh nghiệp, tiền thuê TSCĐ, chi phí trả cho nhà thầu phụ.
TK 6428 “Chi phí bằng tiền khác”: Phản ánh các chi phí khác thuộc quản lý chung của doanh nghiệp, ngoài các chi phí đã kể trên, nhƣ: Chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác phí, tàu xe, khoản chi cho lao động nữa,…
Bảng 1.2. Nội dung các tài khoản chủ yếu sử dụng để phản ánh chi phí Số Số
hiệu TK
Tên TK Nội dug phản ánh
Bên Nợ Bên Có
632 Giá vốn hàng bán Trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã bán trong kỳ.
Chi phí nguyên liệu, vật liệu, chi phí nhân công vƣợt mức bình thƣờng và chi phí sản xuất chung cố định không phân bổ đƣợc tính vào giá vốn hàng bán Kết chuyển giá vốn của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã bán trong kỳ sang TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh”. Khoản hoàn nhập dự phòng giảm giá HTK cuối năm tài chính (chênh lệch giữa số phải lập năm nay
trong kỳ.
Các khoản hao hụt, mất mát của HTK sau khi trừ phần bồi thƣờng do trách nhiệm cá nhân gây ra.
Chi phí xây dựng, tự chế tài sản cố định vƣợt mức bình thƣờng không đƣợc tính vào nguyên giá tài sản cố định hữu hình tự xây dựng, tự chế hoàn thành. Số trích lập dự phòng giảm giá HTK (chênh lệch giữa số dự phòng giảm giá HTK phải lập năm nay lớn hơn năm trƣớc đã lập chƣa sử dụng hết. nhỏ hơn số đã lập năm trƣớc). Trị giá hàng bán bị trả lại nhập kho.
Khoản chiết khấu thƣơng mại, giảm giá hàng bán nhận đƣợc sau khi hàng mua đã tiêu thụ.
Các khoản thuế nhập khẩu, tiêu thụ đặc biệt, bảo vệ môi trƣờng đã tính vào giá trị mua hàng nếu khi xuất bán hàng hóa mà các khoản thuế đó đƣợc hoàn lại.
635 Chi phí tài chính Chi phí lãi vay, lãi mua hàng trả chậm, lãi thuê tài sản thuê tài chính.
Lỗ bán ngoại tệ. Chiết khấu thanh toán cho ngƣời mua.
Các khoản lỗ do thanh lý, nhƣợng bán các khoản đầu tƣ.
Lỗ tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ, do đánh giá lại cuối năm tài chính các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ.
Số trích lập dự phòng giảm giá chứng khoán kinh doanh, dự phòng tổn thất đầu tƣ vào đơn vị khác.
Các khoản chi phí của hoạt động đầu tƣ tài
Hoàn nhập dự phòng giảm giá chứng khoán kinh doanh, dự phòng tổn thất đầu tƣ vào đơn vị khác (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn kỳ trƣớc đã trích chƣa sử dụng hết).
Các khoản đƣợc ghi giảm chi phí tài chính.
Cuối kỳ, kết chuyển toàn bộ chi phí tài chính phát sinh trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh.
641 Chí phí bán hàng Các chi phí phát sinh liên quan đến quá trình bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ phát sinh trong kỳ.
Khoản đƣợc ghi giảm chi phí bán hàng trong kỳ.
Kết chuyển chi phí bán hàng vào TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh” để tính kết quả kinh doanh trong kỳ. 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp Các chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ. Số dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này lớn hơn đã lập kỳ trƣớc chƣa sử dụng hết).
Các khoản đƣợc ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp.
Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn đã lập kỳ trƣớc chƣa sử dụng hết).
Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh”.
1.2.3.2. Chứng từ kế toán
Giá vốn hàng bán: Phiếu xuất kho ( mẫu số 02-VT), bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi (mẫu số 01- BH), thẻ quầy hàng (mẫu số 02- BH), các chứng từ khác có liên quan.
Chi phí tài chính: Phiếu chi (mẫu số 02- TT), hóa đơn GTGT (mẫu số 01-GTKT- 3LL), các chứng từ khác có liên quan.
Chi phí bán hàng: Bảng thanh toán tiên lƣơng (mẫu số 02-LĐLT), bảng kê các khoản trích nộp theo lƣơng (mẫu số 10-LĐLT), bảng phân bổ tiền lƣơng và bảo hiểm (mẫu số 11-LĐLT), phiếu chi (mẫu số 02-TT).
Chi phí quản lý doanh nghiệp: Bảng thanh toán tiền lƣơng (mẫu số 02-LĐLT), bảng kê các khoản trích nộp theo lƣơng (mẫu số 10-LĐLT), bảng phân bổ tiền lƣơng và bảo hiểm (mẫu số 11-LĐLT), phiếu chi (mẫu số 11-LĐLT).
1.2.4 Phƣơng pháp hạch toán