C ƢƠN 2 BỘ Ỉ SỐ KP ÁN Á NĂN LỰ T Ự ỆN ÔN
2.1.7. Các tiêu chí khi xây dựng hệ thống KPI
- KPI là công cụ dùng trong đánh giá thực hiện công việc, nên khi xây dựng KPI các nhà quản lý cố gắng hướng đến nguyên tắc SMART [9]:
S – Specific: cụ thể
M – Measurable: đo lường được A – Achievable: có thể đạt được R – Realistics: thực tế
T – Time Bound: thời gian cụ thể
- SMART không phải là nguyên tắc bắt buộc khi xây dựng hệ thống KPI, nhưng nếu hệ thống KPI đảm bảo đạt được nguyên tắc SMART thì hiệu quả của việc đánh giá thực hiện công việc sẽ rất cao.
a. Vậy SMART là gì?
- Là nguyên tắc “THÔNG MINH” giúp định hình và nắm giữ được mục tiêu của mình trong tương lai.
- Qua đó sẽ xác định những khả năng mà mình có thể làm được và xây dựng kế hoạch cụ thể để hiện thực hóa những mục tiêu đó.
b. Các thành phần của SMART
S – Specific (Tính cụ thể)
- Mục tiêu được đề ra phải có tính cụ thể, rõ ràng, tường minh, không gây nhầm lẫn.
- Để xác định được mục tiêu cụ thể, phù hợp, có thể đặt các câu hỏi như sau: Tôi muốn đạt được điều gì? Tôi sẽ hành động gì để đạt được điều đó?
M – Measurable (Tính đo lường)
- Nghĩa là ý định phải được gắn liền với những con số, cụ thể là có thể cân, đo, đong, đếm được. Chúng ta biết chính xác những gì mình cần đạt được là bao nhiêu.
- Có thể đặt các câu hỏi như sau: Dùng gì để đo lường mục đích? Bao nhiêu là hoàn thành? Ngưỡng kết quả nào là đạt chuẩn?
A – Achievable (Tính khả thi)
- Tính khả thi cũng là một yếu tố rất quan trọng khi đưa ra một mục tiêu. Nghĩa là chúng ta phải suy nghĩ về khả năng bản thân trước khi đề ra một chỉ tiêu quá xa vời, nhưng cũng không có nghĩa là chỉ lập một mục tiêu đơn giản, dễ dàng.
- Có thể đặt các câu hỏi như sau: Mục tiêu có thể thực hiện không? Bạn có những kĩ năng và nguồn lực cần thiết không?
R – Realistics (Tính thực tế)
- Tính thực tế cũng tương đồng với tính khả thi, hãy tính toán đến các yếu tố để tăng tính thực tế cho mục tiêu như: kinh phi thực hiện, nhân lực, nguồn vốn, thời gian,… xem có thực hiện được mục tiêu không.
- Có thể đặt các câu hỏi như sau: Có phù hợp với tình hình thực tế hay không? Cạnh tranh có quá khốc liệt hay không?
T – Timebound (Giới hạn thời gian)
- Bất cứ một mục tiêu lớn nhỏ nào cũng cần được xác định một thời gian cụ thể để thực hiện. Nó tạo một cột mốc xác định thời điểm thành công. Trong quá trình thực hiện, ta biết được đang đi đến đâu trong cuộc hành trình và kịp thời chấn chỉnh mức độ phấn đấu.
- Có thể trả lời các câu hỏi: Thời hạn hoàn thành là khi nào? Thời gian đó có hợp lý hay không?
c. Các bước vận dụng nguyên tắc SMART
- Định hình ý định của mình: Dựa vào các tiêu chí như đã phân tích, tiến hành định hướng mục đích cho mình. Mọi mục tiêu phải có tính khả thi và được hạn chế khung thời gian hoàn thành cũng như quy định thành tựu cụ thể.
- Viết mục tiêu đó ra giấy: Một trong những cách tạo động lực cho bản thân hữu hiệu nhất là viết hết những gì mình muốn thực hiện trong thời gian tới theo thứ tự ưu tiên, đặt bất cứ đâu có thể nhìn thấy hằng ngày.
- Tạo dựng kế hoạch chi tiết để thực hiện mục tiêu: Chia nhỏ ý định ra bằng cách định hướng xem mỗi ngày/ tuần/ tháng/ năm cần phải làm gì, định hướng con đường đi bao xa để rút ngắn thời gian và khoảng cách đạt được mục tiêu. Từ đó sẽ có cho mình một kế hoạch cụ thể cho từng yêu cầu công việc. Lưu ý: phải định kỳ kiểm tra những mục tiêu nhỏ đó để biết được mình đã đi được chừng nào (đạt được bao nhiêu % kế hoạch) và còn tiếp tục trong bao lâu nửa để về đích. Tốt nhất nên lập sơ đồ phân tích công việc hằng ngày để biết được việc gì cần làm trước, việc gì làm sau, việc gì quan trọng và cần làm ngay, … để có sự phân chia thời gian và công việc cho hợp lý.
d. Một số ví dụ về nguyên tắc SMART
Ví dụ 1: Chạy bộ cự ly Marathon 20km - S: Tôi muốn chạy bộ đường dài.
- M: Tôi muốn hoàn thành chạy bộ đường dài cự ly Marathon 20km.
- A: Với kết quả tập luyện hiện nay, tôi muốn hoàn thành chạy bộ đường dài cự ly Marathon 20km.
- R: Với kết quả tập luyện hiện nay, tôi muốn hoàn thành chạy bộ đường dài cự ly Marathon 20km, để cải thiện sức khỏe tim mạch.
- T: Với kết quả tập luyện hiện nay, tôi muốn hoàn thành chạy bộ đường dài cự ly Marathon 20km trước ngày 31/12/2021.
Ví dụ 2: Gia tăng số lượng khách hàng mới - S: Tôi muốn có thêm nhiều khách hàng mới. - M: Tôi muốn gia tăng 10% lượng khách hàng mới.
- A: Với khả năng tiếp thị hiện tại, tôi muốn gia tăng 10% lượng khách hàng mới. - R: Với khả năng tiếp thị hiện tại, tôi muốn gia tăng 10% lượng khách hàng mới, để đẩy mạnh doanh thu công ty.
- T: Với khả năng tiếp thị hiện tại, tôi muốn gia tăng 10% lượng khách hàng mới mỗi quý.