C ƢƠN 2 BỘ Ỉ SỐ KP ÁN Á NĂN LỰ T Ự ỆN ÔN
2.2.2. Quy trình xây dựng KPI cho cơ quan, tổ chức [8]
a. Xác định mục tiêu chiến lược của phòng ban, tổ chức
- Mục tiêu bao gồm những mục tiêu cốt lõi và các mục tiêu khác. Từ những mục tiêu này, cần xác định cấp độ chiến lược cho từng mục tiêu. Ngày nay, có nhiều công ty đang sử dụng các công cụ như Strategy map (bản đồ chiến lược) hay bản đồ tạo giá
trị để vạch ra một hướng hành động hiệu quả nhằm giúp đạt các tuyên bố về giá trị và giúp cho việc xây dựng chiến lược, quản trị chiến lược và quản trị kinh doanh được hiệu quả.
- Cần phải đảm bảo nguyên tắc SMART.
b. Xác định bộ phận, người xây dựng hệ thống KPI
- Người xây dựng KPI thường là trưởng bộ phận – người hiểu rõ và tổng quan nhất về các nhiệm vụ, yêu cầu của các vị trí chức danh trong từng bộ phận. Trường hợp bộ phận quá lớn thì thì việc xây dựng KPI nên được đảm nhận bởi các cấp quản lý thấp hơn.
- Có thể do các bộ phận chức năng trực tiếp xây dựng hệ thống KPI cho các vị trí chức danh trong bộ phận đó dựa trên hướng dẫn, trợ giúp về mặt phương pháp của những người có chuyên môn.
c. Xây dựng các câu hỏi về hiệu suất chính (Key Performance Question – KPQ)
- KPQ giúp thu hẹp danh sách các chỉ số đo lường xuống đến mức súc tích và ý nghĩa nhất. Để đạt được câu trả lời, chúng ta phải bắt đầu bằng một câu hỏi.
- Sau khi xem xét việc các chỉ số hiệu suất chính liên hệ như thế nào đến các mục tiêu và chiến lược của cơ quan, tổ chức, người nghiên cứu tiến hành xây dựng các chỉ số hiệu suất chính KPI.
d. Xác định chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
- Mỗi bộ phận trong phòng ban, tổ chức có những chức năng, trách nhiệm cụ thể đặc trưng cho bộ phận và hệ thống KPI được xây dựng phải thể hiện, gắn liền với đặc trưng, chức năng, nhiệm vụ của bộ phận.
e. Xác định vị trí chức danh và trách nhiệm chính của từng vị trí chức danh
Người xây dựng KPI cần chỉ ra một số trách nhiệm chính mà người đảm nhận vị trí công việc này phải thực hiện (mô tả công việc). Đây là cơ sở để xây dựng hệ thống chỉ tiêu KPI, do đó các trách nhiệm phải rõ ràng, cụ thể và có thể thực hiện được.
f. Xác định các chỉ số đo lường và thu thập dữ liệu
- Cần phải đánh giá một cách cẩn thận các thế mạnh và cả điểm yếu của các loại công cụ đo lường khác nhau và chọn ra loại nào thích hợp nhất.
- Các khía cạnh cần phải được xem xét: phương thức thu thập dữ liệu, nguồn dữ liệu, công thức, thang điểm, phương pháp đánh giá và tần suất. Cụ thể cần xác định như sau:
Chỉ số đo lường bộ phận: Dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận người xây dựng hệ thống KPI sẽ xây dựng những chỉ tiêu KPI chung đặc trưng cho cả bộ phận. Những chỉ tiêu KPI này là cơ sở để xây dựng KPI của từng vị trí chức danh.
Chỉ số đo lường cá nhân: KPI được xây dựng dựa trên cơ sở trách nhiệm chính của vị trí chức danh và các chỉ tiêu KPI của từng bộ phận. Các chỉ tiêu phải đảm bảo tiêu chí SMART, các kỳ đánh giá thường áp dụng là tháng, quý, năm.
g. Xác định mức độ điểm số cho các kết quả đạt được và các ngưỡng mục tiêu
- Điểm số thông thường được chia thành 2 – 5 mức tương ứng với mức độ hoàn thành công việc theo kết quả. Càng nhiều mức độ điểm số thì việc đánh giá càng khách quan. Tuy nhiên, nếu chia quá nhỏ thì việc đánh giá và xác định tổng điểm cuối cùng sẽ gặp khó khăn
- Khi KPI đạt được hay không đạt được mục tiêu đề ra, chúng được hiển thị sử dụng các màu sắc, được gọi là “tín hiệu đèn giao thông” để chỉ mức độ hiệu quả kinh doanh. Do vậy, cần xác định rõ các ngưỡng cho hiệu suất thấp (Đỏ), trung bình (Vàng), tốt (Xanh lá), đạt trên chỉ tiêu hiệu suất (Xanh dương).
h. Liên hệ giữa kết quả đánh giá KPI và lương, thưởng
- Với mỗi khung điểm số cụ thể người xây dựng hệ thống KPI sẽ xác định mối liên hệ giữa kết quả đánh giá và các mức đãi ngộ cụ thể.
- Tùy thuộc vào từng bộ phận, chức danh, … mà các nhà quản lý thực hiện việc xây dựng KPI linh hoạt trong các bước và nên thuê các chuyên gia tư vấn có kinh nghiệm kết hợp với người lao động để chỉ tiêu đưa vào hoạt động phát huy hiệu quả cao và phù hợp với mục tiêu quản lý chung của cơ quan, tổ chức, đặc biệt là mục tiêu trong quản lý nhân sự.