C ƢƠN 3 KP O ÔN TÁ ÁN Á ÁN BỘ V Ê N Ứ/
3.3.5. Xác định các chỉ số KPI
3.3.5.1. Phó trưởng phòng
- Nhiệm vụ chính của phó trưởng phòng là lãnh đạo, quản lý đơn vị. Ngoài ra còn có các nhiệm vụ tương ứng với chức danh giảng viên là giảng dạy và NCKH.
- Định mức giờ giảng trong một năm sẽ là 270 giờ, trong khi đó định mức giờ NCKH là 600 giờ.
- Các công việc quản lý sẽ bao gồm các nhiệm vụ, chỉ tiêu được giao ở đơn vị công tác, quản lý trực tiếp các viên chức thuộc thẩm quyền phụ trách.
- Các công việc hoàn thành ngoài kế hoạch:
Bảng 3.11: Các công việc hoàn thành ngoài kế hoạch
STT Nội dung Số lƣợng ơn vị tính iểm thƣởng Ghi chú 1 Mở mới mã ngành/Chứng chỉ bồi dưỡng 1 Ngành/Chứng chỉ 5 2 Cập nhật chương trình 1 Chương trình 5 3 Tổ chức hoạt động Hợp tác quốc tế 1 Hoạt động 5
4 Tổ chức Hội thảo quốc tế 1 Hội thảo 10 5 Tổ chức Hội thảo quốc gia 1 Hội thảo 5 6 Tổ chức hoạt động chuyển
giao KHCN 1 Hoạt động 5
7 Tổ chức kêu gọi và tài trợ
học bổng cho sinh viên 1 Lần 5
Trên 5 triệu đồng 8 Tham gia kiểm định chất
lượng chương trình đào tạo 1 Chương trình 10 9 Tham gia xây dựng, thực
hiện đề án/dự án 1 Dự án 5
10
Kết nối các doanh nghiệp trong hợp tác giảng dạy, NCKH 1 Doanh nghiệp 5 11 Có sách xuất bản ở nước ngoài 1 5 12 Hướng dẫn SV NCKH đạt giải cấp Trường/ĐHĐN 1 2 13 Hướng dẫn SV NCKH đạt giải cấp Bộ, tỉnh/ thành phố, Quốc gia 1 Giải 3 14 Hướng dẫn SV đạt giải hoạt động phong trào cấp ĐHĐN
STT Nội dung Số lƣợng ơn vị tính iểm thƣởng Ghi chú 15 Hướng dẫn SV đạt giải hoạt động phong trào cấp Bộ, tỉnh/ thành phố, Quốc gia
1 3
16 Công bố bài báo ở nước
ngoài Lần 2
17 Công bố bài báo quốc tế
(ISI, SCOPUS) Lần 5
18
Một số công việc không thường xuyên khác do Thủ trưởng đơn vị đề xuất, Hiệu trưởng xét duyệt
- Điểm vi phạm:
Bảng 3.12: Điểm vi phạm
STT Vi phạm các nhiệm vụ Mức độ vi phạm quy chế
iểm trừ ơn vị tính Ghi chú
1 Đi dạy trễ, về sớm 2 Lần >=10 phút /lần, tính theo Học kỳ
2 Nghỉ dạy không báo cáo 2 Lần Học kỳ
3
Nộp điểm thi trễ (tất cả các loại hình, các cấp đào tạo)
3 Ngày 17 ngày kể từ ngày tổ chức thi
4 Sai sót trong các khâu ra
đề thi/chấm thi 2 Lần Cho 1 học kỳ
5 Vi phạm quy chế khi coi
thi/chấm thi 3 Lần Cho 1 học kỳ
6 Không tổ chức sinh hoạt
lớp theo định kỳ. 2 Lần
Đăng ký trên hệ thống
STT Vi phạm các nhiệm vụ Mức độ vi phạm quy chế
iểm trừ ơn vị tính Ghi chú
7
Dưới 50% số lượng sinh viên hài lòng về môn học (Dựa trên kết quả khảo sát ý kiến sinh viên về hoạt động giảng dạy của giảng viên)
2 Lần Học kỳ
8
Cố vấn học tập có lớp được giao phụ trách tốt nghiệp dưới 50% (do không đăng ký đủ tín chỉ …)
3 Lần
9 Chậm hồ sơ thanh toán,
hoàn tạm ứng 2 Lần Sau 30 ngày
10
Vắng tham dự các hoạt động chuyên môn, phong trào cấp khoa, trường (không có lí do) 2 Lần 11 Vắng họp không lí do (cấp khoa) 2 Lần 12 Vắng họp không lí do (cấp Trường) 3 Lần 13 Trễ họp dưới 10 phút (cấp khoa) 2 Lần 14 Trễ họp dưới 10 phút (cấp Trường) 3 Lần 15 Nộp bài giảng trễ hạn 2 Lần 16 Không thực hiện nhiệm
vụ đơn vị phân công 2 Lần
17
Cung cấp thông tin sai lệch gây ảnh hưởng đến uy tín của cá nhân và tập
STT Vi phạm các nhiệm vụ Mức độ vi phạm quy chế
iểm trừ ơn vị tính Ghi chú
thể
18
Một số lỗi vi phạm khác do Thủ trưởng đơn vị đề xuất, Hiệu trưởng xét duyệt
- Hệ thống chỉ số KPI của phó trưởng phòng:
Bảng 3.13: Hệ thống chỉ số KPI của phó trưởng phòng
STT Tên KPI ơn
vị đo
Trọng số
1 Giảng
dạy Hoàn thành định mức giờ giảng % 0.075
2 NCKH Hoàn thành định mức giờ NCKH % 0.075
3
Công việc quản lý
Có >= 70% cá nhân thuộc thẩm quyền phụ trách, quản lý trực tiếp được đánh giá hoàn thành nhiệm vụ (*)
% 0.55
100% cá nhân thuộc thẩm quyền phụ trách, quản lý trực tiếp hoàn thành tốt hoặc hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ
% 0.1
Hoàn thành >=70% các nhiệm vụ, chỉ tiêu
của đơn vị công tác được giao (*) % 0.1
100% các nhiệm vụ, chỉ tiêu của đơn vị công tác được giao hoàn thành đúng tiến độ, bảo đảm chất lượng
% 0.05
% Chỉ tiêu, nhiệm vụ hoàn thành vượt mức
(**) % 0.05
Công việc hoàn thành ngoài kế hoạch Điểm 0.1
4 Điểm vi phạm Điểm -0.1
(*): Chỉ cần thỏa điều kiện là nhận được 100% điểm, nếu số % hoàn thành dưới 70 thì nhận được tương ứng % số điểm đó.
(**): Cần hoàn thành 100% các nhiệm vụ, chỉ tiêu của đơn vị công tác được giao mới tính đến các chỉ tiêu, nhiệm vụ hoàn thành vượt mức.
- Tổng hệ số: 0.075 + 0.075 + 0.55 + 0.1 + 0.1 + 0.05 + 0.05 + 0.1 – 0.1 = 1 - Cách tính điểm đánh giá:
Tổng điểm = Tỉ lệ % hoàn thành định mức giờ giảng * 0.075 + Tỉ lệ % hoàn thành định mức giờ NCKH * 0.075 + Tỉ lệ % cá nhân thuộc thẩm quyền phụ trách, quản lý trực tiếp được đánh giá hoàn thành nhiệm vụ * 0.55 + 100% cá nhân thuộc thẩm quyền phụ trách, quản lý trực tiếp hoàn thành tốt hoặc hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ * 0.1 + Tỉ lệ % nhiệm vụ, chỉ tiêu của đơn vị công tác được giao * 0.1 + 100% các nhiệm vụ, chỉ tiêu của đơn vị công tác được giao hoàn thành đúng tiến độ, đảm bảo chất lượng * 0.05 + Tỉ lệ % chỉ tiêu, nhiệm vụ hoàn thành vượt mức * 0.05 + Số điểm công việc hoàn thành ngoài kế hoạch * 0.1 – Số điểm vi phạm * 0.1
Ví dụ 1: Phó trưởng phòng hoàn thành các KPI như bên dưới:
- Đơn vị hoặc lĩnh vực công tác được giao phụ trách hoàn thành 70% các chỉ tiêu, nhiệm vụ
- Có 70% viên chức thuộc thẩm quyền phụ trách, quản lý trực tiếp được đánh giá hoàn thành nhiệm vụ
- Hoàn thành 100% định mức giờ giảng và NCKH
-> Tổng điểm sẽ là: 100*0.075 + 100*0.075 + 100*0.55 + 100*0.1 = 80 điểm -> Hoàn thành tốt nhiệm vụ
Ví dụ 2: Phó trưởng phòng hoàn thành các KPI như bên dưới:
- Đơn vị hoặc lĩnh vực công tác được giao phụ trách hoàn thành 100% các chi tiêu, nhiệm vụ, trong đó 30% chỉ tiêu, nhiệm vụ ho n th nh vƣợt mức
- 100% viên chức thuộc thẩm quyền phụ trách, quản lý trực tiếp được đánh giá hoàn thành nhiệm vụ, trong đó 70% hoàn thành tốt v ho n th nh xuất sắc nhiệm vụ
- Hoàn thành 100% định mức giờ giảng và NCKH
-> Tổng điểm sẽ là: 100*0.075 + 100*0.075 + 100*0.55 + 70*0.1 + 100*0.1 + 100*0.05 + 30*0.05 = 93.5 điểm -> Hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ
2.5.5.2. Chuyên viên
- Nhiệm vụ chính là tham mưu và quản lý công việc theo đề án việc làm. Ngoài ra còn có các công việc đột xuất, ngoài kế hoạch do lãnh đạo phân công.
Bảng 3.14: Công việc hoàn thành ngoài kế hoạch STT Nội dung Số lƣợng ơn vị tính iểm thƣởng Ghi chú 1 Chủ trì xây dựng đề án/dự án/chương trình 1 Dự án/đề án/chương trình 5 2
Tham gia xây dựng, thực hiện đề án/dự án/chương trình 1 Dự án/đề án/chương trình 2 3 Chủ trì xây dựng quy định áp dụng cấp Trường 1 Quy định 4
4 Tham gia xây dựng quy
định áp dụng cấp Trường 1 Quy định 2 5 Tổ chức kêu gọi và tài trợ
học bổng cho sinh viên 1 Lần 5
Trên 5 triệu đồng 6 Tham gia kiểm định chất
lượng chương trình đào tạo 1 Chương trình 10 7 Có sáng kiến cải tiến cấp
Trường/ĐHĐN 1 Sáng kiến 3
8
Một số công việc không thường xuyên khác do Thủ trưởng đơn vị đề xuất, Hiệu trưởng xét duyệt
- Điểm vi phạm:
Bảng 3.15: Điểm vi phạm
S TT
Nội dung vi phạm quy chế iểm trừ ơn vị tính iải thích Các đơn vị liên quan cung cấp minh chứng 1 Đi làm trễ, về sớm 2 5 Lần/tháng >=10 phút Theo kết quả của tổ Thanh tra và Thủ trưởng đơn vị
2 Nghỉ làm không báo cáo 5 Lần/tháng 2
Theo kết quả của tổ Thanh tra và Thủ trưởng đơn vị 3 Sai sót trong quá trình tác
nghiệp 2 Lần
do thủ trưởng đ/v đánh giá
4
Không tham gia các hoạt động theo điều động của đơn vị 2 Lần Tập huấn, hội nghị, bồi dưỡng, họp... P. Tổ chức - Hành chính 5 Bị cán bộ/sinh viên phản ánh đích danh về thái độ, tác phong làm việc và được xác nhận thông tin
5 Lần Cho 1 học kỳ Thanh tra Pháp chế, Lãnh đạo đơn vị và Trường
6 Vi phạm quy chế văn hóa
công sở 2 Lần Quy tắc ứng xử, trang phục, hút thuốc lá... Thanh tra Nhân dân, TT- PC
7 Chậm hồ sơ thanh toán,
hoàn tạm ứng 2 Lần sau 30 ngày
P. Kế hoạch- Tài chính
8
Một số vi phạm khác do Thủ trưởng đơn vị đề xuất, Hiệu trưởng xét duyệt
- Hệ thống chỉ số KPI của chuyên viên:
Bảng 3.16: Hệ thống chỉ số KPI của chuyên viên
STT Tên KPI ơn vị đo Trọng số
1 Nhiệm vụ chính Hoàn thành >= 70% nhiệm vụ theo đề án vị trí việc làm (*) % 0.55 2 Tỉ lệ % hoàn thành nhiệm vụ đúng tiến độ, đảm bảo chất lượng % 0.2 3 Tỉ lệ % hoàn thành nhiệm vụ vượt mức (**) % 0.25 4 Nhiệm vụ bổ sung Hoàn thành công
việc ngoài kế hoạch Điểm 0.1
5 Điểm vi phạm Điểm -0.1
(*): Chỉ cần thỏa điều kiện là nhận được 100% điểm, nếu số % hoàn thành dưới 70 thì nhận được tương ứng % số điểm đó.
(**): Cần hoàn thành 100% các nhiệm vụ, chỉ tiêu của đơn vị công tác được giao đúng tiến độ, đảm bảo chất lượng mới tính đến các chỉ tiêu, nhiệm vụ hoàn thành vượt mức.
- Tổng hệ số: 0.55 + 0.2 + 0.25 + 0.1 – 0.1 = 1 - Cách tính điểm đánh giá:
Tổng điểm = Tỉ lệ % hoàn thành nhiệm vụ theo đề án vị trí việc làm * 0.55 + Tỉ lệ % hoàn thành nhiệm vụ đúng tiến độ, đảm bảo chất lượng * 0.2 + Tỉ lệ % hoàn thành nhiệm vụ vượt mức * 0.25 + Số điểm công việc hoàn thành ngoài kế hoạch * 0.1 – Số điểm vi phạm * 0.1
Ví dụ 1: Chuyên hoàn thành tối thiểu 70% nhiệm vụ theo vị trí việc làm đã được lãnh đạo đơn vị xác nhận và hoàn thành công việc phát sinh, đột xuất do thủ trưởng giao: Tham gia kiểm định chất lượng đào tạo (10 điểm). Điểm đánh giá sẽ là:
Tổng điểm: 100*0.55 + 10*0.1 = 65 điểm -> Hoàn thành nhiệm vụ
Ví dụ 2: Chuyên viên hoàn thành 100% nhiệm vụ được giao theo đề án vị trí việc làm. Trong đó ít nhất 80% hoàn thành đúng tiến độ, bảo đảm chất lượng đã được lãnh đạo đơn vị xác nhận. Ngoài ra đã hoàn thành công việc phát sinh, đột xuất do thủ trưởng giao: Tổ chức kêu gọi và tài trợ học bổng cho sinh viên trên 5 triệu đồng 2 lần (10 điểm). Tuy nhiên lại vi phạm nghỉ làm không báo cáo 2 lần trong 1 tháng (-10
điểm). Điểm đánh giá sẽ là:
Tổng điểm: 100*0.55 + 80*0.2 + 10*0.1 – 10*0.1 = 71 -> Hoàn thành tốt nhiệm vụ
3.4. iều kiện áp dụng hệ thống KP cho công tác đánh giá ngƣời lao động
Để xây dựng và áp dụng thành công hệ thống KPI cho công tác đánh giá lao động thì cần các điều kiện sau:
3.4.1. Đào tạo và hướng dẫn toàn bộ người lao động về việc xây dựng hệ thống KPI để đánh giá người lao động KPI để đánh giá người lao động
- Việc tập huấn, đào tạo kiến thức không chỉ cho ban lãnh đạo phòng mà còn tất cả người lao động.
- Cần làm tốt công tác truyền thông cho người lao động nhằm tránh tình trạng người lao động có suy nghĩ không chính xác về mục đích của việc triển khai đánh giá người lao động theo KPI như là một hình thức xử phạt, giảm lương hay là xa thải. Nếu làm tốt công tác này sẽ tạo ra sự ủng hộ, đồng thuận khi triển khai, từ đó có được các ý kiến đóng góp tích cực, hiệu quả cho quá trình xây dựng hệ thống KPI.
3.4.2. Xây dựng phần mềm quản lý hệ thống KPI
Khi ứng dụng phương pháp đánh giá người lao động theo hệ thống KPI cần nhiều thời gian và phải quản lý rất nhiều thông tin khác nhau trong quá trình thực hiện chức năng và nhiệm vụ của các nhóm. Do đó cần xây dựng phần mềm quản lý hệ thống KPI của các nhóm cũng như các chức danh và chia sẻ với mọi người thông qua website nội bộ.
3.4.3. Trả lương, thưởng gắn liền với kết quả đánh giá người lao động theo hệ thống chỉ số đo lường hiệu suất thống chỉ số đo lường hiệu suất
Khi triển khai xây dựng và áp dụng hệ thống KPI để đánh giá hiệu suất người lao động thì nên để ý tới yếu tố quy chế quản lý và phân phối tiền lương đang áp dụng hiện tại. Đòi hỏi phải chỉnh sửa quy chế quản lý và phân phối tiền lương trong đó đưa việc trả lương cho nhân viên căn cứ vào kết quả đánh giá người lao động theo hệ thống KPI. Việc chỉnh sửa quy chế quản lý và phân phối tiền lương cần đảm bảo các quy định của nhà trường.
C ƢƠN 4
PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
4.1. Phân tích hệ thống
4.1.1. Phân tích chức năng
- Sơ đồ phân cấp chức năng:
Hình 4.1: Sơ đồ phân cấp chức năng
- Sơ đồ luồng dữ liệu:
Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh:
(1) Thống kê, báo cáo KPI.
(2) Theo dõi tiến độ KPI, cập nhật KPI.
(3) Thống kê, báo cáo về KPI của từng nhân viên, bộ phận.
(4) Thông tin yêu cầu thống kê, báo cáo KPI của từng nhân viên, bộ phận. Hình 4.2: Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh
Hệ thống đánh giá KPI 1.Quản lý KPI 1.1 Cập nhật KPI 1.2 Xem danh sách KPI 2. Báo cáo
2.1 Báo cáo hoạt động hằng ngày
2.2 Báo cáo hoạt động theo tuần (2) Cán bộ nhân viên Cán bộ quản lý ệ thống đánh giá KPI (1) (3) (4)
Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh của hệ thống quản lý KPI cho thấy sự cần thiết của hệ thống đối với các cán bộ nhân viên và cán bộ quản lý. Các tác nhân ngoài này cung cấp nguồn dữ liệu cho hệ thống. Sau khi tổng hợp dữ liệu, hệ thống sẽ cung cấp báo cáo về KPI của nhân viên, bộ phận.
- Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của hệ thống:
Hình 4.3: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của hệ thống
4.1.2. Phân tích dữ liệu
- Xác định các thực thể:
NHANVIEN (MANV, HOTEN, EMAIL, MATKHAU, MABOPHAN,
MASUBQUANLY, MACHUCDANH)
BOPHAN (MABP, TENBP, MAQUANLY)
CHUCDANH (MACHUCDANH, TENCHUCDANH)
QUYENHAN (MAQUYENHAN, TENQUYENHAN)
KPINHANVIEN (MAKPI, TENKPI, MOTA, GIATRIMONGMUON,
GIATRITHUCTE, THOIGIANTUMONGMUON, THOIGIANTUTHUCTE, THOIGIAN DENMONGMUON, THOIGIANDENTHUCTE, DONVI, HESO, MANV,
TRANGTHAI)
DIEM (MADIEM, LOAIDIEM, DIEM, MOTA)
- Dạng mô hình thực thể liên kết
Từ các thực thể đã xác định được ta có dạng của mô hình thực thể liên kết như sau
Nhân viên 1. Quản lý
KPI 2. Báo cáo
Xem, cập nhật KPI
Thống kê, báo cáo
Yêu cầu thống kê báo cáo KPI của nhân viên Các
báo cáo
Hình 4.4: Mô hình thực thể liên kết NHANVIEN BOPHAN CHUCDANH QUYENHAN KPINHAN VIEN DIEM MABP TENBP MAQUAN LY MAQUYENHAN TENQUYENHAN MANV HOTEN EMAIL MAT KHAU MABOPHAN MASUBQUANLY MACHUCDANH MACHUCDANH TENCHUCDANH MAKPI TENKPI MOTA GIATRIMONGMUON GIATRITHUCTE THOIGIANTUMONGMUON THOIGIANTUTHUCTE THOIGIANDENMONGMUON THOIGIANDENTHUCTE DONVI HESO MANV TRANGTHAI MADIEM LOAIDIEM DIEM MOTA MANV 1-n n-n