C ƢƠN 3 KP O ÔN TÁ ÁN Á ÁN BỘ V Ê N Ứ/
3.1.5. Quy trình đánh giá
- Bước 1: Người lao động báo cáo công việc thực hiện trong định kỳ một năm. - Bước 2: Người quản lý trực tiếp đánh giá ra điểm cho các tiêu chi và xếp loại. - Bước 3: Trưởng phòng đánh giá ra điểm cho các tiêu chí và xếp loại.
- Bước 4: Chuyển kết quả đánh giá và xếp loại cho người lao động biết và có ý kiến phản hồi, thắc mắc về kết quả đánh giá. Kết quả đánh giá cuối cùng của trưởng phòng Đào tạo sẽ được gửi về bộ phận phụ trách thi đua – khen thưởng của trường.
Như vây, trưởng phòng sẽ đánh giá trực tiếp các phó phòng và đánh giá gián tiếp các chuyên viên của mình. Phó phòng sẽ đánh giá trực tiếp các chuyên viên của nhóm mình.
3.2. Nhận xét về hệ thống đánh giá ngƣời lao động hiện đang áp dụng
3.2.1. Ưu điểm
Qua nghiên cứu, hệ thống đánh giá hiện nay đang áp dụng có ưu điểm như sau: - Hệ thống đánh giá đơn giản, dễ hiểu: Hệ thống đánh giá hiện tại xem xét đánh giá trên hai tiêu chí chính và hai tiêu chí phụ với các hướng dẫn đánh giá cho điểm cụ thể và thực tế. Sau một thời gian thực hiện các cán bộ tham gia quá trình đánh giá đều quen và dễ dàng triển khai hằng năm.
- Các bước thực hiện trong quy trình rõ ràng: Hệ thống quy định rõ các bước để ra kết quả đánh giá từ cá nhân được đánh giá cho đến các cấp có trách nhiệm đánh giá nên kết quả đánh giá định kỳ một năm hoàn thành đúng tiến độ.
- Biểu mẫu thực hiện đơn giản: Hệ thống đánh giá với các nội dung đơn giản, dễ hiểu nên việc triển khai đánh giá định kỳ rất thuận lợi.
3.2.2. Nhược điểm
Bên cạnh các ưu điểm được nêu ở trên thì hệ thống đánh giá hiện nay đang áp dụng vẫn còn một số hạn chế:
- Sự hài lòng của người lao động về phương pháp đánh giá?
- Những hạn chế của phương pháp đánh giá hiện tại: tính chủ quan, chưa chi tiết, chỉ mang tính hình thức?
Từ các hạn chế trên, song song với việc áp dụng phương pháp hiện tại thì đang tiến hành xây dựng hệ thống chỉ số đo lường hiệu suất (KPI) để đánh giá người lao động.
3.3. Trình tự triển khai xây dựng hệ thống KP cho công tác đánh giá ngƣời lao động
3.3.1. Xác định mục tiêu chiến lược năm 2020
3.3.2. Thành lập ban triển khai xây dựng hệ thống KPI cho công tác đánh giá người lao động người lao động
Việc xác định bộ phận, cá nhân tham gia vào việc xây dựng hệ thống KPI để đánh giá người lao động là rất quan trọng vì sẽ ảnh hưởng đến sự thành công của việc này.
3.3.3. Xây dựng ma trận chức năng
Bảng 3.4: Ma trận chức năng phòng Đào tạo
STT Chức năng/Nhiệm vụ chính Ban lãnh đạo Nhóm quản lý phi chính quy Nhóm phụ trách sau đại học Nhóm quản lý đại học chính quy
1 Công tác phát triển đào tạo A R S R
2 Công tác tuyển sinh A S R R
3 Triển khai hoạt động dạy học A R S R
4 Xét công nhận kết quả học tập A R S R
5 Công tác cấp phát văn bằng, chứng chỉ,
chứng nhận A S S R
6 Thống kê, lưu trữ A S R S
7 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu
trưởng phân công R S S S
Ghi chú: A – Phê duyệt, chịu trách nhiệm chính; R – thực hiện hoặc chủ trì; S – Đơn vị hỗ trợ. [6]
Từ bảng ma trận chức năng của phòng Đào tạo, sẽ tiến hành xây dựng bản ma trận chức năng của các nhóm trong phòng.
Bảng 3.5: Ma trận chức năng nhóm Quản lý đại học chính quy
STT Trách nhiệm Nhiệm vụ cụ thể Phó trƣởng phòng Chuyên viên 1 Hoạt động chuyên môn 2 Hoạt động nghiệp vụ sư phạm, học thuật 3 Hoạt động nghiên
STT Trách nhiệm Nhiệm vụ cụ thể Phó trƣởng phòng Chuyên viên cứu khoa học 4 Các nhiệm vụ khác
Ghi chú: A – Phê duyệt, chịu trách nhiệm chính; R – thực hiện hoặc chủ trì
3.3.4. Xác định các vị trí chức danh trong nhóm Quản lý đại học chính quy và trách nhiệm chính của từng vị trí chức danh trách nhiệm chính của từng vị trí chức danh
3.3.4.1. Xác định các vị trí chức danh trong nhóm Quản lý đại học chính quy
Để vận hành ma trận chức năng của nhóm đòi hỏi phải xác định được các vị trí chức danh trong nhóm. Cụ thể như bảng bên dưới:
Bảng 3.6: Hệ thống chức danh nhóm Quản lý đại học chính quy
STT Tên Chức danh
1 Nguyễn Thị Ngọc Anh Phó trưởng phỏng
2 Huỳnh Minh Tuyền Chuyên viên
3 Tống Thị Quý Chuyên viên
4 Nguyễn Thị Bích Huyền Chuyên viên
3.3.4.2. Xác định các trách nhiệm chính của từng vị trí chức danh
Để triển khai ma trận chức năng của nhóm thì cần phải xác định các trách nhiệm chính của các vị trí chức danh cụ thể được quy định trong bản mô tả công việc.
Bảng 3.7: Bảng xác định các nhiệm vụ chính của phó trưởng phòng
TT Trách nhiệm Nhiệm vụ cụ thể
1
Quản lý
- Quản lý kế hoạch, chương trình đào tạo bậc chính quy - Quản lý công việc của chuyên viên thuộc quyền quản lý, phân công công việc cho chuyên viên
2
Kiểm tra, giám sát
- Kiểm tra chương trình đào tạo, tiến độ giảng dạy, chất lượng giảng dạy của chương trình đào tạo bậc đại học hệ chính quy
TT Trách nhiệm Nhiệm vụ cụ thể
- Kiểm tra giám sát công việc của chuyên viên thuộc quyền quản lý
3
Hoạch định - Xây dựng đề án tuyển sinh tổng thể
- Quảng bá tuyển sinh bậc đại học chính quy 4
Giảng dạy
Thực hiện tất cả các công việc có liên quan đến hoạt động giảng dạy được phân công (biên soạn giáo trình, giáo án, giảng dạy, coi thi, chấm thi, biên soạn ngân hàng đề thi trắc nghiệm …)
5 Nghiên cứu khoa học
- Thực hiện đề tài NCKH các cấp - Có bài báo khoa học
6
Nhiệm vụ khác Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban giám hiệu, Trưởng phòng và Trưởng khoa giao
Bảng 3.8: Bảng xác định các nhiệm vụ chính của chuyên viên Nguyễn Thị Bích Huyền
TT Trách nhiệm Nhiệm vụ cụ thể
1 Quản lý - Quản lý điểm, danh sách dự thi đại học - Văn phòng phẩm
2 Giáo vụ
- Xét tốt nghiệp và học vụ bậc đại học hệ chính quy - Hồ sơ bảo vệ khóa luận bậc đại học hệ chính quy - Tổng hợp giờ giảng cho giảng viên cơ hữu các bậc, các hệ
- Hợp đồng thỉnh giảng bậc đại học hệ chính quy
- Thực tập hệ cử nhân, thực tế bậc đại học hệ chính quy 3 Nhiệm vụ khác Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng và Phó
Bảng 3.9: Bảng xác định các nhiệm vụ chính của chuyên viên Tống Thị Quý
TT Trách nhiệm Nhiệm vụ cụ thể
1 Quản lý - Quản lý điểm hệ phi chính quy và bồi dưỡng ngắn hạn - Quản lý học lại thi lại hệ phi chính quy
2 Giáo vụ - Xét tốt nghiệp hệ phi chính quy và bồi dưỡng ngắn hạn - Xét học vụ bậc đại học hệ phi chính quy
3 Nhiệm vụ khác Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng và Phó phòng giao
Bảng 3.10: Bảng xác định các nhiệm vụ chính của chuyên viên Huỳnh Minh Tuyền
TT Trách nhiệm Nhiệm vụ cụ thể
1 Quản lý
- Rà soát, điều chỉnh chương trình hệ phi chính quy - Lập và theo dõi kế hoạch đào tạo hệ phi chính quy và bồi dưỡng ngắn hạn
- Lập và theo dõi lịch thi bậc đại học hệ phi chính quy
2 Giáo vụ
- In và phát giấy báo giảng hệ phi chính quy - Tư vấn tuyển sinh hệ phi chính quy
- Kiến tập, thực tập, giáo dục quốc phòng, thể chất hệ phi chính quy
- Chuẩn đầu ra tin học bậc đại học các hệ
- Giao nhận đề thi bậc đại học hệ phi chính quy và bồi dưỡng ngắn hạn
3 Nhiệm vụ khác Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng và Phó phòng giao
3.3.5. Xác định các chỉ số KPI
3.3.5.1. Phó trưởng phòng
- Nhiệm vụ chính của phó trưởng phòng là lãnh đạo, quản lý đơn vị. Ngoài ra còn có các nhiệm vụ tương ứng với chức danh giảng viên là giảng dạy và NCKH.
- Định mức giờ giảng trong một năm sẽ là 270 giờ, trong khi đó định mức giờ NCKH là 600 giờ.
- Các công việc quản lý sẽ bao gồm các nhiệm vụ, chỉ tiêu được giao ở đơn vị công tác, quản lý trực tiếp các viên chức thuộc thẩm quyền phụ trách.
- Các công việc hoàn thành ngoài kế hoạch:
Bảng 3.11: Các công việc hoàn thành ngoài kế hoạch
STT Nội dung Số lƣợng ơn vị tính iểm thƣởng Ghi chú 1 Mở mới mã ngành/Chứng chỉ bồi dưỡng 1 Ngành/Chứng chỉ 5 2 Cập nhật chương trình 1 Chương trình 5 3 Tổ chức hoạt động Hợp tác quốc tế 1 Hoạt động 5
4 Tổ chức Hội thảo quốc tế 1 Hội thảo 10 5 Tổ chức Hội thảo quốc gia 1 Hội thảo 5 6 Tổ chức hoạt động chuyển
giao KHCN 1 Hoạt động 5
7 Tổ chức kêu gọi và tài trợ
học bổng cho sinh viên 1 Lần 5
Trên 5 triệu đồng 8 Tham gia kiểm định chất
lượng chương trình đào tạo 1 Chương trình 10 9 Tham gia xây dựng, thực
hiện đề án/dự án 1 Dự án 5
10
Kết nối các doanh nghiệp trong hợp tác giảng dạy, NCKH 1 Doanh nghiệp 5 11 Có sách xuất bản ở nước ngoài 1 5 12 Hướng dẫn SV NCKH đạt giải cấp Trường/ĐHĐN 1 2 13 Hướng dẫn SV NCKH đạt giải cấp Bộ, tỉnh/ thành phố, Quốc gia 1 Giải 3 14 Hướng dẫn SV đạt giải hoạt động phong trào cấp ĐHĐN
STT Nội dung Số lƣợng ơn vị tính iểm thƣởng Ghi chú 15 Hướng dẫn SV đạt giải hoạt động phong trào cấp Bộ, tỉnh/ thành phố, Quốc gia
1 3
16 Công bố bài báo ở nước
ngoài Lần 2
17 Công bố bài báo quốc tế
(ISI, SCOPUS) Lần 5
18
Một số công việc không thường xuyên khác do Thủ trưởng đơn vị đề xuất, Hiệu trưởng xét duyệt
- Điểm vi phạm:
Bảng 3.12: Điểm vi phạm
STT Vi phạm các nhiệm vụ Mức độ vi phạm quy chế
iểm trừ ơn vị tính Ghi chú
1 Đi dạy trễ, về sớm 2 Lần >=10 phút /lần, tính theo Học kỳ
2 Nghỉ dạy không báo cáo 2 Lần Học kỳ
3
Nộp điểm thi trễ (tất cả các loại hình, các cấp đào tạo)
3 Ngày 17 ngày kể từ ngày tổ chức thi
4 Sai sót trong các khâu ra
đề thi/chấm thi 2 Lần Cho 1 học kỳ
5 Vi phạm quy chế khi coi
thi/chấm thi 3 Lần Cho 1 học kỳ
6 Không tổ chức sinh hoạt
lớp theo định kỳ. 2 Lần
Đăng ký trên hệ thống
STT Vi phạm các nhiệm vụ Mức độ vi phạm quy chế
iểm trừ ơn vị tính Ghi chú
7
Dưới 50% số lượng sinh viên hài lòng về môn học (Dựa trên kết quả khảo sát ý kiến sinh viên về hoạt động giảng dạy của giảng viên)
2 Lần Học kỳ
8
Cố vấn học tập có lớp được giao phụ trách tốt nghiệp dưới 50% (do không đăng ký đủ tín chỉ …)
3 Lần
9 Chậm hồ sơ thanh toán,
hoàn tạm ứng 2 Lần Sau 30 ngày
10
Vắng tham dự các hoạt động chuyên môn, phong trào cấp khoa, trường (không có lí do) 2 Lần 11 Vắng họp không lí do (cấp khoa) 2 Lần 12 Vắng họp không lí do (cấp Trường) 3 Lần 13 Trễ họp dưới 10 phút (cấp khoa) 2 Lần 14 Trễ họp dưới 10 phút (cấp Trường) 3 Lần 15 Nộp bài giảng trễ hạn 2 Lần 16 Không thực hiện nhiệm
vụ đơn vị phân công 2 Lần
17
Cung cấp thông tin sai lệch gây ảnh hưởng đến uy tín của cá nhân và tập
STT Vi phạm các nhiệm vụ Mức độ vi phạm quy chế
iểm trừ ơn vị tính Ghi chú
thể
18
Một số lỗi vi phạm khác do Thủ trưởng đơn vị đề xuất, Hiệu trưởng xét duyệt
- Hệ thống chỉ số KPI của phó trưởng phòng:
Bảng 3.13: Hệ thống chỉ số KPI của phó trưởng phòng
STT Tên KPI ơn
vị đo
Trọng số
1 Giảng
dạy Hoàn thành định mức giờ giảng % 0.075
2 NCKH Hoàn thành định mức giờ NCKH % 0.075
3
Công việc quản lý
Có >= 70% cá nhân thuộc thẩm quyền phụ trách, quản lý trực tiếp được đánh giá hoàn thành nhiệm vụ (*)
% 0.55
100% cá nhân thuộc thẩm quyền phụ trách, quản lý trực tiếp hoàn thành tốt hoặc hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ
% 0.1
Hoàn thành >=70% các nhiệm vụ, chỉ tiêu
của đơn vị công tác được giao (*) % 0.1
100% các nhiệm vụ, chỉ tiêu của đơn vị công tác được giao hoàn thành đúng tiến độ, bảo đảm chất lượng
% 0.05
% Chỉ tiêu, nhiệm vụ hoàn thành vượt mức
(**) % 0.05
Công việc hoàn thành ngoài kế hoạch Điểm 0.1
4 Điểm vi phạm Điểm -0.1
(*): Chỉ cần thỏa điều kiện là nhận được 100% điểm, nếu số % hoàn thành dưới 70 thì nhận được tương ứng % số điểm đó.
(**): Cần hoàn thành 100% các nhiệm vụ, chỉ tiêu của đơn vị công tác được giao mới tính đến các chỉ tiêu, nhiệm vụ hoàn thành vượt mức.
- Tổng hệ số: 0.075 + 0.075 + 0.55 + 0.1 + 0.1 + 0.05 + 0.05 + 0.1 – 0.1 = 1 - Cách tính điểm đánh giá:
Tổng điểm = Tỉ lệ % hoàn thành định mức giờ giảng * 0.075 + Tỉ lệ % hoàn thành định mức giờ NCKH * 0.075 + Tỉ lệ % cá nhân thuộc thẩm quyền phụ trách, quản lý trực tiếp được đánh giá hoàn thành nhiệm vụ * 0.55 + 100% cá nhân thuộc thẩm quyền phụ trách, quản lý trực tiếp hoàn thành tốt hoặc hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ * 0.1 + Tỉ lệ % nhiệm vụ, chỉ tiêu của đơn vị công tác được giao * 0.1 + 100% các nhiệm vụ, chỉ tiêu của đơn vị công tác được giao hoàn thành đúng tiến độ, đảm bảo chất lượng * 0.05 + Tỉ lệ % chỉ tiêu, nhiệm vụ hoàn thành vượt mức * 0.05 + Số điểm công việc hoàn thành ngoài kế hoạch * 0.1 – Số điểm vi phạm * 0.1
Ví dụ 1: Phó trưởng phòng hoàn thành các KPI như bên dưới:
- Đơn vị hoặc lĩnh vực công tác được giao phụ trách hoàn thành 70% các chỉ tiêu, nhiệm vụ
- Có 70% viên chức thuộc thẩm quyền phụ trách, quản lý trực tiếp được đánh giá hoàn thành nhiệm vụ
- Hoàn thành 100% định mức giờ giảng và NCKH
-> Tổng điểm sẽ là: 100*0.075 + 100*0.075 + 100*0.55 + 100*0.1 = 80 điểm -> Hoàn thành tốt nhiệm vụ
Ví dụ 2: Phó trưởng phòng hoàn thành các KPI như bên dưới:
- Đơn vị hoặc lĩnh vực công tác được giao phụ trách hoàn thành 100% các chi tiêu, nhiệm vụ, trong đó 30% chỉ tiêu, nhiệm vụ ho n th nh vƣợt mức
- 100% viên chức thuộc thẩm quyền phụ trách, quản lý trực tiếp được đánh giá hoàn thành nhiệm vụ, trong đó 70% hoàn thành tốt v ho n th nh xuất sắc nhiệm vụ
- Hoàn thành 100% định mức giờ giảng và NCKH
-> Tổng điểm sẽ là: 100*0.075 + 100*0.075 + 100*0.55 + 70*0.1 + 100*0.1 + 100*0.05 + 30*0.05 = 93.5 điểm -> Hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ
2.5.5.2. Chuyên viên
- Nhiệm vụ chính là tham mưu và quản lý công việc theo đề án việc làm. Ngoài ra còn có các công việc đột xuất, ngoài kế hoạch do lãnh đạo phân công.
Bảng 3.14: Công việc hoàn thành ngoài kế hoạch STT Nội dung Số lƣợng ơn vị tính iểm thƣởng Ghi chú 1 Chủ trì xây dựng đề án/dự án/chương trình 1 Dự án/đề án/chương trình 5 2
Tham gia xây dựng, thực hiện đề án/dự án/chương trình 1 Dự án/đề án/chương trình 2 3 Chủ trì xây dựng quy định