NHNo&PTNT Việt Nam sử dụng Hệ thống tài khoản Kế toán theo Quyết định Số 479/2004/QĐ-NHNN ngày 29/04/2004 của Thống đốc NHNN về việc Ban hành Hệ thống tài khoản Kế toán các TCTD. Dựa trên quy định của NHNN, Tổng giám đốc NHNo&PTNT Việt Nam đã ban hành hệ thống tài khoản kế toán kèm theo quyết định số 1611/QĐ-NHNo-TCKT ngày 03/08/2004 và Quyết định Số 2323/QĐ/NHNo-TCKT ngày 25/12/2009 của Tổng giám đốc NHNo&PTNT Việt Nam thay thế quyết định 1611/QĐ- NHNo-TCKT kể từ 25/12/2009. Hệ thống tài khoản Kế toán này được quy định áp dụng thống nhất trong hệ thống NHNo&PTNT Việt Nam trừ trường hợp có các quy định khác. Hệ thống tài khoản của NHNo&PTNT Việt Nam gồm nhiều loại tài khoản và mỗi tài khoản gồm tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết.
Thứ nhất, tài khoản tổng hợp: Các tài khoản cấp I, II, III là những tài khoản tổng hợp do Thống đốc NHNN quy định, dùng làm cơ sở để hạch toán kế toán và báo cáo kế toán thống nhất trong tất cả các TCTD.
Tài khoản cấp I ký hiệu bằng 2 chữ số từ 10 đến 99. Mỗi loại tài khoản được bố trí tối đa 10 tài khoản cấp I.
Tài khoản cấp II ký hiệu bằng 3 chữ số, hai số đầu (từ trái sang phải) là số hiệu tài khoản cấp I, số thứ 3 là số thứ tự tài khoản cấp II trong tài khoản cấp I, ký hiệu từ 1 đến 9.
Tài khoản cấp V ký hiệu bằng 6 chữ số, trong đó: Tài khoản cấp III ký hiệu bằng 4 chữ số, ba số đầu (từ trái sang phải) là số hiệu tài khoản cấp II, số thứ 4 là số thứ tự tài khoản cấp III trong tài khoản cấp II, ký hiệu từ 1 đến 9.
Đối với những tài khoản trong hệ thống tài khoản các TCTD, nếu Thống đốc NHNN chỉ quy định đến tài khoản cấp I hoặc cấp II (không có tài khoản cấp II hoặc cấp III) thì NHNo&PTNT Việt Nam ghi thêm con số 0 vào
bên phải số hiệu tài khoản cấp I hoặc cấp II để có đủ 4 chữ số (bằng số lượng chữ số của tài khoản cấp III khác), NHNo&PTNT Việt Nam không mở tài khoản cấp IV.
Thứ hai, tài khoản chi tiết: Tài khoản chi tiết có các tiểu khoản (Item code) dùng để theo dõi phản ánh chi tiết các đối tượng hạch toán của tài khoản tổng hợp. Việc mở tài khoản chi tiết được thực hiện theo quy định tại phần nội dung hạch toán các tài khoản. Giữa số hiệu tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết, ghi thêm dấu chấm (.) để phân biệt.
Cách ghi số hiệu tài khoản chi tiết: Số hiệu tài khoản chi tiết gồm có 2 phần : Phần thứ nhất, gồm số hiệu tài khoản tổng hợp ;
Phần thứ hai, ghi vào bên phải của số hiệu tài khoản tổng hợp và được quy định cụ thể như sau:
Tài khoản chi tiết có 2 loại: tài khoản nội, ngoại bảng nội bộ và tài khoản giao dịch với khách hàng.
* Tài khoản nội, ngoại bảng nội bộ:
Phần thứ hai bao gồm 9 chữ số do NHNo&PTNT Việt Nam quy định thống nhất trong toàn hệ thống .
Các tài khoản trong bảng cân đối kế toán gồm 8 loại (Từ loại 1 đến loại 8)
Các tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán gồm có 1 loại (loại 9)
* Tài khoản giao dịch với khách hàng:
Độc lập với tài khoản chi tiết trong Hệ thống tài khoản Kế toán, tài khoản giao dịch với kháchhàng có kếtcấu như sau:
X X X X. X X X. X X X X X X
1 2 3 4. 5 6 7. 8 9 10 11 12 13
A B C
Nhóm B (vị trí 5 đến 7): là mã sản phẩm được quy định thống nhất trong toàn hệ thống.
Nhóm C (vị trí 8 đến 13): là số thứ tự khách hàng sử dụng sản phẩm của Ngân hàng tại từng đơn vị.
Ví dụ: Tài khoản 1440.211.044033 - Tiền gửi thanh toán của Công ty Cavico Thương mại và xây dựng
1440: Mã chi nhánh NHNo&PTNT Bắc Hà Nội 211: Mã sản phẩm
044033: Số thứ tự của khách hàng là Công ty Cavico Thương mại và xây dựng sử dụng sản phẩm tại Chi nhánh NHNo&PTNT Bắc Hà Nội.
Việc quy định các tài khoản chi tiết như trên khá phù hợp, đã đáp ứng được yêu cầu của kiểm soát nội bộ cũng như cung cấp các thông tin chi tiết phục vụ cho quản lý và cung cấp các thông tin chi tiết phục vụ cho quản lý và cung cấp các thông tin để lập các báo cáo theo yêu cầu của Ngành. Việc mở các tài khoản chi tiết như trên góp phần quản lý các dự án tại Ngân hàng được chặt chẽ, thông tin đầy đủ về dư nợ vay, doanh số cho vay, thu nợ, lãi phải thu cũng như các khoản lãi đã thu phục vụ cho việc tính toán các khoản nợ gốc, lãi đến hạn, đối chiếu với khách hàng và cán bộ tín dụng để kịp thời xử lý các khoản nợ phải thu, thuận lợi cho công tác kiểm soát nội bộ góp phần nâng cao hiệu quả đầu tư tại Ngân hàng. Tuy nhiên, NHNo&PTNT Việt Nam vẫn còn có tài khoản chưa được mở chi tiết dẫn đến khó khăn trong việc lập một số báo cáo.