Để đáp ứng yêu cầu về công tác thông tin báo cáo NHNN đã ban hành Quyết định Số 477/2004/QĐ-NHNN ngày 28/04/2004 của Thống đốc NHNN về việc Banh hành chế độ báo cáo thống kê đối với các TCTD và một số văn bản sửa đổi bổ sung Quyết định 477/2004/QĐ-NHNN.
Trên cơ sở Quyết định 477/2004/QĐ-NHNN các TCTD thực hiện báo cáo hàng ngày, tháng, quý, năm theo các chỉ tiêu đã quy định nhằm quản lý, điều hành chính sách tiền tệ quốc gia của Chính Phủ, Thống đốc, các cơ quan quản lý nhà nước ...
Đối với hệ thống báo cáo của NHNo&PTNT ngoài các báo cáo thực hiện theo quy định của NHNN, BTC và các ban ngành khác, Tổng giám đốc còn quy định một số các chỉ tiêu báo cáo nhằm tăng cường trong công tác chỉ đạo điều hành đáp ứng yêu cầu quản lý tập trung. Từ cuối năm 2009 NHNo& PTNT Việt Nam đã triển khai phần mềm IPCAS giai đoạn II của tập đoàn HyunDai Hàn Quốc trên toàn bộ hệ thống NHNo&PTNT Việt Nam, do đó dữ liệu đã được cập nhật thường xuyên liên tục trong ngày và được lưu trữ bằng một giàn hệ thống máy tính được cho là hiện đại nhất Đông Nam Á hiện nay đặt tại Hà Nội (Trung tâm tin học - NHNo&PTNT Việt Nam) và tổng hợp báo cáo kế toán, báo cáo quyết toán toàn hệ thống, đáp ứng yêu cầu quản lý nghiệp vụ của NHNo&PTNT Việt Nam, Hàng năm Tổng Giám đốc quy định chi tiết việc lập và gửi báo cáo quyết toán trong toàn hệ thống gồm danh mục các loại báo cáo, thời hạn lập và gửi báo cáo. Tại NHNo& PTNT Việt Nam gồm có các loại báo cáo sau:
Bảng 2.4: Danh mục báo cáo quyết toán
( Ban hành kèm theo văn bản số 6368/NHNo-TCKT ngày 18/11/2010, Về việc Hướng dẫn quyết toán năm 2010)
4 01c/QT Biên bản kiểm quỹ ATM
5 02/QT Đề nghị xác nhận số dư tài khoản
6 03/QT Bản đối chiếu số liệu dự phòng rủi ro tín dụng năm 2010 7 04/QT Báo cáo tình hình sử dụng ấn chỉ quan trọng
8 05/QT Báo cáo kiểm kê hồ sơ, tài sản thế chấp, cầm cố của khách hàng
9 06/QT
Báo cáo Tổng hợp kiểm kê hồ sơ, tài sản thế chấp. cầm cố của khách hàng
10 07/QT Báo cáo kiểm kê công cụ lao động 11 08/QT Báo cáo kiểm kê tài sản cố định
12 09a/QT Báo cáo tình hình tăng, giảm tài sản cố định hữu hình 13 09b/QT Báo cáo tình hình tăng giảm tài sản cố định vô hình
16 11/QT ngoài nước
17 12/QT
Sao kê tài khoản tiền gửi và đi vay từ các tổ chứ tín dụng trong và ngoài nước
18 13/QT
Sao kê chi tiết tiền gửi khách hàng, tiền gửi thanh toán, tiền gửi tiết kiệm, kỳ phiếu, trái phiếu
19 14/QT
Sao kê chi tiết số dư tiền gửi, tiết kiệm, kỳ phiếu, trái phiếu các khách hàng có số dư tử 10 tỷ đồng trở lên
20 15/QT Sao kê chi tiết tài khoản cho vay khách hàng là tổ chức, hộ kinh doanh vàcá nhân
21 16/QT Sao kê chi tiết khách hàng có dư nợ từ 10 tỷ đồng trở lên 22 17/QT Báo cáo tổng hợp tình hình dư nợ tín dụng 31/12/2010 23 18/QT Sao kê các khoản đầu tư vào chứng khoán Nợ
24 19/QT Sao kê chi tiết tài khoản Bảo lãnh và thư tín dụng cho khách hàng
25 20/QT Sao kê cam kết mua bán ngoại tệ tại thời điểm 31/12/2010
26 21/QT Báo cáo nợ được sử lý bằng nguồn dự phòng tại thời điểm 31/12/2010
27 22/QT Báo cáo góp vốn liên doanh mua cổ phần
28 23/QT
Sao kê chi tiết số dư tài khoản doanh thu và chi phí chờ phân bổ tại ngày 31/12/2010
29 24a/QT Sao kê chi tiết tài khoản thu nhập, chi phí bất thường năm 2010
32 26/QT Sao kê chi tiết số dư tài khoản phải thu, phải trả tại ngày 31/12/20010 33 27/QT Báo cáo thuế
34 28/QT Báo cáo toàn hệ thống về chênh lệch lãi suất cấp bù 35 29/QT Báo cáo chênh lệch lãi suất cấp bù
36 30/QT Bảng kê tài khoản tiền vay của các chi nhánh đối với Trụ sở chính NHNo
37 31/QT Bảng kê tài khoản tiền gửi của công ty trực thuộc tại chi nhánh
38 32/QT Bảng kê tài khoản tiền vay của các công ty trực thuộc tại chi nhánh 39 33/QT Tổng hợp mẫu biểu quyết toán toàn chi nhánh NHNo loại 1,2
báo cáo năm chậm nhất là ngày 15 của tháng 01 năm sau.
Riêng đối với báo cáo quyết toán năm ngoài các báo cáo trên thì hàng năm NHNo& PTNT Việt Nam có công văn hướng dẫn riêng. Việc quy định các loại báo cáo và thời hạn gửi báo cáo hiện nay cơ bản là hợp lý, đã đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ quản lý về số liệu tổng hợp cũng như chi tiết các mảng nghiệp vụ giúp cho lãnh đạo các cấp có các quyết định hợp lý trong công tác điều hành. Việc đối chiếu giữa các báo cáo tổng hợp với các báo cáo từng phần nghiệp vụ tương đối dễ dàng, tạo thuận lợi cho công tác kiểm soát nội bộ.
2.3 Tình hình kiểm soát nội bộ tại Chi nhánh Ngân hàng Nông thôn và Phát triển nông thôn Bắc Hà Nội hiện nay
Được sự quan tâm của Ban kiểm tra, kiểm toán nội bộ NHNo&PTNT Việt Nam và Ban Giám đốc chi nhánh NHNo&PTNT Bắc Hà Nội, bộ máy tổ chức của phòng kiểm tra, kiểm toán nội bộ tại NHNo&PTNT Bắc Hà Nội ngày càng kiện toàn và củng cố cả về chất lượng cũng như số lượng, điều này được thể hiện đến 30/06/2011, biên chế của phòng kiểm tra, kiểm toán nội bộ tại chi nhánh NHNo&PTNT Bắc Hà Nội có 06 cán bộ. Trong đó có 01 đồng chí là PhóTrưởng phòng, 01đồng chí làm nhiệm vụ bộ phận pháp chế, 04 đồng chí làm kiểm soát viên, toàn bộ cán bộ có trình độ đại học và có thâm niên, kinh nghiệm nhiều năm làm các nghiệp vụ trong lĩnh vực ngân hàng.
Tại chi nhánh công tác kiểm tra, kiểm toán đã được Ban Giám đốc chú trọng quan tâm, đồng chí Giám đốc trực tiếp chỉ đạo công tác này. Mọi mặt hoạt động kinh doanh của ngân hàng đều được Giám đốc chỉ đạo kiểm tra thường xuyên, đặc biệt là hoạt động bảo lãnh, tín dụng, thanh toán quốc tế, kế toán ngân quỹ . . .
Để nâng cao trình độ nghiệp vụ kiểm tra, kiểm toán, Giám đốc thường xuyên cho cán bộ làm công tác kiểm tra, kiểm toán tham gia tập huấn các nghiệp vụ chuyên đề: tín dụng ; kế toán; thanh toán quốc tế . . .
Chương trình kiểm tra, kiểm toán được xây dựng có kế hoạch, có đề cương theo chương trình kiểm tra, kiểm toán của NHNo&PTNT VN từng tháng, từng quý, năm và được Ban Giám đốc phê duyệt.
Định kỳ hàng tháng phòng tổ chức họp đánh giá kết quả công tác trong kỳ và có báo cáo gửi Ban kiểm tra kiểm toán NHNo&PTNT VN, gửi Giám đốc Chi nhánh nhằm chỉ ra những tồn tại thiếu sót của các nghiệp vụ chuyên môn cần khắc phục đồng thời chỉ ra các mặt đã làm được và chưa làm được nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả cho kỳ sau. Luôn tổ chức học tập phổ
biến những văn bản mới trong các nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ kiểm tra, kiểm toán nội bộ.
* Kết quả kiểm tra, công tác hạch toán kế toán - Tổng số chứng từ được kiểm tra : 106.524 chứng từ - Sót chứng từ sai sót : 135 chứng từ, tỷ lệ sai sót 0,13%
Do thường xuyên kiểm tra, kiểm soát nên chất lượng chứng từ có nhiều chuyển biến, tỷ lệ sai sót đã giảm, sai phạm nghiêm trọng không phát sinh. Những dạng sai sót chủ yếu như:
+ Một số chứng từ thiếu chữ ký của Trưởng phòng kế toán, của người phê duyệt.
+ Bảng kê thanh toán thiếu dấu
+ Giấy báo liên hàng thiếu chững ký thứ nhất hoặc cán bộ điện toán + Thiếu chữ ký kế toán trên phụ lục Hợp đồng tín dụng
+ Giấy lĩnh tiền thiếu chữ ký của chủ tài khoản
+ Hợp đồng tín dụng sửa chữa thời hạn cho vay và thu nợ
+ Phiếu chi thiếu lãi tiết kiệm còn thiếu chữ ký của người phê duyệt. + Giấy nhờ thu thiếu chữ ký và dấu ngân hàng bán
Qua kiểm tra các số liệu giữa hạch toán phân tích và hạch toán tổng hợp nói chung là khớp đúng, sổ sách mở đúng chế độ quy định, từng loại chứng từ đảm bảo ghi chép cẩn thận, phản ánh đầy đủ chính xác các yếu tố cần thiết của nghiệp vụ phát sinh. Số liệu giữa sao kê, kiểm kê hiện vật so với số dư và cân đối kết toán nói chung chính xác.
Chi nhánh NHNo&PTNT Bắc Hà Nội đã thực hiện nghiêm túc chế độ quản lý kho quỹ, mở sổ theo dõi và ghi chép đúng quy định, ký nhận sổ ra vào kho đầy đủ, thực hiện tốt quy trình thu chi tiền mặt, ngân phiếu ngoại tệ; trang bị
khá đầy đủ phương tiện làm việc và bảo quản an toàn kho quỹ, thực hiện có hiệu
Những vấn đề kiến nghị trong các kỳ kiểm tra trước như việc định mức tồn quỹ chưa đúng quy định , vận chuyển tiền khi tiếp quỹ chưa dùng hòm sắt... đến nay đã được chỉnh sửa và khắc phục
Tuy nhiên cần chỉnh sửa việc ghi sổ kiểm kê nội tệ, ngoại tệ và việc đánh số trang, dấu giáp lai trên sổ ra, vào kho tiền và trên các loại sổ sách nghiệp vụ ngân quỹ.
Những mặt hạn chế
Một là, trình độ của cán bộ
Nằm trong tình trạng chung của Cán bộ kiểm tra, kiểm toán nội bộ trong các Ngân hàng thương mại quốc doanh nói chung, Cán bộ kiểm tra, kiểm toán NHNo&PTNT Việt Nam nói riêng và Cán bộ kiểm tra, kiểm toán nội bộ tại Chi nhánh NHNo&PTNT Bắc Hà Nội hầu hết được tuyển lựa và điều từ các bộ phận
nghiệp vụ sang, mặc dù cán bộ này hầu hết có trình độ nghiệp vụ khá, giỏi và có kinh nghiệm. Nhưng những Cán bộ này chưa có kiến thức chuyên sâu về lĩnh vực kiểm toán nói chung và kiểm toán nội bộ nói riêng.
Mặt khác do các cán bộ được điều chuyển từ các bộ phận nghiệp vụ khác sang, nên những Cán bộ này chỉ giỏi về một nghiệp vụ mà trước đây họ đã từng công tác. Vì vậy khi được chuyển sang làm công tác kiểm tra, kiểm toán những Cán bộ này đã gặp khó khăn trong việc kiểm tra, kiểm toán những nghiệp vụ khác.
Điều này đặt ra yêu cầu công tác đào tạo cán bộ cần được quan tâm hơn nữa.
Hai là, tính độc lập
Tính độc lập của các kiểm tra, kiểm toán viên chưa thực sự cao, Kiểm toán viên còn tham gia vào các quy trình nghiệp vụ.
Nếu Kiểm toán viên nội bộ ký với tư cách là người kiểm tra độc lập với quy trình nghiệp vụ thì chưa đúng, chưa đủ cả về nội dung lẫn hình thức bởi vì:
Thứ nhất, mỗi khi kiểm tra viên, kiểm toán phải có trọng tâm với kế hoạch, đề cương, thu thập thông tin. được chuẩn bị trước (chủ động). Khác với trường hợp tham gia một cách bị động khi các phòng ban nghiệp vụ yêu cầu.
Thứ hai, trong cuối mỗi đợt công tác phải có báo cáo kiểm toán với nội dung như: đánh giá, kết luận và kiến nghị.báo cáo với ban lãnh đạo khác hẳn với kiểm toán nội bộ tham gia vào quy trình nghiệp vụ chỉ ký xác nhận hoặc đồng ý.
Trong khi về mặt quản lý cán bộ, kiểm toán viên nội bộ là thành viên của chi nhánh trực thuộc Ban Giám đốc chi nhánh, mọi sinh hoạt đoàn thể quyền lợi vật chất. gắn liền với chi nhánh. Đây cũng là một cản trở không nhỏ để Kiểm toán nội bộ có thể hoạt động một cách khách quan, một yếu tố quan trọng của tính độc lập.
Ba là, kiểm toán chưa toàn diện.
Chưa tiến hành kiểm toán toàn diện tất cả các bộ phận nghiệp vụ, các hoạt
động kinh doanh; (điều này có thể do cán bộ kiểm tra, kiểm toán nội bộ tại chi nhánh không đủ số lượng để có thể tiến hành kiểm tra, kiểm toán tất cả các mặt hoạt động kinh doanh của toàn chi nhánh) .
Hoạt động kiểm tra, kiểm toán chủ yếu chú trọng vào kiểm toán hoạt động
của nghiệp vụ tín dụng, kiểm toán hoạt động tài chính. một số lĩnh vực chưa được chú trọng kiểm toán như: kiểm toán tài sản cố định, kiểm toán hoạt động xây dựng cơ bản, kiểm toán tính đầy đủ, chính xác của các thông tin tài chính.
Bốn là, việc giải quyết đơn thư khiếu nại tố cáo
Bộ phận kiểm tra, kiểm toán nội bộ còn phải đảm nhiệm những nhiệm vụ ,chức năng không đúng với chức năng nhiệm vụ của kiểm toán nội bộ như : giải quyết các khiếu nại, tố cáo, chống tham nhũng, điều này làm chi phối hoạt động kiểm toán của các Kiểm toán viên nội bộ.
Mặt khác hiện nay tại Chi nhánh NHNo&PTNT Bắc Hà Nội chỉ có 04 cán bộ làm công tác kiểm tra, kiểm toán nội bộ với lực lượng mỏng nhưng lại đảm nhiệm việc kiểm tra, kiểm toán tại Hội sở chính và 08 Phòng giao dịch, với khối lượng công việc lớn như vậy hầu như bộ phận kiểm tra, kiểm toán nội bộ mới chỉ thực hiện kiểm tra, kiểm toán theo đề cương do Ban kiểm tra, kiểm toán của NHNo&PTNT Việt Nam xây dựng. Do đó không có đủ thời gian để tự xây dựng và thực hiện kế hoạch kiểm tra, kiểm toán của chính bản thân Phòng kiểm tra, kiểm toán nội bộ tại chi nhánh NHNo&PTNT Bắc Hà Nội.
Vậy mà bộ phận kiểm tra, kiểm toán lại còn phải giải quyết các khiếu nại tố cáo và chống tham nhũng, đây là những công việc tốn rất nhiều thời gian, với điều kiện như vậy việc giải quyết các khiếu lại tố cáo và chống tham nhũng đạt hiệu quả thấp.
Năm là, công tác lập kế hoạch.
Hàng năm Phòng kiểm tra, kiểm toán nội bộ có xây dựng kế hoạch kiểm toán quý, định kỳ, năm. Nhưng các chương trình này chỉ nêu nên các điểm chính
cần phải làm trong năm, trong quý. Mà chưa chú trọng xây dựng một kế hoạch kiểm toán toàn diện tất cả các hoạt động nghiệp vụ, các bộ phận kinh doanh và các đơn vị trực thuộc chi nhánh NHNo&PTNT Bắc Hà Nội. Việc lập kế hoạch kiểm toán của Chi nhánh NHNo&PTNT Bắc Hà Nội cũng chủ yếu dựa theo đề cương do Ban kiểm tra, kiểm toán nội bộ tại NHNo&PTNT Việt Nam xây dựng, điều này dẫn đến chất lượng của kế hoạch kiểm tra, kiểm toán chưa cao vì nó chưa thực sự bám sát với tình hình thực tế hoạt động kinh doanh tại chi nhánh NHNo&PTNT Bắc Hà Nội.
Mặt khác công tác đánh giá việc thực hiện kế hoạch cũng chưa được coi trọng đúng mức.
Hiện nay tại NHNo&PTNT Việt Nam nói chung và Chi nhánh NHNo& PTNT Bắc Hà Nội nói riêng sử dụng kỹ thuật kiểm toán truyền thống, chủ yếu là
kiểm toán tuân thủ và mang nặng tính chất thanh tra kiểm tra. Việc kiểm toán mang nặng tính chất thanh tra này sẽ làm cho đối tượng kiểm toán tìm mọi cách để đối phó nhằm che dấu những sai phạm, để chạy theo thành tích mà không coi cán bộ kiểm toán là người giúp mình ngăn ngừa những rủi ro này.
Với cách kiểm toán như vậy thì hiệu quả và chất lượng kiểm toán sẽ không cao vì kiểm toán tuân thủ chủ yếu là tìm ra các sai phạm mà:
+ Kiểm toán chưa thực sự định hướng theo rủi ro
+ Chủ yếu tiến hành kiểm toán đơn lẻ mà chưa chú trọng tới kiểm toán hệ thống
Bảy là, báo cáo kiểm toán
Báo cáo thường chỉ nêu những dạng sai phạm, không thể hiện được tính định lượng của các sai phạm, đây là một hạn chế của báo cáo kiểm toán, vì việc