Hệ thống báo cáo của chi nhánh về cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý và kiểm soát nội bộ của ngân hàng. Tuy nhiên, để phục vụ yêu cầu quản lý cũng như việc tổ chức hạch toán kế toán của Ngân hàng cần bổ sung thêm một số báo cáo sau:
Thứ nhất, Hiện tại đối với giao dịch đầu tư tiền gửi và giao dịch mua bán ngoại tệ trên thị trường liên ngân hàng đôi khi phát sinh những giao dịch khách hàng chuyển trả không đúng hạn theo hợp đồng. Trong trường hợp này, ngoài việc thanh toán lãi gốc và lãi trong hạn, khách hàng phải thanh toán cả phần lãi phạt do khách hàng chậm trả. Việc thanh toán lãi phạt hiện tại được kế toán viên của Ngân hàng hạch toán thủ công vào hệ thống theo từng hợp đồng cụ thể. Tuy nhiên hiện tại kế toán viên mới chỉ hạch toán phần lãi chậm trả trên theo đúng tài khoản, còn thông tin về việc khách hàng chậm thanh toán chưa được bộ phận kế toán báo cho các bộ phận có liên quan được biết. Vì vậy nên lập thêm mẫu “ Báo cáo tổng hợp tình hình các khoản đầu tư liên ngân hàng quá hạn hàng quý ” (chi tiết Bảng 3.1). Báo cáo này sẽ phản ánh chi tiết tình hình chậm thanh toán của các đối tác trên thị trường liên ngân hàng. Hàng tháng, Phòng Kế toán ngân quỹ sẽ lập báo cáo này và gửi cho Ban Tài chính kế toán và Ngân quỹ, Trung tâm phòng ngừa và xử lý rủi ro. Báo cáo này sẽ là một trong những căn cứ để Trung tâm phòng ngừa và xử lý rủi ro đánh giá uy tín các đối tác, xếp hạng đối tác và trình ban lãnh đạo để xác lập hạn mức mới cho các đối tác. Việc đánh giá đối tác và xếp hạn mức cho các đối tác của NHNo&PTNT Việt Nam được thực hiện trong từng thời kỳ và càng đặc biệt quan trọng trong các giai đoạn nền kinh tế có những đột biến như suy thoái, khủng hoảng.
Thứ hai, đối với nghiệp vụ hoán đổi lãi suất, hiện tại với mỗi hợp đồng hoán đổi lãi suất giao dịch viên sẽ nhập vào chương trình phần mềm để theo
Ngân hàng
Chi tiết giao dịch Chi tiết chậm trả Ghi chú Loại tiền tệ Số tiền giao dịch Ngày phát sinh Ngày đến hạn suấtlãi Số tiền chậm trả Ngày thanh toán Số lãi phạt Tổng cộng
dõi. Khi đó, chương trình sẽ xuất ra cho kế toán các bảng theo dõi luồng tiền hoán đổi đi và luồng tiền hoán đổi đến của giao dịch trên.
Những bảng kê chi tiết trên chỉ phục cho việc theo dõi theo hợp đồng và luồng tiền thanh toán theo hợp đồng. Mặt khác, hiện tại chương trình phần mềm theo dõi này cũng chỉ hỗ trợ việc theo dõi luồng tiền mà không hỗ trợ việc hạch toán kế toán. Căn cứ vào từng hợp đồng cụ thể và bảng kê tương ứng của hợp đồng, kế toán hạch toán các bút toán trao đổi luồng tiền trong chương trình kế toán thích hợp.
Để thuận tiện cho công tác kế toán, tác giả đề nghị bổ sung thêm “Báo cáo luồng tiền giao dịch”. Báo cáo luồng tiền giao dịch là một báo cáo tổng hợp cả luồng tiền đi và đến. Vì vậy, căn cứ vào số liệu hàng ngày của báo cáo, thanh toán viên hàng ngày có thể đối chiếu tổng doanh số phát sinh ngày với số chi tiết của từng hợp đồng theo ngày và việc đối chiếu như vậy sẽ tránh được tình trạng bỏ sót hợp đồng và không hạch toán đủ luồng tiền hoán đổi vào chương trình kế toán dẫn đến số liệu kế toán không chính xác. Báo cáo này cũng là một báo cáo quan trọng để kế toán đối chiếu với các báo cáo khác như các báo cáo về lợi nhuận, doanh số của giao dịch hoán đổi lãi suất.
Việc bổ sung thêm báo cáo này sẽ giúp thuận tiện cho kế toán trong việc đối chiếu số dư trên hồ sơ với số liệu trên cân đối kế toán và hỗ trợ cho công tác kiểm soát nội bộ nhanh chóng thuận tiện.
Bảng 3.1: Báo cáo tổng hợp tình hình các khoản đầu tư liên ngân hàng quá hạn hàng quý
Lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán, bố trí đủ cán bộ có chất lượng và số lượng kế toán đồng thời tăng cường công tác đào tạo và tự đào tạo cho cán bộ làm công tác kế toán đảm bảo yêu cầu kiểm soát nội bộ.
Để đảm bảo công tác hạch toán kế toán được thực hiện theo đúng quy định của NHNo&PTNTVN nói chung và NHNo&PTNT Bắc Hà Nội nói riêng, cần phải chọn lựa, đào tạo nhân viên Ngân hàng trở thành những nhân viên giỏi về chuyên môn, nghiệp vụ, có tư cách phẩm chất, đạo đức tốt.
Hiện nay, tổ chức bộ máy kế toán của chi nhánh được thực hiện phân công cụ thể theo từng nghiệp vụ trong từng phần hành tương đối phù hợp với quy mô và số lượng kế toán hiện có. Do vậy, tất cả các nghiệp vụ phát sinh đều đảm bảo yêu cầu kiểm soát nội bộ của Ngân hàng là phải được kiểm tra qua ít nhất là 2 người: một thanh toán viên và một kiểm soát.
Bộ phận hậu kiểm: gồm 3 người là những cán bộ chưa thực sự có nhiều kinh nghiệp trong tất cả các mảng nghiệp vụ. Tuy nhiên công việc của bộ phận này lại tương đối nhiều. Đó là kiểm tra lại toàn bộ các chừng
từ kể cả hạch toán thủ công hay hạch toán tự động của tất cả các giao dịch viên, của tất cả các phân hệ về tính hợp lệ, hợp pháp, đầy đủ và phản ánh đúng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh..., đối chiếu và chấm các báo cáo theo quy định của Ngân hàng.
Việc hậu kiểm chứng từ là vô cùng cần thiết nhằm phát hiện ra gian lận và sai sót trong kế toán. Khác với các doanh nghiệp, tại ngân hàng sau khi hoàn tất bộ chứng từ được kiểm soát viên duyệt trong hệ thống kế toán, kế toán viên phải sắp xếp lại bộ chứng từ theo bảng liệt kê giao dịch và giao nộp cho bộ phận hậu kiểm để kiểm tra lại. Theo mô hình ngân hàng hiện đại, bộ phận hậu kiểm có nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát lại toàn bộ các bộ chứng từ này thông qua việc kiểm tra tính hợp. Do vậy, để thực hiện tốt công việc của mình cán bộ hậu kiểm phải là những người có kinh nghiệm và trình độ chuyên môn giỏi. Tuy nhiên, công tác hậu kiểm chưa được coi trọng, nên bố trí cán bộ làm công tác hậu kiểm là những cán bộ ít kinh nghiệm. Do vậy, kiến nghị của Tác giả là Ngân hàng cần bố trí những cán bộ làm công tác hậu kiểm phải là những cán bộ có kinh nghiệm, có trình độ chuyên môn cao. Hiện tại, nghiệp vụ hàng ngày phát sinh nhiều, nhiều khi 3 hậu kiểm làm việc không xuể nên đôi khi dẫn đến việc kiểm tra chứng từ đủ về mặt số lượng mà không quan tâm đến tính đúng đắn, hợp lệ, hợp pháp của chứng từ. Vậy, trước mắt nên bổ sung thêm 2 người cho bộ phận hậu kiểm để bộ phận này có thể đáp ứng trước mắt về yêu cầu của công việc.
Mặt khác, Phòng Kế toán nên trình Ban lãnh đạo tách Bộ phận Hậu kiểm thành Phòng riêng vì theo những phân tích ở trên Bộ phận Hậu kiểm hoàn toàn độc lập với các bộ phận khác trong Phòng Kế toán. Hơn nữa, vì Bộ phận Hậu kiểm thuộc chung phòng với các bộ phận kế toán khác nên đôi khi nảy sinh tình trạng cán bộ của Bộ phận Hậu kiểm châm chước cho cán bộ kế toán khi phát hiện ra sai sót.
Việc phân công công việc giữa các cán bộ nghiệp vụ nên được luân chuyển 6 tháng một lần, đảm bảo khách quan và tạo điều kiện thuận lợi cho một nhân viên kế toán có thể thông thạo nhiều nghiệp vụ, đồng thời tránh sai sót hệ thống do một cán bộ đảm nhiệm công việc quá lâu và tăng khả năng sáng tạo, cải tiến công việc sao cho khoa học và hợp lý khi người được giao công việc khác sẽ có điều kiện phát huy sáng tạo của mình vào công việc mới.
Để tăng cường công tác tự kiểm tra của bản thân kế toán trong việc tổ chức hạch toán kế toán, Trưởng phòng cần kiểm tra đột xuất hoạt động của từng mảng nghiệp vụ, định kỳ hàng tháng kiểm tra số liệu của từng phân hệ kế toán phần hành cụ thể lên phân hệ kế toán tổng hợp, kịp thời phát hiện cá c sai sót, chênh lệch để có biện pháp xử lý kịp thời. Công việc khi được bàn giao từ người này cho người khác cần nghiêm chỉnh chấp hành việc lập biên bản bàn giao công việc giữa người cũ và người sẽ đảm nhận công việc trong thời gian tới. Biên bản được lập phải có xác nhận của Trưởng phòng. Công việc này được thực hiện nghiêm túc sẽ tạo cho công tác tổ chức hạch toán kế toán đi vào nề nếp, phân định rõ trách nhiệm của từng người do vậy nâng cao tinh thần trách nhiệm của mỗi cán bộ, tạo thuận lợi cho kiểm soát nội bộ tại chi nhánh.
Hơn nữa, đội ngũ cán bộ nhân viên, một nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cần được đào tạo, bồi dưỡng để trở thành đội ngũ nhân viên có năng lực, chuyên nghiệp, có trách nhiệm và đáng tin cậy để hệ thống kiểm soát nội bộ cũng như bộ máy hoạt động của Ngân hàng phát huy tối đa hiệu quả.
3.2.6 Đầu tư đổi mới công nghệ nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ
Ngày nay, với sự phát triển nhảy vọt, với những tính năng ưu việt, sự tiện dụng và được ứng dụng rộng rãi của khoa học công nghệ là một phần không thể thiếu được của nhiều ngành trong cuộc sống xây dựng và phát triển
xã hội. Đặc biệt công nghệ thông tin là công cụ hỗ trợ đắc lực trong quá trình phát triển NHNo&PTNTVN nói chung và NHNo&PTNT Bắc Hà Nội nói riêng. Nhận thức được tầm quan trọng như vậy của công nghệ thông tin, Ban lãnh đạo NHNo&PTNT Bắc Hà Nội luôn chú trọng tăng cường ứng dụng tin học trong công tác quản trị điều hành, trong quản lý tài chính, quản lý giao dịch và quản lý tài sản, tin học hoá hoàn toàn hệ thống kế toán của các đơn vị thành viên. Điều này cho phép NHNo&PTNT Bắc Hà Nội có thể xây dựng một cơ chế giám sát tự động, thường xuyên và liên tục, hoạt động thống nhất tại chi nhánh, có khả năng phát hiện và ngăn chặn kịp thời những sai sót phát sinh.
Việc hiện đại hoá công nghệ Ngân hàng đang là vấn đề cấp bách, nó góp phần giảm nhẹ khối lượng công việc cho từng nhân viên Ngân hàng, đảm bảo các nghiệp vụ được thực hiện một cách chính xác, nhanh chóng, kịp thời, tạo điều kiện thuận lợi cho cả khách hàng và Ngân hàng khi giao dịch với nhau. Các giải phảp được đặt ra là:
- Hoàn thiện hành lang pháp lý để theo kịp với tốc độ phát triển của công nghệ thông tin và tình hình ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại trong hoạt động đổi mới Ngân hàng, cần xem xét, sửa đổi, hoàn thiện và ban hành mới hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về quản lý, cơ chế nghiệp vụ phải theo kịp và phù hợp với tốc độ phát triển, đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin. Như việc sớm nghiên cứu trình Chính phủ ban hành các quy định (mang tính pháp luật) về chữ ký điện tử, chứng từ điện tử, thừa nhận việc sử dụng các dữ liệu thông tin trên vật mang tin để làm chứng từ kế toán và thanh toán cho Ngân hàng, và các Tổ chức tín dụng, tổ chức kinh tế và cá nhân trong các hoạt động thanh toán.
- Sửa đổi và sớm ban hành quy chế, quy trình xử lý nghiệp vụ kế toán và các văn bản có lien quan đến công tác cho phù hợp với công nghệ mới nhằm tạo cơ sở pháp lý cho việc đưa hệ thống thanh toán điện tử liên
Ngân hàng vào hoạt động chính thức. Tạo điều kiện thuận lợi cho các NHTM triển khai dự án của WB. Hiện đại hóa Ngân hang và các hệ thống thanh toán, quản lý khách hàng tập trung, giao dịch 1 cửa.
- Đào tạo, sử dụng và phát triển nguồn nhân lực công nghệ thông tin. Việc hiện đại hóa công nghệ Ngân hàng dựa trên nền tảng kỹ thuật tin học đòi hỏi phải tiến hành đồng thời với việc hoàn thiện khuôn khổ pháp lý, xây dựng và phát triển nguồn nhân lực, thực hiện từng bước quá trình đào tạo lại các cán bộ kỹ thuật thuộc lĩnh vực CNTT.
Đổi mới công nghệ thông tin có vai trò hết sức quan trọng trong việc hoàn thiện công tác hạch toán kế toán giúp kiểm soát được chặt chẽ hơn, dễ phát hiện ra sai sót, nguyên nhân sai sót làm tăng cường kiểm soát nội bộ.
3.2.7 Giải pháp về tăng c- ờng kiểm tra kiểm soát nội bộ
Hệ thống ngân hàng nông nghiệp Việt Nam nói chung, và chi nhánh ngân hang No&PTNT Bắc Hà Nội nói riêng vừa triển khai nâng cấp phần mềm ứng dụng tin học Ipcas giai đoạn 2. Việc áp dụng phần mềm mới hiện đại tạo cơ hội cho ngân hàng cung cấp thêm các sản phẩm dịch vụ tiên tiến,đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Phần mềm mới, với những tính năng mới phần nào tác động đến quy trình nghiệp vụ kế toán hiện có của ngân hàng No Bắc Hà Nội.
Để tăng cường công tác kiểm tra kiểm soát nội bộ một cách hiệu quả trong hoạt động kinh doanh ngân hàng thì cần phải :
Tổ chức các buổi chuyên đề nhằm giúp các nhân viên hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ cũng như vai trò của bộ phận kiểm toán nội bộ tại ngân hàng. Từ đó tạo ra sự gắn kết giữa các bộ phận nghiệp vụ trong ngân hàng, nâng cao chất lượng hệ thống thông tin cho công tác kiểm toán.
Có những biện pháp khuyến khích như khen thưởng, động viên các hoạt động tích cực của các phòng ban trong ngân hàng. Đề cao tinh thần trách nhiệm của nhân viên trong hoạt động của mình, nhất là hoạt động kế toán.
Ngoài ra, Ban lãnh đạo ngân hàng phải tạo điều kiện tốt nhất để các kiểm toán viên hoạt động và phát huy vai trò của mình.
Cần tôn trọng ý kiến và vận dụng các kết quả mà kiểm toán viên đã thu thập và kiến nghị.
Với những sai phạm do kiểm toán viên phát hiện, Ban lãnh đạo cần có biện pháp xử lý thích đàng, đồng thời có những khen thưởng đối với các cán bộ có thành tích phát hiện ra các sai phạm đó.
Tiến hành sử dụng các phần mềm hỗ trợ kiểm toán để chuẩn h oá hoạt động kiểm toán. Tạo điều kiện lưu trữ, tra cứu và kiểm soát hoạt động kiểm toán nhằm tiết kiệm thời gian và nguồn lực dành cho kiểm toán viên nội bộ, đồng thời báo cáo kịp thời lên cấp thẩm quyền.
Tập trung đào tạo các kiểm toán viên nội bộ, có chính sách đãi ngộ thoả đàng đối với cán bộ làm công tác kiểm toán nội bộ để có thể phát huy nghề nghiệp của họ một cách có hiệu quả.
Ngoài ra cần phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phân kiểm tra kiểm toán nội bộ và bộ phận kế toán trong ngân hàng và Ban lãnh đạo, Có như vậy công tác kiểm toán nội bộ hoạt động kế toán trong ngân hàng mới có thể đạt kết quả cao.
Việc tăng cường công tác kiểm tra kiểm soát nội bộ sẽ giảm thiểu các sai sót trong hạch toán kế toán sẽ là công cụ hỗ trợ cho việc kiểm tra kiểm soát nội bộ được nhanh chóng, đảm bảo an toàn trong hoạt động kinh doanh của Ngân hàng, tăng cường uy tín và thương hiệu của Ngân hàng.
3.3 Một số kiến nghị thực hiện giải pháp hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ tại Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Bắc Hà Nội
3.3.1 Kiến nghị với các cơ quan quản lý nhà nước:
Một là, Nhà Nước cần có các chính sách, biện pháp để ổn định môi