về hệ thống sổ sách kế toán: Chi nhánh NHNo&PTNT Bắc Hà Nội cũng như các đơn vị trong toàn hệ thống, hình thức kế toán là hình thức “Nhật ký chung”. Tuy nhiên, việc áp dụng kế toán máy vào hạch toán kế toán của ngân hàng đã giảm thiểu cơ bản các loại sổ sách kế toán.
Công tác kế toán được sử dụng trên máy nên khâu quan trọng nhất là kiểm tra các chứng từ hợp pháp, hợp lệ để nhập vào máy. Sau đó kiểm tra, đối chiếu sổ chi tiết (sổ phụ của từng tài khoản) với chứng từ. Kế toán viên phụ trách phần hành sẽ ký trên sổ chứng từ và chuyển cho Trưởng phòng kế toán (người được ủy quyền thường là Phó trưởng phòng kế toán) hoặc kiểm soát phần hành đó ký duyệt, sau đó đóng tập và lưu trữ theo quy định.
Sơ đồ 2.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, định kỳ Quan hệ đối chiếu
Hiện nay, NHNo&PTNT Việt Nam đã áp dụng kế toán bằng phần mềm trên hệ thống máy vi tính vì vậy sổ chi tiết là loại sổ kế toán phổ biến nhất trong Ngân hàng. Sổ kế toán chi tiết theo dõi các đối tượng kế toán cụ thể như từng khách hàng, từng loại vốn, tài sản, thu nhập, chi phí... Việc mở sổ kế toán chi tiết cho các đối tượng kế toán được căn cứ vào quy định về mở tài khoản kế toán chi tiết trong Hệ thống tài khoản Kế toán áp dụng trong NHNo&PTNT Việt Nam.
Các loại sổ chi tiết của NHNo&PTNT Việt Nam được thiết kế phù hợp với tính chất của từng loại nghiệp vụ và theo từng phân hệ kế toán của ngân hàng song chúng đều có những yếu tố cơ bản sau: Tên ngân hàng lập sổ; Tên sổ; Sổ tài khoản chi tiết; Số dư đầu; Ngày hạch toán, ngày giá trị của giao dịch; Số chứng từ, ngày, tháng, năm của chứng từ; Diễn giải hoặc Mã nghiệp vụ; Số tiền ghi Nợ, số tiền ghi Có; tài khoản đối ứng; Doanh số Nợ, Doanh số Có ngày; Doanh số Nợ; Doanh số Có tháng; Doanh số Nợ; Doanh số Có năm; Số dư cuối; Chữ ký của người kiểm soát.
Đối với sổ kế toán chi tiết của từng khách hàng (tiền gửi thanh toán, tiền vay, tiền gửi có kỳ hạn...) việc in và cung cấp sổ kế toán chi tiết cho khách hàng, xác nhận và đối chiếu số dư tài khoản với khách hàng được thực hiện định kỳ một năm một lần vào thời điểm khoá sổ năm tài chính. NHNo&PTNT Việt Nam phải thực hiện đối chiếu khớp đúng số dư tài khoản với khách hàng bằng văn bản, nếu có chênh lệch thì phải xác định nguyên nhân và xử lý kịp thời. Nội dung, hình thức đối chiếu có thể bằng thư xác nhận qua đường bưu điện, bằng điện swift...
Đối với các tài khoản chi tiết nội bộ ngân hàng như các sổ chi phí, thu nhập, dự thu, dự chi, sổ chi tiết các khoản phải thu, phải trả...cuối tháng kế toán viên phải in sổ kế toán chi tiết, đối chiếu khớp đúng với chứng từ kế toán
của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính được hạch toán trên sổ và lưu trữ theo quy định hiện hành
Một loại sổ đặc trưng của kế toán ngân hàng nữa là Bảng liệt kê giao dịch. Tại NHNo&PTNT Việt Nam , bảng liệt kê giao dịch có hai loại: Bảng liệt kê giao dịch theo phân hệ nghiệp vụ và Bảng liệt kê giao dịch của tất cả các kế toán viên và các giao dịch được hạch toán tự động toàn ngân hàng. Bảng liệt kê giao dịch có đầy đủ các yếu tố chủ yếu sau: Ngày, tháng, năm lập bảng; Mã kế toán viên hoặc mã phân hệ nghiệp vụ liên quan đến phân hệ nghiệp vụ báo cáo (đối ứng) hoặc số hiệu các bảng liệt kê giao dịch; Số lượng giao dịch và tổng số tiền của từng kế toán viên hoặc từng phân hệ nghiệp vụ có liên quan hoặc Số phát sinh Nợ, số phát sinh Có của từng Bảng liệt kê giao dịch; Tổng doanh số Nợ, tổng doanh số Có của Bảng tổng hợp các Bảng liệt kê giao dịch; Chữ ký người kiểm soát.
Khi kết thúc ngày làm việc, các kế toán viên phải in Bảng liệt kê giao dịch do mình thực hiện và đối chiếu lại với chứng từ kế toán sau đó nộp cho cán bộ hậu kiểm. Cán bộ hậu kiểm của các phân hệ như Phân hệ Chuyển tiền, Phân hệ Tài trợ Thương mại, Phân hệ Kế toán Kinh doanh Vốn, Phân hệ Quản lý Nội bộ,... phải in Bảng liệt kê giao dịch, Sổ kế toán chi tiết, Bảng cân đối tài khoản kế toán ngày để thực hiện đối chiếu, đảm bảo hệ thống cập nhật đầy đủ, chính xác các giao dịch phát sinh trong ngày, đảm bảo khớp đúng giữa chứng từ kế toán với Bảng liệt kê giao dịch, sổ kế toán, giữa sổ kế toán với báo cáo kế toán, giữa kế toán chi tiết với kế toán tổng hợp.
Trong hệ thống thông tin của NHNo&PTNT Việt Nam có nhiều tài khoản trung gian là các tài khoản sử dụng để hạch toán chuyển tiếp các giao dịch giữa hai chức năng trong cùng một phân hệ, hoặc giữa các phân hệ, hoặc giữa các chi nhánh (các tài khoản này chỉ phát sinh doanh số và có số dư bằng 0 hoặc chỉ tồn tại số dư trong khoảng thời gian chờ xử lý) và bộ phận hậu kiểm
1
phải kiểm tra, đối chiếu, đảm bảo số dư các tài khoản này bằng không (0) tại thời điểm kết thúc ngày làm việc, trường hợp các tài khoản này còn số dư thì phải in sao kê chi tiết và xác định rõ nguyên nhân để kiểm soát, quản lý.
Sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp đúng số liệu kế toán viên, kiểm soát viên phải ký vào bảng liệt kê giao dịch của từng kế toán viên. Cán bộ hậu kiểm, kiểm soát viên phải ký và chịu trách nhiệm các bảng liệt kê giao dị ch theo phân hệ, sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tài khoản sổ cái, bảng cân đối tài khoản kế toán ngày đã kiểm tra, đối chiếu.