6. Kết cấu của đề tài
2.1.4. Quy trình bán hàng, phương thức bán hàng và phương thức thanh toán tạ
tại công ty TNHH Dược phẩm Tuệ Đức
Công ty TNHH Dược phẩm Tuệ Đức là doanh nghiệp phân phối các dòng thực phẩm chức năng như: Hoàn nguyên cốt, Thận khí khang, Khớp nữ, Tuệ Đức kids... Đây đều là những sản phẩm do công ty sản xuất ra.
❖Quy trình bán hàng tại Công ty
Tác giả luận văn đã đưa phiếu điều tra cho 30 nhân viên công ty trong đó có 10 nhân viên phòng kế toán và thu được kết quả về quy trình bán hàng tại công ty
- 45 -
❖ Phương thức bán hàng và thanh toán
Sản phẩm của công ty được phân phối chủ yếu cho hai công ty là Công ty Cổ phần Tâm Nhật Khang và Công ty TNHH Dược phẩm Tâm Kiên ở miền Nam, công ty TNHH Viễn Bằng ở miền Bắc, ngoài ra công ty còn có những tư vấn viên bán hàng ship COD và bán hàng cho khách hàng nội bộ như ở dưới đây.
> Theo kết quả phiếu điều tra cũng như phỏng vấn các nhận viên kế toán thì Công ty áp dụng phương thức bán hàng sau:
- Phương thức bán buôn hàng hóa (chỉ áp dụng với 3 đối tác lớn của công
ty): Theo phương thức này, căn cứ vào hợp đồng bán hàng đã ký kết, công ty TNHH Dược phẩm Tuệ Đức xuất kho thực phẩm chức năng dùng phương tiện thuê ngoài để vận chuyển hàng đến kho các đối tác là Công ty Cổ phần Tâm Nhật Khang, Công ty TNHH Dược phẩm Tâm Kiên và Công ty TNHH Vi n Bằng theo đúng quy định trong hợp đồng.
- Phương thức bán lẻ hàng hóa (áp dụng đối với các đơn hàng ship COD và
bán hàng cho khách hàng nội bộ):
+ Bán hàng ship COD: Kết nối bằng điện thoại tổng đài của Công ty Tuệ Đức, đội ngũ tư vấn viên có nhiệm vụ giải đáp thắc mắc và tư vấn sản phẩm của công ty tới khách hàng. Nếu khách hàng có nhu cầu đặt hàng, tư vấn viên chốt đơn, xin số điện thoại, địa chỉ của khách hàng và đưa đơn đặt hàng xuống phòng kế toán để làm thủ tục xuất kho. Số hàng xuất kho được giao cho đơn vị chuyển phát hàng hóa qua bưu điện để chuyển đến địa chỉ khách hàng. Khách hàng nhận và kiểm tra sản phẩm xong mới phải trả tiền cho đơn vị chuyển phát, sau đó đơn vị chuyển phát sẽ trả tiền về cho công ty.
+ Bán hàng cho khách hàng nội bộ: Là phương thức bán lẻ cho những khách hàng là cán bộ, công nhân viên đang làm việc tại công ty TNHH Dược phẩm Tuệ Đức với giá chiết khấu dành riêng cho khách hàng nội bộ.
> Với các phương thức bán hàng trên, công ty Tuệ Đức áp dụng 2 phương thức thanh toán là phương thức thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt và phương thức thanh toán chậm trả:
- Phương thức thanh to án trực tiếp bằng tỉ ền m ặ t: ngay sau khi chuyển
giao
Tên sản phẩm Đvt Giá bán lẻ (đã VAT)
Giá chưa VAT Viễn Bằng
Giá chưa VAT T âm Nhật
Khang, Tâm Kiên
Tuệ Đức Bảo Ich Can_______ Hộp 150.00 117.781,8 _______ - 46 -
toán trực tiếp cho công ty thông qua tiền mặt . Phương thức này áp dụng với bán hàng COD và bán hàng cho khách hàng nội bộ.
- Phương thức thanh to án chậm trả: là phương thức mà khách hàng khi mua
chưa cần thanh toán tiền ngay, họ sẽ được nợ trong một khoảng thời gian (thường tối đa là 15 - 20 ngày kể từ ngày giao hóa đơn tùy thuộc vào thỏa thuận hợp đồng giữa 2 bên vào từng thời kỳ). Phương thức này chỉ áp dụng cho bán hàng với các công ty đối tác vì những công ty đối tác là khách hàng lâu năm và mua hàng với số lượng lớn. Đây là phương thức tạo thuận lợi cho người mua, thúc đẩy bán hàng. Tuy nhiên lại hình thành khoản nợ phải thu của khách hàng, khoản nợ phải thu này được theo dõi và hạch toán từng đối tượng phải thu và ghi chép, theo dõi từng lần thanh toán của khách hàng. Theo phương thức này nguồn vốn và tiền hàng thu về sẽ chậm hơn, dễ xảy ra trường hợp hàng hóa đã bàn giao xong mà đến thời hạn phải thanh toán nhưng khách hàng lại chưa thanh toán hay không đủ khả năng thanh toán.
Công ty không áp dụng chính sách chiết khấu thương mại và chiết khấu thanh toán cho khách hàng trả trước hạn do đã đề ra giá bán phù hợp với các đối tác.
2.2. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOAH TẠI CÔNG TY TNHH DƯỢC PHẨM TUỆ ĐỨC DƯỚI GÓC ĐỘ KẾ TOÁN TÀI CHÍNH
2.2.1. Ke toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, các khoản giảm trừ doanh thu
> Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
❖Tài khoản sử dụng:
Công ty Tuệ Đức sử dụng TK 511 " Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”. Tài khoản này dùng để phản ánh DTBH & CCDV của DN trong kỳ.
Công ty có mở chi tiết cho TK 511 để phản ánh doanh thu của từng mặt hàng: TK5111: Doanh thu bán Tuệ Đức Hoàn Nguyên Cốt
TK5112: Doanh thu bán Tuệ Đức Thận Khí Khang TK5113: Doanh thu bán Tuệ Đức Khớp Nữ
TK5114: Doanh thu bán Tuệ Đức KIDS
TK5115: Doanh thu bán Tuệ Đức Bảo Ích Can - 47 -
❖ Chứng từ sử dụng:
Công ty Tuệ Đức hiện nay đang sử dụng các chứng từ : - Hóa đơn GTGT ( Hình 2.1)
- Giấy báo có (Hình 2.2 ) - Phiếu thu
- Các hợp đồng kinh tế - Phiếu xuất kho
❖ Quy trình ghi sổ doanh thu
Hàng ngày, khi nhận được đơn đặt hàng từ phòng kinh doanh chuyển xuống kế toán lập hóa đơn GTGT. Căn cứ HĐ GTGT kế toán lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập làm 2 liên: 1 liên lưu gốc, 1 liên chuyển cho thủ kho làm căn cứ xuất kho. Căn cứ vào HĐ GTGT, Phiếu xuất kho kế toán vào sổ chi tiết bán hàng, sổ nhật ký chung.
Cuối tháng từ sổ chi tiết bán hàng, kế toán lên các sổ tổng hợp chi tiết, sổ nhật ký chung. Từ sổ nhật ký chung kế toán vào các sổ cái TK 511
N Bán hàng cho công ty đối tác:
Công ty có bảng giá các sản phẩm bán cho từng đối tác và giá bán lẻ như sau: Bảng 2.1: Bảng giá bán sản phẩm
Tuệ Đức Bảo Ích Can Lọ 315.00
0 8 234.818,1 4 223.363,6
Tuệ Đức Hoàn Nguyên Cốt Hộp 135.00 100.636,3 ________ Tuệ Đức Hoàn Nguyên Cốt Lọ 368.00
0 274.327,2 7 260.945,4 5 Tuệ Đức Khớp Nữ__________ Hộp 150.00 0 111.818,1 8 _______ Tuệ Đức Khớp Nữ__________ Lọ 405.00 301.909,0 287.181,8 Tuệ Đức Thận Khí Khang Hộp 150.00 0 8 111.818,1 _______ Tuệ Đức Thận Khí Khang Lọ 405.00 301.909,0 287.181,8 Tuệ Đức KIDS Hộp 135.00 0 6 100.636,3 ________
Viễn Bằng chiết khấu 18%_______________________________________________________ Tâm Kiên, Tâm Nhật Khang chiết khấu 22%________________________________________ Khách hàng nội bộ chiết khấu 30% của giá bán lẻ_____________________________________
- 48 -
Ví dụ 2.1: Ngày 05 tháng 06 năm 2017 công ty Tuệ Đức bán hàng cho theo hóa đơn GTGT số 0000129 cho Công ty Cổ phần Tâm Nhật Khang, đơn giá chưa bao gồm thuế GTGT 10% như trong HĐ GTGT số 0000129 (Hình 2.1), xuất kho số lượng theo phiếu xuất kho số 0062 (Bảng 2.3), Công ty Tâm Nhật khang đã thanh toán 80% số tiền hàng cho công ty Tuệ Đức bằng chuyển khoản. Công ty Tuệ Đức đã nhận được giấy báo có (Hình 2.2) của ngân hàng HDBank.
Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0000129 (Hình 2.1), giấy báo có (Hình 2.2)của ngân hàng HDBank, kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng:
Nợ TK 1121: 252.720.000 Nợ TK 1311 (Tâm Nhật Khang): 63.180.000 Có TK 5111: 95.727.273 Có TK 5112: 106.363.636 Có TK 5113: 31.909.091 Có TK 5115: 53.181.818 Có TK 3331: 28.718.182
Hình 2.1: Hóa đơn giá trị gia tăng xuất bán
- 49 -
Hình 2.2: Giấy báo có của Ngân hàng
Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH Dược phẩm Tuệ Đức
→ Bán hàng cho công ty đối tác là hoạt động bán hàng chủ yếu mang lại lợi nhuận cho công ty. Với phuơng thức bán buôn cho họ sẽ giúp công ty Tuệ Đức có luợng tiêu thụ thực phẩm chức năng ổn định mà không tốn nhiều chi phí liên quan đến bán hàng nhu bán lẻ hàng hóa.Các công ty đối tác là bạn hàng mua với số luợng lớn và gắn bó với công ty. Đây là điều thuận lợi với một công ty mới thành lập nhu Công ty TNHH Duợc phẩm Tuệ Đức. Tuy nhiên cũng có các khoản nợ phải thu phát sinh trong quá trình bán hàng mà kế toán phải theo dõi cẩn thận và nhắc nợ thuờng xuyên để tránh rủi ro về nợ phải thu khó đòi.
N Bán hàng ship COD và bán hàng cho khách hàng nội bộ
- Bàn hàng ship COD: Phòng kinh doanh của công ty TNHH Tuệ Đức có một bộ phận tu vấn viên chuyên làm nhiệm vụ gọi điện tu vấn cho khách hàng về các
- 50 -
dòng sản phẩm chức năng của công ty cũng như giải đáp thắc mắc của khách hàng về sản phẩm. Khi trò chuyện với khách hàng, những tư vấn viên cũng sẽ chốt đơn hàng COD cho khách và chuyển các đơn hàng đến phòng kế toán 3h chiều mỗi ngày. Phòng kế toán khi nhận được các đơn hàng COD sẽ tiến hành lập hóa đơn bán hàng thông thường làm 2 liên, liên 1 lưu tại phòng kế toán, liên 2 giao cho khách hàng. Căn cứ vào hóa đơn bán hàng, kế toán lập phiếu xuất kho làm 2 liên, liên 1 lưu tại phòng kế toán, liên 2 đưa cho thủ kho để làm căn cứ xuất hàng. Tại kho, 1 kế toán viên và thủ kho đóng gói và giao cho đơn vị chuyển phát hàng vận chuyển cho khách hàng. Đối với những khách hàng ở Hà Nội thì sẽ 1 ngày chốt tiền với đơn vị chuyển phát một lần, đối với các khu vực khác thì cứ 2 ngày kể từ ngày vận chuyển kế toán sẽ đối chiếu với đơn vị chuyển phát và nhận tiền về, khi nhận được tiền kế toán mới tiến hành hạch toán. Đối với những đơn hàng bị trả về do không tìm được địa chỉ khách hàng hay do khách hàng không nhận thì kế toán sẽ hủy đơn và nhập kho lại sản phẩm.
→ Vì bán hàng thông qua bên trung gian là đơn vị chuyển phát nên chi phí sẽ cao hơn so với việc bán hàng trực tiếp và việc xác định doanh thu cũng gặp khó khăn khi phải chắc chắn chuyển giao quyền sở hữu thực phẩm chức năng cho khách hàng. Trường hợp bán lẻ này cũng gây khó kiểm soát hàng hóa khi hàng bị trả về do khách hàng đổi ý không mua hoặc không liên hệ được với khách hàng khi giao hàng.
- Bán hàng nội bộ: Do công ty có chương trình ưu đãi cho khách hàng nội bộ khi mua sản phẩm nên cũng khá nhiều cán bộ nhân viên mua cho người thân sử dụng. Đối với khách hàng nội bộ mua sẽ được mua với giá bằng 70% giá bán lẻ và phải thanh toán tiền mặt ngay tại thời điểm mua. Kế toán sẽ lập hóa đơn bán hàng thông thường làm 2 liên, liên 1 lưu tại phòng kế toán, liên 2 trả khách hàng. Căn cứ hóa đơn bán hàng kế toán sẽ lập phiếu xuất kho làm 2 liên, liên 1 lưu tại phòng kế toán, liên 2 đưa cho thủ kho để xuất hàng.
→ Đây là hình thức bán lẻ khá hay vì không chỉ thúc đẩy bán hàng qua cách thức khuyến khích cho các nhân viên công ty mua hàng, giới thiệu sản phẩm cho
Chứng từ
Tên người mua Sản phẩm TĐV
Số
lượng Đơn giáchưa VAT
Thành tiền Số hiệu Ngày lập
BL/0060 04/06/2017 Mai Văn Tuấn Hoàn nguyên cốt
Hộp 3 122.72
7
368.18 2
BL/0061 04/06/2017 Nguyễn Thị Lê Hoàn
nguyên cốt Hộp 4 7 122.72 9 490.90 BL/0062 04/06/2017 Hà Huy Tập Hoàn
nguyên cốt
Hộp 5 122.72
7 6 613.63
BL/0063 04/06/2017 Nguy ễn Hải Yến Hoàn nguyên cốt Hộp 3 122.72 7 368.18 2 - 51 -
người thân, gia đình, bạn bè, đồng nghiệp...mà còn tạo cho cán bộ nhân viên công ty làm việc trong công ty cảm thấy họ được hưởng chế độ mua hàng giá rẻ. Theo cách thức bán hàng này, công ty sẽ thu được luôn tiền hàng, không phát sinh các khoản nợ phải thu.
- Đối với 2 nghiệp vụ bán lẻ trên, công ty sẽ không xuất hóa đơn GTGT luôn với từng đối tượng khách hàng lẻ mà cuối ngày tổng hợp thành: Bảng kê hàng hóa đã bán ship COD và Bảng kê hàng đã bán cho khách hàng nội bộ. Căn cứ vào bảng kê, kế toán xuất hóa đơn GTGT, căn cứ vào hóa đơn GTGT kế toán hạch toán doanh thu, giá vốn và lên sổ chi tiết, sổ nhật ký chung, từ sổ nhật ký chung lên sổ cái TK 511
Ví dụ 2.2: Chiều ngày 04/06/2017 Công ty Tuệ Đức xuất kho bán 15 hộp Tuệ
Đức Hoàn Nguyên Cốt cho 4 khách hàng với số lượng: khách hàng Mai Văn Tuấn 3 hộp, Nguyễn Thị Lê 4 hộp, Hà Huy Tập 5 hộp và Nguyễn Hải Yến 3 hộp, đơn giá là 135.000.000 VNĐ (đã VAT 10%) , xuất bán 4 lọ Khớp nữ cho 2 khách hàng Nguyễn Thị Lương 2 lọ, Nguyễn Văn Khánh 2 lọ, đơn giá 405.000VNĐ (đã VAT 10%), xuất bán 3 hộp thận khí khang cho khách hàng Hoàng Thị Tuyết đơn giá 150.000 VNĐ (đã VAT 10%). Các khách hàng này đều được xuất hóa đơn bán hàng thông thường.
Ngày 05/06/2017, kế toán nhận được tiền từ đơn vị chuyển phát của 6 khách hàng Mai Văn Tuấn, Nguy n Thị Lê , Hà Huy Tập và Nguy n Hải Yến, Nguy n Thị Lương, Nguy n Văn Khánh, riêng khách hàng Hoàng Thị Tuyết không liên lạc được.
Ngày 05/06/2017, căn cứ váo các hóa đơn bán lẻ đã lập cho các khách hàng mua theo hình thức ship COD và chứng từ thu tiền của đơn vị chuyển phát , kế toán lập bảng kê hàng hóa đã bán hàng ship COD như sau:
- 52 -
Cộng 15 122.72 7 9 1.840.90 BL/0064 04/06/2017 Nguyễn Thị Lương Khớp nữ Lọ 2 368.18 2 4 736.36 BL/0065 04/06/2017 Nguyễn Văn Khánh Khớp nữ Lọ 2 368.18 2 4 736.36 Cộng 4 368.18 2 7 1.472.72 Tổng cộng 3.313.63 6
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 3: Lưu nội bộ
Ngày 05 tháng 06 năm 2017
Địa chỉ: Căn 23, Lô C1 đường Trung Yên 11C, khu ĐTM Trung Yên, Phường
Yên Hòa, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Điện thoại:...Số tài khoản:... Họ tên người mua hàng: Người mua không lấy hóa đơn
Tên đơn vị: Địa chỉ:
Hình thức thanh toán: TM/CK
Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH Dược phẩm Tuệ Đức
Căn cứ vào bảng kê hàng hóa đã bán theo hình thức ship COD (Bảng 2.2 ) để viết hóa đơn giá trị gia tăng hàng xuất bán số 0000131. Từ HĐ GTGT (Bảng 2.3), kế toán hạch toán:
Nợ TK 111: 3.645.000 Có TK 5111: 1.840.909 Có TK 5113: 1.472.727 Có TK 3331: 331.364
Đối với khách hàng Hoàng Thị Ánh Tuyết do không liên lạc với khách hàng để nhận hàng nên công ty sẽ xử lý bằng cách hủy hóa đơn bán lẻ (đóng dấu hủy vào HĐ bán lẻ lạp ngày 04/06/2017) và nhập kho sản phẩm.
- 53 -
Bảng 2.3 : Hóa đơn GTGT hàng xuât bán sô 0000131
Mẫu số: 01GTKT3/001 Ký hiệu : TD/16P
Sô hiệu: 0000131 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Dược phâm Tuệ Đức
Công ty : TNHH Dược phẩm Tuệ Đức
Mã so DN: 0107466548
Địa chỉ : Căn 23, Lô C1 đường Trung Yên 11C, khu ĐTM Trung Yên, Phường Yên Hòa, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Ngày Số CT Khách hàng TK Đ Ư Nhập Xuất Nợ Có 05/06/2017 0000129 Công ty Tâm Nhật Khang 112 1000 95.727.273 05/06/2017 0000131 Khách COD 111 15 1.840.909 11/06/2017 0000 Công ty Tâm Kiên 13 1 320 30.632.726 ... ... ... ... ... ... 28/06/2017 0000225 Công ty Vi n Bằng 112 100 10.063.636 Tổng cộng 152.236.328 MST:
STT Tên hàng hoá,dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6=4*5 01