6. Kết cấu của đề tài
3.1.2. Định hướng đối với hoạt động bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tạ
tại công ty TNHH Dược phẩm Tuệ Đức
SMở rộng mạng lưới bán hàng ra khắp các tỉnh thành trên cả nước:
Là một doanh nghiệp mới thành lập nên hiện tại mạng lưới của công ty TNHH Dược phẩm Tuệ Đức chưa được xây dựng rộng rãi trên toàn quốc mà mới chỉ dừng lại thông qua các nhà phân phối lớn. Nhận biết rõ điều này, công ty Tuệ Đức đang có định hướng phát triển trong tương lai là mở rộng bán hàng ra khắp các tỉnh thành phố trên cả nước bằng cách mở các cửa hàng phân phối, ký gửi và bán sản phẩm cho các hiệu thuốc...
J Giữ vững mối quan hệ với khách hàng:
Khách hàng là người mang lại lợi nhuận cho công ty và cũng là những người quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Cùng với việc phát triển các khách hàng mới thì việc giữ vững mối quan hệ với khách hàng cũ là rất quan trọng. Công ty Tuệ Đức đang cố gắng giữ vững mối quan hệ với khách hàng của mình:
- 89 - tăng hàng tặng kèm để giữ chân khách hàng
- Đối với những khách hàng lẻ thì cần đội ngũ tư vấn viên chăm sóc, tận tình tư vấn và giải đáp các thắc mắc của khách hàng đồng thời áp dụng nhiều chương trình khuyến mãi.
STiếp tục tìm những nhà cung cấp mới với chi phí thấp:
Bên cạnh việc tìm kiếm khách hàng, ban lãnh đạo cũng quan tâm đến việc tìm các nhà cung cấp mới với giá sản phẩm thấp hơn, chất lượng hàng đảm bảo để tiết kiệm chi phí mà không làm thay đổi chất lượng sản phẩm.
SĐẩy mạnh công tác marketing, công tác quảng cáo:
Để khách hàng biết đến công ty cũng như những sản phẩm của công ty thì cần tăng cường giới thiệu công ty, sản phẩm, giá cả cho các khách hàng thông qua báo đài, tivi, facebook, zalo,...để họ có thể biết đến và tìm hiểu các sản phẩm của công ty, thúc đẩy bán hàng hiệu quả.
S Tìm hiểu những đối thủ cạnh tranh của công ty:
Là một doanh nghiệp ra đời sau trong lĩnh vực sản xuất và thương mại dòng sản phẩm thực phẩm chức năng, công ty Tuệ Đức cần nắm bắt thị trường, tìm hiểu các đối thủ cạnh tranh để đưa ra được sản phẩm phù hợp, mức giá cạnh tranh, biết được nhu cầu, thị yếu của khách hàng để từ đó có chiến lược cạnh tranh phù hợp. Từ đó có thể kéo khách hàng về với công ty.
3.2. CÁC GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT NHẰM HÒAN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH DƯỢC PHẨM TUỆ ĐỨC
3.2.1. Dưới góc độ kế toán tài chính
về bộ máy kế toán
Trong xu thế toàn cầu hoá, đặc biệt là khi đất nước ta trở thành thành viên của tổ chức Thương mại Thế giới WTO thì việc học tập và nghiên cứu là một yếu tố vô cùng quan trọng. Công ty nên có kế hoạch đào tạo, tập huấn về chuyên môn cán bộ kế toán như tham gia các lớp học nghiệp vụ do Bộ tài chính tổ chức, đặc biệt là phải cập nhật các thông tin, quy định, quy chế của Nhà nước mới ban hành, đào tạo tại
- 90 -
chỗ, tập huấn nghiệp vụ.. .Ngoài ra, Công ty cần khuyến khích phòng Ke toán tổ chức các buổi thảo luận để mọi nguời cùng nhau rút ra những mặt đuợc và chua đuợc về công tác hạch toán. Từ đó giúp cho mọi nhân viên trong phòng có cái nhìn toàn diện về công tác kế toán chứ không bó hẹp trong phạm vi trách nhiệm của mình.
về sử dụng phần mềm kế toán
Một trong những mục tiêu cải cách hệ thống kế toán lâu nay của Nhà nuớc là tạo điều kiện cho việc ứng dụng tin học vào hạch toán kế toán, bởi vì tin học đã và sẽ trở thành một trong những công cụ quản lý kinh tế hàng đầu. Trong khi đó công ty TNHH sản xuất và phát triển thuơng mại Tuệ Đức là một công ty sản xuất và kinh doanh thuơng mại, trong tháng có nhiều nghiệp vụ phát sinh cần ghi chép mà công việc kế toán chủ yếu đuợc tiến hành bằng phần mềm Excel do vậy các công thức tính toán khi sao chép từ sheet này sang sheet khác có thể bị sai lệch dòng dẫn đến đua ra các báo cáo không chính xác làm cho chúng không đuợc đua ra một cách kịp thời. Do vậy cần thiết phải sử dụng phần mềm kế toán để giảm bớt khối luợng ghi chép, tính toán, tiết kiệm thời gian cho việc tổng hợp, đối chiếu sổ sách, báo cáo kế toán và thuận tiện hơn cho việc lấy dữ liệu, quản lý doanh nghiệp. Hiện nay có rất nhiều phần mềm kế toán nhu Misa, Fast Acounting, EFC Acounting System, Bravo ... Công ty có thể lựa chọn sử dụng phần mềm kế toán phù hợp với mình.
về phương thức bán hàng
Công ty Tuệ Đức đang bán hàng cho 3 đối tác lớn chủ yếu là bán buôn. Đó là một lợi thế của công ty vì những sản phẩm đều do công ty trực tiếp sản xuất và thuơng mại không qua khâu trung gian nào. Tuy nhiên để phát triển hơn nữa, công ty nên đẩy mạnh bán lẻ bằng cách:
- Mở các của hàng phân phối của chính công ty tại các tỉnh thành phố lớn nhu Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nằng, Hải Phòng, Nam Định .. nhằm quảng bá sản phẩm đến nguời tiêu dùng và để khách hàng có thể yên tâm hơn về sản phẩm.
- 91 -
thiết bị như tủ kệ đựng thuốc, dụng cụ cắt thuốc.. Cùng với đó phân phối hàng, ký gửi hoặc bán sản phẩm cho các hiệu thuốc để sản phẩm được có mặt rộng rãi trên thị trường, tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng khi mua sản phẩm sẽ không phải đi tìm kiếm xa.
về chính sách bán hàng:
Công ty nên có chính sách chiết khấu thanh toán cho khách hàng trả trước hạn. Do đặc thù kinh doanh của Công ty Tuệ Đức, các đối tác là những khách hàng mua buôn nên lượng tiền thanh toán lớn và họ sẽ trả trước một khoản, còn lại sẽ nợ để trả sau. Vì vậy, xuất hiện các khoản nợ trả chậm hoặc đến hạn nhưng khách hàng chưa thanh toán. Việc các khách hàng thanh toán chậm cũng 1 phần là do công ty Tuệ Đức chưa có chính sách chiết khấu thanh toán cho khách hàng trả trước hạn. Căn cứ vào lãi suất tiền gửi không kỳ hạn hoặc kỳ hạn nhỏ hơn 1 tháng của ngân hàng hiện nay là từ 0,6-1%/năm và để khuyến khích khách hàng trả trước hạn, luận văn đề xuất công ty Tuệ Đức đưa ra chính sách như sau:
Đối với những khách hàng trả chậm ( thường công ty cho trả trong 15-20 ngày ) , nếu khách hàng đó trả trong 15 ngày đầu kể từ khi giao hàng thì sẽ được hưởng chiết khấu thanh toán 1%.
Ví dụ 3.1: Như ở ví dụ 1, công ty Tâm Nhật Khang mới trả trước 80% tiền hàng. Giả sửa Công ty Tuệ Đức đưa ra chính sách chiết khấu thanh toán 1% với điều kiện Công ty Tâm Nhật Khang thanh toán trong vòng 15 ngày đầu kể từ khi giao hàng và ngày 19/06/2018, Công ty Tâm Nhật Khang thanh toán nốt 20% tiền hàng còn nợ. Kế toán hạch toán:
Nợ TK 112: 60.021.000
Có TK 635: 315.900.000 × 1% = 3.159.000 Có TK 131: 63.180.000
về việc trích lập dự phòng phải thu khó đòi
Nợ phải thu khó đòi luôn là mối đe dọa đến nguồn vốn của công ty. Công ty bán hàng cho đối tác nên sổ tiền nợ cũng khá nhiều. Khi nợ xấu xảy ra khiến công ty mất thăng bằng về vốn, ảnh hưởng đến các nguồn thu chi, kế hoạch của công ty.
- 92 -
Vì vậy, công ty thường xuyên gọi điện, gửi mail nhắc nhở việc thanh toán. Đối với các khoản nợ quá hạn, công ty phải thường xuyên theo dõ i, truy đòi nợ, trích lập dự phòng phù hợp, tránh tình trạng không trích lập DPPTKĐ sẽ gây mất mát lớn làm giảm vốn chủ sở hữu của công ty khi con nợ phá sản hoặc vỡ nợ.
Ke toán sử dụng TK 2293 - Dự phòng phải thu khó đòi. Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản DP PTKĐ khi có bằng chứng đáng tin cậy về khả năng thu hồi nợ phải thu.
TK2293
Giá trị khoản PTKĐ được hoàn nhập Giá trị DP PTKĐ đã trích lập Giá trị DP PTKĐ hiện có
Công ty phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, kèm theo các chứng cứ chứng minh các khoản nợ khó đòi nói trên. Trong đó:
- Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau: + 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 6 tháng đến dưới 1 năm.
+ 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm. + 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm. + 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn trên 3 năm.
- Khi các khoản nợ phải thu được xác định khó đòi, doanh nghiệp phải trích lập dự phòng theo các quy định; nếu số dự phòng phải trích lập bằng số dư dự phòng nợ phải thu khó, thì doanh nghiệp không phải trích lập;
- Nếu số dự phòng phải trích lập cao hơn số dư khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi, thì doanh nghiệp phải trích thêm vào chi phí quản lý doanh nghiệp phần chênh lệch
Nợ TK 642: số trích lập thêm
- 93 -
- Nếu số dự phòng phải trích lập thấp hơn số dư khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi, thì doanh nghiệp phải hoàn nhập phần chênh lệch vào thu nhập khác:
Nợ TK 2293: số hoàn nhập Có TK 642: số hoàn nhập.
Đối với các khoản được xác định là không đòi được, kế toán xóa nợ các khoản phải thu khó đòi theo chế độ tài chính hiện hành, căn cứ vào quyết định xóa nợ các khoản phải thu khó đòi, kế toán ghi:
Nợ TK 2293: Phải thu khó đòi đã trích lập Nợ TK 642:Phải thu khó đòi chưa trích lập
Có TK 131, 138: Phải thu khó đòi cần xóa nợ.
Trong quá trình tìm hểu về kế toán bán hàng và XĐ KQKD của công ty Tuệ Đức, tác giả nhận thấy có các khoản phải thu khá lớn nên tác giả tìm hiểu thêm các khoản phải thu của công ty Tuệ Đức trong năm 2017 và nhận thấy đó các khoản phải thu khó đòi. Vì vậy, tác giả thu thập số liệu trong năm 2017 và tổng hợp thành bảng theo dõi tính hình thu nợ của công ty Tuệ Đức. Cho dù đã dùng các biện pháp như gửi thông báo đòi nợ hay cử người đến trực tiếp các công ty để đòi nợ song tính đến ngày 31/12/2017 thì công ty dưới đây vẫn còn nợ công ty Tuệ Đức 1 khoản tiền hàng. Mà trong năm 2017 công ty Tuệ Đức vẫn chưa tiến hành trích lập dự phòng phải thu khó đòi. Vì vậy sau khi phân loại nợ và căn cứ vào tỷ lệ trích lập DP PTKĐ, tác giả đã tính ra mức cần trích lập DP PTKĐ (Bảng 3.1)
Ví dụ 3.2 : Căn cứ vào bảng tổng hợp tình hình thu nợ của công ty Tuệ Đức
(Bảng 3.1), ngày 31/12/2017 kế toán sẽ hạch toán: Nợ TK 642: 85.950.436
STT Tên khách hàng Ngày kí hợp đồng - Ngày phải thanh toán nợ Số tiền phải thu Thực tế khách hàng thanh toán Số còn phải thu Thời gian quá hạn trả nợ tính đến cuối 20Ĩ7 Tỷ lệ trích lập dự phòng Mức trích lập dự phòng cho năm 2017 Ngày Số đã thu ĩ Công ty Tâm Nhật Khang 05/06/20Ĩ7- 20/06/20Ĩ7 3Ĩ5.900.000 05/06/20Ĩ7 252.720.000 63.Ĩ80.00 0 6 tháng - dưới 1 năm 30% Ĩ8.954.000 2 Công ty Tâm Kiên ĨĨ/06/20Ĩ7- 28/06/20Ĩ7 Ĩ72.603.863 20/06/20Ĩ7 86.30Ĩ.93 2 Ĩ 86.30Ĩ.93 6 tháng -dưới 1 năm 30% 25.890.579 3 Công ty Vi ễn Bằng 28/06/20Ĩ7- Ĩ2/07/20Ĩ7 94.25Ĩ.03 9 28/06/20Ĩ7 94.25Ĩ.03 9 0 ~0 0 0 4 Công ty Tâm Kiên 0Ĩ/07/20Ĩ7- 25/07/20Ĩ7 58.838.35 2 Ĩ0/07/20Ĩ7 40.000.00 0 Ĩ8.838.35 2 5 tháng 0 0 Tổng cộng 4.352.Ĩ56.00 0 3.952.Ĩ56.000 400.000.000 85.950.436 - 94 -
Chỉ tiêu Đối tác Tổn g hợp Tỷ lệ tăng (%) Công ty Tâm Nhật Khang Công ty Tâm Kiên Công ty Vi ễn Bằng Số tiền Tỷ lệ tiềnSố Tỷlệ tiềnSố Tỷlệ DT bán hàng ... ... ... ... ... ... ... ... Các khoản giảm trừ DT ... ... ... ... ... ... ... ... - Giảm giá hàng bán - Hàng bán bị trả lại DT thuần - 95 -
3.2.2. Dưới góc độ kế toán quản trị
Bên cạnh việc hoàn thiện kế toán tài chính thì kế toán quản trị doanh thu chi phí lợi nhuận cũng cần được quan tâm, chú trọng hơn.
❖về các báo cáo phân tích
Công ty Tuệ Đức đã có 1 số mẫu sổ chi tiết về doanh thu chi phí, song để quản trị được hiệu quả thì không chỉ dừng lại ở báo cáo chi tiết, tổng hợp mà cần phân tích các chỉ tiêu và biến động của chúng. Cụ thể đối với doanh thu, giá vốn thì cần phân tích xem tốc độ doanh thu của qua các quý, xem tăng đều của các đối tác hay tăng ở đối tác nào nhiều hơn. Từ đó, cần chăm sóc các đối tác tiềm năng và đặt mục tiêu cho phòng kinh doanh phấn đấu.
Bảng 3.2 : Mầu báo cáo phân tích tình hình doanh thu
BÁO CÁO PHÂN TÍCH DOANH THU Năm 2017
Chỉ tiêu Gốc Năm 2016 Năm2017 2015 2016 %u 2017 %H Giá vốn hàng bán Chi phí tài chính Chi phí bán hàng Chi phí quản lý DN Chi phí khác Tổng
- Giá vốn hàng bán...tăng giảm do... - Chi phí bán hàng tăng/giảm...do... - Chi phí quản lý DN tăng/ giảm do....
Phân tích:
- Doanh thu của công ty... cao/thấp nhất, chiếm tỷ lệ... - Giảm giá hàng bán của công ty....nguyên nhân... - Hàng bán bị trả lại do.... phương án giải quyết...
- 96 -
Đối với chi phí thì báo cáo phân tích chi phí nhằm tổng hợp chi phí phát sinh trong kỳ, xem xét tỷ trọng của các chi phí để từ đó đưa ra hướng cắt giảm chi phí phù hợp với công ty.
Bảng 3.3 : Mầu báo cáo phân tích tình hình chi phí BÁO CÁO PHÂN TÍCH CHI PHÍ
ĐVT:
Chỉ tiêu Qúy Cả năm
I II III IV Khối luợng sản phẩm tiêu thụ 4.500 5.000 6.500 7.500 23.500 Đơn giá bán ĩõõ 100 100 100 100 Doanh thu 450.000 500.000 650.000 750.000 2.350.000 ❖ về dự toán
Trong xu thế hội nhập kinh tế thế giới hiện nay, các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển bền vững cần phải có chiến lược kinh doanh hợp lý. Dự toán sản xuất kinh doanh cung cấp cho các nhà quả lý đầy đủ thông tin về kế hoạch sản xuất kinh doanh trong một thời kỳ cụ thể, là căn cứ đánh giá tình hình thực hiện các chỉ tiêu đã dự toán giúp doanh nghiệp biết được những điểm mạnh cần phát huy, những điểm yếu cần khắc phục. Trong khâu lập dự toán thì lập dự toán tiêu thụ là quan trọng nhất, nó quyết định và làm cơ sở để lập các dự toán khác. Cơ sở để xác định dự toán tiêu thụ là khối lượng sản phẩm và đơn giá bán của sản phẩm dự kiến sẽ
- 97 -
tiêu thụ. Đơn giá bán của sản phẩm phụ thuộc vào nhiều yếu tố khách quan và chủ quan nhu chất luợng sản phẩm, hàng hóa, thị hiếu tiêu dùng, sức mua và khả năng, cung cấp sản phẩm, hàng hóa cùng loại trên thị truờng.
-Lập dự toán tiêu thụ thuờng đuợc thực hiện cho cả niên độ kế toán và chia ra
