Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam - Chi nhánh Hoàng Mai đã được hình thành theo Quyết định số 198/QĐ-NHNT.TCCB-ĐT ngày 20/03/2010 cuả Hội đồng quản trị Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam trên cơ sở nâng cấp Phòng giao dịch số 6 thuộc NH TMCP Ngoại thương Việt Nam - Chi nhánh Hà Nội tại địa chỉ 277 Nguyễn Trãi, phường Hoàng Mai Trung, quân Hoàng Mai, thành phố Hà Nội.
Tuy nhiên do thành lập muộn, chi nhánh có mặt trên địa bàn quận Hoàng Mai khi đã có mặt 14 tổ chức tín dụng và đến 60-70 điểm giao dịch do đó đã gặp không ít khó khăn trong việc huy động vốn và phát triển tín dụng, thêm vào đó là địa bàn hoạt động của VCB Hoàng Mai hầu hết là các doanh nghiệp vừa và nhỏ kinh doanh trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ tạo áp lực trong việc tìm kiếm các khách hàng tiềm năng cho Chi nhánh. Vượt qua những khó khăn, phát huy lợi thế sẵn có là ưu thế của thương hiệu Vietcombank, cùng với sự chỉ đạo sát sao, nhạy bén của Ban giám đốc, sự nỗ lực lao động của toàn thể cán bộ nhân viên, trong những năm qua VCB Hoàng Mai đã từng bước khẳng định được vai trò vị trí của mình trong nền kinh tế, đứng vững và phát triển trong cơ chế mới, phát huy tốt các nội lực và ngoại lực của mình; nhờ đó đạt được thành tựu vượt bậc.
Năm 2013, chi nhánh đã từng đứng thứ 6 toàn hệ thống Vietcombank với mức lợi nhuận đạt hơn 65 tỷ đồng (năm 2010 lỗ gần 4 tỷ đồng), dư nợ tín dụng đạt 1,311 tỷ đồng đến 31/12/2011 tăng 530 tỷ đồng tương đương 67,81%.
Cơ cấu tổ chức của VCB Hoàng Mai
Tính đến 04/2018 số lượng cán bộ của Chi nhánh Hoàng Mai là 122 người tăng 34% so với năm 04/2017, với độ tuổi trung bình là 32 tuổi.Trong đó có 20 cán bộ trình độ đại học trở lên. Vietcombank Hoàng Mai luôn đảm bảo tốt điều kiện về vật chất, tinh thần cho các cán bộ trong Chi nhánh- đội ngũ quan trọng trong việc đưa VCB Hoàng Mai lên một tầm cao mới.
Cơ cấu tổ chức của ngân hàng ngoại thương Hoàng Mai được phản ánh qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức của ngân hàng ngoại thương chi nhánh Hoàng Mai
Mô hình Ngân hàng Ngoại thương chi nhánh Hoàng Mai là mô hình được áp dụng theo mô hình quản lý trực tuyến. Bán giám đốc của ngân hàng quản lý các hoạt động kinh doanh của đơn vị thông qua việc quản lý tất cả các phòng ban.Theo mô hình này thì người quản lý cao nhất của ngân hàng là giám đốc. Giám đốc là người tổ chức, sử dụng hợp lý các nguồn lực, giao quyền hạn trách nhiệm cụ thể cho từng cán bộ công nhân viên, đảm bảo yêu cầu của tổ chức là tối ưu, linh hoạt và có độ tin cậy cao.
Các phòng ban có mối quan hệ tương hỗ, hỗ trợ lẫn nhau cùng hoàn thành tốt các công việc được giao và cùng nhau phát triển. Các trưởng phòng chịu trách
nhiệm chung trong phạm vi quản lý của mình. Các phòng ban trực tiếp kinh doanh, đồng thời thực hiện các chức năng quản lý điều hành, tham mưu với ban giám đốc về các hoạt động kinh doanh của ngân hàng, cập nhật mọi số liệu tin tức giúp cho việc kiểm soát hoạt động của chi nhánh sao cho tốt nhất.
*Giám đốc:
Giám đốc chi nhánh thực hiện các chức năng, nhiệm vụ sau:
-Tổ chức, quản lý, điều hành hoạt động chung trong chi nhánh, quyết định những vấn đề chiến lược, kế hoạch phát triển kinh doanh của chi nhánh.
-Quản lý chung và trực tiếp quản lý, chỉ đạo khối hoạt động ngân hàng bán buôn của chi nhánh. Trực tiếp phụ trách phòng Khách hàng, phòng Hành chính - Nhân sự, phụ trách công tác Đảng.
-Đảm bảo hoàn thành chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh của chi nhánh.
-Phối hợp với các phòng ban và bộ phận chức năng thực hiện phát triển mạng lưới của chi nhánh.
* Phó giám đốc
-Trợ giúp cho giám đốc, được giám đốc chi nhánh ủy quyền chỉ đạo điều hành một số mặt công tác, ký thay giám đốc và chịu trách nhiệm trước giám đốc về các nhiệm vụ được phân công.
-Chỉ đạo khối hoạt động tác nghiệp của chi nhánh, trực tiếp phụ trách phòng Kế toán và phòng Dịch vụ khách hàng, phòng giao dịch, phòng Ngân quỹ, công tác công đoàn, nữ công, công tác Đoàn thanh niên.
*Phòng giao dịch
Các phòng giao dịch là mô hình thu nhỏ của chi nhánh, thực hiện các nghiệp vụ chủ yếu là huy động vốn, cho vay khách hàng là cá nhân, thực hiện các nghiệp vụ thanh toán dịch vụ vãng lai trên địa bàn và các nghiệp vụ liên quan đến hoạt động tài khoản tiền gửi của các cá nhân. Nhận tiền gửi bằng vnđ và ngoại tệ đối với các thành phần kinh tế, tổ chức, cá nhân.
*Phòng khách hàng
Phòng khách hàng là đầu mối duy trì và phát triển quan hệ với khách hàng trên tất cả các mặt hoạt động, tất cả các sản phẩm ngân hàng, đồng thời phân tích rủi ro và thẩm định giới hạn tín dụng, cung ứng sản phẩm tín dụng, sản phẩm đầu tư dự án và các dịch vụ ngân hàng theo định hướng của NHTMCP Ngoại thương Việt Nam trong từng thời kỳ. Do đó phòng khách hàng có các nhiệm vụ chính sau:
-Xây dựng, triển khai chính sách khách hàng.
-Phối hợp thiết kế các sản phẩm phù hợp với khách hàng và triển khai các biện pháp Marketing tới khách hàng.
-Đầu mối xử lý các yêu cầu liên quan đến khách hàng trên tất cả các lĩnh vực theo thẩm quyền.
-Tiếp nhận nhu cầu khách hàng, thẩm định tín dụng, thực hiện và quản lý các khoản tín dụng theo quy trình, quy định hiện hành.
-Thực hiện chính sách quản lý rủi ro tín dụng và quản lý danh mục khách hàng. -Cung cấp thông tin về khách hàng cho bộ phận quản lý nợ để thực hiện báo cáo và tờ trình phân loại nợ, trích lập và sử dụng dự phòng để xử lý rủi ro tín dụng.
*Phòng kế toán
Tham mưu và giúp ban giám đốc trong một số mảng nghiệp vụ.
-Kế toán tài chính: phòng kế toán tài chính có nhiệm vụ thực hiện các công tác hạch toán kế toán, lập các báo cáo tài chính theo định kì( tháng, quý, năm) của chi nhánh; theo dõi, quản lý tình hình thu- chi của chi nhánh; lập kế hoạch tài chính ngân sách cho ngân sách hàng năm; hạch toán tiền lương thưởng... cho cán bộ công nhân viên trong chi nhánh.
-Kiểm tra nội bộ định kỳ hàng năm: xây dựng và trình giám đốc phê duyệt chương trình kiểm tra giám sát tuân thủ hàng năm tại chi nhánh theo định hướng và kế hoạch kiểm tra kiểm soát của Vietcombank, kiểm tra việc chấp hành các quy chế, nghiệp vụ; độ chính xác của các báo cáo tài chính kế toán, giải quyết các đơn thư khiếu nại liên quan đến hoạt động của chi nhánh.
*Phòng dịch vụ khách hàng
- Bộ phận thẻ làm các nhiệm vụ thực hiện nghiên cứu thị trường, tìm ra những loại hình sản phẩm thẻ mới, phục vụ nhu cầu khách hàng, phát hành và thanh toán các loại thẻ Vietcombank theo thể lệ quy định như ATM, Connect24, Visa Card, Master card,...; quản lý các máy ATM được giao.
- Kế toán giao dịch: phòng kế toán giao dịch có nhiệm vụ mở tài khoản, quản lý tài khoản tiền gửi, tiền vay của khách hàng theo quy định của ngân hàng ngoại thương Việt Nam; thực hiện việc thu nhận và chi trả tiền gửi tiết kiệm, kỳ phiếu, trái phiếu, tín phiếu và các loại chứng chỉ tiền gửi khác bằng ngoại tệ và VNĐ; quản lý ấn chỉ quan trọng, chứng từ có giá, hối phiếu trắng, séc nhờ thu nhận của khách hàng.
khẩu mậu dịch và hàng hóa liên quan tới hàng hóa nhập khẩu theo thông lệ và tập quán quốc tế phù hợp với luật pháp Việt Nam và tuân thủ các quy định về thanh toán nhập khẩu của NHTMCP Ngoại thương Việt Nam, nhận L/C do NHNN mở và
thông báo cho khách hàng là người thụ hưởng L/C trên địa bàn, nhận chứng từ hàng
xuất do khách hàng là đơn vị xuất trình, lập thủ tục đòi tiền NHNN đối với chứng từ
L/C, lập thủ tục nhờ thu qua NHNN theo yêu cầu của khách hàng đối với chứng từ
thanh toán theo phương thức nhờ thu.
* Phòng quản lý nợ: nhận các hồ sơ tài sản thế chấp, cầm cố( nếu có) từ phòng khách hàng để tiến hành thủ tục lưu kho; định kỳ in phiếu lãi gửi đến Phòng khách hàng để nhắc nợ khách hàng, bộ phận kế toán để tiến hành thu lãi khoản vay, các khoản nợ đến hạn và theo dõi các khoản nợ của khách hàng. Định kỳ rà soát và quản lý rủi ro xuống mực thấp nhất có thể chấp nhận được, tiến hành phân tích các nguyên nhân xảy ra rủi ro từ đó đưa ra giải pháp thích hợp.
*Phòng hành chính có các nhiệm vụ chính sau:
- Đảm nhận các nhiệm vụ hành chính và các nhiệm vụ tổ chức tuyển dụng, đào tạo cán bộ công nhân viên cho chi nhánh đáp ứng các nhu cầu về nhân lực.
- Các nhiệm vụ hành chính bao gồm: Xây dựng công tác tháng, quý, năm, lưu trữ các văn bản pháp luật, văn bản định chế liên quan đến ngân hàng, trực tiếp quản lý các con dấu, thực hiện các công tác hành chính, và thư, lưu trữ, lễ tân,... chăm lo đời sống vật chất tinh thần cho cán bộ công nhân viên, nhiệm vụ tổ chức, đào tạo, xây dựng chiến lược tuyển dụng nhân viên.
- Thực hiện các báo cáo chuyên đề định kỳ.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đôc chi nhánh ngân hàng giao cho. - Trực tiếp chịu trách nhiệm các hoạt động của bộ phận tin học, tổ ngân quỹ, tổ kiểm tra giá sát tuân thủ.
*Bộ phận tin học: quản trị toàn bộ hệ thống mạng của chi nhánh, cài đặt các chương trình phần mềm phục vụ các phòng ban, cài đặt hệ thống bảo mật, tiếp nhận, cài đặt và hướng dẫn triển khai chương trình khi có các quy trình nghiệp vụ mới, đảm bảo hệ thống tin học hoạt động thông suốt, an toàn và chính xác.
*Phòng ngân quỹ: có nhiệm vụ mở sổ theo dõi, cập nhật chính xác hoạt động xuất nhập kho; bảo quản chìa khóa kho quỹ, thùng, tải tiền theo đúng quy định của Vietcombank, triển khai thực hiện có hiệu quả các hoạt động liên quan đến nghiệp vụ tiền gửi tiết kiệm, tiền gửi thanh toán, tiền ký quỹ, tiền giữ hộ, tiền vay, thu đổi ngoại tệ và nghiệp vụ ngân quỹ phù hợp với các quy định của Ngân hàng
S T T Chỉ tiêu Năm 2014 Tỷlệ Năm2015 Tỷlệ Năm2016 Tỷlệ Năm 2017 T ỷ lệ Tỷ đồng — % Tỷ đồng ~ % Tỷ đồng % 1 Theo kỳ hạn 10,265 1 00 12,0 00 10 0 14,590 1 00 18,1 70 ĩõ ỡ HDVngắn hạn 00 7,3 71 9,012 75 11,567 79 13,081 _8 1 HDVdài hạn 2,9 65 29 2,988 25 23 3,0 1 2 5,089 ∏9 2 Theo đối tượng 10,265 001 00 12,0 100 14,590 001 18,170 ĩõỡ
nhà nước và của ngân hàng; bảo quản và quản lý các loại tiền, séc, các thùng, hòm hồ sơ liên quan tài sản cầm cố thế chấp, ấn chỉ quan trọng của các phòng nghiệp vụ tại chi nhánh gửi. Cập nhật các đặc điểm tiền, séc giả thông báo kịp thời cho các phòng nghiệp vụ có quỹ của chi nhánh và các khác hàng giao dich thường xuyên.
Chức năng nhiệm vụ của bộ phận thẩm định dự án đầu tư
Để thực hiện quá trình cấp tín dụng VCB Hoàng Mai tổ chức thành các phòng và các cấp thẩm quyền gồm có phòng quan hệ khách hàng, phòng phê duyệt tín dụng hội sở chính.
Phòng thực hiện tiếp cận và đề xuất cho vay theo dự án chủ yếu tập trung tại Phòng khách hàng. Trong công tác tín dụng, phòng trực tiếp hướng dẫn khách hàng và chuẩn bị hồ sơ tín dụng theo quy định, thu thập thông tin, phân tích, thẩm định đánh giá dự án, khoản vay, từ đó đề xuất tín dụng, theo dõi, quản lý tình hình hoạt động của khách hàng, kiểm tra giám sát quá trình sử dụng vốn vay, tài sản đảm bảo nợ vay, đôn đốc khách hàng trả nợ gốc, lãi.
Khi hạn mức tín dụng của dự án đó trên 15 tỷ thì dự án đó được chuyển lên phòng phê duyệt tín dụng hội sở chính. Phòng phê duyệt tín dụng có chức năng quản lý tín dụng, quản lý rủi ro tín dụng, nhận và xử lý hồ sơ đề xuất tín dụng để rà soát và đánh giá độc lập về hiệu quả, tính khả thi, các điều kiện tín dụng, định giá tài sản đảm bảo và đánh giá rủi ro của khoản vay, đưa ra các đề xuất trình lãnh đạo phê duyệt cấp tín dụng. Thực hiện công tác quản lý rủi ro tác nghiệp, rủi ro đạo đức, công tác phòng chống rửa tiền, công tác quản lý hệ thống chất lượng ISO, công tác kiểm tra nội bộ và các nhiệm vụ khác...
Như vậy, quy trình thẩm định dự án đầu tư tại VCB Hoàng Mai sẽ trải qua hai bước. Bước thứ nhất là cán bộ phòng quan hệ khách hàng doanh nghiệp tiến hành thẩm định. Bước thứ hai, báo cáo thẩm định sẽ được chuyển lên phòng phê duyệt tín dụng để tiến hành tái thẩm định.
Bộ phận quan hệ khách hàng thực hiện cấp tín dụng tài trợ dự án hiện có 15 cán bộ gồm 1 trưởng phòng, 2 phó trưởng phòng và 12 chuyên viên. Đa số cán bộ quan hệ khách hàng đều còn trẻ về tuổi nghề, mới tốt nghiệp đại học có thâm niên công tác dưới 5 năm.