3.2.1.1. Giải pháp tăng doanh thu
Thứ nhất, Đổi mới máy móc, công nghệ phù hợp với năng lực và trình độ sản xuất nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, năng lực cạnh tranh của Công ty
Đổi mới máy móc phục vụ cho công tác xây dựng công trình và phát triển hạ tầng là yêu cầu hết sức quan trọng trong tiến trình hội nhập kinh tế đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, kết hợp với việc đào tạo, bồi dưỡng nhân lực nhằm khai thác triệt để những điều kiện có lợi phục vụ SXKD. Cùng với tiến trình phát triển, công ty trong và ngoài nước với các kỹ thuật công nghệ hiện đại mang tính đột phá đã làm cho nhu cầu đổi mới về máy móc thi công, công nghệ và đầu tư chiều sâu không chỉ ở trong lĩnh vực sản xuất, thi công mà cần chú trọng cả trong công tác quản lý. Việc áp dụng máy móc, thiết bị, công nghệ mới giúp năng suất lao động được tăng lên, đồng thời giúp nhà quản lý có thể cập nhật nhanh và chính xác thông tin ở
65
trụ sở công ty và các điểm thi công, từ đó đưa ra quyết định quản lý kịp thời, phù hợp với tình hình thực tế.
Với đặc thù riêng biệt, sản phẩm xây dựng không được phép có những công trình, hạng mục không đảm bảo chất lượng theo yêu cầu thiết kế dự toán. Hiện tại công ty xây dựng có lợi thế về đất đai, mặt bằng, kho xưởng, các lợi thế này phải được coi như một nguồn lực tài chính quan trọng và được sử dụng triệt để vào SXKD. Để nâng cao chất lượng sản phẩm đòi hỏi phải trang bị TSCĐ, quá trình tổ chức sản xuất đảm bảo đúng thiết kế, quy trình. Đồng thời, trong quá trình thi công phải có sự kiểm tra, giám sát chặt chẽ của cán bộ kỹ thuật. Việc nâng cao chất lượng sản phẩm giúp công ty tăng uy tín, nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường xây dựng, giúp cho việc đấu thầu, ký hợp đồng xây dựng dễ dàng hơn.
Thứ hai, luôn luôn cố gắng hoàn thành đúng tiến độ thi công công trình
Do đặc thù của ngành xây dựng luôn phải thi công ngoài trời nên việc SXKD chịu ảnh hưởng của rất nhiều nhân tố. Việc xây dựng, hoàn thành bàn giao công trình để đưa vào sử dụng là nhiệm vụ rất quan trọng. Thực tế cho thấy nhiều công trình không hoàn thành theo đúng tiến độ thi công của nó, làm ảnh hưởng đến quá trình luân chuyển vốn, hiệu quả kinh doanh. Vì thế, công ty cần đề ra kế hoạch sản xuất phù hợp, thường xuyên đánh giá mức độ hoàn thành công trình, đôn đốc người lao động. Đồng thời tính toán chi phí vận chuyển máy móc, nhân công hợp lý, tổ chức tốt việc thi công trong mọi điều kiện.
Bên cạnh đó, công ty cần tăng cường quản lý đối với các khoản phải thu và đẩy mạnh công tác hoàn tất thủ tục thanh toán. Nội dung chi tiết sẽ được đề cập ở giải pháp quản lý tài sản lưu động.
3.2.1.2. Giải pháp quản lý chi phí
66
Đối với các công ty xây dựng, chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng chi phí. Việc quản lý tốt các chi phí này làm giảm đáng kể giá thành sản phẩm, tăng hiệu quả kinh doanh. Công ty cần xác định chính xác nhu cầu nguyên vật liệu từng công trình; tăng cường tìm kiếm nguồn cung cấp vật liệu mới đảm bảo chất lượng, giá cả hợp lý, chi phí vận chuyển thấp, đồng thời gắn trách nhiệm quản lý vật liệu cho từng tổ đội sản xuất, tránh mất mát, hao hụt. Đồng thời thường xuyên tổ chức các lớp bồi dưỡng, nâng cao trình độ tay nghề cho công nhân sản xuất, đảm bảo đúng yêu cầu kỹ thuật của công trình.
Như đã trình bày ở trên, lực lượng cán bộ quản lý nói chung và cán bộ quản lý tài chính nói riêng có vai trò đặc biệt quan trọng. Nhân tố con người cũng là nhân tố quyết định nhất. Vì thế công ty cần có cơ chế khuyến khích, tạo điều kiện cho các cá nhân được tự học, tự đào tạo và trau dồi kiến thức. Bên cạnh đó, công ty cần thường xuyên tổ chức công tác bồi dưỡng cán bộ, nâng cao năng lực cho các cán bộ quản lý bằng cách mở các lớp đào tạo hoặc cử cán bộ đi bồi dưỡng thông tin từ bên ngoài, tiếp thu tri thức mới. Phương châm phát triển con người để phát triển công ty là cách thức đúng đắn để doanh nghiệp tồn tại trong nền kinh tế hiện đại.
Thứ hai, tăng cường quản lý đối với chi phí quản lý hoạt động Công ty
Đối với các chi phí phục vụ cho công tác vận hành, hoạt động Công ty, cần đưa ra Quy chế tài chính rõ ràng đối với từng khoản chi (tạm ứng, hội họp...). Mỗi khoản chi cần có định mức cụ thể, chi tiết nhằm hạn chế tình trạng lãng phí vốn không cần thiết, đồng thời kiểm soát các khoản chi chặt chẽ góp phần tiết kiệm chi phí mà vẫn không làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.
3.2.2. T ă ng cườu g quả n lý tài sả n lưu độ U g
3.2.2.1. Xác định đúng đắn nhu cầu tài sản lưu động thường xuyên cần thiết
Để công tác quản lý tài sản lưu động có hiệu quả cần xác định nhu cầu TSLĐ, lập kế hoạch sử dụng TSLĐ sao cho chi phí là thấp nhất mà đưa lại
67
hiệu quả cao nhất. Xác định đúng đắn nhu cầu TSLĐ thường xuyên, cần thiết để đảm bảo hoạt động kinh doanh của Công ty được tiến hành liên tục, tiết kiệm và có hiệu quả kinh tế cao. Đặc biệt trong điều kiện của Công ty, hầu như mọi tài sản lưu động sử dụng đều được hình thành từ vốn vay, nghĩa là việc xác định nhu cầu tài sản lưu động thường xuyên cần thiết này càng có ý nghĩa lớn.
Thực trạng ở Công ty Đại Nghĩa cho thấy: TSLĐ chủ yếu được hình thành từ vốn vay mà chủ yếu là nợ ngắn hạn. Do đó việc sử dụng vốn vay này được xem như là con dao hai lưỡi. Mặt thuận lợi là công ty có vốn để kinh doanh và có cơ hội để tăng doanh lợi vốn chủ sở hữu (sử dụng đòn bẩy tài chính), mặt khác nó tạo nên gánh nặng nợ nần, áp lực thanh toán tăng lên mà khi mà công trình đã hoàn thành nhưng chưa tiến hành xong các thủ tục thanh quyết toán với chủ đầu tư sẽ thấy hậu quả của nó ngay vì tiền lãi phải trả rất lớn.
Để quản trị tài sản lưu động hiệu quả cần xác định nhu cầu TSLĐ thường xuyên cần thiết tối thiểu cho hoạt động kinh doanh, trong đó cần xem xét nhu cầu cho từng khoản mục của TSLĐ nhằm có sự bố trí cơ cấu TSLĐ sao cho đầy đủ, hợp lý. Trên cơ sở đố tổ chức huy động vốn hiệu quả.
Trên cơ sở nhu cầu TSLĐ, lập kế hoạch sử dụng TSLĐ sao cho chi phí sử dụng vốn là thấp nhất mà đưa lại hiệu quả cao nhất. Công ty Đại Nghĩa có thể huy động vốn từ các nguồn như: lợi nhuận sau thuế hàng năm, quỹ khấu hao hàng năm để bổ sung vào nguồn TSLĐ thường xuyên.
Việc dự đoán nhu cầu TSLĐ thường xuyên sao cho là hợp lý trong từng thời kỳ lại phụ thuộc vào rất nhiều nhân tố khác nhau như: Quy mô hoạt động kinh doanh của công ty trong từng thời kỳ; sự biến động giá cả của các yếu tố đầu vào trên thị trường; chính sách chế độ về lao động, tiền lương đối với người lao động trong làm việc tại công ty; trình độ tổ chức quản lý sử dụng TSLĐ của công ty...Vì vậy, để có thể xác định chính xác nhu cầu TSLĐ thì
68
Công ty Đại Nghĩa cần chú ý một số giải pháp sau đây:
+ Do tính chất sản xuất kinh doanh của các công ty trong ngành xây dựng là thời gian thi công dài, Chính vì vậy, công ty cần thường xuyên tổ chức đánh giá, tổng kết hàng tháng, hàng quý để xác định được quy mô kinh doanh hiện tại và dự đoán được quy mô kinh doanh trong những tháng, quý tiếp theo một cách sát thực nhất. Trên cơ sở đánh giá quy mô kinh doanh cụ thể của từng giai đoạn để xây dựng kế hoạch về nhu cầu vốn lưu động cho từng thời kỳ.
+ Thường xuyên đánh giá sự biến động của giá cả thị trường, nhất là đối với giá nguyên vật liệu phục vụ ngành xây dựng trên cơ sở sự biến động về tình hình tài chính khu vực và thế giới, tình hình chính trị trong và ngoài nước... giúp nâng cao chất lượng dự báo giá cả đối với các yếu tố đầu vào phục vụ hoạt động kinh doanh của công ty.
+ Hàng quý phải cập nhật những thông tin sơ bộ về tình hình kinh doanh, về các nguồn vốn đang vận động cũng như các nguồn vốn đang ứ đọng để từ đó đưa ra các giải pháp phù hợp trong công tác quản lý và sử dụng TSLĐ của công ty trong các khâu của hoạt động kinh doanh.
3.2.2.2. Tăng cường quản lý tiền và các khoản tương đương tiền
Tiền mặt kết nối tất cả các hoạt động liên quan đến tài chính của công ty. Vì thế Công ty cần phải tập trung vào quản trị tiền mặt để giảm thiểu rủi ro về khả năng thanh toán, tăng hiệu quả sử dụng tiền, đồng thời ngăn ngừa các hành vi gian lận về tài chính trong nội bộ công ty hoặc của bên thứ ba.
Mục đích của quản lý tiền và các khoản tương đương tiền là giúp Công ty xác định mức dự trữ tiền mặt hợp lý vừa đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra thông suốt, vừa đảm bảo khả năng sinh lời của vốn, tránh ứ đọng tiền mặt, gây tăng chi phí, chậm luân chuyển vốn.
69
Trong thời kỳ nghiên cứu, có những giai đoạn công ty giữ quá nhiều tiền mặt so với nhu cầu dẫn đến việc ứ đọng vốn và làm tăng chi phí sử dụng vốn, hơn nữa, sức mua của đồng tiền có thể giảm sút nhanh do lạm phát.
Công ty nên xây dựng mô hình phân tích và xác định lượng tiền mặt dự trữ tối ưu, lượng tiền mặt tối ưu phải thỏa mãn được 3 nhu cầu chính: chi cho các khoản phải trả phục vụ hoạt động sản xuất - kinh doanh hàng ngày của công ty như trả cho nhà cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ, trả lương cho người lao động, nộp thuế; dự phòng cho các khoản chi ngoài kế hoạch khi có cơ hội đầu tư; dự phòng cho các cơ hội phát sinh ngoài dự kiến khi thị trường có sự thay đổi đột ngột.
Công ty nên áp dụng những chính sách, quy trình sau để giảm thiểu rủi ro cũng như những thất thoát trong hoạt động:
-Số lượng tiền mặt tại quỹ giới hạn ở mức thấp chỉ để đáp ứng những nhu cầu thanh toán không thể chi trả qua ngân hàng. Ưu tiên lựa chọn nhà cung cấp có tài khoản ngân hàng. Thanh toán qua ngân hàng có tính minh bạch cao, giảm thiểu rủi ro gian lận, đáp ứng yêu cầu pháp luật liên quan.
-Xây dựng quy trình thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, bao gồm danh sách các mẫu bảng biểu, chứng từ (hợp đồng kinh tế, hóa đơn, phiếu nhập kho, biên bản giao nhận...). Xác định quyền và hạn mức phê duyệt của các cấp quản lý. Đưa ra quy tắc rõ ràng về trách nhiệm và quyền hạn của các bộ phận liên quan đến quá trình thanh toán để việc thanh toán diễn ra thuận lợi và chính xác.
-Có kế hoạch kiểm kê quỹ thường xuyên và đột xuất, đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thực tế, sổ quỹ với số liệu kế toán. Đối với tiền gửi ngân hàng, định kỳ đối chiếu số dư giữa sổ sách kế toán của công ty và số dư của ngân hàng để phát hiện kịp thời và xử lý các khoản chênh lệch nếu có.
10
dựng các bảng hoạch định ngân sách giúp công ty ước lượng được khoảng định mức ngân quỹ là công cụ hữu hiệu trong việc dự báo thời điểm thâm hụt ngân sách để công ty chuẩn bị nguồn bù đắp cho các khoản thiếu hụt này. Giám đốc công ty phải dự đoán các nguồn nhập, xuất ngân quỹ theo đặc thù về chu kỳ kinh doanh, theo mùa vụ, theo kế hoạch phát triển của công ty trong từng thời kỳ. Ngoài ra, phương thức dự đoán định kỳ chi tiết theo tuần, tháng, quý và tổng quát cho hàng năm cũng được sử dụng thường xuyên.
Khi xuất hiện các khoản thiếu hoặc thừa tiền, công ty có thể áp dụng các biện pháp:
Thứ nhất, biện pháp cần làm khi thiếu tiền mặt: đẩy nhanh tiến trình thu hồi công nợ; giảm số lượng hàng tồn kho; giảm tốc độ thanh toán cho các nhà cung cấp bằng cách sử dụng hối phiếu khi thanh toán hoặc thương lượng lại thời hạn thanh toán với nhà cung cấp; bán các tài sản thừa, không sử dụng; hoãn thời gian mua sắm tài sản cố định và hoạch định lại các khoản đầu tư; giãn thời gian chi trả cổ tức; sử dụng dịch vụ thấu chi của ngân hàng hoặc vay ngắn hạn; sử dụng biện pháp "bán và thuê lại" tài sản cố định.
Thứ hai, biện pháp cần làm khi thừa tiền mặt trong ngắn hạn: thanh toán các khoản thấu chi; sử dụng các khoản đầu tư qua đêm của ngân hàng; sử dụng hợp đồng tiền gửi có kỳ hạn với điều khoản rút gốc linh hoạt; đầu tư vào những sản phẩm tài chính có tính thanh khoản cao (trái phiếu chính phủ); đầu tư vào cổ phiếu quỹ ngắn hạn.
Thứ ba, biện pháp cần làm khi thừa tiền mặt trong dài hạn: đầu tư vào các dự án mới; tăng tỷ lệ cổ tức; mua lại cổ phiếu; thanh toán các khoản vay dài hạn; mua lại công ty khác.
3.2.2.3. Hoàn thiện công tác quản lý nợ phải thu
Nợ phải thu là khoản vốn mà Công ty bị chiếm dụng trong một khoản thời gian nhất định. Cũng giống như các doanh nghiệp xây dựng và phát triển hạ tầng khác, nợ phải thu của Công ty chiếm tỷ trọng khá cao, dễ gây ứ đọng
71
vốn tại khâu này nếu công tác quản lý nợ phải thu không chặt chẽ. Tuy nhiên, chính sách tín dụng thương mại cho khách hàng cũng chính là công cụ cạnh tranh hiệu quả của Công ty trong lĩnh vực này.
Mục tiêu của chính sách quản lý nợ phải thu là giúp cho Công ty có lợi thế trong cạnh tranh nhưng cũng phải đảm bảo khả năng thu hồi nợ của khách hàng, tránh rủi ro và đọng vốn lớn, gây ra tình trạng “nghèo tiền mặt” cho Công ty, tăng chi phí kinh doanh.
Hiện tại, công ty chưa đủ nguồn lực cũng như chính sách trong việc theo dõi và thực hiện việc thu nợ, mặc dù nợ phải thu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng vốn lưu động. Thời gian thu hồi nợ càng ngắn thì công ty càng có nhiều tiền để quay vòng vốn. Dễ rút ngắn thời gian trung bình từ khi bán hàng đến khi thu được nợ từ khách hàng, Công ty nên đưa ra một giải pháp toàn diện từ chính sách, hệ thống, con người, công cụ hỗ trợ đến kỹ năng, quy trình thu nợ:
* Chính sách quản lý nợ phải thu
- Quy định về điều kiện khách hàng đủ tiêu chuẩn được nợ, hạn mức nợ sau khi đã kiểm tra các thang bậc đánh giá cho từng tiêu chí cụ thể về khả năng thanh toán, doanh thu dự kiến, lịch sử thanh toán, cơ sở vật chất... của từng khách hàng.
- Quy định về người phê chuẩn cho các hạn mức nợ khác nhau trong nội bộ công ty, từ tổng giám đốc, phó giám đốc, trưởng phòng, đến nhân viên bán hàng. Thưởng hợp lý cho những nhân viên thu nợ đạt được chỉ tiêu đề ra để động viên, khuyến khích nhân viên làm việc. Các chính sách này là nền tảng, là tài liệu hướng dẫn cho cả hệ thống và là một kênh thông tin hiệu quả liên kết các phòng, ban trong công ty trong quá trình phối kết hợp để quản lý công nợ.
* Con người