b) Nguyên nhân
3.2.1.2. Giải pháp tăng cường hiệu quả sử dụng vốn bằng tiền
Vốn bằng tiền của doanh nghiệp gồm tiền mặt tại quỹ và tiền gửi ng ân hàng. Vốn bằng tiền là yếu tố trực tiếp quyết định khả năng thanh toán của một doanh nghiệp. Đây là một loại tài sản có tính linh hoạt cao. Một trong những yêu cầu của công tác quản ký tài chính doanh nghiệp là phải làm cho đồng vốn đầu tư vào kinh doanh không ngừng vận động và sinh lời. Chính vì thế, việc quản lý vốn bằng tiền là vấn đề hết sức quan trọng trong công tác tài chính doanh nghiệp.
Lượng vốn bằng tiền và khả năng thanh toán của Công ty có xu hướng cải thiện đáng kể, tuy nhiên để giảm thiểu rủi ro về khả năng thanh toán, tăng hiệu quả sử dụng vốn bằng tiền, đồng thời ngăn ngừa các hành vi gian lận về
tài chính trong nội bộ, Công ty nên thực hiện một số biện pháp sau đây:
- Cần xác định và quản lý lưu động tiền mặt, mức dự trữ tiền mặt hợp lý, cân
đối tỷ lệ giữa tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển. Áp dụng chính
sách, quy trình phù hợp để giảm thiểu rủi ro, thất thoát trong quản lý tiền mặt.
Số lượng tiền mặt tại quỹ giới hạn ở mức thấp chỉ để đáp ứng nhu cầu thanh toán không chi trả qua ngân hàng. Ưu tiên các hình thức thanh toán qua ngân hàng đảm bảo tính minh bạch cao, giảm thiểu rủi ro gian lận, đáp ứng yêu cầu pháp luật liên quan.
Xây dựng nội quy, quy chế về quản lý các khoản phải thu chi đặc biệt là các khoản phải thu chi bằng tiền, tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm, tách bạch
vai trò của kế toán và thủ quỹ. Có kế hoạch kiểm kê quỹ thường xuyên và đột xuất, đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thực tế, số quỹ với số liệu kế toán. Đối với tiền
gửi ngân hàng, định kỳ đối chiều giữa số dư sổ sách kế toán của Công ty và số dư của ngân hàng để phát hiện kịp thời và xử lý các khoản chênh lệch nếu có.
- Quản lý chặt chẽ các khoản tạm ứng tiền mặt, xác định rõ đối tượng tạm ứng, các trường hợp tạm ứng, mức độ tạm ứng và thời hạn được tạm ứng.
- Lập kế hoạch lưu chuyển tiền tệ nhằm dự kiến các khoản thu và các khoản chi bằng tiền của Công ty trong kỳ tiếp theo và tìm biện pháp để
tạo ra
sự cân bằng thu, chi bằng tiền nhằm đảm bảo thường xuyên khả năng thanh
Hiện nay, thực trạng nợ đọng vốn ở khâu thanh toán đang chiếm tỷ lệ khá cao, tập trung chủ yếu là các khoản phải thu của khách hàng và khoản trả trước cho người bàn. Điều này ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh bởi khi nhu cầu vốn tăng, Công ty phải đi vay nợ ngắn hạn nhiều hơn. Vì vậy, thu hồi nợ không chỉ giảm bớt sự căng thẳng về nhu cầu huy động vốn mà còn góp phần xây dựng cơ cấu vốn lưu động tối ưu, hợp lý, cải thiện tình hình tài chính của Công ty. Thực tế cho thấy để giải quyết vấn đề trên, Công ty cần thực hiện các giải pháp sau:
Thứ nhất, cần tìm hiểu rõ tiềm năng phát triển của khách hàng trong tương lai, khách hàng là thường xuyên hay không thường xuyên
Thứ hai, tiến hành thẩm định tài chính của mình và của khách hàng trước khi quyết định bán chịu cho khách hàng
Thứ ba, cần kiểm soát chặt chẽ trong khâu ký kết hợp đồng, tìm hiểu kỹ lưỡng về khả năng thanh toán của khách hàng, quy định rõ về các điều khoản phương thức thanh toán và thời hạn thanh toán, phạt vi phạm hợp đồng nếu thực
hiện sai, cam kết để có thể ràng buộc khách hàng với trách nhiệm thanh toán Thứ tư, xây dựng chính sách bán hàng hợp lý trong đó có các điều khoản ưu đãi với các khách hàng thanh toán sớm. Cụ thể là Công ty nên đặt ra tỷ lệ chiết khấu thanh toán và thời hạn hưởng chiết khấu thanh toán đối với từng nhóm khách hàng. Cụ thể:
- Đối với khách hàng lớn Công ty có thể cấp tín dụng thương mại ở mức độ ổn định,có thể thỏa thuận để giảm bớt khổi lượng tín dụng đồng thời có
những biện pháp khuyến khích khách hàng trả tiền sớm
- Đối với khách hàng mới, Công ty cần thẩm định uy tín tín dụng của khách hàng trên cơ sở kinh nghiệm của các ngân hàng và từ phía cơ quan
nhằm giảm bớt tiền trả chậm cũng như thời gian trả chậm sao cho ở mức có thể chấp nhận được
- Công ty cần tăng cường áp dụng các biện pháp khuyến khích khách hàng thanh toán sớm tiền hàng, thanh toán trước thời hạn thanh toán thông qua các hình thức chiết khâu thanh toán, chính sách hậu mãi.. .Đối với những đối tượng khách hàng khác nhau nên áp dụng các mức chiết khấu khác nhau. Đối với những khách hàng có uy tín và có quan hệ lâu năm với Công ty sẽ có mức chiết khấu cau hơn những đối tượng khác và ngược lại.
Thứ năm, đối với các khoản phải thu đã phát sinh, cần mở sổ chi tiết theo dõi các khoản nợ phải thu trong và ngoài Công ty, tiến hành phân tích các khoản
nợ theo thời gian, sắp xếp những khoản phải thu của khách hàng để tiện theo dõi.
Công ty có biện pháp đôn đốc khách hàng trả tiền đồng thời theo dõi chặt chẽ, lập kế hoạch cụ thể về việc thu hồi nợ đối với từng đối tượng trên cơ sở xem xét
vị thế, uy tín của khách hàng để đề xuất chính sách thu hồi phù hợp.
Thứ sáu, đối với khách hàng nợ quá hạn, Công ty thực hiện tính lãi các khoản nợ này đồng thời tiến hành phân tích, tìm rõ nguyên nhân nợ quá hạn để đề xuất xử lý phù hợp. Nếu do nguyên nhân chủ quan Công ty cần kiên quyết thu hồi nợ bằng mọi biện pháp thông qua đàm phán hoặc xử lý tài sản hiện có. Nếu do nguyên nhân khách quan, Công ty có thể gia hạn thời gian thu nợ, động viên khách hàng trả nợ.
Thứ bảy, đối với các khoản nợ khó đòi, trước hết Công ty phải trích lập dự phòng theo quy định và tự tìm mọi biện pháp xử lý thông qua việc theo dõi đôn đốc thu hồi nợ. Công ty có thể cùng chia sẻ khó khăn với chủ nợ, khách nợ để thực hiện khoanh nợ, giãm nợ, mua bán nợ.nhằm đảm bảo tình hình tài chính ổn định và an toàn. Trong trường hợp xấu nhất, Công ty có thể xem
định tình hình tài chính và các thông tin về khách hàng. Bộ phận chuyên trách này phải được đào tạo bài bản về chuyên môn và có tinh thần trách nhiệm cao. Điều này sẽ giúp Công ty giảm chi phí đáng kể so với việc thuê chuyên gia thẩm định bên ngoài.
Bên cạnh đó, Công ty cần lên kế hoạch thanh toán các khoản nợ phải trả và các khoản vốn chiếm dụng. Trong chừng mực nhất định, số vốn chiếm dụng được phần nào giảm bớt thiếu hụt về vốn kinh doanh. Nếu Công ty có kế hoạch trả nợ phù hợp không những giải quyết được khó khăn về vốn mà còn giữ được mối quan hệ tốt với khách hàng. Ngược lại, nếu Công ty chiếm dụng vốn quá lớn mà không chấp hành đúng kỷ luật trong thanh toán sẽ mất uy tín với bạn hàng và tăng thêm gánh nặng nợ cho chính mình.
Khi Công ty thực hiện tốt các giải pháp trên sẽ hạn chế lượng vốn bị chiếm
dụng giảm các khoản phải thu, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động.