Trình tự, thủ tục giao kết hợp đồng lao động

Việc giao kết hợp đồng lao động được tiến hành trực tiếp giữa người lao động và người sử dụng lao động. Người lao động trực tiếp giao kết là chủ yếu, bời vì việc tham gia hợp đồng lao động có tư cách cá nhân. Nhưng một nhóm người lao động nhất

định cũng có thể uỷ quyền cho một người lao động (cùng nhóm) giao kết hợp đồng lao động. Tuy nhiên việc uỷ quyền của một nhóm người lao động cho một người lao động giao kết hợp đồng lao động chỉ áp dụng đối với hợp đồng lao động có xác định thời hạn. Trong trường hợp đó phải có văn bản uỷ quyền hợp pháp theo quy định của pháp lụât.

2.2.3.1. Chuẩn bị ký kết hợp đồng lao động

- Thông báo kết quả về giai đoạn thử việc

Sau khi Người lao động kết thúc thời gian thử việc, nếu tuyển dụng Người sử dụng lao động thông báo mời người lao động ký kết hợp đồng lao động chính thức theo quy định Nhà nước.

Trước khi nhận người lao động vào làm việc thì người sử dụng lao động phải giao kết hợp đồng lao động với người lao động

- Nguyên tắc giao kết hợp đồng lao động

+ Tự nguyện, bình đẳng, thiện chí, hợp tác và trung thực.

+ Tự do giao kết hợp đồng lao động nhưng không được trái pháp luật, thỏa ước lao động tập thể và đạo đức xã hội.

2.2.3.2. Thương lượng và đàm phán nội dung hợp đồng lao động

- Đối tượng tham gia giao kết hợp đồng lao động

Điều 18 BLLĐ 2019 quy định như sau: Người giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động là người thuộc một trong các trường hợp sau đây:

+ Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền theo quy định của pháp luật;

+ Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân hoặc người được ủy quyền theo quy định của pháp luật;

+ Người đại diện của hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân hoặc người được ủy quyền theo quy định của pháp luật;

+ Cá nhân trực tiếp sử dụng lao động.

- Người giao kết hợp đồng lao động bên phía người lao động là người thuộc một trong các trường hợp sau đây:

+ Người lao động từ đủ 15 tuổi đến chưa đủ 18 tuổi khi có sự đồng ý bằng văn bản của người đại diện theo pháp luật của người đó;

+ Người chưa đủ 15 tuổi và người đại diện theo pháp luật của người đó;

+ Người lao động được những người lao động trong nhóm ủy quyền hợp pháp giao kết hợp đồng lao động.

Tuy nhiên khi giao kết hợp đồng lao động người lao động phải trực tiếp giao kết hợp đồng lao động, trừ trường hợp đây:

+ Đối với công việc theo mùa vụ, công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng thì nhóm người lao động từ đủ 18 tuổi trở lên có thể ủy quyền cho một người lao động trong nhóm để giao kết hợp đồng lao động; trong trường hợp này, hợp đồng lao động phải được giao kết bằng văn bản và có hiệu lực như giao kết với từng người lao động.

+ Hợp đồng lao động do người được ủy quyền ký kết phải kèm theo danh sách ghi rõ họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi cư trú và chữ ký của từng người lao động.

+ Người được ủy quyền giao kết hợp đồng lao động không được ủy quyền lại cho người khác giao kết hợp đồng lao động

2.2.3.3. Nội dung hợp đồng lao động

Nội dung của HĐLĐlà toàn bộ những vấn đề được phản ánh trong hợp đồng,trong đó chứa đựng các quyền và nghĩa vụ do các bên đã thỏa thuận. Về nguyên tắc, pháp luật hợp đồng thường quy định những nội dung chủ yếu của hợp đồng mà các bên bắt buộc phải thỏa thuận đảm bảo quyền và lợi ích cần thiết của các bên chủ thể.

- Loại hợp đồng lao động căn cứ vào tính chất công việc, sự thỏa thuận của hai bên và theo quy định của pháp luật ký kết hợp đồng lao động một trong hai loại hợp đồng sau:

+ Hợp đồng lao động không xác định thời hạn; + Hợp đồng lao động xác định thời hạn

- Nội dung cơ bản của hợp đồng lao động:

Theo quy định tại Điều 398 Bộ luật Dân sự về nội dung của hợp đồng thì các bên trong hợp đồng có quyền thỏa thuận về nội dung trong hợp đồng. Hợp đồng có thể có các nội dung sau đây:

+ Số lượng, chất lượng;

+ Giá, phương thức thanh toán;

+ Thời hạn, địa điểm, phương thức thực hiện hợp đồng; + Quyền, nghĩa vụ của các bên;

+ Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng; + Phương thức giải quyết tranh chấp.

Một số điểm cần chú ý khi soạn thảo nội dung hợp đồng:

+ Người lao động làm việc có liên quan trực tiếp đến bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ thì người sử dụng lao động có quyền thỏa thuận bằng văn bản với người lao động về nội dung, thời hạn bảo vệ bí mật kinh doanh, bảo vệ bí mật công nghệ, quyền lợi và việc bồi thường trong trường hợp vi phạm.

+ Đối với người lao động làm việc trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, diêm nghiệp thì tùy theo loại công việc mà hai bên có thể giảm một số nội dung chủ yếu của hợp đồng lao động và thỏa thuận bổ sung nội dung về phương thức giải quyết trong trường hợp thực hiện hợp đồng chịu ảnh hưởng của thiên tai, hỏa hoạn, thời tiết.

2.2.3.4. Hình thức giao kết hợp đồng

Hợp đồng lao động chỉ thực sự phát sinh hiệu lực khi được giao kết dựa trên nguyên tắc và theo hình thức nhất định. Vì vậy, có thể nói rằng, hình thức hợp đồng và nguyên tắc giao kết hợp đồng là nội dung quan trọng nhất và mang tính quyết định đến hiệu lực của hợp đồng

Quy định về hình thức hợp đồng lao động được ghi nhận trong Bộ luật lao động 2019 đã có nhiều sự thay đổi, bổ sung so với quy định trong Bộ luật lao động năm 2012, cụ thể tại Điều 14, Bộ luật lao động 2019 nêu rõ:

“1. Hợp đồng lao động phải được giao kết bằng văn bản và được làm thành 02

bản, người lao động giữ 01 bản, người sử dụng lao động giữ 01 bản, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.

Hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản.

2. Hai bên có thể giao kết hợp đồng lao động bằng lời nói đối với hợp đồng có thời hạn dưới 01 tháng, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 18, điểm a khoản 1 Điều 145 và khoản 1 Điều 162 của Bộ luật này.“

Hình thức hợp đồng lao động là cách thức (cải vỏ vật chất) chứa đựng các điều khoản đã thỏa thuận. Theo quy định trên, thì hợp đồng lao động được thể hiện dưới hai hình thức là văn bản (kể cả hình thức thông điệp dữ liệu) và lời nói. Về nguyên tắc, hợp đồng lao động dưới dạng văn bản sẽ được ưu tiên sử dụng, bởi nó mang những ưu điểm hơn so với hợp động bằng lời nói, điển hình là việc ghi nhận và thể hiện nội dung thỏa thuận thông qua giấy tờ có giá trị pháp lý thực tế, văn bản còn được các bên ký và giữ lại, chứng minh quan hệ lao động đã được thiết lập.

Tuy nhiên, hợp đồng lao động dưới hình thức là lời nói được ra đời nhằm phục vụ cho các quan hệ lao động có thời hạn dưới 1 tháng, tức là thời hạn rất ngắn, quan hệ lao động sẽ có thể chấm dứt sau 1 tháng đó, vừa nhanh chóng, đỡ mất thời gian, hơn nữa, việc thiết lập hợp đồng lao động trong trường hợp này thêm phức tạp và không cần thiết. Nhưng điều đó không mang tính tuyệt đối, không được thiết lập hợp đồng lao động bằng lời nói dù hợp đồng lao động có thời hạn dưới 01 tháng, trong các trường hợp:

+ Đối với công việc theo mùa vụ, công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng thì nhóm người lao động từ đủ 18 tuổi trở lên có thể ủy quyền cho một người lao động trong nhóm để giao kết hợp đồng lao động.

+ Giao kết hợp đồng lao động bằng văn bản với người chưa đủ 15 tuổi và người đại diện theo pháp luật của người đó.

+ Người sử dụng lao động phải giao kết hợp đồng lao động bằng văn bản với lao động là người giúp việc gia đình.

2.2.3.5. Thực hiện hợp đồng lao động

Việc giao kết hợp đồng lao động muốn diễn ra một cách bình thường và có hiệu quả cần phải tiến hành theo những nguyên tắc nhất định do pháp luật quy định. Điều 15 Bộ luật lao động quy định 2 nguyên tắc cơ bản khi thức hiện giao kết hợp đồng lao động, cụ thể:

Đây là nguyên tắc cơ bản thể hiện rõ và cụ thể hóa một trong những nguyên tắc của pháp luật lao động Việt Nam. Nguyên tắc này biểu hiện mặt chủ quan của người tham gia hợp đồng lao động, khi giao kết hợp đồng lao động luôn luôn đảm bảo cho người lao động cũng như người sử dụng lao động được quyền tự nguyện bày tỏ ý chí của mình, mọi hành vi cưỡng bức, lừa dối, dụ dỗ làm mất đi tính tự nguyện đều không đúng với bản chất của việc giao kết hợp đồng.

Nguyên tắc này đòi hỏi khi tham giao hợp đồng lao động các bên phải thỏa thuận trọn vẹn và đầy đủ yếu tố ý thức tinh thần, sự mong muốn đích thực của mình. Tuy nhiên, nguyên tắc tự nguyện vừa mang tính tuyệt đối, vừa mang tính tương đối. Tính tuyệt đối thể hiện ở việc nguyên tắc này bị chi phối bởi ý chí chủ quan của các chủ thể trong quan hệ lao động, còn tính tương đối bị chi phối bởi sự không đồng đều về mặt năng lực chủ thể của các bên khi tham gia giao kết hợp đồng lao động (ví dụ: Người lao động từ đủ 15 tuổi đến chưa đủ 18 tuổi được giao kết hợp đồng khi có sự đồng ý bằng văn bản của người đại diện theo pháp luật của người đó).

Nguyên tắc bình đẳng nhằm đảm bảo cho vị thể của người lao động khi thỏa thuận với người sử dụng lao động. Theo nguyên tắc này, khi tham gia giao kết hợp đồng lao động người lao động và người sử dụng lao động có sự tương đồng về vị trí và tư cách pháp lý. Tuy nhiên, thực tế nguyên tắc này chưa thực sự được áp dụng triệt để bởi vị thế của người sử dụng lao động vừa là người quản lý, nắm vốn, khoa học công nghệ, ..còn người lao động tham gia vào quan hệ lao động với tài sản vốn có là “sức lao động”, chịu sự lệ thuộc rất lớn vào người sử dụng lao động về việc làm, lương,…

Nguyên tắc thiện chí, trung thực là được biểu hiện thông qua nghĩa vụ cung cấp thông tin khi giao kết hợp động được quy định tại Điều 16 Bộ luật lao động. Khác với giao dịch dịch dân sự, kinh doanh, thương mại, hợp đồng lao động thường được thực hiện trong một thời gian dài, giữa hai chủ thể có mối quan hệ mật thiết với nhau, như vây, yếu tố thiện chí, hợp tác là rất quan trọng. Đây là nguyên tắc ban đầu, là tiền đề có tính nguyên tắc pháp lý để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quan hệ lao động.

Thứ hai, tự do giao kết hợp đồng lao động nhưng không được trái pháp luật, thỏa ước lao động tập thể và đạo đức xã hội.

thể hiện sự tôn trọng cái riêng tư, cá nhân của các bên trong quan hệ tức quyền có thâm gia quan hệ hay không, tham gia trong bao lâu, với ai và nội dung quan hệ bao gồm những quyền và nghĩa vụ gì do các chủ thể hoàn toàn quyết định. Nhưng để được xã hội tôn trọng, để pháp luật chấp thuận và bảo vệ thì cái riêng của các bên phải được đặt trong cái chung của xã hội tức là tuân thủ nguyên tắc không trái pháp luật.

2.2.3.6. Sửa đổi, bổ sung hợp đồng lao động

Trong quá trình thực hiện hợp đồng lao động, nếu bên nào có yêu cầu sửa đổi, bổ sung nội dung hợp đồng lao động thì phải báo cho bên kia biết trước ít nhất 3 ngày làm việc về những nội dung cần sửa đổi, bổ sung.Trong trường hợp hai bên thỏa thuận được thì việc sửa đổi, bổ sung hợp đồng lao động được tiến hành bằng việc ký kết phụ lục hợp đồng lao động hoặc giao kết hợp đồng lao động mới.Trong trường hợp hai bên không thoả thuận được việc sửa đổi, bổ sung nội dung hợp đồng lao động thì tiếp tục thực hiện hợp đồng lao động đã giao kết.

Trường hợp hai bên thống nhất được việc sửa đổi, bổ sung hợp đồng lao động thì sẽ được thực hiện bằng một phụ lục hợp đồng hoặc ký hợp đồng lao động mới để thay thế. Trên thực tế, thường các bên sẽ sử dụng phụ lục hợp đồng trong trường hợp sửa đổi, bổ sung một hoặc một số điều khoản nhất định của hợp đồng lao động đang thực hiện mà không ảnh hưởng tới các điều khoản khác. Trường hợp có sự thay đổi căn bản nội dung của hợp đồng hai bên sẽ ký hợp đồng lao động mới để thay thế.

2.2.3.7. Tạm hoãn việc thực hiện hợp đồng lao động

Trong quá trình thực hiện HĐLĐ, rất có thể NLĐ phải tạm hoãn thực hiện HĐLĐ do có sự cố hoặc trong một số tình huống nhất định mà pháp luật cho phép hoặc các bên có thể thỏa thuận với nhau để tạm dừng thực hiện HĐLĐ.