Theo Công ước Viên 1961, khi bổ nhiệm chính thức người đứng đầu cơ quan đại diện ngoại giao, nước cử đại diện phải đảm bảo là người này được nước nhận đại diện chấp thuận thông qua thủ tục xin chấp thuận. Điều này có nghĩa là nước cử đại diện sẽ gửi cho nước nhận đại diện một bản sơ yếu lý lịch của người được cử làm đại diện, cùng với đề nghị có được sự thoả thuận của nước nhận đại diện. Sau khi nhận được đề nghị này, nước nhận đại diện thường nghiên cứu và trả lời
sớm hoặc chậm là trong vòng vài ba tuần về việc mình có chấp thuận người được đề cử đó hay không. Nếu nước nhận đại diện không trả lời thì nước cử đại diện phải hiểu là người mà mình đề cử không được chấp thuận và phải đề cử một người khác. Nước nhận đại diện không phải nói rõ lý do mà mình không chấp thuận. Thủ tục xin chấp thuận không đặt ra đối với các viên chức ngoại giao khác từ tham tán trở xuống, nhưng trên thực tế, nước nhận đại diện có quyền chấp nhận hoặc từ chối bất kỳ một viên chức ngoại giao nào bằng cách không cấp thị thực nhập cảnh cho những người đó. Khi đến nhận nhiệm vụ tại nước nhận đại diện, đại diện ngoại giao ở cấp Đại sứ và Công sứ phải mang theo quốc thư. Quốc thư do Nguyên thủ quốc gia nước cử đại diện ký và Bộ trưởng ngoại giao tiếp ký gửi cho Nguyên thủ quốc gia nước nhận đại diện. Quốc thư có nội dung đại ý như sau: Người ký quốc thư bổ nhiệm người được chỉ định trong thư làm đại diện ngoại giao của nước cử trong mọi quan hệ với nước nhận, yêu cầu nước nhận tín nhiệm và giúp đỡ người được bổ nhiệm làm tròn nhiệm vụ của mình. Quốc thư thường được làm thành hai bản, một bản chính và một bản sao. Nếu người được bổ nhiệm ở cấp đại biện thì chỉ cần mang thư của Bộ trưởng ngoại giao nước mình gửi cho Bộ trưởng ngoại giao nước nhận đại diện thôi. Việc trình quốc thư được tiến hành theo thủ tục lễ tân của nước nhận. Thông thường, khi đến nước nhận đại diện, đại diện ngoại giao phải báo ngay cho Bột trưởng ngoại giao nước nhận đại diện là đã đến nơi và gửi cho ông ta một bản sao quốc thư, đồng thời phải đề đạt ý kiến khi nào thì có thể yết kiến và trình quốc thư lên Nguyên thủ quốc gia. Việc trình thư uỷ nhiệm có ý nghĩa pháp lý như sau: kể từ ngày trình quốc thư, người đại diện của nước cử được nước nhận đại diện chính thức công nhận cùng với quyền và nghĩa vụ của họ. Nhiệm kỳ của vị đại diện ngoại giao thông thường được tính từ ngày trình quốc thư và thâm niên cũng được tính từ lúc đó.
Một nước có thể cử một người là đại diện ngoại giao của nước mình ở nhiều nước cùng một lúc, miễn là các nước tiếp nhận không phản đối điều này. Trong trường hợp này, họ có thể lập ra ở mỗi nước một đoàn ngoại giao đứng đầu là một đại biện lâm thời, thay mặt cho vị đại diện ngoại giao này trong lúc người đó không không có mặt. (Điều 5, Công ước Viên 1961). Hai hay nhiều nước cũng có thể cử chung một người làm người đứng đầu cơ quan đại diện ngoại giao của họ tại một nước khác, trừ khi nước nhận đại diện phản đối. (Điều 6, Công ước Viên 1961) 6. Khởi đầu và kết thúc chức vụ của người đứng đầu cơ quan đại diện ngoại giao a. Bắt đầu chức vụ ngoại giao Người đứng đầu cơ quan đại diện ngoại giao thường được coi như đã đảm nhiệm chức vụ tại nước nhận đại diện sau khi đã trình quốc thư hoặc ngay sau khi báo tin đã đến và trao cho Bộ trưởng ngoại giao của nước nhận đại diện bản sao quốc thư theo thủ tục ở nước nhận đại diện. Thủ tục này được áp dụng một cách thống nhất đối với các trưởng đoàn ở nước nhận đại diện (Khoản 1, Điều 13 Công ước Viên 1961). Ở Việt Nam, thời điểm bắt đầu chức vụ ngoại giao là thời điểm trình quốc thư.