Quá trình tuyển chọn là một quy trình gồm nhiều bước. Mỗi bước trong quá trình tuyển chọn được xem như là một hàng rào chắn để sàng lọc loại bỏ các ứng viên không đủ các điều kiện đi vào các bước sau. Số lượng các bước và trình tự thực hiện các bước trong quá trình tuyển chọn không cố định mà phụ thuộc vào các yếu tố bên trong và các yếu tố bên ngoài của tổ chức.
Quá trình tuyển chọn nhân lực được thể hiện trong hình 4.2.
Hình 4.2: Quá trình tuyển chọn nhân lực
Bước 1: Xem xét hồ sơ xin việc
Xem xét hồ sơ xin việc Phỏng vấn sơ bộ Kiểm tra, trắc nghiệm Phỏng vấn tuyển chọn Thẩm tra thông tin
Khám sức khỏe Tham quan công việc Ra quyết định tuyển dụng
Xem xét hồ sơ xin việc nhằm kiểm tra sự phù hợp với các tiêu chuẩn của các ứng viên tham gia tuyển dụng, nhằm loại bớt các ứng viên không đủ điều kiện hoặc không phù hợp để giảm bớt chi phi cho tổ chức và cả ứng viên.
Hồ sơ xin việc bao gồm: - Đơn xin việc
- Bản khai lý lịch có chứng nhận của Ủy ban nhân dân xã, phường - Giấy chứng nhận sức khỏe do cơ quan y tế có thẩm quyền cấp
- Các chứng chỉ, bằng tốt nghiệp chứng nhận trình độ chuyên môn, nghiệp vụ
Đơn xin việc thường được thiết kế theo mẫu, người xin việc có trách nhiệm điền vào đơn theo yêu cầu của nhà tuyển dụng. Để hỗ trợ hiệu quả cho quá trình tuyển dụng, đơn xin việc cần được thiết kế một cách khoa học và hợp lý đảm bảo tính chính xác và đầy đủ các thông tin cần thu thập. Trong đơn xin việc thường gồm 4 loại thông tin điển hình sau:
- Các thông tin thiết yếu như họ tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ,…
- Các thông tin về quá trình học tập, đào tạo, các loại văn bằng, chứng chỉ…
- Lịch sử quá trình công tác: các công việc, mức thu nhập, kinh nghiệm công tác, các chức vụ thành tích đã đạt được, lý do bỏ việc…
- Các thông tin về thói quen, sở thích, đặc điểm tâm lý cá nhân, các vấn đề thuộc về công dân và các vấn đề xã hội khác.
Ngoài ra, tùy theo đối tượng tuyển chọn nên có các câu hỏi mở.
Để có thể chuyên nghiệp hóa hoạt động tuyển chọn, mỗi tổ chức nên hình thành bộ mẫu hồ sơ riêng cho từng loại ứng viên vào các chức vụ, công việc khác nhau: công nhân trực tiếp sản xuất, nhân viên hành chính và cán bộ chuyên môn, quản lý. Sau khi kiểm tra, phỏng vấn và khám sức khỏe các kết quả tương ứng sẽ được bổ sung vào hồ sơ.
Việc xem xét hồ sơ của ứng viên được bắt đầu bằng việc nghiên cứu lý lịch, hồ sơ cá nhân, đơn xin việc, so sánh với tiêu chuẩn công việc theo quy định để đảm bảo ứng viên phù hợp với yêu cầu.
Khi xem xét hồ sơ cần phải tìm ra những điểm không rõ ràng hoặc không nhất quán để xem xét rõ hơn. Ví dụ: Lịch sử quá trình làm việc không rõ ràng; thay đổi công việc liên tục hay có sự thay đổi định hướng công việc; sở trường cá nhân… Bộ phận nhân sự cần chuẩn bị báo cáo phân tích và đánh giá từng ứng viên dựa trên kết quả xem xét hồ sơ.
Kết quả của bước này cho phép loại bớt các ứng viên không đáp ứng các tiêu chuẩn công việc, do đó có thể giảm bớt các chi phí tuyển dụng cho tổ chức.
Bước 2: Phỏng vấn sơ bộ
Phỏng vấn sơ bộ nhằm xác lập mối quan hệ giữa các ứng viên và người tuyển dụng. Phỏng vấn sơ bộ thường được thực hiện bởi nhân viên tuyển dụng của phòng nhân sự. Đây là lần gặp đầu tiên giữa tổ chức và ứng viên vì thế tổ chức và cả ứng viên cần có sự chuẩn bị chu đáo. Phỏng vấn sơ bộ nhằm:
- Đề nghị ứng viên hoàn tất hồ sơ xin việc (nếu chưa hoàn chỉnh).
- Điền phiếu đăng ký tuyển dụng tại doanh nghiệp để làm cơ sở so sánh giữa các ứng viên và cung cấp thông tin rất cần thiết cho việc phỏng vấn các vòng sau.
- Tìm hiểu những điểm còn nghi ngờ, chưa rõ ràng trong hồ sơ xin việc
- Tạo điều kiện cho ứng viên có thể hiểu biết hơn về doanh nghiệp và vị trí dự tuyển - Gặp gỡ trực tiếp để nhìn nhận hình dáng, tướng mạo, giọng nói của ứng viên.
Phỏng vấn sơ bộ thường chỉ kéo dài 5 – 10 phút, được sử dụng nhằm loại bớt các ứng viên không đáp ứng tiêu chuẩn công việc, hoặc yếu kém rõ rệt so với những ứng viên khác mà khi nghiên cứu hồ sơ chưa phát hiện ra.
Bước 3: Kiểm tra, trắc nghiệm
Các hình thức kiểm tra, trắc nghiệm, phỏng vấn được áp dụng nhằm chọn được các ứng viên xuất sắc nhất. Các bài kiểm tra có thể được sử dụng để đánh giá ứng viên về các kiến thức cơ bản, kiến thức chuyên môn, về khả năng lập luận, trình bày.
Trắc nghiệm giúp các nhà tuyển chọn nắm được các tố chất tâm lý khả năng, kỹ năng và các khả năng đặc biệt khác của các ứng viên như trí nhớ, tính cách, sự khéo léo….
Áp dụng phương pháp trắc nghiệm trong tuyển chọn nhân lực có những ưu điểm sau: - Có thể tiên đoán được khả năng thành công trong công việc của ứng viên.
- Khám phá được những khả năng hay tài năng đặc biệt của ứng viên mà đôi lúc ứng viên cũng không hề hay biết.
- Cho kết quả chính xác vì loại bỏ được yếu tố chủ quan
- Giúp cho tổ chức tìm được các sắc thái đặc biệt về cá tính, cũng như năng khiếu tiềm ẩn của từng ứng viên.
- Giúp tổ chức tìm ra các ứng viên có những đặc điểm tương đồng làm cơ sở để tổ chức các nhóm làm việc hiệu quả.
Ngoài ra, phương pháp trắc nghiệm cũng có những hạn chế nhất định như:
- Một bài thi trắc nghiệm của bất cứ một ứng viên nào dù đạt được mức điểm cao nhất cũng chưa chắc đưa đến một sự suy đoán chính xác hoàn toàn về khả năng, tài khéo léo, cá tính… của ứng viên.
- Không cho biết tại sao ứng viên đạt được số điểm đó.
- Hiệu quả trắc nghiệm phụ thuộc nhiều vào độ chính xác của các dữ kiện mà ứng viên cung cấp.
Trong trắc nghiệm nhân sự có nhiều loại trắc nhiệm và có nhiều cách phân loại khác nhau. Người ta có thể phân loại theo nhóm hay cá nhân, hay dựa vào cơ cấu, hay dựa vào kết quả để đánh giá và phân loại. Thông thường doanh nghiệp nên chia trắc nghiệm nhân sự ra các loại sau:
-Trắc nghiệm về tri thức hiểu biết
Loại trắc nghiệm này được sử dụng để đánh giá ứng viên về các kiến thức hiểu biết chung, về khả năng làm việc trí óc, khả năng tiếp thu, học hỏi các vấn đề mới. Trắc nghiệm về tri thức hiểu biết gồm có các bài trắc nghiệm tìm hiểu về kiến thức tổng quát, trí thông minh và các khả năng hiểu biết đặc biệt khác của ứng viên.
Trắc nghiệm về kiến thức tổng quát nhằm đánh giá trình độ hiểu biết tổng quát của ứng viên về toán học,
văn học, địa lý, lịch sử, kinh tế, giáo dục, nghệ thuật, thể thao…
Trắc nghiệm trí thông minh: Đầu tiên loại trắc nghiệm này được áp dụng trong trường học để dự đoán
khả năng thành công trong học tập của học sinh, sinh viên. Sau đó, loại trắc nghiệm này được áp dụng vào trong lĩnh vực tuyển dụng nhằm lựa chọn những ứng viên thông minh cho các chức vụ quan trọng hoặc để tiếp tục đào tạo chuẩn bị cho các chức vụ quan trọng sau này. Trí thông minh của ứng viên thường được đánh giá thông qua chỉ số IQ, thể hiện mức độ hiểu biết về xã hội, tự nhiên, khả năng tư duy toán học, logic, óc phán đoán, nhanh nhạy tìm ra vấn đề…
Trắc nghiệm các khả năng hiểu biết đặc biệt của ứng viên
Đây là loại trắc nghiệm được sử dụng để tìm hiểu các khả năng hiểu biết đặc biệt khác của ứng viên như khả năng suy luận, quy nạp, phân tích, hùng biện, trí nhớ hay khả năng tính toán. Ví dụng trong trắc nghiệm tìm hiểu về trí nhớ, ứng viên được yêu cầu nhắc lại một loạt con số hoặc các từ rời rạc khi nghe đọc một lần. Các khả năng hiểu biết đặc biệt ảnh hưởng rất lớn đến khả năng thành công trong nghề nghiệp tương ứng vì khi có năng khiếu con người thường say mê và dễ dàng thực hiện công việc hơn những người khác.
- Trắc nghiệm về sự khéo léo và thể lực của ứng viên
Đánh giá khéo léo của ứng viên được thể hiện qua các bài tập tìm hiểu về sự khéo léo của bàn tay, sự thuần thục và mềm mại của các chuyển động… Trắc nghiệm đánh giá sự khéo léo của ứng viên thường được áp dụng để tuyển chọn nhân viên thực hiện các công việc ở dây chuyền lắp ráp thiết bị điện tử, các công việc của thợ thủ công…
Đánh giá thể lực của ứng viên được thực hiện qua các bài tập về khả năng chịu đựng, mức độ dẻo dai, trọng lượng tối đa có thể dịch chuyển… của ứng viên. Loại kiểm tra, trắc nghiệm này thường áp dụng để tuyển nhân viên vào làm các công việc có yêu cầu sức khỏe tốt như lái xe, phi công…
- Trắc nghiệm tâm lý
Trắc nghiệm tâm lý là loại trắc nghiệm đóng vai trò quan trọng trong việc tuyển chọn, sắp xếp cũng như thuyên chuyển nhân viên. Trắc nghiệm tâm lý giúp nhà quản trị hiểu được động thái và thái độ ứng xử của ứng viên như hướng nội – hướng ngoại, rụt rè, nhút nhát, ích kỷ, ít nói, sự trung thực, linh hoạt, cẩn thận trong công việc… Ngoài ra, trắc nghiệm xúc cảm (EQ – Emotional Quotient) được sử dụng khá phổ biến nhằm đánh giá trạng thái tình cảm và khả năng xử lý vấn đề trong những hoàn cảnh khác nhau của ứng viên.
xác hơn, người ta thường cho ứng viên tham dự một kỳ thi trắc nghiệm cá nhân, sau đó căn cứ vào kết quả để xếp các cá nhân có đặc điểm tương tự vào một nhóm và cho nhóm đó làm kỳ thi trắc nghiệm thứ hai gọi là trắc nghiệm nhóm. Một bài thi trắc nghiệm tâm lý được coi là đáng tin cậy nếu kết quả của ứng viên trong kỳ thi trắc nghiệm nhóm được xem như cố định hoặc không bị sai lệch nhiều so với kết quả của bài thi trắc nghiệm cá nhân.
- Trắc nghiệm về cá tính
Sau khi nghiên cứu nhiều trường hợp điển hình, người ta đưa đến kết luận là hầu hết những nhân viên chấp hành bị thất bại trong hoạt động quản trị, khong phải vì hj thiếu khả năng mà vì cá tính của họ quá phức tạp và sai lệch. Nếu nguyên nhân thất bại bắt nguồn từ bản chất cá tính thì quả thực là nguy hiểm, bởi vì muốn cải thiện cá tính bẩm sinh khong thể thực hiện được một sớm một chiều.
Mục đích của các bài trắc nghiệm cá tính là tìm hiểu tính cách, khí chất của từng ứng viên. Thực tế luôn tồn tại những người có tính nết, bản chất khác nhau: Người ngốn việc, kẻ đại lãn, người bao biện, kẻ bàng quan; người dễ bảo, kẻ gai ngạnh; người bốc đồng, kẻ nhu nhược; người trầm tĩnh, kẻ ba hoa; người tỉ mỉ, kẻ đại khái…
- Trắc nghiệm về sở thích
Các sở thích thường là ổn định trong một thời gian dài và gắn liền với sự thành công trong một số lĩnh vực. Mục tiêu chủ yếu của trắc nghiệm sở thích là hướng dẫn và cố vấn hướng nghiệp. Trắc nghiệm sở thích thường được dùng để tìm hiểu các ngành nghề, nơi làm việc phù hợp nhất đối với ứng viên. Khi công việc, điều kiện làm việc thích hợp với sở thích, ứng viên sẽ dễ ham mê công việc, có khả năng thực hiện công việc tốt hơn, ít bỏ việc hơn.
- Trắc nghiệm thành tích: Trắc nghiệm về thành tích là đánh giá xem các cá nhân nắm vững nghề nghiệp, hiểu biết nghề đến mức nào, thành tích của họ đạt cao hay thấp như thời gian hoàn thành công việc, điểm bài thi, bài kiểm tra. Ví dụ: Kiểm tra trắc nghiệm tìm hiểu kiến thức của ứng viên về tài chính, kinh tế, nhân sự… cần thiết để thực hiện công việc hoặc mức độ thuần thục của ứng viên khi sử dụng các trang bị, dụng cụ tại nơi làm việc. Trong nhiều trường hợp, tổ chức không trực tiếp tuyển được ứng viên từ thị trường mà phải tuyển sinh để đào tạo, huấn luyện. Cuối khóa học sẽ áp dụng hình thức kiểm tra, trắc nghiệm thành tích để ra quyết định tuyển chọn. Điểm số của bài trắc nghiệm thường dự báo khá chính xác kiến thức và kinh nghiệm thực tế của ứng viên trong thực hiện công việc.
- Trắc nghiệm về tính trung thực: Tính trung thực là rất cần thiết cho việc sử dụng lao động và trong tất
cả các công việc của công tác nhân sự. Những trắc nghiệm này thường gồm những câu hỏi đề cập đến nhiều khía cạnh như việc chấp hành kỷ luật lao động khi không có sự giám sát của các nhà quản trị, thái độ của cá nhân đối với vấn đề ăn cắp tiền bạc, sự không thật thà trong công việc...Tất cả các trắc nghiệm này giúp ta dự đoán được các hành vi không trung thực trong tương lai của người dự tuyển.
- Trắc nghiệm y học: Trong một số trường hợp đặc biệt để đánh giá các phẩm chất sinh lý của các ứng
viên chúng ta có thể dùng các trắc nghiệm y học để phát hiện các bệnh xã hội như HIV… Hiện nay các trắc nghiệm này thường sử dụng phân tích các mẫu nước tiểu, phân tích các mẫu máu…
Bước 4: Phỏng vấn tuyển chọn
Phỏng vấn tuyển chọn là quá trình giao tiếp bằng lời (thông qua các câu hỏi và câu trả lời) giữa những người tuyển chọn và người xin việc, đây là một trong những phương pháp thu thập thông tin cho việc ra quyết định tuyển chọn. Phương pháp phỏng vấn trong tuyển chọn giúp chúng ta khắc phục được những nhược điểm mà quá trình nghiên cứu đơn xin việc không nắm được, hoặc các loại văn bằng chứng chỉ không nêu hết được.
1. Mục tiêu của phỏng vấn trong tuyển chọn
- Để thu thập các thông tin về người xin việc: Các thông tin thu thập được từ các công cụ tuyển chọn khác có thể chưa đủ, chưa rõ ràng. Qua quá trình phỏng vấn, các thông tin sẽ được thu thập đầy đủ, giải thích rõ ràng và cặn kẽ hơn. Thông qua phỏng vấn tổ chức có thể thu thập được các thông tin liên quan đến ứng viên như: mức độ hiểu biết về công việc; nhiệt tình, tận tâm trong công việc; kỹ năng, năng khiếu; động cơ, quá trình công tác; tài năng, óc thông minh, trí phán đoán; diện mạo, tác phong; tính tình, khả năng hòa đồng với người khác; các hạn chế…
- Giới thiệu về tổ chức: Qua phỏng vấn các nhà tuyển chọn có thể giới thiệu về tổ chức mình, làm cho người xin việc hiểu rõ hơn về mặt mạnh, ưu thế của tổ chức. Đồng thời trong quá trình phỏng vấn các nhà tuyển chọn cung cấp cho ứng viên các thông tin về tổ chức như: Mục tiêu của tổ chức, cơ cấu bộ máy quản lý, các chính sách về nhân sự, các cơ hội thăng tiến, thách thức tiềm tàng, điều kiện làm việc…
2. Người phụ trách phỏng vấn
Mỗi tổ chức áp dụng chính sách khác nhau trong việc cử người phụ trách phỏng vấn. Việc quyết định cử người phụ trách phỏng vấn phụ thuộc vào loại công việc hoặc chức vụ mà ứng viên sẽ đảm nhiệm.
Đối với một số công việc hay chức vụ cao và quan trọng, Tổng Giám đốc thường thực hiện cả phỏng vấn sơ bộ và phỏng vấn sâu.
Đối với những chức vụ hay công việc không có tầm quan trọng thì Tổng giám đốc thường không tham