Quá trình kế hoạch hóa nguồn nhân lực cần được thực hiện trong mối liên hệ mật thiết với quá trình xây dựng và thực hiện các chiến lược và chính sách kinh doanh của doanh nghiệp. Thông thường, quá trình lập kế hoạch nhân lực được thực hiện theo các bước sau đây:
1. Phân tích môi trường và các nhân tố ảnh hưởng 2. Dự báo nhu cầu nhân lực
3. Dự báo cung nhân lực
4. Phân tích quan hệ cung cầu nguồn nhân lực, khả năng điều chỉnh và đề ra các chính sách, kế hoạch, chương trình thực hiện giúp cho doanh nghiệp thích ứng với các nhu cầu mới và nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực
5. Thực hiện các chính sách, kế hoạch, chương trình quản trị nguồn nhân lực đã đề ra trong bước 4 6. Kiểm tra đánh giá tình hình thực hiện
Quá trình kế hoạch hóa nguồn nhân lực được thể hiện trong hình 3.1. Phân tích môi trường và
các nhân tố ảnh hưởng
Dự báo khối lượng công việc, phân tích
công việc
Phân tích cung/cầu nhân lực, khả năng
điều chỉnh
Dự báo nhu cầu nhân lực
Chính sách, kế hoạch - Tuyển dụng- Đào tạo và phát triển Kiểm tra, đánh giá, Dự báo
Hình 3.1: Quá trình kế hoạch hóa nguồn nhân lực
3.2.1 Phân tích môi trường
Phân tích môi trường là cơ sở cho việc xác định mục tiêu, chiến lược của tổ chức nói chung và hoạch định nguồn nhân lực nói riêng. Môi trường kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm: môi trường bên ngoài và môi trường bên trong.
a. Môi trường bên ngoài
Môi trường bên ngoài bao gồm các yếu tố như khung cảnh kinh tế, dân số và lực lượng lao động trong xã hội, luật lệ của Nhà nước, văn hóa và xã hội, đối thủ cạnh tranh, khoa học kỹ thuật, khách hàng và chính quyền/đoàn thể.
Môi trường bên ngoài ảnh hưởng rất lớn đến các hoạt động của doanh nghiệp. Sau khi phân tích kỹ môi trường bên ngoài, công ty sẽ đề ra sứ mạng (mission) và mục tiêu của toàn doanh nghiệp. Từ mục tiêu này, doanh nghiệp sẽ đề ra chiến lược và chính sách nhân lực cho toàn doanh nghiệp. Giai đoạn này chúng ta gọi là
hoạch định chiến lược nguồn nhân lực (strategic planning) do chủ tịch hội đồng quản trị và tổng giám đốc đề
ra, sau khi tham khảo với các cấp quản trị cấp dưới.
- Các bước ngoặt của nền kinh tế có thể ảnh hưởng tới nhu cầu về nhân lực trong giai đoạn phát triển của nền kinh tế, nhu cầu về nhân lực có thể tăng lên và ngược lại, khi nền kinh tế ở giai đoạn suy thoái thì nhu cầu về nhân lực có thể giảm xuống. Ngoài ra, tình hình lạm phát, tình trạng thất nghiệp và lãi suất ngân hàng đều có ảnh hưởng tới nhu cầu về nhân lực của doanh nghiệp. Hơn thế nữa, những thay đổi về xã hội (như có chiến tranh đột xuất) có thể ảnh hưởng tới nhu cầu của một tổ chức.
- Những thay đổi về chính trị và luật pháp sẽ có ảnh hưởng tới nhu cầu tương lai của một tổ chức (chẳng hạn như một bộ luật mới về lao động sẽ có tác dụng động viên hay hạn chế người lao động cung cấp sức lao động cho các doanh nghiệp) .
- Các thay đổi về kỹ thuật và công nghệ ảnh hưởng lớn đến nhu cầu tương lai của một tổ chức. Một khi công nghệ được cải tiến, bản chất công việc trở nên phức tạp hơn, một số nghề mới xuất hiện và một số nghề cũ mất đi. Và như thế, nhu cầu về nhân lực có sự thay đổi, các doanh nghiệp thường thiếu những công nhân có tay nghề cao và có nghề mới.
- Cuối cùng là sự cạnh tranh của các đối thủ cũng như sự cạnh tranh có tính chất toàn cầu tăng lên làm cho các doanh nghiệp, một mặt, phải không ngừng nâng cao trình độ nghề nghiệp cho nhân viên của mình và mặt khác, phải giảm bớt chi phí cho lao động, phải tiết kiệm chi phí tiền lương để giảm giá thành sản phẩm và tăng sức mạnh cạnh tranh. Điều đó làm cho các doanh nghiệp có chiến lược sử dụng nhân lực theo hướng chọn lọc hơn và tinh nhuệ hơn...
b. Môi trường bên trong
Môi trường bên trong bao gồm sứ mạng và mục đích, chính sách và chiến lược của tổ chức, đặc điểm nguồn nhân lực, bầu không khí văn hóa của tổ chức, các cổ đông và sau cùng là công đoàn.
- Mỗi loại sản phẩm và dịch vụ mà tổ chức sẽ sản xuất kinh doanh và đưa ra thị trường sẽ yêu cầu số lượng, chất lượng, trình độ lao động, kết cấu nghề nghiệp và trình độ lành nghề, kỹ năng lao động của nguồn nhân lực rất khác nhau. Do đó, công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực cần xem xét thật kỹ mức độ phức tạp của sản phẩm để xác định loại lao động với cơ cấu trình độ lành nghề phù hợp.
- Các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp sẽ ảnh hưởng tới nhu cầu tương lai của nó. Khi dự báo có sự tăng trưởng, có sự đầu tư mới mở rộng sản xuất hoặc tiến hành một công việc mới, một sản phẩm mới... thì nhu cầu về nhân lực sẽ tăng lên và ngược lại, khi có suy giảm, hay thu hẹp sản xuất - kinh doanh thì tất yếu dẫn đến nhu cầu về nhân lực sẽ giảm đi;
- Một sự đầu tư mới về công nghệ hay một sự thu hẹp về tài chính cũng làm cho các doanh nghiệp phải xem xét lại nhân lực của mình;
- Hơn nữa, việc dự báo về bán hàng và sản xuất sản phẩm cũng quyết định đến nhu cầu về nhân lực của doanh nghiệp (ví dụ như nhu cầu về nhân lực tương lai của doanh nghiệp sẽ phát triển lên hay thu hẹp đi sẽ tương ứng với giai đoạn phát triển hay suy tàn của chu kỳ sống của sản phẩm doanh nghiệp).
- Độ dài thời gian của kế hoạch hóa nguồn nhân lực cũng ảnh hưởng đến kế hoạch hoá nhân lực. Kế hoạch hoá nhân lực có thời hạn ngắn từ 1 tháng đến 1 năm, hoặc trong khoảng thời gian dài từ 3 năm đến 5 hoặc 7 năm, phụ thuộc vào các nhân tố từ môi trường bên trong và môi trường bên ngoài của tổ chức.
- Sự thay đổi tự nhiên lực lượng lao động của doanh nghiệp. Theo thời gian, lực lượng lao động của doanh nghiệp tất yếu sẽ thay đổi như có sự nghỉ hưu, có sự ra đi, thay đổi, thuyên chuyển và kết thúc hợp đồng lao động... Các nhà quản lý nhân lực có thể dự báo trước được những thay đổi này. Còn những thay đổi do sự vắng mặt, sự thiếu năng lực và tai nạn hoặc chết thì khó có thể biết trước được. Việc theo dõi và cung cấp các thông tin về những thay đổi về lực lượng lao động trên là trách nhiệm của Phòng nhân sự.
3.2.2. Dự báo nhu cầu nhân lực
Dự báo nhu cầu nhân lực là dự báo số lượng và cơ cấu nhân lực cần thiết để hoàn thành số lượng sản phẩm, dịch vụ hoặc khối lượng công việc của tổ chức trong một thời kỳ nhất định.
Dự báo nhu cầu nhân lực được chia làm hai loại: dự báo nhu cầu nhân lực ngắn hạn và dự báo nhu cầu nhân lực dài hạn. Đối với mỗi loại dự báo nhu cầu nhân lực có thể áp dụng các phương pháp khác nhau.
a. Dự báo nhu cầu nhân lực ngắn hạn
Dự báo nhu cầu nhân lực ngắn hạn là dự báo nhu cầu nhân lực trong khoảng thời gian 1 năm. Tùy theo đặc điểm của mỗi tổ chức, khoảng thời gian dự báo có thể linh hoạt hơn. Trong ngắn hạn cần phải xác định rõ số lao động cụ thể trong từng nghề, từng loại lao động.
Tùy theo đặc điểm sản xuất kinh doanh, loại sản phẩm…để dự báo nhu cầu nhân lực trong ngắn hạn có thể sử dụng các phương pháp định lượng căn cứ vào thời gian lao động hao phí, năng suất lao động, căn cứ và tiêu chuẩn định biên. Quá trình dự báo nhu cầu nhân lực trong ngắn hạn được thực hiện theo trình tự sau:
- Xác định nhiệm vụ/khối lượng công việc của tổ chức cần phải hoàn thành
- Sử dụng các tỷ số quy đổi hoặc tiêu chuẩn định biên, thời gian lao động hao phí cho một đơn vị sản phẩm… để tính tổng số giờ lao động cần thiết để hoàn thành mỗi loại công việc hoặc mỗi loại sản phẩm.
- Quy đổi tổng số giờ lao động ra số người lao động của mỗi nghề, mỗi loại công việc, mỗi loại sản phẩm, xác định tổng số lao động của tổ chức.
Phương pháp dự báo cầu nhân lực theo thời gian lao động hao phí
Trong phương pháp này, nhu cầu nhân lực cho năm tới được xác định căn cứ vào thời gian lao động hao phí để hoàn thành số lượng sản phẩm, khối lượng công việc, nhiệm vụ của năm kế hoạch; quỹ thời gian làm việc bình quân của 1 lao động năm kế hoạch; hệ số tăng năng suất lao động dự tính của năm kế hoạch.
m n n i i i K T Q t D ∑ = Trong đó:
D - Cầu lao động năm kế hoạch của tổ chức
ti – Thời gian lao động hao phí để sản xuất ra 1 đơn vị sản phẩm Qi – Tổng số sản phẩm i cần sản xuất trong năm kế hoạch
Tn – Quỹ thời gian làm việc bình quân của 1 lao động năm kế hoạch Km – Hệ số tăng năng suất lao động dự tính năm kế hoạch
n - Số loại sản phẩm cần sản xuất năm kế hoạch
Phương pháp này thường áp dụng để dự báo nhu cầu nhân lực cho những công việc, những sản phẩm xác định được hao phí lao động cần thiết tức là có mức lao động làm căn cứ khoa học.
Phương pháp dự báo nhu cầu nhân lực theo năng suất lao động
W Q D = Trong đó:
D – Cầu lao động năm kế hoạch Q- Tổng sản lượng năm kế hoạch
W – Năng suất lao động bình quân của một lao động năm kế hoạch
Phương pháp dự báo nhu cầu nhân lực theo tiêu chuẩn định biên
Tiêu chuẩn định biên là khối lượng công việc/nhiệm vụ mà một người phải đảm nhiệm. Ví dụ: Số sinh viên/giảng viên, số máy điện thoại/lao động.
b. Dự báo cầu nhân lực dài hạn
Dự báo nhu cầu nhân lực dài hạn thường được tiến hành cho thời hạn trên 1 năm, có thể từ 3 đến 5 năm hoặc 7 năm.
Để dự báo nhu cầu nhân lực dài hạn cần căn cứ mục tiêu, và chiến lược kinh doanh của tổ chức trong tương lai, dự đoán những thay đổi về kỹ thuật, công nghệ, tác động của môi trường…
Dự báo cầu nhân lực của tổ chức dựa và cầu nhân lực của từng đơn vị, bộ phận
Căn cứ vào mục tiêu hoạt động, khối lượng công việc cần hoàn thành trong kỳ kế hoạch, mỗi đơn vị dự đoán nhu cầu nhân lực cần thiết để hoàn thành khối lượng công việc đó. Cầu nhân lực trong kỳ kế hoạch của tổ chức được tổng hợp từ cầu nhân lực của các đơn vị.
Phương pháp ước lượng trung bình
Cầu nhân lực của tổ chức trong kỳ kế hoạch được dự báo trên cơ sở nhu cầu nhân lực bình quân của tổ chức trong các kỳ trước đó.
Phương pháp tính theo tiêu chuẩn thời gian lao động hao phí của một đơn vị sản lượng: Cầu nhân lực năm kế hoạch được xác định theo công thức sau:
T Qxt D=
Trong đó:
D – Cầu nhân lực năm kế hoạch
Q - Tổng sản lượng cần sản xuất năm kế hoạch
t – Tiêu chuẩn thời gian lao động hao phí của một đơn vị sản lượng năm kế hoạch T - Tổng số giờ làm việc bình quân của 1 lao động năm kế hoạch
Ngoài ra để dự báo nhu cầu nhân lực trong dài hạn có thể sử dụng các phương pháp dự báo theo đường xu hướng, hồi quy tương quan, phương pháp chuyên gia.