Dưới góc độ quản lý, các HTTT quản lý sản xuất trong tổ chức, doanh nghiệp được chia thành 3 mức: mức chiến lược, mức chiến thuật và mức tác nghiệp.
Mức quản lý Các phân hệ thông tin SX
Chiến lược HTTT lập kế hoạch và định vị DN
HTTT đánh giá và lập kế hoạch công nghệ
Chiến thuật HTTT quản trị và kiểm soát hàng dữ trữ HTTT hoạch định nhu cầu NVL (MRP) HTTT dự trữ đúng nơi, đúng lúc (JIT) HTTT hoạch định năng lực sản xuất HTTT điều độ sản xuất
HT thiết kế và phát triển sản phẩm
Tác nghiệp HTTT mua hàng, nhận hàng, giao hàng HTTT kiểm tra chất lượng
HTTT kế toán chi phí giá thành
Bảng 3.3: Các HTTT sản xuất kinh doanh theo mức quản lý
Hệ thống thông tin sản xuất của một tổ chức doanh nghiệp thường hỗ trợ các nhà quản lý trong việc ra các quyết định tác nghiệp và chiến thuật: Thu thập và báo cáo các thông tin về tình hình hoạt động sản xuất của đơn vị.
a, Phân hệ thông tin sản xuất tác nghiệp
Các hệ thống thông tin tác nghiệp hỗ trợ chức năng sản xuất, trợ giúp các công việc trên dây chuyền sản xuất.
Hệ thống thông tin mua hàng
Hệ thống này có chức năng duy trì dữ liệu về mọi giai đoạn của quá trình cung cấp nguyên vật liệu và hàng hóa mua vào phục vụ sản xuất, ví dụ tệp dữ liệu các đơn hàng hoặc tệp bảng giá nguyên vật liệu và hàng hóa phục vụ sản xuất làm cơ sở lựa chọn nhà cung cấp hay mở.
Hệ thống thông tin nhận hàng
Mỗi khi nhận hàng, cần có sự kiểm nhận cẩn thận và chính xác về số lượng và chất lượng hàng giao nhận nhằm cung cấp thông tin cho các bộ phận liên quan như bộ phận công nợ phải trả, bộ phận kho và bộ phận sản xuất.
Một báo cáo nhận hàng thường gồm các thông tin về: Ngày nhận hàng
Số hiệu và tên nhà cung cấp Số hiệu đơn đặt hàng của đơn vị.
Mã hiệu cùng mô tả các mặt hàng giao nhận, Số lượng đặt mua và số lượng thực giao nhận.
Thông tin về tình trạng hư hỏng của hàng hóa lúc giao nhận (nếu có).
Hệ thống thông tin kiểm tra chất lượng
Hệ thống thông tin này cung cấp thông tin về tình trạng sản phẩm trong quá trình vận động của chúng từ dạng nguyên vật liệu đến sản phẩm dở dang và cho tới dạng thành phẩm nhập kho. Hệ thống kiểm tra chất lượng đảm bảo rằng, nguyên vật liệu và hàng hóa mua sắm phục vụ quá trình sản xuất đạt các chuẩn mực yêu cầu đặt ra đối với chúng. Các hệ thống này cũng kiểm soát chất lượng trong chu trình sản xuất.
Các thông tin kiểm tra chất lượng được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau: Có thể được hệ thống phát triển và thiết kế sản phẩm sử dụng để xác định các đặc điểm thực tế cho một sản phẩm đang trong quá trình phát triển.
Có thể cần thiết cho bộ phận mua hàng để xác định các đặc điểm hiệu quả cho nguyên vật liệu và hàng hóa đặt mua phục vụ sản xuất.
Có thể cần cho các nhà quản lý để xác định rõ những nhà cung cấp hay giao nguyên vật liệu có chất lượng thấp.
Giúp các nhà quản lý xác định các yếu điểm của máy móc và con người tham gia sản xuất, các đối tượng lao động không đủ năng lực cần thiết đối với công việc được giao.
- Hệ thống thông tin giao hàng
Mắt xích cuối của quá trình sản xuất là nhập kho thành phẩm hoặc xuất cho khách hàng - người mua. Có nhiều tài liệu và báo cáo có thể hỗ trợ và kiểm soát các quá trình dự trữ và giao hàng như báo cáo giao hàng và bản thân hệ thống thông tin giao hàng lại cung cấp thông tin cần thiết cho hệ thống hàng dự trữ và hệ thống công nợ phải thu.
Hệ thống thông tin kế toán chi phí giá thành
Nhiều phân hệ thông tin mức tác nghiệp của hệ thống tài chính kế toán thực hiện thu thập và báo cáo thông tin về các nguồn lực được sử dụng cho sản xuất, trên cơ sở đó có thể xác định được chính xác chi phí sản xuất cho các sản phẩm và dịch vụ.
Các HT kế toán chi phí giá thành kiểm soát ba nguồn lực chính dùng cho sản xuất: Nhân lực
Nguyên vật liệu Máy móc thiết bị
Một trong những nguồn lực quan trọng nhất là nhân công, người điều hành và các nhà quản lý. Hệ thống thông tin lương có chức năng thu thập và báo cáo thông tin về chi phí nhân công và cũng như phân bố thời gian của các nhân công cho các sản phẩm và dịch vụ khác nhau. Những thông tin chính xác về phân bổ và chi phí lao động trực tiếp và lao động gián tiếp rất cần cho việc kiểm soát quá trình sản xuất hiện thời và để hoạch định cho các hoạt động kinh doanh và sản xuất trong tương lai.
Các hệ thống thông tin quản trị nguyên vật liệu cung cấp thông tin về mức dự trữ 100
hiện thời, thông tin về xuất nguyên vật liệu cho sản xuất, thông tin về bộ phận sử dụng và thông tin về hóa đơn nguyên vật liệu của sản phẩm BOM {Bill -Of - Material).
Bên cạnh nhu cầu thông tin về sử dụng nhân lực và nguyên vật liệu, các nhà quản lý kinh doanh và sản xuất cần đến cả những thông tin về bố trí sản xuất trong DN:
Phương tiện vật chất nào được sử dụng cho nhu cầu sản xuất? Thời gian sử dụng bao lâu?
Sử dụng cho sản phẩm và dịch vụ nào ? Sử dụng với số lượng bao nhiêu?
Với các báo cáo được cung cấp bởi các hệ thống thông tin trên, các nhà quản lý có thể kiểm soát được chi phí sản xuất và việc phân bổ các nguồn lực sản xuất.
b, Phân hệ thông tin sản xuất chiến thuật
Chi phí sản xuất là chi phí lớn nhất trong một tổ chức doanh nghiệp. Có rất nhiều hệ thống thông tin mức chiến thuật có thể trợ giúp cho các nhà quản lý để họ thực hiện việc điều khiển và kiểm soát được các quá trình kinh doanh và sản xuất và phân chia các nguồn lực hiện có để đạt được các mục tiêu sản xuất do mức chiến lược đề ra. Đó là các hệ thống:
HTTT quản trị và kiểm soát hàng dự trữ.
HTTT hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu MRP (Material Requirement Planning) HTTT dự trữ đúng nơi, đúng lúc JIT (Just - In - Time).
Hệ thống hoạch định năng lực sản xuất. Hệ thống điều độ sản xuất.
Hệ thống thiết kế và phát triển sản phẩm.
Hệ thống thông tin quản trị và kiểm soát hàng dự trữ
Việc quản trị và kiểm soát các nguồn nguvên vật liệu, sản phẩm dở dang và thành phẩm là một công việc quan trọng của hệ thống sản xuất. Thực hiện tốt các chức năng trên sẽ tiết kiệm đáng kể cho tổ chức. Hệ thống quản trị và kiểm soát hàng dự trữ sử dụng thông tin của các HTTT tác nghiệp như hệ thống giao/nhận hàng, hệ thống mua hàng và hệ thống xử lý đơn đặt hàng của người mua.
Dự trữ hàng ở mức hợp lý sẽ tránh được tình trạng phải ngưng sản xuất vì thiếu nguyên vật liệu hoặc mất cơ hội kinh doanh vì thiếu thành phẩm để bán. Mặc dù vậy, dự trữ hàng sẽ kéo theo hàng loạt các chi phí mà tổ chức phải gánh chịu như chi phí đặt hàng, chi phí tồn trữ hàng dự trữ.
Trong hệ thống sản xuất thường sử dụng hai công cụ thông tin chủ yếu sau đây để quản lý hàng dự trữ:
HT xác định điểm đặt hàng kinh tế EOQ (Economic Order Quantity - Hình 3.5). HT xác định mức tồn kho an toàn/hay mức đặt hàng lại RE (Reorder Level - Hình 3.6).
ĐẦU VÀO
Nhu cầu hàng năm về các loại hàng dự trữ Chi phí đặt hàng trên một đơn hàng Chi phí tồn trữ trung bình trên một đơn vị dự trữ trong năm Phương pháp Economic Order Quantity ĐẦU RA
Lượng hàng đặt tối ưu mỗi lần
Số lượng đơn hàng yêu cầu
Khoảng cách giữa hai lần đặt hàng
Tổng chi phí dự trữ
Hình 3.5: Sơ đồ luồng vào/ra mô hình EOQ
Công cụ thứ nhất được các nhà quản lý sử dụng để xác định lượng đặt hàng kinh tế, sao cho tổng chi phí dự trữ hàng là thấp nhất. Đặt hàng với số lượng ít sẽ giảm được chi phí tồn trữ, nhưng lại tăng chi phí đặt hàng. Ngược lại, đặt hàng với số lượng lớn thì sẽ giảm được chi phí đặt hàng, nhưng làm tăng chi phí tồn trữ. Vậy lượng đặt hàng tối ưu phải là điểm mà tại đó đạt được sự cân bằng giữa chi phí đặt hàng và chi phí tồn trữ. Việc tính toán điểm EOQ cho mỗi mặt hàng có thể được thực hiện với sự trợ giúp của máy tính điện tử.
ĐẦU VÀO
Nhu cầu hàng năm về các loại hàng dự trữ
Số ngày sản xuất trong
năm
Thời gian vận chuyển một đơn hàng Phương pháp Reorder Level ĐẦU RA Mức đặt hàng lại hay mức tồn kho an toàn
Hình 3.6: Sơ đồ luồng vào/ra mô hình RL
Công cụ thứ hai được sử dụng để chắc chắn rằng, nguyên vật liệu cần cho sản xuất được đặt kịp thời để có thể sẵn sàng vào thời điểm cần đến (vì giữa thời điểm đặt hàng và thời điểm nhận hàng cần một thời gian nhất định). Lượng hàng dự trữ mà doanh nghiệp cần có sẵn để dùng, cho tới khi hàng mới được đặt về gọi là mức tồn kho an toàn.
Hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu
Hoạch định nhu cầu vật liệu MRP (Material Requirement Planning) là quá trình xác định chính xác mức hàng dự trữ cần cho kế hoạch sản xuất, xác định khoảng thời
gian cần thiết để có thể nhận được hàng từ nhà cung cấp, tính toán lượng hàng đặt với một chi phí hợp lý nhất, sau đó tiến hành đặt mua tại thời điểm hợp lý để chắc chắn có được chúng vào đúng lúc cần đến.
Hệ thống MRP phải xác định cho được:
• Những vật liệu nào cần cho mỗi kỳ sản xuất?
• Cần các vật liệu đó với số lượng như thế nào?
• Khi nào cần đến những vật liệu đó?
• Thời điểm cần phát đơn hàng bổ sung cùng với lượng hàng đặt tối ưu EOQ là bao nhiêu?
• Thời gian cần thiết để nhận được hàng từ nhà cung cấp là bao nhiêu?
ĐẦU VÀO
Đơn đặt ĐẦU RA
hàng - Liệt kê nhu cầu
Kế hoạch và thời gian cụ thể
cho mỗi loại NVL SX LỊCH Phương - Lệnh phát đơn
Dự báo bán TRÌNH pháp MRP hàng bổ sung
hàng SẢN XUẤT - Lệnh sản xuất,
TỔNG HỢP gia công
Tệp hóa - Báo cáo bất
đơn NVL thường
Tệp hàng dự trữ
Hình 3.7: Sơ đồ luồng vào/ra của HT MRP
Một trong những đầu ra quan trọng của hệ thống MRP là các đơn đặt mua hàng cùng với thông tin cụ thể về ngày đáp ứng các đơn đặt hàng đó để thoả mãn nhu cầu dự trữ phục vụ nhu cầu sản xuất. Hình 3.7 mô tả sơ đồ luồng vào ra của hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu.
Các hệ thống thông tin sản xuất không dự trữ
Hệ thống JIT (Just - In - Time) là một HTTT chiến thuật, được thiết lập bởi hãng mô tô Toyota của Nhật Bản. Mục tiêu của hệ thống là để loại trừ lãng phí trong việc sử dụng máy móc, không gian, thời gian làm việc và vật tư. Phương châm của JIT là các hoạt động chỉ xảy ra đúng vào lúc cần thiết để duy trì lịch trình sản xuất mà thôi, không đưa hàng đến nơi chưa có nhu cầu vật liệu MRP.
Để cho các hoạt động có thể diễn ra trôi chảy trong môi trường JIT, cần giải quyết triệt để các vấn đề liên quan. Điều này có nghĩa là vấn đề định lượng là rất quan trọng.
Để quản lý hàng dự trữ trong hệ thống JIT, cần phát triển một chế độ kiểm soát sản xuất thật hiệu quả, cụ thể là sự phối hợp chặt chẽ giữa tố chức doanh nghiệp với nhà cung cấp thông qua mạng truyền dữ liệu điện tử. Theo đó, nhà cung cấp có thể kiểm soát được mức hàng dự trữ của tổ chức sản xuất thông qua truy nhập điện tử tới tệp dữ liệu hàng dự trữ của tổ chức và trên cơ sở đó nhà cung cấp chỉ gửi lượng nguyên liệu vừa đủ thoả mãn nhu cầu của sản xuất của tổ chức mà thôi.
Hệ thống thông tin hoạch định năng lực sản xuất
Mục tiêu của hoạch định năng lực sản xuất là để chắc chắn rằng nhân lực, máy móc và các phương tiện sản xuất khác có đủ vào đúng lúc cần để thoả mãn nhu cầu sản xuất như mục tiêu sản xuất đã đề ra. Các quyết định hoạch định năng lực sản xuất là một dạng quyết dinh sản xuất mức chiến thuật. Các quyết định này liên quan đến việc phân bổ nhân lực và các phương tiện sản xuất. Còn các quyết định liên quan đến việc định vị doanh nghiệp, mua sắm trang thiết bị và bố trí sản xuất trong doanh nghiệp, nhằm đạt được các mục tiêu sản xuất dài hạn, được xếp vào nhóm các quyết định kế hoạch kinh doanh chiến lược.
Một trong các kỹ thuật hoạch định năng lực sản xuất là kỹ thuật hoạch định năng lực sơ bộ. Với kỹ thuật này, người ta có thể đưa ra một ước tính sơ bộ về nhu cầu năng lực sản xuất, dựa trên lịch trình sản xuất tổng hợp, nghĩa là các mục tiêu sản xuất có trong lịch trình sản xuất tổng hợp được biến đổi thành những nhu cầu cụ thể về nhân lực cũng như về năng lực sản xuất (số giờ công lao động, số giờ khấu hao máy,...) cần để đáp ứng các mục tiêu sản xuất. Sau đó, những ước tính sơ bộ này sẽ được phân bổ cụ thô tới các nhóm làm việc cũng như các phân xưởng sản xuất, nhằm xác định tính khả thi của các mục tiêu sản xuất với các phương tiện hiện có.
Mục đích của hoạch định sơ bộ năng lực sản xuất là xác định xem năng lực hiện có là đủ hay quá ít/hoặc quá nhiều. Trong trường hợp xét thấy năng lực hiện có quá ít, không đáp ứng nổi nhu cầu của lịch trình sản xuất tồng hợp thì cần nâng cao thêm năng lực cho doanh nghiệp bằng cách mua sắm thêm hoặc thuê thêm nhân công, máy móc, mặt bằng sản xuất. Ngược lại, nếu năng lực quá thừa so với nhu cầu sản xuất thì cần phân bổ lại các nguồn năng lực sản xuất cho các công việc sản xuất khác.
Một kỹ thuật hoạch định năng lực sản xuất thứ hai là kỹ thuật hoạch định nhu cầu năng lực chi tiết. Kỹ thuật này cung cấp những ước tính chi tiết về năng lực sản xuất hiện có. Hình thức hoạch định này cần đến những thông tin về nguồn nhân lực và hóa đơn nguyên vặt liệu. Những thông tin chi tiết về tình trạng nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang, thành phẩm, các đơn đặt hàng của khách hàng,... cũng rất cần thiết trong kỹ thuật này. Kết quả thu được khi áp dụng kỹ thuật này là hàng loạt các kế hoạch chi tiết dành cho mỗi sản phẩm và mỗi nơi làm việc. Các báo cáo chi phí giá thành sẽ được sử dụng trong ước tính năng lực sản xuất, vì chúng thường chứa số liệu chi tiết về giờ công lao động trực tiếp cần để sản xuất ra mỗi đơn vị thành phẩm.
Hoạch định năng lực về nhân lực: Là một dạng hoạch định sơ bộ, có chức năng ước tính số lượng và loại nhân công, quản đốc phân xưởng và quản trị viên cần để đảm bảo lịch trình sản xuất tổng hợp. Để lập kế hoạch phân chia nguồn nhân lực, các quản trị viên cần thông tin về nguồn nhân lực dự trữ do phòng tổ chức cung cấp (số lượng, kỹ năng và kinh nghiệm của các nhân công chuyên nghiệp và bán chuyên nghiệp).
Hệ thống thông tin điều độ sản xuất
Điều độ sản xuất là quá trình lập danh mục những công việc cần làm theo thứ tự thực hiện của chúng, có ghi rõ ai làm và thời gian thực hiện. Mục tiêu của điều độ sản