Khi nghiên cứu về CSDL, chúng ta cần đề cập đến những vấn đề và hoạt động cơ bản trong thiết kế, triển khai, sử dụng và quản trị các CSDL. Trong quá trình sử dụng và khai thác CSDL, có rất nhiều hoạt động được thực hiện. Các hoạt động đó có thể được các nhân viên nghiệp vụ, cán bộ quản lý (nhập liệu), hay các quản trị viên CSDL, lập trình viên có kỹ năng thực hiện. Sau đây là một số hoạt động chính liên quan đến quản trị cơ sở dữ liệu.
a, Nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu
Để chuẩn bị cho quá trình xử lý và khai thác thông tin, dữ liệu về các giao dịch kinh doanh và các sự kiện liên quan khác cần được thu thập và đưa vào CSDL thông qua hoạt động nhập liệu. Dữ liệu đầu vào có thể có nguồn gốc là những cuộc điện thoại (đơn đặt hàng qua điện thoại), các mẫu dơn khai xin cung cấp dịch vụ (đơn xin cấp mã số thuế, đơn đăng ký các khóa học,...), các dữ liệu lịch sử (dữ liệu bán hàng các tháng trước, quý trước, năm trước,...) và những nguồn dữ liệu khác.
Phần lớn các ứng dụng quản trị CSDL ngày nay cho phép sử dụng một giao diện đồ họa để tạo biểu mẫu nhập liệu (input form), trên đó có chứa các hộp trắng dành cho người sử dụng nhập thông tin hoặc chọn một giá trị trong một danh sách định trước kiểu list box hoặc combo box. Mỗi mục dữ liệu tương ứng với giá trị của một trường dữ liệu của một bản ghi xác định trong CSDL. Mẫu biểu có thể được sử dụng để thêm, sửa và xóa dữ liệu khỏi CSDL. Mẫu biểu nhập liệu cho phép người sử dụng quan sát một cách dễ dàng và nhập liệu một cách chính xác bằng một giao diện thân thiện.
Mẫu biểu nhập liệu có thể ở dạng bản cứng (in ra giấy), dạng điện tử trên hệ thống máy tính hoặc là trực tuyến trên mạng Internet. Đối với mẫu biểu nhập liệu trực tuyến trong giao dịch TMĐT, khách hàng thường là người trực tiếp nhập liệu về giao dịch mà họ thực hiện (mã hàng hóa được chọn, số lượng cần mua, hình thức thanh toán, hình thức vận chuyển,...) trên các trang Web trên mạng Internet.
Hình 2.14 mô tả biểu mẫu nhập phiếu nhập mua hàng hóa trong HTTT kế toán. Ngoài phần tiêu đề, biểu mẫu nhập liệu này có kết cấu gồm bốn phần: 1 – phần thông tin chung (chứa những thông tin không lặp lại trong phiếu nhập như mã nhà cung cấp, ngày giao dịch, hình thức thanh toán,...), 2 - phần thông tin chi tiết, được tổ chức thành các trang nhập liệu: Hàng hóa, chi phí nhập mua và thuế GTGT đầu vào, 3 - phần thông tin tổng hợp (chứa các thông tin tóm tắt về giao dịch nhập mua hàng hóa - phần này phần lớn do máy tính tự động tính toán và cập nhật), 4 - phần nút lệnh (giúp người sử dụng lựa chọn thao tác cần thực hiện đối với dữ liệu được nhập: lưu, sửa, xem hoặc xóa bản ghi). Dữ liệu được nhập vào qua giao diện này sẽ được lưu trữ vào bảng CHUNGTU của CSDL kế toán.
Hình 2.14: Mẫu biểu nhập phiếu nhập mua hàng trong HTTT kế toán
(Nguồn: Phần mềm Fast Accounting)
Hình 2.15 mô tả một giao diện Web, giúp khách hàng tự mình nhập cấu hình tùy biến của Laptop muốn đặt hàng với hãng Asus. Dữ liệu được nhập vào qua giao diện Web này sẽ được lưu trữ vào CSDL nghiệp vụ của công ty Asus và được sử dụng cho nhiều tiến trình nghiệp vụ liên quan đến tiến trình xử lý đơn hàng của công ty mà không cần phải nhập lại.
Hình 2.15: Trang màn hình cho khách hàng nhập sản phẩm của Asus
(Nguồn: https://www.asus.com/vn/)
Trong các cửa hàng, siêu thị và một số môi trường nghiệp vụ khác, dữ liệu có thể được thu thập vào CSDL bằng các thiết bị POS (Point of Sales) có sử dụng thiết bị quét mã vạch quang học và máy đọc thẻ tín dụng (hình 2.16).
Hình 2.16: Hệ thống POS quét dữ liệu bán hàng trong siêu thị
b, Truy vấn cơ sở dữ liệu
Truy vấn CSDL là hoạt động trích rút thông tin từ CSDL phục vụ các nhu cầu khác nhau của người sử dụng. Để thực hiện được thao tác này, cần phải có một phương thức để giao tiếp với CSDL, thông thường thông qua ngôn ngữ truy vấn tin có cấu trúc.
Ngôn ngữ truy vấn tin có cấu trúc (SQL - Structure Query Language) là một ngôn ngữ phổ biến được dùng để tương tác với CSDL. Hình 2.17 mô tả truy vấn tin được sử dụng để trích rút các thông tin từ CSDL quản lý đơn hàng bằng hai ngôn ngữ: ngôn ngữ tự nhiên và ngôn ngữ SQL. Tuy nhiên để viết được các câu lệnh SQL, cần rất nhiều thời
gian và kinh nghiệm thực hành, đặc biệt khi thao tác với các CSDL phức tạp, có số lượng bảng dữ liệu nhiều hoặc khi điều kiện truy vấn tin phức tạp, đa điều kiện. Nhiều phần mềm quản trị CSDL đã có những công cụ giúp người sử dụng, đặc biệt những người sử dụng không chuyên có thể tương tác dễ dàng hơn với CSDL trong quá trình truy vấn tin, đó là công cụ truy vấn tin trực quan (QBE - Query By Example).
Yêu cầu thông tin diễn đạt bằng ngôn ngữ Câu lệnh truy vẩn tin cấu trúc SQL tự nhiên
Liệt kê đầy đủ thông tin về các sản phẩm SELECT HANGHOA.*
được đặt trong đơn số ‘X3419’ FROM HANGHOA INNER JOIN
CTDONHANG ON ANGHOA.MAHH= CTDONHANG.MAHH WHERE
(((CTDONHANG.SODH)=X3419'));
Hình 2.17: Ngôn ngữ tự nhiên diễn đạt nhu cầu thông tin và ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc SQL
Công cụ QBE cho phép người sử dụng diễn đạt nhu cầu truy vấn tin bằng cách sử dụng một “lưới” lọc dữ liệu. Bằng cách này, việc truy vấn tin đã trở nên dễ dàng và nhanh chóng nhờ có các tính năng “nhắp và thả” của giao diện kiểu đồ họa. So với cách dùng câu lệnh SQL thì việc sử dụng truy vấn tin trực quan bằng QBE dễ dàng hơn nhiều.
Hình 2.18: Truy vấn tin bằng QBE trong MS-Access
Truy vấn CSDL trong hệ quản trị CSDL gồm có các loại truy vấn như sau:
Truy vấn lựa chọn (Select Query): Là truy vấn lựa chọn rút trích dữ liệu trên một số cột hoạc nhiều bảng theo một điều kiện nào đó hoặc có thể tạo ra các cột tính toán từ dữ liệu trong bảng, nhóm dữ liệu trên các bảng có tính chất thông kê tổng hợp.
Truy vấn tạo bảng (Make – Table query): Là truy vấn thực hiện việc rút trích dữ liệu của một hoặc nhiều bảng khác nhau và có thể phải thỏa mãn một điều kiện đưa ra, sau đó sao chép kết quả thực hiện trên một bảng khác có cấu trúc và dữ liệu là các cột đã rút trích từ các bảng khác.
Truy vấn cập nhật (Update – query): Là truy vấn thực hiện việc sửa đổi đồng loạt các giá trị cho các cột trên nhiều dòng khác nhau trong bảng.
Truy vấn thêm (Append Query): Là truy vấn thực hiện việc thêm dữ liệu mới từ một bảng khác vào trong cuối một bảng, hoặc thêm chi tiết một dòng dữ liệu mới vào cuối một hàng.
Truy vấn xóa (delete – query): Là truy vấn thực hiện việc xóa một hoặc nhiều dữ liệu trong các bảng phải thỏa mãn điều kiện muốn xóa.
Truy vấn chéo: Là truy vấn thực hiện viếc tạo các báo cáo có tính chất thống kê, thể hiện các dòng dữ liệu lưu trữ trong bảng thành các cột khi hiển thị ra ngoài.
c, Xây dựng báo cáo từ cơ sở dữ liệu
Bên cạnh các công cụ truy vấn tin, phần lớn các gói phần mềm quản trị CSDL đều có tính năng lập báo cáo từ CSDL. Về nguyên tắc, báo cáo được tạo ra ở dạng bản cứng, nhưng cũng có thể xem báo cáo trên màn hình máy tính. Bộ sinh báo cáo trong các hệ quản trị CSDL (Report Builder/Report Writer/Report Generator) là một cấu phần đặc biệt cho phép trích rút dữ liệu từ CSDL, xử lý các dữ liệu trích rút được thành thông tin hữu ích và hiển thị các TT xử lý được ở một dạng thức phù hợp với nhu cầu người sử dụng.
Hình 2.19: Màn hình thiết kế báo cáo bằng Report Wizard trong Ms-Access
Hình 2.19 mô tả màn hình tương tác Report Wizard để tạo báo cáo trong Ms- Access.
Hình 2.20 cho thấy kết quả thu được là Báo cáo doanh thu theo đơn hàng sau khi sử dụng công cụ Report Writers trong MS-Access, trong đó mỗi dòng của báo cáo chứa thông tin về tổng doanh thu của từng đơn hàng.
Hình 2.20: Báo cáo tổng hợp doanh thu theo đơn hàng
Có thể thiết lập mối liên kết giữa CSDL và các báo cáo theo cách, sao cho chúng luôn được cập nhật trong sự đồng bộ hóa với những thay đổi của dữ liệu liên quan trong CSDL mỗi khi tạo các báo cáo đó.