Từ khi ra đời đến nay, lịch sử phát triển HTTT đã trải qua một chặng đường dài với sự đa dạng hóa của các loại hình HTTT và vai trò ngày càng lớn của chúng đối với các tổ chức. Trong những tổ chức hiện đại, các hệ thống thông tin đóng vai trò then chốt và đương nhiên phải được sự đánh giá cao của các nhà quản lý. Công nghệ số hóa đã thực sự làm thay đổi các tổ chức kinh doanh. Các hệ thống thông tin ngày nay đã ảnh hưởng trực tiếp tới cách thức các nhà quản lý ra quyết định, các nhà lãnh đạo lập kế hoạch và thậm chí cả việc quyết định sản phẩm, dịch vụ nào được đưa vào sản xuất. Nói tóm lại, các HTTT đã thực sự đóng vai trò chiến lược trong đời sống của tổ chức. Sau đây là ba vai trò chính yếu của các HTTT đối với tổ chức:
5888 Hỗ trợ các hoạt động tác nghiệp 5889 Hỗ trợ hoạt động quản lý
5890 Hỗ trợ tạo ra các lợi thế cạnh tranh.
a. Vai trò gia tăng giá trị của hệ thống thông tin.
Các hệ thống thông tin có thể gia tăng giá trị cho tổ chức bằng nhiều cách : cải tiến sản phẩm và cải tiến các quá trình nghiệp vụ liên quan đến việc sản xuất ra các sản phẩm, nâng cao chất lượng sản phẩm và hỗ trợ các nhà quản lý trong quá trình ra quyết định.
23 Hệ thống thông tin gia tăng giá trị cho các quá trình nghiệp vụ
Các HTTT có ảnh hưởng nhất định đến các quá trình nghiệp vụ của tổ chức. Với việc sử dụng các HTTT, chi phí nhân công cho các quá trình nghiệp vụ có thể giảm đi đáng kể, hiệu quả của các quá trình tăng lên rõ rệt, chúng được thực hiện nhanh hơn và thuận tiện hơn. Khi phòng kinh doanh có sử dụng HTTT có thể giảm thiểu công việc kiểm tra điều kiện tài chính của khách hàng và có thể chia sẻ công việc kiểm tra đơn hàng cho nhiều nhân viên cùng thực hiện nhưng vẫn đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ với nhau.
Kiểm soát mức tác Kiểm soát mức quản lý Lập kế hoạch nghiệp
Câu hỏi Đơn đặt hàng có hợp lệ Hàng tồn kho của công Có cần đưa thêm
liên quan không? ty có nhiều hay ít quá hay gỡ bỏ một dây Công ty có đủ lượng không? Thanh toán của chuyền sản xuất hàng trong kho không? khách hàng có kịp thời mới/hiện có hay
không? không?
Hệ thống Hệ thống xử lý giao Chủ yếu hệ thống thông Hệ thống thông tin
thông tin dịch tin quản lý và có thể cả trợ giúp ra quyết
gia tăng giá hệ thống thông tin trợ định.
trị giúp ra quyết định.
Bảng 1.5: HTTT gia tăng giá trị cho các quá trình nghiệp vụ
Trong mỗi tổ chức đều bao gồm nhiều quá trình hoạt động nghiệp vụ. Đó có thể là những hoạt động nghiệp vụ mang tính tác nghiệp như mua sắm nguyên vật liệu, SX sản phẩm, nhập kho thành phẩm hay bán hàng, hoạt động kiểm soát các tác nghiệp hàng ngày trong HT sản xuất và phân phối, hoặc những hoạt động cần thiết cho việc thiết kế và thiết kế lại toàn bộ hệ thống tổ chức. Các quá trình hoạt động ở mức này có nhiệm vụ xác định mục tiêu và chiến lược cho tổ chức và kiểm soát quá trình thực hiện các mục tiêu đó.
Giữa các quá trình hoạt động nghiệp vụ và các HTTT có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Mỗi loại HTTT sẽ gia tăng giá trị cho quá trình nghiệp vụ mà nó hỗ trợ. Nó làm cho quá trình được thực hiện hiệu quả hơn, cải tiến sự phối hợp của quá trình, tạo ra môi trường làm việc tốt hơn và giảm thiểu sai sót.
5888 Hệ thống thông tin gia tăng giá trị cho các sản phẩm
Sản phẩm là đầu ra của quá trình hoạt động nghiệp vụ trong tổ chức doanh nghiệp. Đó có thể là các vật dụng, các tài liệu, các thỏa thuận hay các dịch vụ. Các sản phẩm phân biệt nhau ở đặc điểm, tính năng và hình thức cung cấp, vậy nên một trong các cách mà HTTT có thể gia tăng giá trị cho các sản phẩm là nâng cao hoặc bổ sung đặc tính mới cho sản phẩm hoặc cải tiến hình thức cung cấp. Ví dụ: Một HTTT có thể cung cấp hướng dẫn sử dụng chi tiết cho sản phẩm mà khách hàng đặt, HTTT có thể thực hiện kết hợp thông tin đặt hàng lần này của khách hàng với thông tin đặt hàng của những năm trước đó nhằm đưa ra những nhận định tích cực cho hoạt động đặt hàng của khách hàng. Việc này sẽ tạo ra thêm một rào cản thâm nhập thị trường đối với các công ty khác và đưa đến sự thay đổi cấu trúc thị trường.
Ngoài ra HTTT cũng có thể gia tăng giá trị cho sản phẩm bằng cách cải tiến phương thức cung cấp sản phẩm đến khách hàng. Một ví dụ rõ ràng là hệ thống đặt vé máy bay. Với hệ thống này, việc đặt chỗ và mua vé máy bay có thể thực hiện nhanh chóng và thuận lợi chỉ bằng một cuộc điện thoại hay hệ thống thương mại điện tử mà với nó khách hàng có thể mua hàng hóa và dịch vụ tại nhà hoặc hệ thống các máy giao dịch
ngân hàng của các ngân hàng cho phép khách hàng rút tiền mọi lúc mọi nơi. Máy giao dịch ngân hàng (Automated Teller Machine – ATM) là một thiết bị đầu cuối chuyên dụng, được sử dụng để cung cấp các dịch vụ ngân hàng từ xa.
23 Hệ thống thông tin gia tăng giá trị cho chất lượng sản phẩm
Các HTTT có thể gia tăng giá trị cho chất lượng sản phẩm bằng nhiều cách: Gia tăng giá trị cho các quá trình nghiệp vụ và gia tăng giá trị cho bản thân các sản phẩm bằng cách đổi mới hoặc nâng cao chất lượng các quá trình và các sản phẩm đó. Việc sử dụng một hệ thống dự trữ tồn kho đúng thời điểm JIT (Just In Time) cho phép gia tăng giá trị cho chất lượng của quá trình quản lý hàng tồn kho vì trong hệ thống này, nhà cung cấp sẽ chỉ thực hiện cung cấp hàng hóa cho nhà sản xuất vào thời điểm mà chúng được cần đến cho quá trình sản xuất. Bảng tính điện tử với các phân tích tài chính nhanh chóng, chính xác và năng động là một sản phẩm có chất lượng cao. HTTT cũng có thể gia tăng giá trị cho sản phẩm bằng việc cải tiến chất lượng của nó thông qua việc thu thập thông tin phản hồi, thiết kế và thực hiện cải tiến sản phẩm và thông qua việc truyền đạt nội dung những thay đổi cần thiết tới các đối tượng liên quan trong quá trình sản xuất bằng hệ thống thư điện tử hay báo điện tử.
b. Vai trò chiến lược của hệ thống thông tin trong môi trường cạnh tranh
Trong môi trường kinh doanh đầy biến động, các HTTT quản lý nói chung và HTTT chiến lược nói riêng đã và đang đóng vai trò quyết định đối với hiệu quả kinh doanh và tính sống còn của tổ chức. Những HTTT như vậy là những công cụ then chốt, đảm bảo cho tổ chức đạt được những ưu thế cạnh tranh.
Để có thể sử dụng HTTT như một vũ khí cạnh tranh, tổ chức cần phải biết xác định xem cơ hội chiến lược của hoạt động kinh doanh nằm ở đâu? Các HTTT chiến lược thường đem đến sự thay đổi đối với tổ chức, với các sản phẩm dịch vụ và các thủ tục nghiệp vụ của nó. Những thay đổi này thường đòi hỏi một lực lượng lao động mới, một đội ngũ các nhà quản lý mới có khả năng giữ một mối quan hệ chặt chẽ đối với khách hàng và các nhà cung cấp.
Các tổ chức ngày càng có xu hướng sử dụng HTTT tạo ưu thế cạnh tranh bằng cách thiết lập mối liên kết với các bạn hàng và các tổ chức khác và cùng hợp tác với nhau bằng cách chia sẻ các nguồn lực hoặc dịch vụ. Sự liên minh này thường được gọi là Quan hệ thông tin bạn hàng, theo đó hai hoặc nhiều tổ chức chia sẻ dữ liệu với nhau vì lợi ích của tất cả các bên.
Tuy nhiên, việc triển khai HTTT loại này thường đòi hỏi sự thay đổi trong mục tiêu chiến lược kinh doanh, mối quan hệ với khách hàng và nhà cung cấp, các hoạt động nghiệp vụ và kiến trúc thông tin của tổ chức. Nói cách khác, việc triển khai HTTT chiến lược đòi hỏi sự thay đổi không những về mặt kĩ thuật mà về cả mặt xã hội. Vậy nên các nhà quản lý cần phải sắp xếp và thiết kế lại các quá trình nghiệp vụ trong tổ chức để việc
ứng dụng các công nghệ thông tin mũi nhọn đạt hiệu quả. Họ cần thiết lập một cơ chế mới trong việc phối hợp các hoạt động của tổ chức với các khách hàng và các nhà cung cấp. Các khách hàng và các nhà cung cấp liên kết với nhau chặt chẽ và cùng chia sẻ với nhau trách nhiệm.
Đối với các nhà quản lý vấn đề đặt ra là phải có những ý tưởng giúp xác định xem loại hình HTTT nào có thể tạo ra ưu thế chiến lược cho tổ chức mình. Sau đây là những câu hỏi cần đề cập khi cân nhắc để đưa ra các quyết định loại này:
5888 Hiện nay các HTTT được sử dụng như thế nào trong ngành nghề của tổ chức mình? Đơn vị, tổ chức nào đang dẫn đầu trong việc ứng dụng CNTT? Ngành nghề công nghiệp đang có xu hướng phát triển ra sao? Có cần thiết phải thay đổi cách thức hoạt động kinh doanh của mình hay không?
5889 Có những chiến lược nào có thể đạt được nếu đưa công nghệ thông tin mới vào sử dụng? Các HTTT mới có thể đem lại giá trị gia tăng lớn nhất ở giai đoạn nào?
5890 Kế hoạch chiến lược kinh doanh hiện nay như thế nào? Kế hoạch này có khớp với chiến lược các dịch vụ thông tin hiện thời hay không?
5891 Tổ chức có đủ các điều kiện về công nghệ và vốn để phát triển một HTTT chiến lược không?