Về nguyên tắc, có thể phân phần mềm máy tính thành hai loại chính: Phần mềm ứng dụng (application software) và phần mềm hệ thống (system software). Trong khi phần mềm ứng dụng thực hiện các hoạt động xử lý thông tin của người sử dụng thì phần mềm HT thực hiện quản lý và hỗ trợ các hoạt động của các hệ thống máy tính và mạng máy tính. Phần mềm hệ thống bao gồm hàng loạt các chương trình như hệ điều hành, hệ thống quản trị CSDL, các chương trình kiểm soát truyền thông, các chương trình tiện ích và dịch vụ, các chương trình dịch. Phần mềm HT còn được gọi là phần mềm hỗ trợ.
Cụ thể, phần mềm ứng dụng bao gồm tất cả các chương trình được viết để hoàn tất các công việc nhất định của người sử dụng máy tính, ví dụ phần mềm tính lương, phần mềm quản lý hàng tồn kho, phần mềm xử lý văn bản, phần mềm xử lý bảng tính điện tử hay phần mềm tạo báo cáo tổng hợp cho các nhà quản lý cấp cao. Phần mềm hệ thống hay còn gọi là phần mềm hỗ trợ không cung cấp trực tiếp các sản phẩm đầu ra mà người sử dụng cần, thay vì điều đó nó cung cấp một môi trường tính toán tương đối thân thiện và hiệu quả cho người sử dụng máy tính. Phần mềm hệ thống hỗ trợ việc chạy các chương trình ứng dụng vốn được viết bằng các ngôn ngữ lập trình khác nhau, nó cũng đảm bảo tính hiệu quả của việc khai thác phần cứng và phần mềm máy tính. Các phần mềm hệ thống thường được cung cấp bởi các nhà cung cấp máy tính và các công ty phát triển phần mềm chuyên nghiệp.
Quan hệ giữa phần mềm ứng dụng và phần mềm HT chặt chẽ như phần nổi và phần chìm của tảng băng: Phần mềm ứng dụng cung cấp kết quả mà nhà quản lý cần cho công việc của mình (phần nổi của tảng băng). Tuy nhiên, phần mềm HT (phần chìm của tảng băng) là hết sức cần thiết để phần mềm ứng dụng có thể tạo ra các kết quả mong muốn.
2.2.2.1. Phần mềm ứng dụng
a, Phân loại phần mềm ứng dụng
Phần mềm ứng dụng được chia thành hai loại: Phần mềm ứng dụng chung (General-Purpose Application Programs) và phần mềm ứng dụng chuyên biệt (Application-Specific Programs). Phần mềm ứng dụng chung là những chương trình thực hiện các công việc xử lý thông tin thông dụng của người sử dụng như các bộ phần mềm Software Suite (soạn thảo văn bản, xử lý bảng tính điện tử, quản trị CSDL) hay các chương trình xử lý đồ họa. Các phần mềm này giúp nâng cao về cơ bản năng suất làm việc của người sử dụng máy tính nên còn được gọi là các gói phần mềm năng suất. Trình duyệt Web, thư điện tử và phần mềm nhóm làm việc là những ví dụ về phần mềm ứng dụng chung. Các phần mềm này hỗ trợ hoạt động truyền thông và phối hợp công việc giữa các nhóm làm việc.
Căn cứ theo cách thức phát triển, phần mềm ứng dụng còn có thể được chia thành hai loại: Phần mềm đơn chiếc chuyên biệt và phần mêm thương phẩm ứng dụng chung. Phần mềm thưong phẩm (Commercial Off - the-shelf Software) là phần mềm được thiết kế và sử dụng để hỗ trợ các quy trình kinh doanh cơ bản, phổ biến mà không cần phải có bất kỳ yêu cầu tùy biến đặc biệt nào để đáp ứng nhu cầu của một tổ chức. Phần mềm đơn chỉếc chuyên biệt (Custom Software) là phần mềm được thiết kế và phát triển nhằm đáp ứng nhu cầu chuyên biệt của một công ty, thay vì mua phần mềm thương phẩm.
Trong khi phần mềm đơn chiếc chuyên biệt tùy biến được phát triển bởi chính tổ chức sử dụng phần mềm thì phần mềm thương phẩm lại được phát triển bởi các nhà cung cấp giải pháp phần mềm chuyên nghiệp với mục đích thương mại hóa, bán cho nhiều khách hàng. Như vậy đơn vị viết phần mềm và đơn vị sử dụng phần mềm thường không phải là một. Với đặc điểm trên, phần mềm đơn chiếc chuyên biệt về nguyên tắc là tài sản của tổ chức phát triển nên phần mềm đó và tổ chức phát triển phần mềm đương nhiên giữ quyền kiểm soát và bản quyền về đặc tả và các chức năng của sản phẩm. Ngược lại, trong trường hợp phần mềm thương phẩm, người mua không có quyền kiểm soát đặc tả cũng như quyền truy cập đến mã nguồn của phần mềm. Bản quyền đối với phần mềm thương phẩm thuộc về nhà cung cấp phần mềm.
Các gói phần mềm ứng dụng chuyên biệt được phát triển nhằm hỗ trợ các ứng dụng chuyên biệt của người sử dụng trong kinh doanh và các lĩnh vực khác. Đó có thể là các gói phần mềm quản lý chuyên chức năng như phần mềm quản trị nguồn nhân lực, phần mềm quản lý tài chính, các gói phần mềm tích hợp quản trị quan hệ khách hàng, phần mềm quản trị toàn diện doanh nghiệp hay phần mềm quản lý chuỗi cung cấp, hay
các ứng dụng Web cho phép các tổ chức thực hiện thương mại điện tử.
b, Bộ phần mềm ứng dụng
Bộ phần mềm ứng dụng (Application Software Suites) là sự kết hợp các gói phần mềm đơn lẻ, cùng chia sẻ một giao diện người dùng đồ họa chung và được thiết kế để dễ dàng chuyển dữ liệu giữa các ứng dụng, về lý thuyết, dữ liệu của mỗi ứng dụng có thể được chia sẻ dễ dàng với dữ liệu của các ứng dụng khác ví dụ phần mềm xử lý văn bản có thể tích hợp các đồ họa, hay bảng tính có thể truy xuất dữ liệu từ hệ quản trị CSDL.
Các gói phần mềm năng suất phổ dụng thường được tích hợp lại trong một bộ phần mềm, ví dụ như bộ Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook) Lotus SmartSuite (WordPro, 1-2-3, Freelance, Approach, Organizer), Corel WordPerfect Office (WordPerfect, QuatrO Pro, Pressentation, Paradox, Corel Central) hay Sim’s StarQffice (StarWriter, StarCalc, Starlmpress, StarBase, StarSchedule).
Ưu điểm của các bộ phần mềm là ở chỗ: Chi phí cho bộ phần mềm thấp hơn rất nhiều so với tổng chi phí cho mỗi phầm mềm thành phần, sử dụng chung kiểu giao diện đồ họa (GUI) nên thân thiện, dễ học và khả năng chia sẻ dữ liệu giữa các chương trình thành phần của bộ phần mềm. Tuy nhiên, việc gói nhiều cấu phần chương trình vào một bộ phần mềm cũng có những hạn chế nhất định: Có những chương trình không bao giờ được dùng đến, chi phí bộ nhớ lớn, chi phí cho bộ phần mềm đầy đủ có thể lên đến 700$. Vậy nên, song song với sự phổ biến của các bộ phần mềm là sự có mặt của các gói chương trình tích hợp (Integrated Packages) như Microsoft Works, Lotus eSuite Workplace, hay AppleWorks. Mỗi gói chương trình tích hợp thường kết hợp một số chức năng của nhiều chương trình khác nhau (bao gồm xử lý văn bản, xử lý bảng tính điện từ, trình chiếu, quản trị CSDL,...) vào một gói phần mềm duy nhất. Ưu điểm của gói chương trình tích hợp là ở chỗ: ít nhu cầu bộ nhớ hơn, chi phí mua thấp hơn. Trên thực tế, gói chương trình tích hợp đã đem lại những ưu điểm của bộ phần mềm ở dạng một gói phần mềm nhỏ.
23 Trình duyệt Web (Web Browser Software)
Sử dụng các trình duyệt Web như Microsoft Explorer hay Netscape Navigator, người sử dụng có thể duyệt được các nguồn tài nguyên siêu liên kết trên mạng thông tin toàn cầu WWW, các tài nguyên khác trên mạng Internet, và các mạng tương tự Internet như Intranet và Extranet. Các trình duyệt Web đang là một trong những phần mềm hết sức quan trọng đối với người sử dụng máy tính ngày nay.
Phần mềm duyệt Web được coi như một dạng phần mềm tự động hóa văn phòng mới, giúp người sử dụng “duyệt” một chuỗi các trang được liên kết trên Web. Ngoài ra, trình duyệt Web còn cho phép xem và tải các tệp tin về, đánh dấu những trang Web ưa thích có thể truy cập được nhanh chóng và dễ dàng sau này, liên kết tới các trang tìm kiếm thông tin phục vụ mục đích tìm kiếm thông tin cần thiết trên mạng.
Hình 2.6: Một số trình duyệt Wed phổ biến hiện nay
* Phần mềm thư điện tử (E-maỉl Software)
Thư điện tử được coi như một sự đổi mới cho rất nhiều bộ phận văn phòng. Các gói phần mềm thư điện tử cho phép người dùng gửi các thông báo điện tử, các tệp tới người sử dụng khác thông qua mạng máy tính. Một khi được kết nối với một mạng máy tính, người sử dụng sẽ có hộp thư điện tử riêng của mình dùng cho việc gửi và nhận thư điện tử. Ưu điểm của thư điện tử so với thư ở dạng truyền thống là nhanh hơn và rẻ hơn.
Hình 2.7: Một số phần mềm thư điện tử phổ biến
5888 Phần mềm soạn thảo văn bản và chế bản điện tử (Word Processing và Desktop Publishing)
Các gói phần mềm xử lý văn bản cho phép tự động hóa các hoạt động tạo, hiệu chỉnh, xem và in ấn các tài liệu như thư từ, báo cáo hay ghi chú bằng cách xử lý điện tử các dữ liệu kiểu text (từ, câu và các đoạn văn).
Hình 2.8: Các gói xử lý văn bản hàng đầu
Các gói xử lý văn bản hàng đầu như MS-Word, Lotus WordPro, Corel WordPerfect cho phép in các tài liệu hấp dẫn, đa dạng với các tính năng chế bản của các phần mềm này. Ví dụ, hình 2.9 mô tả màn hình giao diện lập mục lục tự động cho tài liệu trong MS-Word. Các tính năng này đặc biệt hữu ích khi soạn thảo các văn bản tài liệu dài, có kết cấu chặt chẽ và mang tính học thuật.
Hình 2.9: Lập mục lục tự động trong MS-Word
Các gói phần mềm này cũng có khả năng lưu và chuyển các tệp tài liệu ở những dạng thức khác nhau: dạng tệp PDF, dạng HTML để xuất bản các tài liệu này ở dạng Web trên các mạng intranet hay mạng thông tin toàn cầu.
Các gói phần mềm soạn thảo văn bản còn có những tính năng hữu ích khác như kiểm tra và sửa lỗi chính tả. Phần mềm chế bản điện tử cho phép người sử dụng tạo ra các tài liệu in ấn mang tính chuyên nghiệp cao: Người sử dụng có thể tự thiết kế và in các tạp chí, sách báo cẩm nang với nhiều kiểu dáng, đồ họa, hình ảnh và màu sắc phong phú trên mỗi trang. Adobe Page Maker và QuarkXPress là những ví dụ điển hình của phần mềm chế bản điện tử.
* Phần mềm xử lỷ bảng tính điện tử
Các gói phần mềm bảng tính điện tử như Lotus 1-2-3, MS Excel, Corel QuattroPro thường được sử dụng để phân tích, lập kế hoạch và mô hình hóa trong kinh doanh. Các phần mềm này giúp người dùng tạo ra các bảng tính điện tử.
Hình 2.10: Một số gói phần mềm bảng tính điện tử
Đó là bảng gồm nhiều dòng và nhiều cột được lưu trữ trên máy tính cá nhân hoặc trên máy chủ mạng hoặc được chuyển đổi về dạng HTML và được lưu trữ ở dạng trang Web trên WWW. Dựa trên các dữ liệu đầu vào, bằng cách sử dụng các công thức, phần mềm cho phép tính toán các giá trị, chỉ tiêu cần thiết và hiển thị ngay lập tức kết quả tính được. Phần lớn các phần mềm cho phép vẽ các biểu đồ nhằm trực quan hóa các dữ liệu có trong các bảng tính. Các phần mềm bảng tính điện tử cho phép thực hiện nhiều kiểu phân tích dữ liệu khác nhau, làm cơ sở dự báo và ra các quyết định liên quan đến lựa chọn phương án phân bổ nguồn lực trong tổ chức. Các gói phần mềm bảng tính điện tử cũng có khả năng lưu và chuyển các tệp tài liệu ờ những dạng thức khác nhau: dạng tệp PDF, dạng HTML để xuất bản các tài liệu này ở dạng Web trên các mạng intranet hay mạng thông tin toàn cầu.
Phần mềm trình chiếu đồ họa (Presentation Graphics Software)
Phần mềm trình chiếu đồ họa giúp người dùng trực quan hóa dữ liệu ở dạng đồ họa như đường thẳng, hình bánh và nhiều kiểu khác nữa. Các phần mềm trình chiếu đồ họa hàng đầu đều có khả năng tạo ra các bài trình chiếu đa phương tiện: biểu đồ, ảnh, hoạt hình, video clip,... Dữ liệu biểu diễn ở dạng đồ họa không chỉ trở nên dễ hiểu hơn mà với chế độ đa màu và đa phương tiện, có thể tạo ra các hiệu ứng nhấn mạnh những điểm quan trọng, sự khác biệt, các xu thế quan trọng ẩn chứa trong dữ liệu. Trình chiếu đồ họa được đánh giá là hiệu quả hơn trình chiếu ở dạng bảng biểu khi lập báo cáo hay truyền thông trong quảng cáo.
Các gói phần mềm trình chiếu như MS-PowerPoint, Lotus Free Lance hay Corel Presentations có nhiều công cụ rất dễ sử dụng để tạo các bài trình chiếu mang tính đồ họa có tính sinh động cao (hình 2.11).
Các gói phần mềm trình chiếu hàng đầu đều cho phép người sử dụng tạo ra các bài trình chiếu đồ họa và đa phương tiện, dễ dàng chuyển đổi sang dạng HTML để đưa lên các Websites trên các mạng Intranets hay mạng WWW.
Hình 2.11: Các gói phần mềm trình chiếu đồ họa
* Phần mềm quản lỷ thông tin cá nhân
Đây là phần mềm giúp nâng cao năng lực làm việc cá nhân và hợp tác cho người sử dụng cuối. Các phần mềm như Lotus Organizer và MS- Outlook cho phép người dùng lưu trữ, tổ chức và tỉm kiếm thông tin về các khách hàng, lập lịch và quản lý các cuộc hẹn, cuộc họp hay công việc (hình 2.12).
Hình 2.12: Các phần mềm quản lý thông tin cá nhân
Phần lớn các gói phần mềm quản lý thông tin cá nhân đều có tính năng liên kết tới và có dịch vụ thư điện tử, nhờ đó các nhóm làm việc có thể được hỗ trợ trong vấn
đề hợp tác bằng cách chia sẻ thông tin và tài liệu bằng con đường thư điện tử.
Phần mềm nhóm công tác (Groupware)
Phần mềm nhóm công tác được thiết kế để giúp các nhóm làm việc và các đội dự án làm việc cùng nhau nhằm hoàn thành các công việc chung của nhóm. Đây là một dạng phần mềm ứng dụng chung trong đó có sự kết hợp nhiều tính năng phần mềm đa dạng nhằm hỗ trợ khả năng phối hợp công việc giữa các thành viên trong nhóm. Ví dụ, phần
mềm nhóm công tác Lotus Notes, Novell GroupWise, hay Microsoft Exchange hỗ trợ nhu cầu phối hợp làm việc của các nhóm làm việc bằng các công cụ thư điện tử, nhóm thảo luận, CSDL, lập lịch, quản lý công việc hay hội thảo, video,...
Các phần mềm nhóm công tác đều dựa trên Internet có phối kết hợp với các mạng intranet và extranet cho phép phối hợp công việc giữa các thành viên trong nhóm công tác ảo trên phạm vi toàn cầu (Virtual Teams - có thể ở bất cứ nơi nào trên thế giới). Ví dụ, các thành viên trong nhóm dự án có thể sử dụng internet để gửi thư điện tử, tham gia các diễn đàn của nhóm, hay tham gia cùng phát triển trang Web. Họ cũng có thể sử dụng các mạng intranet để xuất bản thông tin về dự án, báo cáo tiến độ và cùng nhau phối hợp soạn thảo các tài liệu lưu trữ trên các máy chủ Web. Bản thân các tính năng phối hợp công việc nhóm cũng đã được tích hợp trong các phần mềm khác, ví dụ bộ phần mềm Microsoft Office Suite. Trong hệ soạn thảo MS-Word có công cụ Reviewing cho phép theo dõi ai đã từng xem và duyệt lại tài liệu, trong MS-Excel có tính năng theo vết tất cả mọi thay đổi đã được thực hiện đối với một bảng tính, hay trong Outlook có tính năng cho phép theo dõi và theo vết các công việc một người đã giao cho các thành viên khác trong nhóm. Microsoft’s Windows® SharePoint™ Services và IBM’sWebSphere là hai sản phẩm mới nổi trên thị trường phần mềm nhóm công tác. Các phần mềm này cho phép các nhóm công tác tạo nhanh các Websites phục vụ nhu cầu chia sẻ thông tin và phối hợp công việc, tài liệu. Các tổ chức cũng có thể sử dụng các phần mềm này như một hạ tầng để phát triển ứng dụng tạo các cổng thông tin dựa trên Web và các ứng dụng xử lý giao dịch khác.
2.2.2.2. Phần mềm hệ thống
Phần mềm hệ thống là các chương trình được sử dụng để quản lý và hỗ trợ hệ thống máy tính và các hoạt động xử lý thông tin của hệ thống đó. Ví dụ, hệ điều hành và các chương trình quản trị mạng đóng vai trò giao diện giữa hệ thống mạng máy tính, phần cứng máy tính và các phần mềm ứng dụng.
Cũng như phần mềm ứng dụng, phần mềm hệ thống được chia thành hai loại: