- Về mặt kinh tế: Vốn là điều kiện tiền đề của quá trình sản xuất kinh doanh Một quá trình sản xuất kinh doanh cần rất nhiều điều kiện để diễn ra: yếu tố vốn,
GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG VỐN KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HUNGAUTO
3.2.3. Nhóm giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động
* Tăng cường hiệu quả sử dụng các khoản phải thu ngắn hạn
Hiện nay, các khoản phải thu bình quân của Công ty vẫn tăng, đặc biệt là khoản phải thu khách hàng, gây ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn nói riêng và hiệu quả sử dụng tài sản nói chung. Vì vậy, Công ty cần có biện pháp để Tăng cường hiệu quả sử dụng các khoản phải thu ngắn hạn.
Xây dựng chính sách tín dụng thương mại hiệu quả
Công tác quản trị khoản phải thu bao gồm các công việc xây dựng chính sách tín dụng hiệu quả; thiết lập chính sách thu hồi nợ nhanh chóng, chính xác và cuối cùng là đánh giá lại công tác quản trị khoản phải thu nhằm hoàn thiện công tác quản trị của công ty.
Trong thực tế, hầu hết các công ty đều có hoạt động mua bán chịu (thực hiện chính sách tín dụng thương mại - TDTM), theo hình thức đưa ra thời hạn bán chịu, chẳng hạn được nợ 30 ngày, 45 ngày.... Ngoài ra, chính sách TDTM cũng đề cập đến thời hạn trả để hưởng chiết khấu; ví dụ, trả tiền trong vòng 10 ngày từ ngày mua hàng sẽ được hưởng chiết khấu thanh toán 1% giá trị hóa đơn, nếu khách hàng không thực hiện chiết khấu thời hạn phải thanh toán cho phép là 30 ngày, khi đó chính sách TDTM đang thực hiện là 1/10 net 30. công ty thực hiện chính sách TDTM nhằm mục đích tăng doanh thu, mở rộng thị phần, tăng giá bán; đổi lại, công ty bị tăng các chi phí liên quan. Do đó, cần phải phân tích và so sánh giữa chi
phí phát sinh với lợi ích mang lại từ chính sách TDTM. Thông thường, những chi phí phát sinh có liên quan đến việc thực hiện chính sách TDTM bao gồm: chi phí cơ hội của khoản phải thu, chi phí cơ hội của giá vốn mua hàng, chiết khấu thanh toán, chi phí thu tiền, nợ xấu không thu được.
Lý do công ty thực hiện chính sách TDTM là tạo điều kiện cho nhiều khách hàng có thể mua hàng và tăng giá bán, nhưng thực tế việc thu tiền bán hàng thường bị trì hoãn theo thời gian tín dụng mà công ty cung cấp cho khách hàng. Vì vậy, công ty phải cân nhắc tới chi phí cơ hội sử dụng tiền trong khoảng thời gian tín dụng của chính sách, thực hiện chính sách tín dụng khiến các khoản phải thu xuất hiện và công ty phải bố trí nhân sự theo dõi khoản phải thu nhằm đảm bảo các khoản nợ được thu đúng hạn. Ngoài ra, công ty cần thực hiện những thông báo nhắc khách hàng đến hạn thanh toán, thư cảm ơn vì đã thanh toán, phí nhận tiền nếu công ty thực hiện dịch vụ nhờ thu hộ. Đây là những chi phí thu tiền sẽ xuất hiện khi công ty thực hiện chính sách tín dụng linh hoạt.
Tăng cường công tác thu hồi nợ
Thông thường ở các công ty, bộ phận kế toán có trách nhiệm theo dõi khoản phải thu và đôn đốc, ghi nhận thời hạn trả nợ của khách hàng. Bộ phận kế toán có thể kết hợp với bộ phận kinh doanh trong việc gửi thư thông báo thời hạn trả nợ hoặc điện thoại với khách hành xác nhận thời hạn trả nợ, vì thực tế khách hàng biết rõ nhân viên kinh doanh hơn là nhân viên kế toán. Hơn nữa, nói chuyện thanh toán nợ với “người quen” dễ hơn nhiều so với nói chuyện với người mới biết lần đầu.
Để xây dựng bộ sưu tập thông tin về khoản nợ, bộ phận kế toán cần có thông tin chi tiết về các khoản: khách nợ, ngày mua hàng, hạn thanh toán, số tiền nợ, điện thoại khách hàng... để có thể thông báo nhắc nợ, đối chiếu công nợ nhanh nhất. Muốn thế, công ty nên chủ động liên hệ với khách hàng sớm, thay vì chờ đến ngày hoá đơn hết hạn thanh toán. Điều này không chỉ giúp công ty quản lý tốt các khoản phải thu, mà còn giúp công ty giữ được mối quan hệ tốt với khách hàng. Đối với những công ty có mạng lưới bán hàng rộng, khoản phải thu lớn, công tác quản lý công nợ trở nên phức tạp và khó khăn hơn. Các công ty này có thể đầu tư phần mềm quản lý công nợ, giúp việc theo dõi khoản nợ nhanh chóng, chính xác, hiệu quả và giảm bớt nhân sự trong công tác quản lý công nợ.
Khi công ty có khoản phải thu lớn, sử dụng dịch vụ thu hộ sẽ giúp công ty thu nợ nhanh, hiệu quả. Dịch vụ thu hộ có tác dụng như một nhân viên quản lý khoản phải thu của công ty, giúp theo dõi, thu tiền, tất toán các khoản, thông báo với khách hàng về tình trạng thu tiền. Nhờ đó, công ty có thể giảm bớt nhân viên thu nợ, hưởng lợi ích từ dịch vụ thu hộ chuyên nghiệp, tuy nhiên công ty phải trả chi phí sử dụng dịch vụ.
Khi khách hàng chậm thanh toán một khoản nợ, công ty có thể tìm hiểu thông tin và sẵn sàng trợ giúp. Chẳng hạn, khách hàng chậm thanh toán do bản thân họ không giải quyết được lượng hàng tồn kho, công ty có thể giúp khách hàng bằng cách thu hồi lại một phần hàng đã cung cấp và qua kênh phân phối của công ty tìm phương án giúp giải tỏa lượng tồn kho để có tiền để trả nợ cho công ty.
Đánh giá hiệu quả quản trị khoản phải thu
Định kỳ công ty nên xem xét, đánh giá hiệu quả quản trị các khoản phải thu qua các chỉ tiêu sau:
Doanh thu thuần được lấy từ báo cáo kết quả kinh doanh, khoản phải thu bình quân là số bình quân đầu kỳ và cuối kỳ được lấy từ bảng cân đối kế toán của công ty. Kết quả là, số lần trong năm doanh thu tồn tại dưới khoản phải thu. Vòng quay khoản phải thu cao là một điều tốt, có nghĩa là khách hàng thanh toán tiền đúng hoặc ngắn hơn thời hạn của chính sách TDTM. Tuy nhiên, nếu vòng quay khoản phải thu quá cao so với mức trung bình ngành, có nghĩa là công ty có chính sách TDTM thắt chặt (thời hạn bán chịu ngắn) và không mở rộng đủ tín dụng cho khách hàng. Do đó, công ty cần đánh giá mức độ hợp lý vòng quay các khoản phải thu của mình qua việc so sánh với vòng quay các khoản phải thu của các công ty cùng ngành hoặc trung bình của ngành.
Kỳ thu tiền bình quân cho biết trung bình mất bao nhiêu ngày để một khoản phải thu được thanh toán. Để có thể đánh giá hiệu quả thu tiền qua kỳ thu tiền bình quân, công ty có thể so sánh với kỳ thu tiền bình quân của các năm trong quá khứ. Nếu kỳ thu tiền ngày càng tăng, có nghĩa là các khoản phải thu không được chuyển đổi thành tiền mặt nhanh chóng; ngược lại kỳ thu tiền bình quân có xu hướng giảm, cho thấy hiệu quả của công tác quản trị khoản phải thu mà công ty đang thực hiện là khả quan. Ngoài ra, công ty cũng cần so sánh kỳ thu tiền bình quân với thời hạn của
chính sách TDTM. Nếu kỳ thu tiền bình quân, ví dụ là 50 ngày, nhưng chính sách tín dụng của công ty cho phép thời hạn nợ 30 ngày (net 30). Điều này cho thấy, công ty cần xem lại công tác quản trị khoản phải thu của mình.
Nhằm xác định xác đáng tỷ lệ các khoản phải thu hưởng chiết khấu thanh toán, tỷ lệ các khoản trả đúng hạn của chính sách tín dụng và tỷ lệ khoản phải thu trả chậm so với qui định của chính sách, công ty phải tiến hành đánh giá tuổi nợ của khoản phải thu, từ đó nắm bắt những thông tin tín dụng tổng quát về khách hàng và điều chỉnh các yếu tố của chính sách tín dụng cho phù hợp.
Trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi: Đây là vấn đề cần thiết trong công tác quản trị công ty, nhưng nếu khoản này phát sinh ngày càng nhiều, thể hiện một số lớn các khoản phải thu quá hạn trả nợ so với chính sách, đồng nghĩa với bộ sưu tập tín dụng khách hàng của công ty có vấn đề, hoặc một chính sách tín dụng quá nới lỏng (thời gian bán chịu dài) đã chấp nhận một số khách hàng có khả năng tài chính kém.
Một chính sách TDTM được xây dựng cẩn thận dựa trên việc so sánh lợi ích tăng thêm từ doanh thu tăng, giá bán cao với các chi phí liên quan đến thực hiện chính sách tín dụng tăng tương ứng, sẽ làm tăng lợi nhuận của công ty. Đồng thời, một bộ sưu tập tín dụng khách hàng được xây dựng nghiêm túc, sẽ khiến chính sách tín dụng tạo ra một khoản phải thu có tính thu hồi cao, giảm thiểu sự xuất hiện của nợ khó đòi. Công tác thu tiền hợp lý, giúp các khoản phải thu nhanh chóng được thu hồi, tăng cơ hội xoay nhanh đồng vốn. Cuối cùng, công ty có thể xem xét lại toàn bộ công tác quản trị khoản phải thu của mình thông qua các chỉ tiêu tổng hợp. Các chỉ tiêu đánh giá khoản phải thu giúp công ty nhận thấy rõ những vấn đề nào cần phải chấn chỉnh, cải thiện cho kỳ sau và những hiệu quả tốt cần duy trì, phát triển. Quản trị tốt các khoản phải thu, công ty có cơ hội xoay nhanh đồng vốn hiện có và giảm áp lực vốn vay. Trong tình hình tiếp cận vốn vay từ ngân hàng bị hạn chế, vốn từ thị trường chứng khoán khó huy động, xoay nhanh đồng vốn hiện có được xem như giải pháp hữu hiệu nhất trong thời điểm hiện nay đối với công ty.
* Giải pháp đối với vốn lưu động
Muốn có nguồn vốn ổn định cho hoạt động kinh doanh (vốn lưu động cũng như vốn cố định), công ty phải thường xuyên thiết lập các mối quan hệ với các đơn vị tài chính, ngân hàng, có chiến lược thu hút vốn từ ngân sách nhà nước cũng như từ nội bộ.
Định kỳ phải kiểm kê, đánh giá lại toàn bộ vật tư, hàng hóa, vốn bằng tiền, các khoản phải thu để xác định số vốn lưu động hiện có. Trên cơ sở đó đối chiếu với sổ sách để có hướng điều chỉnh hợp lý.
Tiền mặt là một khoản mục rất quan trọng có ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của công ty. Nếu dự trữ quá nhiều lượng tiền mặt sẽ làm giảm khả năng sinh lời của đồng vốn, còn ngược lại nếu dự trữ quá ít sẽ ảnh hưởng đến khả năng thanh toán nhất thời của công ty. Vì vậy, công ty cần có chính sách dự trữ tiền mặt sao cho hợp lý. Để thực hiện được điều này, công ty cần xem lại lượng tiền mặt đã thu chi trong thời gian qua kết hợp với kế hoạch thu chi cho các hoạt động trong kỳ tại các đơn vị trực thuộc công ty để định mức tồn quỹ hợp lý cho các đơn vị. Đồng thời, công ty nên lập sổ theo dõi chi tiết luợng thu chi tiền mặt, định kỳ có đối chiếu sổ sách nhằm kiểm soát và quản lý chặt chẽ lượng tiền mặt tại quỹ
Cần kiểm tra chặt chẽ hơn tình hình thanh toán, lên kế hoạch thu hồi công nợ, đôn đốc, nhắc nhở việc thu hồi nợ nhanh tránh tình trạng vốn bị chiếm dụng quá lâu. Sau khi thu hồi công nợ, phải đưa nhanh vào quá trình sản xuất kinh doanh nhằm tăng tốc độ luân chuyển vốn lưu động. Những vật tư, hàng hóa tồn động lâu ngày do kém phẩm chất hoặc không phù hợp với nhu cầu sử dụng, công ty cần chủ động giải quyết. Hàng hóa ứ động trước đây quá cao thì nên giảm giá để giảm giá trị của lượng hàng hóa này, phần chênh lệch thiếu phải được xử lý và kịp thời bù đắp góp phần bổ sung nguồn vốn lưu động.
Công ty cần tăng cường chủ động trong việc thu hồi nợ, thường xuyên đôn đốc, gọi điện nhắc nhở khách hàng khi món nợ gần đến hạn thanh toán, thường xuyên lập sổ theo dõi tình hình nợ phải thu một cách chặt chẽ bằng cách lập bảng phân tích theo tuổi nợ, liệt kê tất cả các khoản phải thu theo độ dài thời gian để theo dõi và có biện pháp giải quyết nợ khi đến hạn.
đặt ra các khoản chiết khấu thanh toán.
Các khoản phải thu là phần mà doanh nghiệp đang bị khách hàng chiếm dụng vốn, nếu doanh nghiệp bị chiếm dụng vốn lớn, thường xuyên và kéo dài sẽ gặp phải những rủi ro về mặt tài chính. Để giải quyết vấn đề này, Công ty cần áp dụng các khoản chiết khấu thanh toán để khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh.
Mục đích của việc giảm các khoản phải thu khách hàng chính là giảm tỷ trọng các khoản phải thu trong tài sản ngắn hạn nói riêng và trong tổng tài sản nói chung, giải phóng vốn nhanh phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.
Để thực hiện được việc sử dụng chiết khấu thanh toán, Công ty cổ phần HUNGAUTO cần phân loại các khách hàng theo khoảng thời gian thanh toán đồng thời xây dựng bảng tỷ lệ chiết khấu thanh toán theo các nhóm khách hàng.
- Kế hoạch hoá vốn lưu động
Trong mọi lĩnh vực, để đạt được hiệu quả trong hoạt động một yêu cầu không thể thiếu đối với người thực hiện đó là làm việc có kế hoạch, khoa học. Cũng vậy, kế hoạch hoá vốn lưu động là một trong những nhiệm vụ quan trọng hàng đầu và rất cần thiết cho các doanh nghiệp. Nội dung của kế hoạch hoá vốn lưu động trong các doanh nghiệp thường bao gồm các bộ phận: Kế hoạch nhu cầu vốn lưu động, kế hoạch nguồn vốn lưu động, kế hoạch sử dụng vốn lưu động theo thời gian.
- Kế hoạch nhu cầu vốn lưu động
Để xây dựng một kế hoạch vốn lưu động đầy đủ, chính xác thì khâu đầu tiên doanh nghiệp phải xác định đúng nhu cầu vốn lưu động cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Đây là bộ phận kế hoạch phản ánh kết quả tính toán tổng nhu cầu vốn lưu động cho năm kế hoạch, nhu cầu vốn cho từng khâu: dự trữ sản xuất, sản suất và khâu lưu thông. Xác định nhu cầu vốn lưu động cho sản xuất kinh doanh chính xác, hợp lý một mặt bảo đảm cho quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp được tiến hành liên tục, mặt khác sẽ tránh được tình trạng ứ đọng vật tư, sử dụng lãng phí vốn, không gây nên tình trạng căng thẳng giả tạo về nhu cầu vốn kinh doanh của doanh nghiệp.
- Kế hoạch nguồn vốn lưu động
Sau khi xác định được nhu cầu vốn lưu động thường xuyên cần thiết để đảm bảo cho sản xuất được liên tục, đều đặn thì doanh nghiệp phải có kế hoạch đáp ứng nhu cầu vốn đó bằng các nguồn vốn ổn định, vững chắc. Vì vậy một mặt doanh
nghiệp phải có kế hoạch dài hạn để huy động các nguồn vốn một cách tích cực và chủ động. Mặt khác hàng năm căn cứ vào nhu cầu vốn lưu động cho năm kế hoạch, doanh nghiệp phải xác định được quy mô vốn lưu động thiếu hoặc thừa so với nhu cầu vốn lưu động cần phải có trong năm.
Trong trường hợp số vốn lưu động thừa so với nhu cầu, doanh nghiệp cần có biện pháp tích cực để tránh tình trạng vốn bị ứ đọng, chiếm dụng.
Trường hợp vốn lưu động thiếu so với nhu cầu, doanh nghiệp cần phải có biện pháp tìm những nguồn tài trợ như:
Nguồn vốn lưu động từ nội bộ doanh nghiệp (bổ sung từ lợi nhuận để lại). Huy động từ nguồn bên ngoài: Nguồn vốn tín dụng, phát hành trái phiếu, cổ phiếu, liên doanh liên kết.
Để đảm bảo hiệu quả kinh tế cao nhất, doanh nghiệp phải có sự xem xét và lựa chọn kỹ các nguồn tài trợ sao cho phù hợp nhất trong từng hoàn cảnh cụ thể.
Kế hoạch sử dụng vốn lưu động theo thời gian
Trong thực tế sản xuất ở các doanh nghiệp nhu cầu vốn lưu động cho sản xuất kinh doanh, việc sử dụng vốn giữa các thời kỳ trong năm thường khác nhau. Vì trong từng thời kỳ ngắn như quý, tháng ngoài nhu cầu cụ thể về vốn lưu động cần