III. Cơ cấu tổ chức sản xuất kinh doanh và quản lý tại Công ty: 1.Cơ cấu tổ chức sản xuất kinh doanh tại Công ty:
2000 2001 2002 1.Lợi nhuận trước thuế 1000đ 215.862 251.860 288
VỐN TẠI CÔNG TY.
Việc chưa sử dụng hết các nguồn tài sản ở doanh nghiệp là thường xuyên xảy ra. Vì thế, vấn đề đầu tiên nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn là phải tổ chức
và sử đầy đủ tài sản của mình. Hoạt động của Công ty cổ phần thủy sản Đà Nẵng
thể hiện trên cả 3 khâu: khai thác, chế biến và lưu thông hàng hóa, do vậy đòi hỏi
Công ty phải cáo trình độ quản lý cao mới tránh được những tổn thất gây lãng phí
đồng vốn sử dụng.
Trang 47
Như đã phân tích ở phần2, ta thấy hiệu suất sử dụng tài sản của Công ty trong năm qua có sự giảm sút. Vì vậy, trong thời gian đến để có thể nâng cao hơn
nữa hiệu quả hoạt động thì Công ty cần phải có biện pháp quản lý tài cố định một
cách hữu hiệu hơn.
Máy móc thiết bị là bộ phận cấu thành lớn của tài sản cố định, là công cụ
trực tiếp khai thác các đối tượng lao động nhằm sản xuất ra sản phẩm. Việc tận
dụng tối đa thời gian có ích của máy móc thiết bị có ý nghĩa kinh tế về nhiều mặt.
Trong những biện pháp tăng năng suất lao động thì doanh nghiệp rất chú trọng đến
việc tăng năng suất của máy móc thiết bị. Vì vậy, để khai thác triệt để năng suất của
máy nóc thiết bị đòi hỏi doanh nghiệp phải tăng thời gian làm việc của máy móc
thiết bị, giảm thời gian lãng phí của người lao động cũng như của máy móc thiết bị
nhằm mục đích tăng số lượng sản phẩm sản xuất, giảm thiểu chi phí cố định trên mỗi đơn vị sản phẩm sản xuất ra. Tuy nhiên, có những máy móc trong quá trình hoạt động thường xuyên bị gián đoạn do một số bộ phận bị hư hỏng và hao mòn do
chưa thay thế được cũng như vài hiện tượng nhỏ trở ngại kỹ thuật. Điều này đòi hỏi
Công ty phải có kế hoạch bảo dưỡng, bảo trì dự phòng máy móc thiết bị định kỳ.
Bên cạnh đó, ngoài việc bảo dưỡng, bảo trì máy móc thiết bị Công ty cần
phải thường xuyên theo dõi kiểm tra tình hình sử dụng máy móc thiết bị để kịp thời
phát hiện những trở ngại xảy ra nhằm có biện pháp sửa chữa kịp thời và bố trí công tác sửa chữa sao cho phù hợp với lịch làm việc của công nhân chế biến, sản xuất.
Tùy theo từng trường hợp cụ thể mà Công ty quyết định lựa chọn đúng đắn
có nên bảo dưỡng, bảo trì máy móc hay không?
Ta có thể xét một số trường hợp cụ thể sau đây: cuối năm 2002 phó giám đốc
kỹ thuật cung cấp số liệu về tình hình sử dụng tủ đông số 2 trong 6 năm gần đây:
Số lần hư hỏng Số năm hư hỏng
0 1 1 2 2 1 3 2 6
Mỗi lần máy hỏng ước lượng thiệt hại bình quân là 2.250.000đồng về chi phí
dịch vụ sửa chữa. Trung tâm dịch vụ sửa chữa, bảo trì máy móc đề nghị phương án
kí hợp đồng bảo trì dự phòng trong vòng 5 năm đến, có thể hy vọng máy chỉ hỏng
hóc 1 lần/2 năm, chi phí cho hợp đồng là 1.000.000đồng/năm. Vậy trong thời gian đến Công ty có nên sử dụng chính sách bảo trì hay không? Để giúp Công ty có
quyết định đúngd đán, ta lần lượt đánh giá 2 phương án sau:
-Dựa trên số liệu quá khứ, tính số lần hư hỏng trung bình nếu Công ty áp
Trang 48 Số lần hư hỏng Tần suất 0 1/6=0,167 1 2/6=0,333 2 1/6=0,167 3 2/6=0,333 1 Vậy số lần hư hỏng kỳ vọng=0*0,167+1*0,333+2*0,167+3*0,333 =1,67(lần/năm).
-Chi phí thiệt hại kỳ vọng hàng năm của việc hư hỏng máy áp dụng chính
sách cũ:
1,67*2.250.000=3.757.500đồng.
-Chi phí kì vọng của hợp đồng bảo trì dự phòng:
0,5*2.250.000+1.000.000=2.125.000đồng.
Vậy Công ty nên ký hợp đồng bảo dưỡng, bảo trì dự phòng, vì với hợp đồng này Công ty đã tiết kiệm thêm được:4.117.500-2.125.000=1.632.500đồng/năm, từ đó góp phần làm tăng lợi nhuận của Công ty lên. Phương án này không những đem
lại cho Công ty một khoản lợi nhuận mà còn có 1 ưu điểm đặc biệt hơn đó là thời gian ngưng hoạt động của máy móc thiết bị để sửa chữa sau mỗi lần hư hỏng sẽ
giảm xuống, nghĩa là có thể tận dụng tối đa hơn thời gian, công suất làm việc của tủ đong số 2 đảm bảo tiến độ sản xuất được ổn định.
Hiện nay, một số máy móc thiết bị của Công ty hư hỏng chưa có kế hoạch
bảo trì sửa chữa. Bên cạnh đó, trong thời gian đến với nguồn lực tài chính hiện có
Công ty dự kiến đầu tư cho các dự án mua sắm máy móc thiết bị nhằm mở rộng qui
mô sản xuất. Nhưng sau khi đầu tư nâng cấp Công ty cần phải có biện pháp tận
dụng tối đa năng suất cứ máy móc thiết bị này. Có như vậy mới có thể làm giảm chi
phí (khấu hao) trên một đơn vị sản phẩm(vì Công ty trích khấu hao nhanh trong
những năm đầu). Do vậy, các biện pháp có thể áp dụng đó là:
+Đẩy mạnh hoạt động tiêu thu, mở rộng thị trường, thiết lập mối quan hệ làm
ăn lâu dài với những khách hàng truyền thống nhằm đảm bảo được thời gian làm việc của máy móc thiết bị, tránh lãng phí thời gian hữu ích.
+Bố trí công nhân kỹ thuật sao cho phù hợp với trình độ và công nghệ tiên tiến của máy móc thiết bị, có như vậy họ mới có kế hoạch bảo quản tốt cũng như
kịp thời xử lý những tình huống trở ngại xảy ra. Nhằm mục đích cuối cùng là nâng cao hiệu suất sử dụng tài sản cố định, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của
Công ty.
Trang 49
Qua phân tích ở phần 2 cho thấy hiệu quả sử dụng vốn lưu động rất thấp chủ
yếu là do số vòng quay khoản phải thu và hàng tồn kho thấp. Công ty nên có biện
pháp quản lý hàng tồn kho và khoản phải thu khách hàng để nâng cao hiệu quả sử
dụng vốn lưu động.
2.1Quản lý khoản phải thu:
Năm 2002, kỳ thu tiền bình quân khách hàng dài (26 ngày), điều này ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp như: thiếu vốn trong
kinh doanh, Công ty phải đi vay để trang trải cho mọi hoạt động từ đó làm cho chi phí sử dụng vốn cao và sẽ ảnh hưởng đến lợi nhuận, trường hợp nếu khách hàng mất khả năng thanh toán thì doanh nghiệp sẽ gặp rủi ro do không thu hồi được vốn. Do đó, trong thời gian đến Công cần phải có các chính sách, công cụ thích hợp để
một mặt đẩy mạnh tiêu thụ sản phẩm đồng thời khuyến khích khách hàng trả sớm
nhằm hạn chế đến mức thấp nhất lượng vốn Công ty bị chiếm dụng.
Tại Công ty, các chính sách và quy định đối với hoạt động tiêu thụ còn sơ sài. Điều này không thúc đẩy hoạt động tiêu thụ ngày càng phát triển. Vì vậy, em xin đề xuất một vài chính sách bổ sung vào các chính sách quy định đối với Công
ty.
2.11Xây dựng chính sách tín dụng:
Hiện nay việc gia tăng các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực chế biến
thủy sản ngày càng nhiều, cùng với cơ chế linh hoạt của nền kinh tế thị trường, nên khách hàng có quyền lựa chọ các nàh cung cấp. Các tiêu chuẩn lựa chọn đặt ra ngày
càng đa dạng , mở rộng ra khỏi phạm vi:chất lượng, giá cả…Điều kiện được khách hàng quan tâm hơn cả nhằm thỏa mãn lợi ích tiêu dùng là chính sách bán hàng của
nhà cung cấp.
Trong điều kiện cạnh tranh của ngành thủy sản như ngày nay, việc xây dựng
một phương thức bán hàng góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động là một việc làm vô cùng cần thiết.
Chính sách tín dụng quyết định mạnh mẽ đến doanh thu bán hàng. Vì vậy,
xây dựng một chính sách tín dụng khoa học và hiệu quả là nhiệm vụ khó khăn cảu
các nhà quản lý. Bởi vì chính sách tín dụng không hiệu quả thì sẽ tác động ngược
lại, ảnh hưởng đến doanh thu và cụ thể là lợi nhuận của Công ty.
Cơ sở cho việc cấp phát tín dụng là phân tích vị thế tín dụng của khách hàng. Những nhân tố được sử dụng khi phân tích vị thế tín dụng của khách hàng có thể
là:
A:Đạo đức thanh toán của khách hàng.
B:Năng lực thanh toán của khách hàng.
C:Chỉ số sinh lời bình quân hay thu nhập bình quân của khách hàng. D:Lợi thế cạnh tranh hay vị thế tương lai của khách hàng.
Trang 50
Những nhân tố này có thể được thông qua:
+Các nguồn thông tin do khách hàng cung cấp.
+Các nguồn thông tin thể hiện qua số liệu, chỉ tiêu tài chính trên các báo cáo
tài chính đã qua kiểm toán của khách hàng.
+Nguồn thông tin từ các ngân hàng, tổ chức tín dụng mà khách hàng có khoản ký thác tại đó.
+Nguồn thông tin từ các doanh nghiệp đã giao dịch với khách hàng trong
nhưĩng năm qua.
Sau đó, Công ty tính điểm tín dụng cho khách hàng qua phương pháp “Phân
tích tuyến tích yếu tố phân biệt” theo công thức:
M=hA*A + hB *B + hC *C + h D*D + .. ..
Trong đó, h là hệ số điều chỉnh theo mỗi biến số độc lập, hệ số này cao hay thấp phụ thuộc vào tính chất quan trọng của mỗi biến số độc lập(0h1).
Sau khi tính điểm tín dụng cho khách hàng và Công ty chấp nhận cấp phát
tín dụng cho khánh hàng. Bước tiếp theo Là Công ty lựa chọn những phương án cấp
phát tín dụng khả thi nhất. Các vấn đề đặt ra lúc này là :
+Chi phí bỏ ra và lợi nhuận thu được từ việc cấp phát tín dụng là bao nhiêu ? +Thời hạn tín dụng hợp lý là bao nhiêu ?
+Sau khi bán chịu thì phương thức thu tiền hiệu quả nhất là gì ?
Khi quyết định cấp tín dụng cho khách hàng thì Công ty sẽ bỏ ra một chi phí
và sẽ thu lại một khoản thu trong thời gian đến. Phương án được chấp nhận nếu giá
trị hiện tại thuần của khoản phải thu tương lai đó NPV>0.
Bây giờ ta có thể xét đến tính khả thi của việc chấp nhận tín dụng tại Công ty như sau :
Giả sử Công ty chấp nhận thời hạn tín dụng là 22 ngày. Ta có, giá bán tiền trao tay của 1 kg tôm xuất khẩu là 12USD. Theo thống kê chi phí biến đổi xấp xỉ 94% đơn giá bán.
=>Chi phí biến đổi 1 kg tôm : v = 12*0,94=11,28USD
==>Nếu Công ty chấp nhậnu bán chịu cho khách hàng thì Công ty sẽ bán với
mức giá cao hơn. Giả sử rằng Công ty sẽ định giá cao hơn giá thu tiền ngay là 1% thì giá tín dụng, sẽ là :
P’ =(1+0,01)*12=11,28USD.
Việc lựa chọn lợi ích của công ty dựa trên lãi suất vay ngắn hạn của ngân
hàng(hiện nay công ty được hưởng mức lãi suất ưu đãi 0,28%/tháng)
Trang 51
NPV=Khoản thu tính theo hiện giá – Chi phí bỏ ra hiện tại.
= - v
= -11,28=0,82USD
Kết luận: phương án có thể chấp nhận vì NPV >0. Doanh nghiệp sẽ chấp
nhận thời hạn cấp phát tín dụng cho khách hàng là 22 ngày.
Tuy nhiên, ta xét thêm một khía cạnh thực tiễn khác trong việc cấp tín dụng
là: khi cấp tín dụng cho khách hàng thì công ty sẽ phải chịu một khoản rủi ro do một
số nợ không thu hồi hết được. Xác suất rủi ro này sẽ được so sánh với tỷ lệ phần trăm nợ không thu hồi được.Theo kinh nghiêm của các nhà quản lý khi áp dụng
chính sách tín dụng trong những năm(1994-1998) thì tỷ lệ này ước chừng khoảng
5%.
Mức rủi ro có thể chấp nhận trong việc cấp tín dụng của Công ty mà vẫn đảm
bảo Công ty hòa vốn(xem như không có cấp tín dụng) là:
NPV =0 <==> -11,28=0
===>=6.74%
Những tính toán trên cho ta một kết luận: trong một số trường hợp rủi ro
không thu hồi được nợ là cao so với tỷ lệ trước đây(6,74%>5%) thì Công ty vẫn
không bị tổn thất gì khi xác lập chính sách tín dụng.
Mặt khác, nếu xác suất thu hồi nợ không được đạt được ở mức 5% như
những năm trước đây thì trong mỗi tháng Công ty có thể thu được một khoản lợi
nhuận là:
=[ ]*8.500 =1.716USD.
(Với giả thuyết, mỗi tháng sản lượng tiêu thụ là 8,5tấn tôm đông lạnh)
Từ những tính toán trên, Công ty nên cân nhắc có đưa ra chính sách tín dụng để tăng lơị nhuận. Điều quan trọng khi áp dụng tín dụng là sản lượng tiêu thụ luôn có xu hướng gia tăng. Vì vậy, Công ty cần quan tâm hơn đến chính sách này.
Để cho chính sách tín dụng đạt hiệu quả hơn góp phần quản lý tốt hơn khoản
phải thu nhằm nâng cao hiệu suất sử dụng vốn của Công ty thì song song với việc
NPV 1+i 12,12 1+0,0028* (1-)*12,12 1,00205 (1-0,05)*12,12 -11,28 1,0028 22 30
Trang 52
cấp tín dụng thời hạn cho khách hàng, Công ty cũng nên áp dụng chính sách chiết
khấu trong thanh toán của khách hàng.
2.12Chính sách chiết khấu:
Chiết khấu là sự khấu trừ làm giảm giá trị hợp đồng được áp dụng với khách
hàng nhằm khuyến khích thanh toán tiền mua trước thời hạn. Về phía Công ty, tỷ lệ
chiết khấu đưa ra có tác dụng tích cực thì chi phí thu hồi nợ và khoản phải thu khó đòi giảm dần.
Khi đưa ra chính sách chiết khấu và để chính sách này được chấp nhận thì về
phía Công ty lẫn khách hàng đều phải dựa trên một số cơ sở sau để xác định tỷ lệ
chiết khấu.
+Điều kiện để khách hàng chấp nhận mức chiết khấu là khoản thu lợi từ chiết
khấu lớn hơn chi phí cơ hội vốn mà khách hàng bỏ ra.
+Cơ sở của việc đưa ra mức chiết khấu về phía Công ty thì chi phí chiết khấu
nhỏ hơn lợi ích Công ty thu được nếu áp dụng chíêt khấu .
Căn cứ vào điều kiện trên, cùng với việc nhìn nhận những ưu điểm của chính
sách chiết khấu, Công ty nên áp dụng chính sách chiết khấu cho khách hàng với
mức chiết khấu xác định như sau;
Chi phí cơ hội của Công ty =0,28%*12=3,36%
nếu không áp dụng chiết khấu
Doanh thu dự kiến của Công ty năm 2003 là:53.535.000.000đồng.
Dự kiến nếu áp dụng chính sách tín dụng thì doanh thu bán chịu chiếm
khoảng 80%.
===> Doanh thu bán chịu=53.535.000.000*80%=42.800.000.000đồng.
Dự kiến kỳ thu tiền bình quân là 28 ngày. Mục đích áp dụng chiết khấu là đạt được kỳ thu tiền bình quân ngắn hơn.
Với mục đích rút nhắn kỳ thu tiền bình quân xuống còn 14 ngày, ta tiến hành xét tính khả thi của phương án áp dụng chính sách chiết khấu cho năm 2003 tại Công ty như sau:
Chỉ tiêu Phương án không
chiết khấu
Phương án có
chiết khấu
1.Doanh thu bán chịu 42.800.000.000 42.800.000.000 2.Kỳ thu tiền bình quân 28 14 3.Số dư phải thu khách hàng bình
quân(=[(1)*(2)*1,1]/360
3.661.777.778 1.830.888.889 4.Khoản phải thu giảm do áp