Giai đoạn chuẩn bị kiểm toán
- Ban kiểm toán nội bộ phải coi trọng việc đánh giá sơ bộ hệ thống kiểm soát nội bộ. Có quy trình kiểm toán cụ thể để hƣớng dẫn cách làm cho kiểm toán viên, đánh giá hệ thống kiểm soát. Thủ tục kiểm toán đƣợc thực hiện bằng nhiều phƣơng pháp nhƣ quan sát, phỏng vấn, kiểm tra walkthrought…Các bƣớc thực hiện phải đƣợc thể hiện trên giấy tờ làm việc. Đây là 1 thủ tục rất quan trọng trong kiểm toán nội bộ, nó giúp Trƣởng đoàn kiểm toán có thể đánh giá sơ bộ về hệ thống kiểm soát từ đó ra quyết định nên tin hay không tin hệ thống kiểm soát của đơn vị và có nên mở rộng mẫu chọn để kiểm tra chi tiết hay không? Đánh giá sơ bộ hệ thống kiểm soát nội bộ nên đƣợc thực hiện trƣớc khi xuống thực hiện kiểm toán tại đơn vị và trong quá trình kiểm toán.
- Ban kiểm toán thiết lập các mục tiêu kiểm toán cho từng khoản mục và các vấn đề cần lƣu ý khi kiểm toán khoàn mục. KTV dựa vào các mục tiêu này để thực hiện đúng và đầy đủ thủ tục kiểm toán, tránh trƣờng hợp KTV kiểm tra không đúng trọng tâm và thiếu thủ tục kiểm toán.
Giai đoạn thực hiện kiểm toán
- Ban kiểm toán xây dựng một quy định về việc chọn mẫu cụ thể hơn. Việc chọn mẫu dựa vào những cơ sở nhƣ các thủ tục phân tích, đánh giá sơ bộ hệ thống kiểm soát nội bộ, sự hiểu biết của KTV về đơn vị đƣợc kiểm toán, những sai sót trong các cuộc kiểm toán năm trƣớc…Đồng thời, trƣởng nhóm kiểm toán phải kiểm soát việc chọn mẫu của KTV đảm bảo các rủi ro trọng yếu đều đƣợc kiểm soát.
Nghiệp vụ tín dụng
- Bổ xung thêm thủ tục kiểm toán xem xét về hệ thống báo cáo giữa các cấp trong hoạt động tín dụng. Để thấy đƣợc mức độ quản lý và hạn chế rủi ro của cấp lãnh đạo giúp cho việc chọn mẫu hợp lý hơn.
- Trong chƣơng trình kiểm toán nên bổ xung thủ tục kiểm tra việc cập nhập thông tin khách hàng và tờ trình thẩm định vào chƣơng trình Korebank.
- Xây dựng đầy đủ và chi tiết thủ tục kiểm tra các khoản nợ cơ cấu lại nhƣ kiểm tra giấy đề nghị cơ cấu lại khoản nợ; tìm hiểu nguyên nhân khách hàng không trả nợ gốc và lãi đúng hạn; đánh giá lại tài sản đảm bảo; việc tuân thủ thủ tục và quy trình xét duyệt cơ cấu lại thời gian trả nợ và đánh giá biện pháp khắc phục, khả năng trả nợ của khách hàng trong tƣơng lai và kiến nghị các biện pháp kiểm soát.
Quản lý chất lượng kiểm toán nội bộ
- Ban kiểm toán yêu cầu nhóm viên in giấy tờ làm việc (thể hiện những thủ tục đã thực hiện của kiểm toán viên) và Trƣởng đoàn kiểm toán phải soát xét toàn bộ giấy tờ làm việc của nhóm viên. Việc soát xét giấy tờ làm việc một mặt kiểm tra các thủ tục kiểm toán có đƣợc nhóm viên thực hiện đúng và đầy đủ hay không? Mặt khác nhóm trƣởng có thể phát hiện ra những sai sót mà nhóm viên với trình độ và kinh nghiệm của mình không thể phát hiện ra đƣợc.
- Ban kiểm toán nên có 1 quy định cụ thể về quy trình soát xét báo cáo kiểm toán nhƣ qua bao nhiêu cấp soát xét, các tiêu chuẩn của 1 báo cáo hoàn chỉnh để
báo cáo kiểm toán tránh đƣợc mọi sai sót có thể có. Từ đó, nâng cao đƣợc chất lƣợng và giá trị của báo cáo kiểm toán trong công tác quản trị của Ngân hàng
3.2.3 Giải pháp khắc phục những yếu kém khi áp dụng quy trình kiểm toán hiện tại Ngân hàng TMCP xuất nhập khẩu Việt Nam
Giai đoạn chuẩn bị kiểm toán
- Ban kiểm toán thực hiện việc cập nhập lƣu trữ thông tin đơn vị đƣợc kiểm toán qua từng năm. Hiểu biết về đơn vị đƣợc kiểm toán trƣớc khi tới đơn vị để thực hiện kiểm toán là rất quan trọng. Những thông tin này giúp kiểm toán viên có 1 cái nhìn tổng thể nhất về đơn vị đƣợc kiểm toán. Xác định đƣợc phạm vi có thể xảy ra rủi ro trên cơ sở đó sẽ có những thủ tục kiểm toán thích hợp, đi sâu vào khoản mục có rủi ro tránh kiểm tràn lan không trọng yếu mà không phát hiện ra sai sót, tiết kiệm đƣợc thời gian và chi phí. Việc cập nhập thông tin khách hàng phải đƣợc thực hiện lƣu trữ bằng cả chứng từ giấy và chứng từ điện tử. Mọi thông tin đƣợc cập nhập, in ra và lƣu vào hồ sơ kiểm toán nhƣ kế hoạch kiểm toán từng năm, đánh giá rủi ro hàng năm, các báo cáo đƣợc phát hành những năm gần nhất, thƣ từ trao đổi, các vấn đề của cuộc kiểm toán năm trƣớc, những thay đổi những thành viên cao cấp... Tài liệu lƣu trong file tối thiểu là 10 năm theo quy trình KTNB Eximbank ban hành ngày 08/05/2007. Những tài liệu trên 10 năm có thể bỏ đi để file không quá đầy.
- Ban kiểm toán nội bộ thực hiện và sử dụng kết quả bảng chấm điểm, đánh giá rủi ro cho từng nghiệp vụ trong việc chọn mẫu kiểm toán. Tránh trƣờng hợp chọn mẫu tràn lan không đúng, rút ngắn đƣợc thời gian kiểm toán và chi phí kiểm toán.
Giai đoạn thực hiện kiểm toán Nghiệp vụ tín dụng
- Xây dựng phƣơng pháp chọn mẫu thống nhất dựa trên những hiểu biết về đơn vị, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ sơ bộ tại đơn vị, mức độ đánh giá rủi ro khoản mục.Trong đó, KTV ƣu tiên những mẫu chọn đặc biệt nhƣ số dƣ lớn, nợ quá hạn, những khoản gia hạn nợ, sản phẩm tín dụng mới, các khách hàng có quan hệ với nhau…Việc thống nhất cách chọn mẫu giúp KTV tránh bỏ qua những sai sót
trong quá trình chọn mẫu, thống nhất đƣợc cách làm chung giữa các KTV. Trên cơ sở đó, giúp cho việc soát xét của Trƣởng nhóm kiểm toán, các cấp quản lý dễ dàng và hiệu quả hơn. Ban KTNB có thể thực hiện chọn mẫu theo định hƣớng rủi ro nhƣ sau:
Thực hiện thủ tục so sánh các chỉ tiêu liên quan đến tín dụng tại thời điểm kiểm toán kì này với thời điểm kết thúc cuộc kiểm toán kì trƣớc, các chỉ tiêu phân tích nhƣ: tổng dƣ nợ tín dụng, dƣ nợ tín dụng theo nhóm nợ, dƣ nợ tín dụng theo thời gian, dƣ nợ theo loại tín dụng, dƣ nợ theo nhóm khách hàng…xem xét các biến động bất thƣờng và tìm hiểu nguyên nhân và xác định vùng rủi ro trọng yếu.
Thực hiện đánh giá sơ bộ hệ thống kiểm soát nội bộ nghiệp vụ cho vay của đơn vị đƣợc kiểm toán thông qua các thủ tục kiểm toán nhƣ kiểm tra hồ sơ tín dụng, phỏng vấn, quan sát…kết quả của thủ tục đánh giá sơ bộ sẽ là cơ sở đề KTV xác định vùng rủi ro và số lƣợng mẫu chọn. Nếu đánh giá hệ thống kiểm soát không tốt thì KTV sẽ mở rộng mẫu chọn, hƣớng vào những sản phầm tín dụng và nhóm khách hàng có rủi ro cao và ngƣợc lại.
Đọc lƣớt qua danh sách khách hàng tín dụng tại đơn vị, theo định hƣớng rủi ro đã xem xét ở thủ tục phân tích và đánh giá sơ bộ hệ thống kiểm soát nội bộ ở trên ƣu tiên những mẫu chọn đặc biệt nhƣ số dƣ lớn, nợ quá hạn, những khoản gia hạn nợ, sản phẩm tín dụng mới, các khách hàng có quan hệ với nhau để kiểm tra hồ sơ.
- KTV phải đánh giá giữa lợi ích và chi phí khi thực hiện hay không thực hiện thủ tục kiểm toán. Nếu lợi ích kinh tế mang lại cao hơn chi phí bỏ ra thì bắt buộc phải thực hiện thủ tục kiểm toán đó và ngƣợc lại. Tránh trƣờng hợp KTV bỏ qua những sai sót đem lại tổn thất lớn cho Eximbank.
Nghiệp vụ kế toán tài chính
- Khi thực hiện kiểm toán nghiệp vụ này, Ban kiểm toán phải thực hiện thủ tục phân tích để có thể nắm bắt những biến động bất thƣờng của đơn vị đƣợc kiểm toán, đánh giá đƣợc vùng tập trung rủi ro từ đó đƣa ra đƣợc cơ sở chọn mẫu chính xác nhất tránh trƣờng hợp mẫu chọn không đại diện cho tổng thể làm lọt những sai sót.
- Ngoài việc kiểm tra đi sâu vào kiểm toán chi phí quản lý, tạm ứng và công nợ phải thu phải trả thì phải có những thủ tục về kiểm toán thuế và các khoản phải nộp nhà nƣớc, bảo hiểm xã hội, trợ cấp mất việc làm…để đảm bảo là đơn vị chấp hành tốt quy định của Nhà nƣớc. Vì thế, kiểm toán viên phải trao dồi nâng cao trình độ, hiểu biết về những quy định của nhà nƣớc và Ban kiểm toán nội bộ cũng có những thủ tục để kiểm toán những khoản mục này.
Hồ sơ kiểm toán nội bộ
Ban kiểm toán phải lập và lƣu trữ hồ sơ cho từng cuộc kiểm toán. Hồ sơ bao gồm: kế hoạch kiểm toán, quyết định kiểm toán, chƣơng trình kiểm toán, các chƣơng trình làm việc và biểu mẫu kiểm toán, bằng chứng kiểm toán, giấy tờ làm việc ghi chép những phát hiện kiểm toán, ý kiến giải trình của bộ phận đƣợc kiểm toán, hồ sơ khái quát về đơn vị đƣợc kiểm toán, báo cáo kiểm toán, kế hoạch chỉnh sửa của bộ phận đƣợc kiểm toán… giúp kiểm toán viên lƣu lại bằng chứng kiểm toán và là tài liệu để trƣởng nhóm, trƣởng Ban kiềm toán soát xét công việc của kiểm toán viên. Hồ sơ kiểm toán cũng là tài liệu để cho nhóm kiểm toán đợt sau, khi đi kiểm toán có thể tham khảo và lấy lại số liệu tránh làm lập lại ảnh hƣởng đến việc kinh doanh của đơn vị. Vì vậy, việc lƣu giấy tờ làm việc và bằng chứng thu thập của KTV là bắt buộc. Đồng thời, hồ sơ kiểm toán cũng là cơ sở đánh giá trình độ, năng lực của KTV giúp Trƣởng Ban kiểm toán sắp xếp công việc hợp lý và đề bạt nâng cấp cho từng KTV.
Nâng cao chất lượng công tác theo dõi sau kiểm toán
Ban lãnh đạo Eximbank nên giao trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, tổng hợp kết quả chỉnh sửa sau thanh tra, kiểm tra, kiểm toán và tham mƣu cho ban lãnh đạo chấn chỉnh xử lý về một đầu mối là phòng KTKSNB tại chi nhánh/Sở giao dịch. Đồng thời, nên đƣa tiêu chí khắc phục chỉnh sửa sau thanh tra, kiểm tra, kiểm toán làm cơ sở để chấm điểm thi đua cuối năm của các chi nhánh/Sở giao dịch. Hơn nữa, các đoàn KTNB cũng cần đề ra các kiến nghị có chiều sâu, có tính cảnh báo và có tầm chiến lƣợc để giúp cho chi nhánh trong chỉ đạo điều hành. Nhƣ vậy, các chi nhánh vừa chỉnh sửa các sai sót cụ thể theo đúng khuyến nghị vừa trách đƣợc việc tiếp tục lặp lại các sai sót đó ở các hồ sơ khác, chứng từ khác.
3.2.4 Tăng chất lƣợng nguồn nhân lực
Cơ cấu lại nguồn nhân lực, tăng chất lƣợng nguồn nhân lực, xây dựng đội ngũ kiểm toán có trình độ và năng lực chuyên môn cao. Cần có giải pháp tốt trong các chính sách:
Chính sách tuyển dụng
Ngân hàng TMCP xuất nhập khẩu Việt Nam cần có 1 chính sách tuyển dụng khoa học để tuyển dụng đƣợc những nhân viên, cán bộ có năng lực đạt đƣợc những yêu cầu, tiêu chuẩn đặt ra cần thiết đối với nhân viên kiểm toán. Hiện nay, nhân lực phòng kiểm toán đang rất thiếu hụt do đó cần tăng số lƣợng kiểm toán viên là điều cần thiết. Tuy nhiên, việc đảm bảo các vấn đề về chi phí, hiệu quả sử dụng và khả năng sinh lợi của ngân hàng cũng hết sức quan trọng. Do đó, việc tăng nguồn nhân lực phải phù hợp trên quy mô và các nguồn lực của ngân hàng.
Chính sách đào tạo
Ngân hàng cần phải có giải pháp cụ thể về việc đào tạo nâng cao chất lƣợng đội ngũ kiểm toán viên nội bộ. Do đặc thù về ngành nghề đòi hỏi nhân viên kiểm toán không những nắm vững tất cả các nghiệp vụ ngân hàng mà còn phải hiểu biết sâu rộng về kiến thức kiểm toán vì thế cần phải liên tục cập nhật, đào tạo, bồi dƣỡng kiến thức chuyên ngành và luật pháp cho kiểm toán viên nội bộ. Ngoài ra, cần tuyển dụng và đào tạo các kiến thức liên quan khác để tăng khả năng hiểu về khách hàng – đối tƣợng quản lý và tăng chất lƣợng hoạt động kiểm soát.
Vì thế, ngân hàng cần có chính sách đào tạo bằng cách: khuyến khích các kiểm toán viên đi học để nâng cao kiến thức và nghiệp vụ, cử cán bộ tham gia các lớp tập huấn. Cần tạo điều kiện cho kiểm toán viên nâng tầm hiểu biết và đạt đƣợc các chứng chỉ kiểm toán nhƣ ACCA, CPI hay CPA. Với những chƣơng trình đào tạo nhƣ trên kiểm toán viên sẽ có đầy đủ kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm phục vụ tốt nhất cho hoạt động của ngân hàng. Bên cạnh đó việc đào tạo phải đƣợc duy trì thực hiện giúp kiểm toán viên luôn trao dồi kiến thức chuyên môn cũng nhƣ cập nhập các phƣơng pháp mới trong hoạt động của ngân hàng. Không những thế hoạt động ngân hàng rất phong phú, đa dạng và thay đổi nhanh chóng theo điều kiện kinh tế xã hội. Vì thế, kiểm toán viên phải luôn nắm bắt đƣợc các thông tin, hoạt
động của ngân hàng. Công việc kiểm toán nội bộ yêu cầu cao về kinh nghiệm thực tiễn, do đó cần tạo môi trƣờng cho kiểm toán viên đƣợc trao đổi kiến thức lẫn nhau và với các chuyên gia.
Chính sách khen thưởng, kỉ luật
Rủi ro đạo đức là một phần tồn tại trong hoạt động của ngân hàng nói chung và kiểm toán nói riêng. Tình trạng này phát sinh do sự thiếu minh bạch về pháp luật, do tính độc lập, khách quan không đƣợc bảo đảm cũng nhƣ các yếu tố về tính trung thực bị vi phạm. Điều này dẫn đến hệ quả là những báo cáo kiểm toán không chính xác, thiếu trung thực làm sai lệch quyết định quyết định của nhà quản trị gây tổn thất cho ngân hàng. Để khai thác và sử dụng nguồn lực lao động có hiệu quả nhằm đạt đƣợc mục tiêu để đề ra thì Ngân hàng cần quan tâm đến cả lợi ích vật chất và yếu tố tính thần của ngƣời lao động. Chính sách hỗ trợ, động viên kịp thời cả về vật chất và tinh thần của Eximbank đối với kiểm toán viên là việc làm hết sức cần thiết. Biện pháp này kích thích tinh thần làm việc, đặt lợi ích tập thể lên lợi ích của cá nhân của ngƣời cán bộ giúp nhân viên phát huy hết năng lực của mình. Qua đó hạn chế đƣợc rủi ro xuất phát từ sai sót của kiểm toán viên do quá tải trong công việc. Bên cạnh những hình thức khen thƣởng, động viên khuyến khích, ngân hàng cũng cần đƣa ra những hình thức kỉ luật nghiêm khắc đối với những sai phạm do thiếu trách nhiệm của kiểm toán viên dẫn đến rủi ro cho ngân hàng.
Chuyên môn hóa sâu hơn trong bố trí cán bộ
Việc chuyên môn hóa trong phân công công việc của kiểm toán viên sẽ khắc phục đƣợc mâu thuẫn giữa chuyên môn hóa và đa dạng hóa, làm tăng chất lƣợng và độ tin cậy của báo cáo kiểm toán. Đồng thời nó cũng giúp tiết kiệm chi phí trong quá trình công tác đào tạo huấn luyện theo chuyên đề nhƣng vẫn đảm bảo kiểm toán viên có đƣợc sự hiểu biết sâu sắc về một lĩnh vực nhất định cũng nhƣ đảm bảo chất lƣợng hoạt động kiểm toán và khả năng kiểm toán toàn diện.
Tổ chức các buổi họp chuyên đề giữa Ban kiểm toán nội bộ với các phòng ban nghiệp vụ của Hội sở
Những buổi chuyên đề này các phòng nghiệp sẽ tăng cƣờng kiến thức cho kiểm toán viên hiểu đƣợc rõ ràng quy trình nghiệp vụ, các bƣớc kiểm soát, các rủi
ro sai sót có thể xảy ra đồng thời trao đổi với nhau biện pháp phát hiện và ngăn chặn các rủi ro, sai sót đó. Các kiểm toán viên cũng sẽ truyền đạt lại cho phòng nghiệp vụ