3.2.2.1 Áp dụng phƣơng pháp giám sát từ xa
Kiểm tra, kiểm soát từ xa là phƣơng thức kiểm tra, kiểm soát đƣợc thực hiện thƣờng xuyên trên cơ sở theo dõi, phân tích dữ liệu hoạt động trên Korebank và các báo cáo nghiệp vụ đƣợc các phòng, trung tâm tại Hội sở, Sở giao dịch, Chi nhánh gởi đến định kì hoặc theo yêu cầu đột xuất cho ban KTNB. Phƣơng pháp kiểm tra, kiểm soát từ xa giúp KTV phát hiện nhanh chóng, kịp thời các sai sót của các đơn
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
TỔNG GIÁM ĐỐC
BAN KTNB
CHI NHÁNH
vị; xác định đƣợc vùng rủi ro để khi kiểm toán tại chỗ đoàn kiểm toán tập trung kiểm tra đem lại kết quả tốt nhất; ngoài ra việc kiểm tra, kiểm soát từ xa đã thực hiện trƣớc một số thủ tục kiểm toán và một số khoản mục nên giúp giảm thiểu đƣợc thời gian khi kiểm toán tại chỗ từ đó tiết kiệm đƣợc chi phí (công tác phí, tiền khách sạn…) cho Eximbank.
Vì thế, Ban kiểm toán nội bộ xây dựng các quy định về nội dung, hƣớng dẫn phƣơng pháp giám sát từ xa trình Ban kiểm soát và Hội đồng quản trị là rất cần thiết. Quy trình kiểm tra từ xa cụ thể nhƣ sau:
Hàng ngày, Ban KTNB theo dõi trên hệ thống Korebank nhằm kiểm tra tình hình hoạt động nghiệp vụ của các phòng, Trung tâm tại Hội sở, Sở giao dịch, Chi nhánh.
Định kì các Khối, Phòng, Trung tâm tại Hội sở, Sở Giao dịch, Chi nhánh, gởi các báo cáo theo yêu cầu của Ban Tổng Giám đốc.
Qua phân tích tình hình hoạt động và các báo cáo, nếu có vấn đề chƣa rõ hoặc cần quan tâm, phòng KTNB sẽ có văn bản (có thể qua fax, hoặc mail qua hệ thống S-Office) yêu cầu các Khối, Phòng, Trung tâm tại Hội sở, Sở Giao dịch, Chi nhánh cung cấp thêm số liệu, chứng từ, văn bản pháp lý, quy định nội bộ…để xác minh.
Nếu xét thấy cần thiết phải kiểm tra, phúc tra trực tiếp tại các đơn vị đƣợc kiểm tra thì Ban KTNB sẽ đề xuất với Ban kiểm soát hoặc Hội đồng quản trị có quyết định, chỉ thị thực hiện
Ban KTNB có trách nhiệm nghiên cứu đề xuất bộ phận xử lý thông tin lập trình các chƣơng trình kiểm toán tự động trên Korebank nhƣ cài đặt các hạn mức: hạn mức giao dịch; hạn mức phê duyệt; hạn mức trạng thái ngoại tệ, vàng, mức dừng lỗ của việc duy trì trạng thái…thuộc nghiệp vụ kinh doanh vàng, ngoại tệ; dƣ nợ và hạn mức tín dụng từng khách hàng, nhóm khách hàng có liên quan, điều kiện nhập ngoại bảng tài sản đảm bảo…nghiệp vụ tín dụng…trên cơ sở các quy định nghiệp vụ của Eximbank.
Quá trình giám sát phải liên tục không đƣợc ngắt quãng nếu không sẽ dễ bỏ sót những rủi ro hoặc sai phạm tiềm ẩn.
Ban KTNB phải phối hợp với phòng công nghệ thông tin để xây dựng các chỉ tiêu giám sát từ xa. Phòng công nghệ thông tin hỗ trợ tổng hợp các chỉ tiêu, các dữ liệu thông tin, các báo cáo nghiệp vụ từ hệ thống Korebank, các module nghiệp vụ cho công tác kiểm tra giám sát từ xa, nhằm mục đích lập ra các biểu thống kê phục vụ cho công tác chỉ đạo, chỉ ra những hoạt động không an toàn, những khu vực có nghi vấn. Một số chỉ tiêu quan trọng cần chú ý trong quá trình kiểm tra giám sát từ xa nhƣ:
Các chỉ tiêu số liệu tổng quát về tình hình thực hiện kế hoạch của các chi nhánh nhƣ dƣ nợ, huy động, lợi nhuận trƣớc thuế, chỉ tiêu phát hành thẻ ATM, số lƣợng khách hàng, doanh số mua bán ngoại tệ, chi phí hoạt động…từ những báo cáo chi nhánh gửi lên hàng tháng hoặc hàng năm có hợp lý hay không, nguyên nhân tại sao, có biến động bất thƣờng dẫn đến rủi ro hay không.
Các chỉ tiêu chi tiết liên quan đến nghiệp vụ tín dụng từng chi nhánh do hệ thống Korebank truy xuất mỗi ngày
+ Các khách hàng và các nhóm khách hàng liên quan có tổng mức dƣ nợ, bảo lãnh vƣợt quá quy định của Hội sở. Nếu phát hiện ra trƣờng hợp này, Ban KTNB phải trực tiếp kiểm tra các hồ sơ tín dụng, bảo lãnh để xem phần dƣ nợ, bảo lãnh vƣợt mức phán quyết của Giám Đốc Chi nhánh và Hội đồng tín dụng Chi nhánh có đƣợc trình lên các cấp lãnh đạo cao hơn (Tổng giám đối, Hội đồng tín dụng Hội sở) để xét duyệt hay không. Trƣờng hợp Chi nhánh tự quyết định, Ban KTNB sẽ xác định rõ trách nhiệm của cá nhân, tập thể, thông báo cho lãnh đạo cấp cao biết để có biện pháp giải quyết.
+ Các khoản vay cho mục đích sản xuất và phi sản xuất. Ban kiểm toán sẽ tập hợp số liệu của tất cả các chi nhánh đánh giá toàn hàng xem xét tỷ lệ cho vay có vƣợt quy định của NHNN không. Trên cơ sở đó Ban kiểm toán nội bộ sẽ xác định và thông báo cho lãnh đạo cấp cao những chi nhánh nào vƣợt tỷ lệ cho phép để có biện pháp giải quyết.
+ Các khoản vay đƣợc gia hạn nợ, giãn nợ phát sinh trong tháng: thông thƣờng khi 1 khoản đƣợc gia hạn nợ, giãn nợ thì phải xem xét đánh giá kỹ về tình hình tài chính của khách hàng; khả năng và phƣơng án trả nợ của khách hàng sau
khi gia hạn hoặc giãn nợ; nguyên nhân dẫn đến tình trạng phải xin kéo dài thời hạn trả nợ của khách hàng,.. Nếu không đánh giá chính xác thì khoản vay này có rủi ro phát sinh nợ xấu, nợ khó đòi, khả năng mất vốn của ngân hàng cao. Đối với trƣờng hợp này, Ban KTNB cần nhanh chóng kiểm tra chi tiết hồ sơ vay, kiểm tra thực tế khách hàng đánh giá quyết định gia hạn nợ cho khách hàng có phù hợp với quy định của Hội sở không, nếu phát hiện sai phạm thì Ban KTNB xác định rõ trách nhiệm của cá nhân, tập thể và thông báo cho lãnh đạo cấp cao biết để có hƣớng giải quyết.
Các chỉ tiêu liên quan đến nghiệp vụ kế toán, huy động vốn từng chi nhánh do hệ thống truy xuất mỗi ngày:
+ Các giao dịch liên quan đến tài khoản vay không đƣợc hạch toán trong ngày: rủi ro phát sinh đối với trƣờng hợp này là khả năng cán bộ ngân hàng lợi dụng chiếm dụng vốn của khách hàng, gây tổn thất về thu nhập, tài sản và uy tín của ngân hàng. Đối với những trƣờng hợp này Ban KTNB phải tìm hiểu nguyên nhân tại sao, nếu phát hiện có gian lận Ban KTNB sẽ phải xác định rõ trách nhiệm cá nhân, tập thể để trình ban lãnh đạo có biện pháp chấn chỉnh kịp thời.
+ Các giao dịch tiền gửi tiết kiệm có thỏa thuận lãi suất: rủi ro phát sinh với trƣờng hợp này là khả năng cán bộ lợi dụng việc thỏa thuận lãi suất, cấu kết với khách hàng để lấy tiền của ngân hàng. Đối với trƣờng hợp này Ban KTNB phải đánh giá trách nhiệm của cá nhân, tập thể và đánh giá tổn thất để trình ban lãnh đạo có biện pháp chấn chỉnh kịp thời.
Các chỉ tiêu liên quan đến nghiệp vụ chuyển tiền từng chi nhánh do hệ thống truy xuất mỗi ngày:
+ Các giao dịch chuyển tiền đi, Chi nhánh nhận chƣa xử lý kịp vào cuối ngày hôm trƣớc: rủi ro thƣờng xảy ra đối với các khoản chuyển tiền về Chi nhánh cho đối tƣợng khách hàng doanh nghiệp có tài khoản tại Eximbank nhƣng chi nhánh không hạch toán kịp thời vào tài khoản khách hàng dẫn đến chậm trễ làm ảnh hƣởng đến uy tín của ngân hàng.
+ Các giao dịch chuyển tiền ra nƣớc ngoài đã tạo lập nhƣng chƣa xử lý tại hệ thống chuyển tiền SWIFT vào cuối ngày; nguyên nhân do cán bộ ngân hàng làm
sai quy trình nghiệp vụ sẽ dẫn đến rủi ro không thanh toán kịp thời cho các đối tác của khách hàng làm ảnh hƣởng đến uy tín của ngân hàng.
3.2.2.2 Xây dựng chƣơng trình kiểm toán và kiểm toán những nghiệp vụ chƣa đƣợc kiểm toán hoặc chƣa đƣợc quan tâm đúng mức
Đối với những chƣơng trình kiểm toán đã đƣợc xây dựng và đang thực hiện thì Ban kiểm toán tiếp tục cho áp dụng, từng bƣớc hoàn thiện quy trình. Đồng thời, Eximbank phải xây dựng chƣơng trình kiểm toán và thực hiện kiểm toán đối với tất cả các nghiệp vụ chƣa đƣợc thực hiện kiểm toán để đảm bảo rằng tất cả các nghiệp vụ và rủi ro tại Eximbank đều đƣợc kiểm soát. Để thực hiện điều này, Ban kiểm toán phải tuyển những nhân viên từ các phòng nghiệp vụ đó và đào tạo cho nhân viên trong ban những kiến thức liên quan tới khoản mục. Đồng thời, từng bƣớc thực hiện rút ra những thủ tục kiểm toán để xây dựng chƣơng trình kiểm toán sau này của các nghiệp vụ đó.
Ban kiểm toán cần quan tâm tới các nghiệp vụ, phòng ban mặc dù không tạo ra doanh thu lợi nhuận cho Eximbank nhƣng ần chứa nhiều rủi ro nhƣ nhân sự, công nghệ thông tin, xây dựng cơ bản… Ban kiểm toán phải kiểm tra thƣờng xuyên ít nhất 2 năm một lần để đảm bảo các rủi ro đƣợc ngăn chặn kịp thời và không gây hậu quả nghiêm trọng.
3.2.2.3 Hoàn thiện quy trình kiểm toán
Giai đoạn chuẩn bị kiểm toán
- Ban kiểm toán nội bộ phải coi trọng việc đánh giá sơ bộ hệ thống kiểm soát nội bộ. Có quy trình kiểm toán cụ thể để hƣớng dẫn cách làm cho kiểm toán viên, đánh giá hệ thống kiểm soát. Thủ tục kiểm toán đƣợc thực hiện bằng nhiều phƣơng pháp nhƣ quan sát, phỏng vấn, kiểm tra walkthrought…Các bƣớc thực hiện phải đƣợc thể hiện trên giấy tờ làm việc. Đây là 1 thủ tục rất quan trọng trong kiểm toán nội bộ, nó giúp Trƣởng đoàn kiểm toán có thể đánh giá sơ bộ về hệ thống kiểm soát từ đó ra quyết định nên tin hay không tin hệ thống kiểm soát của đơn vị và có nên mở rộng mẫu chọn để kiểm tra chi tiết hay không? Đánh giá sơ bộ hệ thống kiểm soát nội bộ nên đƣợc thực hiện trƣớc khi xuống thực hiện kiểm toán tại đơn vị và trong quá trình kiểm toán.
- Ban kiểm toán thiết lập các mục tiêu kiểm toán cho từng khoản mục và các vấn đề cần lƣu ý khi kiểm toán khoàn mục. KTV dựa vào các mục tiêu này để thực hiện đúng và đầy đủ thủ tục kiểm toán, tránh trƣờng hợp KTV kiểm tra không đúng trọng tâm và thiếu thủ tục kiểm toán.
Giai đoạn thực hiện kiểm toán
- Ban kiểm toán xây dựng một quy định về việc chọn mẫu cụ thể hơn. Việc chọn mẫu dựa vào những cơ sở nhƣ các thủ tục phân tích, đánh giá sơ bộ hệ thống kiểm soát nội bộ, sự hiểu biết của KTV về đơn vị đƣợc kiểm toán, những sai sót trong các cuộc kiểm toán năm trƣớc…Đồng thời, trƣởng nhóm kiểm toán phải kiểm soát việc chọn mẫu của KTV đảm bảo các rủi ro trọng yếu đều đƣợc kiểm soát.
Nghiệp vụ tín dụng
- Bổ xung thêm thủ tục kiểm toán xem xét về hệ thống báo cáo giữa các cấp trong hoạt động tín dụng. Để thấy đƣợc mức độ quản lý và hạn chế rủi ro của cấp lãnh đạo giúp cho việc chọn mẫu hợp lý hơn.
- Trong chƣơng trình kiểm toán nên bổ xung thủ tục kiểm tra việc cập nhập thông tin khách hàng và tờ trình thẩm định vào chƣơng trình Korebank.
- Xây dựng đầy đủ và chi tiết thủ tục kiểm tra các khoản nợ cơ cấu lại nhƣ kiểm tra giấy đề nghị cơ cấu lại khoản nợ; tìm hiểu nguyên nhân khách hàng không trả nợ gốc và lãi đúng hạn; đánh giá lại tài sản đảm bảo; việc tuân thủ thủ tục và quy trình xét duyệt cơ cấu lại thời gian trả nợ và đánh giá biện pháp khắc phục, khả năng trả nợ của khách hàng trong tƣơng lai và kiến nghị các biện pháp kiểm soát.
Quản lý chất lượng kiểm toán nội bộ
- Ban kiểm toán yêu cầu nhóm viên in giấy tờ làm việc (thể hiện những thủ tục đã thực hiện của kiểm toán viên) và Trƣởng đoàn kiểm toán phải soát xét toàn bộ giấy tờ làm việc của nhóm viên. Việc soát xét giấy tờ làm việc một mặt kiểm tra các thủ tục kiểm toán có đƣợc nhóm viên thực hiện đúng và đầy đủ hay không? Mặt khác nhóm trƣởng có thể phát hiện ra những sai sót mà nhóm viên với trình độ và kinh nghiệm của mình không thể phát hiện ra đƣợc.
- Ban kiểm toán nên có 1 quy định cụ thể về quy trình soát xét báo cáo kiểm toán nhƣ qua bao nhiêu cấp soát xét, các tiêu chuẩn của 1 báo cáo hoàn chỉnh để
báo cáo kiểm toán tránh đƣợc mọi sai sót có thể có. Từ đó, nâng cao đƣợc chất lƣợng và giá trị của báo cáo kiểm toán trong công tác quản trị của Ngân hàng
3.2.3 Giải pháp khắc phục những yếu kém khi áp dụng quy trình kiểm toán hiện tại Ngân hàng TMCP xuất nhập khẩu Việt Nam
Giai đoạn chuẩn bị kiểm toán
- Ban kiểm toán thực hiện việc cập nhập lƣu trữ thông tin đơn vị đƣợc kiểm toán qua từng năm. Hiểu biết về đơn vị đƣợc kiểm toán trƣớc khi tới đơn vị để thực hiện kiểm toán là rất quan trọng. Những thông tin này giúp kiểm toán viên có 1 cái nhìn tổng thể nhất về đơn vị đƣợc kiểm toán. Xác định đƣợc phạm vi có thể xảy ra rủi ro trên cơ sở đó sẽ có những thủ tục kiểm toán thích hợp, đi sâu vào khoản mục có rủi ro tránh kiểm tràn lan không trọng yếu mà không phát hiện ra sai sót, tiết kiệm đƣợc thời gian và chi phí. Việc cập nhập thông tin khách hàng phải đƣợc thực hiện lƣu trữ bằng cả chứng từ giấy và chứng từ điện tử. Mọi thông tin đƣợc cập nhập, in ra và lƣu vào hồ sơ kiểm toán nhƣ kế hoạch kiểm toán từng năm, đánh giá rủi ro hàng năm, các báo cáo đƣợc phát hành những năm gần nhất, thƣ từ trao đổi, các vấn đề của cuộc kiểm toán năm trƣớc, những thay đổi những thành viên cao cấp... Tài liệu lƣu trong file tối thiểu là 10 năm theo quy trình KTNB Eximbank ban hành ngày 08/05/2007. Những tài liệu trên 10 năm có thể bỏ đi để file không quá đầy.
- Ban kiểm toán nội bộ thực hiện và sử dụng kết quả bảng chấm điểm, đánh giá rủi ro cho từng nghiệp vụ trong việc chọn mẫu kiểm toán. Tránh trƣờng hợp chọn mẫu tràn lan không đúng, rút ngắn đƣợc thời gian kiểm toán và chi phí kiểm toán.
Giai đoạn thực hiện kiểm toán Nghiệp vụ tín dụng
- Xây dựng phƣơng pháp chọn mẫu thống nhất dựa trên những hiểu biết về đơn vị, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ sơ bộ tại đơn vị, mức độ đánh giá rủi ro khoản mục.Trong đó, KTV ƣu tiên những mẫu chọn đặc biệt nhƣ số dƣ lớn, nợ quá hạn, những khoản gia hạn nợ, sản phẩm tín dụng mới, các khách hàng có quan hệ với nhau…Việc thống nhất cách chọn mẫu giúp KTV tránh bỏ qua những sai sót
trong quá trình chọn mẫu, thống nhất đƣợc cách làm chung giữa các KTV. Trên cơ sở đó, giúp cho việc soát xét của Trƣởng nhóm kiểm toán, các cấp quản lý dễ dàng và hiệu quả hơn. Ban KTNB có thể thực hiện chọn mẫu theo định hƣớng rủi ro nhƣ sau:
Thực hiện thủ tục so sánh các chỉ tiêu liên quan đến tín dụng tại thời điểm kiểm toán kì này với thời điểm kết thúc cuộc kiểm toán kì trƣớc, các chỉ tiêu phân tích nhƣ: tổng dƣ nợ tín dụng, dƣ nợ tín dụng theo nhóm nợ, dƣ nợ tín dụng theo thời gian, dƣ nợ theo loại tín dụng, dƣ nợ theo nhóm khách hàng…xem xét các biến động bất thƣờng và tìm hiểu nguyên nhân và xác định vùng rủi ro trọng yếu.
Thực hiện đánh giá sơ bộ hệ thống kiểm soát nội bộ nghiệp vụ cho vay của đơn vị đƣợc kiểm toán thông qua các thủ tục kiểm toán nhƣ kiểm tra hồ sơ tín dụng, phỏng vấn, quan sát…kết quả của thủ tục đánh giá sơ bộ sẽ là cơ sở đề KTV