TRONG HOẠT ĐỘNG KIỂM TOÁN NỘI BỘ TẠI EXIMBANK
2.4.1 Sự quan tâm của HĐQT chƣa đúng mức
Mặc dù, HĐQT Eximbank đã tuân thủ đúng quy định của NHNN về việc tách hai bộ phận ban KTNB và phòng KTKSNB riêng lẻ theo yêu cầu mới. Nhƣng ban lãnh đạo Eximbank chƣa nhận thức đầy đủ về hoạt động KTNB, vì thế thay vì đƣa phòng kiểm tra, kiểm toán nội bộ đã thành lập từ trƣớc đến nay về đúng vai trò của nó là KTNB thì thành lập thêm một phòng mới là Ban KTNB. Điều này dẫn tới việc hoạt động chồng chéo lẫn nhau giữa phòng kiểm tra kiểm soát nội bộ và ban kiểm toán nội bộ, gây lãnh phí nguồn nhân lực và vật lực.
2.4.2 Đơn vị đƣợc kiểm toán hiểu chƣa đúng về hoạt động kiểm toán nội bộ
Không phải đơn vị đƣợc kiểm toán nào cũng xem KTNB là một bộ phận hỗ trợ đơn vị và vì sự phát triển chung của Eximbank. Đôi khi, KTV nội bộ phải đối mặt với sự khó chịu của đơn vị đƣợc kiểm toán từ ban lãnh đạo tới nhân viên, họ cho rằng kiểm toán bới móc những sai sót mà theo đơn vị là không lớn và không có rủi ro gì hay họ cố che dấu những việc làm sai của mình. Chính vì thế, họ luôn tìm cách gây khó khăn cản trở công việc của kiểm toán viên.
Ngoài ra, khi kiểm toán viên có các khuyến nghị về các sai sót thì đơn vị đƣợc kiểm toán chỉnh sửa theo hƣớng đối phó với kiểm toán chứ không thực sự vì lợi ích chung của Eximbank. Vì thế, các rủi ro và sai phạm không đƣợc kiểm soát triệt để nên những rủi ro tƣơng tự tiếp tục xảy ra.
2.4.3 Khung pháp lý về KTNB của NHNN chƣa hoàn thiện
Luật các tổ chức tín dụng đƣợc quốc hội thông qua ngày 16/06/2010 một lần nữa khẳng định tách bạch 2 chức năng kiểm toán nội bộ và kiểm soát nội bộ. Cụ thể:
Điều 41 quy định “tổ chức tín dụng phải thành lập kiểm toán nội bộ
Khoản 2 điều 40 quy định “tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng
nước ngoài phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ để bảo đảm các yêu cầu sau đây:
a) Hiệu quả và an toàn trong hoạt động; bảo vệ, quản lý, sử dụng an toàn, hiệu quả tài sản và các nguồn lực;
b) Hệ thống thông tin tài chính và thông tin quản lý trung thực, hợp lý, đầy đủ và kịp thời;
c) Tuân thủ pháp luật và các quy chế, quy trình, quy định nội bộ.”.
Khoản 3 điều 39 về quyền, nghĩa vụ của Tổng Giám Đốc (Giám Đốc) quy định “Tổng Giám Đốc (Giám đốc) thiết lập, duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ
hoạt động có hiệu quả”.
Tuy nhiên, NHNN chƣa có ban hành quyết định sửa đổi bổ sung quy chế kiểm tra, kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ của các tổ chức tín dụng theo luật các TCTD mới. Vì thế, quyết định số 36/2006/QĐ-NHNN ban hành quy chế kiểm tra, kiểm soát nội bộ của tổ chức tín dụng và quyết định số 37/2006/QĐ-NHNN ban hành quy chế kiểm toán nội bộ của tổ chức tín dụng của Ngân hàng nhà nƣớc ban hành ngày 01/08/2006 căn cứ theo luật các TCTD năm 1997 và luật sửa đổi bổ sung một số điều của luật các TCTD năm 2004 đến nay vẫn còn hiệu lực. Hai văn bản này cũng đã giải thích rõ hệ thống kiểm tra kiểm soát nội bộ và quy định trách nhiệm các cấp lãnh đạo trong tổ chức tín dụng đối với hệ thống giám sát nội bộ theo nguyên tắc phù hợp với thông lệ quốc tế, tách bạch 2 chức năng kiểm toán nội bộ và kiểm soát nội bộ.
Mặt khác, từ khi ban hành quyết định số 37/2006/QĐ-NHNN đến nay, NHNN vẫn chƣa có văn bản hƣớng dẫn chi tiết triển khai để các NHTM thực hiện. Vì thế, tùy tình hình thực tế từng ngân hàng và nhận thức của mỗi ngân hàng mà triển khai áp dụng khác nhau tạo nên sự không đồng nhất trong hệ thống ngân hàng. Ngoài ra, NHNN cũng chƣa quan tâm đến việc tổ chức ban KTNB tại các NHTM có đúng hƣớng dẫn hay không nên các ngân hàng cũng lơ là chƣa chú trọng đến công tác KTNB.
2.4.4 Chƣa chú trọng tới kiểm toán hoạt động trong kiểm toán nội bộ
Kiểm toán nội bộ bao gồm kiểm toán báo cáo tài chính, kiểm toán tuân thủ và kiểm toán hoạt động (tính kinh tế, tính hiệu quả và sự hữu hiệu) và báo cáo kế toán quản trị tại đơn vị. Thực tế báo cáo kiểm toán nội bộ tại Eximbank chỉ thực hiện kiểm toán tuân thủ và kiểm toán báo cáo tài chính. Vì thế, các khuyến nghị của Ban kiểm toán nội bộ chỉ giúp cho đơn vị đƣợc kiểm toán hoàn thiện khả năng kiểm soát rủi ro hệ thống kiểm soát nội bộ mà chƣa xem xét đến tính kinh tế, tính hiệu quả và sự hữu hiệu của hệ thống quản lý nên không có những khuyến nghị giúp các nhà quản lý điều hành đơn vị tốt hơn.
2.4.5 Chính sách nguồn nhân lực còn nhiều bất cập
- Lực lƣợng trong Ban kiểm toán nội bộ quá mỏng, cả Ban kiểm toán nội bộ chỉ có 29 ngƣời nhƣng phải kiểm đến 41 Chi nhánh, 1 sở giao dịch chƣa kể các phòng ban khác nhƣ công nghệ thông tin, xây dựng cơ bản, nhân sự...tính bình quân 1 nhân viên kiểm toán nội bộ phải kiểm toán 11 Chi nhánh/năm. Với 1 lịch đi dày đặc nhƣ vậy thì Ban kiểm toán nội bộ phải chọn 1 trong 2 giải pháp sau: một là giảm bớt thời gian các cuộc kiểm toán, nhƣ vậy KTV sẽ không thể thực hiện đầy đủ các thủ tục kiểm toán và không kiểm toán đƣợc hết các khoản mục; hai là giảm các cuộc kiểm toán trong năm, nhƣ vậy sẽ có một số Chi nhánh trong năm không đƣợc kiểm toán, các sai sót và rủi ro không đƣợc phát hiện và xử lý kịp thời.
- Quyền lợi và chế độ đãi ngộ đối với KTV nội bộ chƣa đƣợc đảm bảo thể hiện qua 1 số vấn đề sau:
Chế độ tiền lương chưa khuyến khích được người lao động: trong hoạt động KTNB do tiêu chuẩn chức năng chuyên môn cao vì thế yêu cầu rất cao về trình độ, theo đó trình độ của KTV nội bộ phải cao hơn các nhân viên khác, nhƣng xét về chế độ lƣơng bổng thì kiểm toán viên chỉ ngang với nhân viên bình thƣờng, có thể thấp hơn sau vài năm vì việc xét tăng lƣơng theo yêu cầu của Ban kiểm toán nội bộ rất khắt khe. Vì thế, nếu muốn thu hút nhân tài hay khuyến khích nhân viên về làm việc cho Ban kiểm toán là rất khó khăn.
Công tác quy hoạch cán bộ không được chú trọng: Do yêu cầu về tiết kiệm chi phí, phòng kiểm toán nội bộ chỉ có 1 trƣởng ban, 2 phó ban và 1 số
nhân viên hạn chế nên khi 1 nhân viên có năng lực làm lâu năm đã làm trƣởng đoàn thì không thể nâng cấp lên đƣợc nữa. Chính vì sự bất cập này mà nhiều nhân viên có trình độ cao, có năng lực chuyển qua phòng khác hay nghỉ việc chuyển qua ngân hàng khác để giữ chức vị cao hơn.
Công tác đào tạo không được coi trọng 1 cách đúng đắn: kiểm toán viên mới (bao gồm: mới tốt nghiệp đại học, từ ngành khác chuyển sang hoặc từ phòng nghiệp vụ chuyển qua) chƣa đƣợc đào tạo nghiệp vụ phải tự nghiên cứu, tự hỏi những ngƣời đi trƣớc nhƣng hầu hết mọi ngƣời ai cũng bận rộn không có thời gian hƣớng dẫn cụ thể vì thế nên khi tác nghiệp còn rất lúng túng và thiếu chuyên nghiệp. Mặc dù, trong Ban cũng thƣờng xuyên có những cuộc họp truyền đạt những kinh nghiệm kiểm toán nhƣng không thƣờng xuyên và khả năng truyền đạt của ngƣời giảng còn hạn chế nên thƣờng không đem lại đƣợc kết quả tốt.
- Trình độ của cán bộ còn yếu, chƣa đồng đều, thiếu khả năng làm việc độc lập: hiện tại, cán bộ Ban KTNB có khá nhiều ngƣời chỉ có thể kiểm tra một chuyên đề, khả năng độc lập trong kiểm tra xử lý các nghiệp vụ phức tạp chƣa cao, việc đánh gia sai phạm, đánh giá rủi ro còn hạn chế. Thiếu cán bộ có năng lực tổng hợp, phân tích tham mƣu cho lãnh đạo trong chỉ đạo điều hành, cán bộ công nghệ thông tin, cán bộ xây dựng cơ bản…Nhiều cán bộ kiểm toán chƣa thƣờng xuyên nghiên cứu cơ chế, quy trình nghiệp vụ để cập nhập những nội dung mới đầy đủ theo tinh thần của Ban lãnh đạo mà vẫn làm theo lối mòn, nếp cũ bên đã giảm tính hiệu lực, hiệu quả của hoạt động kiểm toán.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 2
Trong chƣơng này, luận văn đã giới thiệu sơ lƣợc quá trình hình thành, phát triển của Eximbank, tình hình hoạt động kinh doanh chính và kết quả hoạt động của Eximbank trong những năm qua. Luận văn đã ghi nhận việc thực hiện và những thành tựu đạt đƣợc của hoạt động KTNB tại Eximbank trong thời gian qua.
Đồng thời, luận văn cũng đã đƣa ra đƣợc những tồn tại, hạn chế của hoạt động KTNB tại Eximbank nhƣ còn sự chồng chéo chức năng nhiệm vụ giữa phòng KTKSNB với phòng KTNB; vai trò, chức năng công tác KTNB chƣa đƣợc phát huy đầy đủ; công nghệ thông tin chƣa hỗ trợ tốt cho hoạt động KTNB; KTNB của Eximbank chƣa tuân thủ đúng các nguyên tắc cơ bản; việc giám sát từ xa chƣa đƣợc Eximbank quan tâm; thiếu sự phối hợp giữa các phòng ban và Ban KTNB; quá trình thực hiện KTNB tại Eximbank chƣa bám sát quy định; một số nghiệp vụ chƣa đƣợc kiểm toán hoặc chƣa đƣợc quan tâm đúng mức.
Hơn nữa, nội dung chƣơng 2 đã phân tích đƣợc những nguyên nhân dẫn đến những tồn tại và hạn chế này nhƣ sự quan tâm của HĐQT chƣa đúng mức; đơn vị đƣợc kiểm toán hiểu chƣa đúng về hoạt động KTNB; khung pháp lý về KTNB của NHNN chƣa hoàn thiện; chƣa chú trọng tới kiểm toán hoạt động trong KTNB; chính sách nguồn nhân lực còn nhiều bất cập.
CHƢƠNG 3
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH KIỂM TOÁN NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG TMCP XUẤT NHẬP KHẨU VIỆT NAM 3.1 LÝ DO CẦN HOÀN THIỆN QUY TRÌNH KIỂM TOÁN NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG TMCP XUẤT NHẬP KHẨU VIỆT NAM
Mục tiêu phát triển dài hạn của Eximbank là trở thành một tập đoàn tài chính hàng đầu Việt Nam, ngang tầm với khu vực và vƣơn xa tầm hoạt động ra thế giới. Để thực hiện chiến lƣợc tổng thể này, Ngân hàng cần xây dựng một mô hình quản trị toàn diện. Cụ thể mục tiêu của Eximbank là hiện đại hóa công nghệ ngân hàng, minh bạch và lành mạnh tài chính; tiêu chuẩn hóa các dịch vụ, quản trị ngân hàng và quản trị nguồn nhân lực.
Để đạt đƣợc mục tiêu đã đề ra nhƣ trên thì hoạt động kiểm toán nội bộ cũng cần góp phần vào việc tạo dựng một môi trƣờng hoạt động kinh doanh an toàn, hiệu quả, đáp ứng yêu cầu cải thiện quản lý, nâng cao năng lực của tổ chức. Do đó, hoạt động kiểm toán nội bộ cần hoàn thiện về quy trình, chính sách và phƣơng pháp thực hiện nhằm đạt hiệu quả tốt nhất.
Cạnh tranh trong lĩnh vực tài chính ngân hàng ngày càng mạnh mẽ đòi hỏi ngân hàng phải có chính sách phù hợp, linh hoạt về sản phẩm và không ngừng đổi mới từ hoạt động kinh doanh đến quản lý điều hành. Với điều kiện và môi trƣờng kinh doanh luôn thay đổi, các cải tiến trong hoạt động ngân hàng nếu không kịp sẽ dẫn đến rủi ro trong kinh doanh, hoặc bị thua kém trong cạnh tranh. Điều đó cho thấy sự cần thiết phải tiếp tục đổi mới và củng cố, hoàn thiện hoạt động không ngừng.
Nâng cao chất lƣợng phục vụ, tăng khả năng cạnh tranh trên thị trƣờng. Tăng cƣờng, nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm soát để phát hiện những khâu, lĩnh vực chƣa hiệu quả, đƣa ra những ý kiến đề xuất nhằm giúp ban điều hành đƣa ra những quyết định kịp thời và chính xác. Vì vậy, việc nâng cao hiệu quả của hoạt động kiểm toán nội bộ là rất cần thiết.
Hệ thống pháp luật luôn thay đổi, ngân hàng cần hoạt động có hiệu quả và trong khuôn khổ pháp luật, do đó cần phải hệ thống tiêu chuẩn, chính sách, quy trình hoạt động kiểm toán nội bộ.
3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH KIỂM TOÁN NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG TMCP XUẤT NHẬP KHẨU VIỆT NAM TẠI NGÂN HÀNG TMCP XUẤT NHẬP KHẨU VIỆT NAM
3.2.1 Sắp xếp lại mô hình tổ chức của hoạt động Ban KTNB và phòng KTKSNB
Việc tồn tại song song hai bộ phận: ban KTNB và phòng KTKSNB có mục đích giống nhau đã tạo nên sự chồng chéo trong hoạt động giám sát Eximbank, không thể tránh khỏi hiện tƣợng vi phạm nguyên tắc cơ bản của KTNB. Do vậy, để đảm bảo tuân thủ nguyên tắc này thì HĐQT và Ban Giám đốc Eximbank cần phải có chiến lƣợc sắp xếp mô hình tổ chức của bộ phận này đảm bảo phát huy hiệu quả tốt nhất.
Sơ đồ 3.1: Mô hình tổ chức hoạt động của ban KTNB và phòng KTKSNB đang áp dụng thực tế hiện nay tại Eximbank
Hiện tại, có 2 mô hình mà Eximbank có thể áp dụng lựa chọn:
- Sáp nhập phòng KTKSNB về chi nhánh làm công tác nghiệp vụ và giữ nguyên ban KTNB: mô hình này sẽ phù hợp với tình hình hiện nay của ban KTNB vì đa phần nhân sự làm tại phòng KTKSNB là các cán bộ của phòng kiểm tra, kiểm toán nội bộ tại chi nhánh trƣớc đây. Trƣớc đây, Eximbank duy trì mô hình tổ chức phân cấp bộ phận kiểm tra, kiểm toán nội bộ thành các phòng kiểm tra, kiểm toán nội bộ tại chi nhánh với mọi điều kiện làm việc nhƣ máy tính, văn phòng làm việc, trang thiết bị vật chất…đều do Giám đốc chi nhánh cung ứng. Ngoài ra, mọi chế độ
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
TỔNG GIÁM ĐỐC
CHI NHÁNH
BAN KTNB
lƣơng thƣởng của KTV nội bộ hƣởng theo hoạt động của chi nhánh và mọi khoản lƣơng, thƣởng do chi nhánh chi hộ Hội sở. Vì thế, tính thụ động, tƣ tƣởng nể nang, né tránh đã ăn sâu vào phong cách làm việc. Nên nếu sáp nhập phòng KTKSNB vào chi nhánh thì ban lãnh đạo phải có những giải pháp đảm bảo tính khách quan, độc lập, tƣ tƣởng và cách làm việc của kiểm soát viên nhƣ hạn chế sự phụ thuộc của kiểm soát viên vào chi nhánh mọi chế độ của kiểm soát viên đều theo chế độ của Hội sở và trao một số quyền cho kiểm soát viên mà không cần phải xin ý kiến của Giám đốc chi nhánh… Tuy nhiên, nếu sáp nhập Eximbank sẽ không tốn 1 khoản chi phí lớn để đào tạo lại kiểm soát viên nhƣ sáp nhập phòng KTKSNB vào ban KTNB.
Sơ đồ 3.2: Mô hình 1 về sắp xếp lại tô chức hoạt động của hoạt động ban KTNB và phòng KTKSNB
- Sáp nhập phòng KTKSNB vào ban KTNB: việc sáp nhập này sẽ đảm bảo tính khách quan và độc lập của KTV khắc phục đƣợc những nhƣợc điểm của mô hình 1. Tuy nhiên, để đảm bảo tất cả các nhân viên của phòng KTKSNB sau khi sáp nhập vào ban KTNB có đủ năng lực, trình độ và kinh nghiệm thực hiện công tác mới thì việc đầu tiên là phải đào tạo nghiệp vụ kiểm toán và các kĩ năng tác nghiệp cần thiết. Với số lƣợng 34 ngƣời (số liệu đến 31/12/2010) với độ tuổi chênh lệch và trình độ không đồng đều thì công tác đào tạo sẽ rất khó khăn, tốn kém cả về thời gian và chi phí. Trong khi đó, yêu cầu của Ban Lãnh đạo đặt ra với ban KTNB phải đảm bảo phòng ngừa và phát hiện rủi ro kịp thời ngày càng cấp thiết. Vì thế, việc đào tạo này phải đƣợc tiến hành ngay và nhanh chóng. Công tác đào tạo do Ban KTNB thực hiện hoặc thuê chuyên gia từ bên ngoài và có thể kết hợp 2 cách trên.
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
TỔNG GIÁM ĐỐC
BAN KTNB
CHI NHÁNH PHÒNG KTKSNB
Tuy nhiên, ban KTNB mới đƣợc thành lập năm 2007 còn khá non trẻ, lực lƣợng