hợp)
Qua sơ đồ quy trình tuyển dụng trên có thể thấy bước chuẩn bị tổ chức tuyển
dụng và bước thông báo tuyển dụng chính là hoạt động tuyển mộ của doanh nghiệp.
Còn bước tổ chức tuyển dụng chính là hoạt động tuyển chọn. Quy trình cụ thể diễn
ra như sau:
1.2.1. Chuẩn bị tổ chức tuyển dụng dụng
Bất cứ một hoạt động nào muốn đạt kết quả tốt thì phải có khâu chuẩn bị tốt.
Bước chuẩn bị trong công tác tuyển dụng thực chất chính là việc doanh nghiệp xây
dựng kế hoạch tuyển dụng để dựa vào đó triển khai hoạt động tuyển dụng nhân lực
một cách thống nhất, theo quy trình và có hiệu quả. Có thể nói việc thực hiện tốt trong khâu chuẩn bị là tiền đề cho việc thực hiện tuyển dụng đạt hiệu
quả.
Trong kế hoạch tuyển dụng của doanh nghiệp cần thể hiện rõ những nội dung sau đây:
11
1.2.1.1. Xác định người thực hiện tuyển dụng
Tuyển dụng là một trong những chức năng cơ bản của quản trị nguồn nhân lực. Trong mỗi một doanh nghiệp đều có một bộ phận chuyên trách về những vấn
đề liên quan đến nhân sự, đó chính là phòng Nhân sự, hay phòng Hành chính nhân
sự. Đây là bộ phận sẽ chịu trách nhiệm hầu hết các hoạt động tuyển dụng của tổ chức. Bên cạnh đó, các nhà quản lý từng bộ phận, các nhà quản lý chức năng trong
công ty cũng là người tham gia vào quá trình tuyển dụng nhân lực vì họ là những người nắm rõ được công việc trong bộ phận mình. Do vậy họ là người giúp bộ phận nhân sự xác định được những yêu cầu cơ bản về trình độ chuyên môn, kỹ năng cần thiết, yêu cầu về kinh nghiệm... cho vị trí công việc mà những ứng viên cần phải đáp ứng.
Việc xác định các cán bộ tuyển dụng có hiệu quả là rất quan trọng bởi vì năng lực của người tuyển dụng có tính chất quyết định nhất đến chất lượng của tuyển dụng. Do vậy, các cán bộ tuyển dụng cần phải đảm bảo các yêu cầu sau: Những người làm công tác tuyển dụng phải là những người có phẩm chất đạo đức
tốt, am hiểu công việc chuyên môn, hiểu cặn kẽ kỹ thuật tuyển dụng, có đủ các kiến
thức, kỹ năng về các lĩnh vực như tâm lý xã hội, công nghệ và kỹ thuật, tâm lý lao động, kỹ năng trắc nghiệm, phỏng
vấn...
1.2.1.2. Xác định nhu cầu tuyển dụng
Các nhà quản trị căn cứ vào nhu cầu sản xuất kinh doanh, định hướng phát triển trong tương lai của doanh nghiệp để từ đó xác định nhu cầu cần tuyển dụng một cách chính xác nhất. Đây là một bước quan trọng nhằm xác định đúng nhu cầu
nhân lực trước mắt và lâu dài cho doanh nghiệp, làm tiền đề cho việc lập kế hoạch
tuyển dụng của doanh nghiệp.
Bước này được thực hiện song song với quá trình phân tích công việc. Phân
tích công việc là quá trình thu thập các tư liệu đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan tới các công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc.
12
Phân tích công việc tạo ra “Bản mô tả công việc” trong đó nêu các nhiệm vụ
và trách nhiệm của vị trí cần tuyển dụng và “Bản tiêu chuẩn công việc” trong đó quy định những yêu cầu ở ứng viên về kiến thức, kỹ năng cũng như trình độ cần thiết để đảm bảo thực hiện tốt công việc. “Bản mô tả công việc” và “Bản tiêu chuẩn
công việc” là hai tài liệu định hướng xuyên suốt trong quá trình tuyển dụng, cũng là
cơ sở cho việc soạn thảo ra thông báo tuyển dụng. Vì nội dung của thông báo tuyển
dụng cũng mô tả các nhiệm vụ và các yêu cầu chính đối với vị trí cần tuyển. Có thể
thấy rằng hai văn bản này có vai trò rất quan trọng trong quá trình tuyển dụng, vì vậy
việc xây dựng “Bản mô tả công việc” và “Bản tiêu chuẩn công việc” cần sự chính xác
cao, đúng với thực tế công việc, không nên làm một cách qua loa, đại khái.
1.2.1.3. Lập kế hoạch tuyển dụng cụ thể
Tuyển dụng cũng vậy. Việc lập kế hoạch tốt sẽ giúp cho việc tuyển dụng có được định hướng rõ ràng, các bước thực hiện cụ thể và tránh được các sự việc diễn biến
khó kiểm soát. Cần phải lập kế hoạch cụ thể, bao gồm các nội dung: Xác định nguồn tuyển dụng, xác định phương pháp tuyển dụng, chi phí tuyển dụng, thời gian
và địa điểm tuyển dụng. Cụ thể:
Thứ nhất, việc xác định nguồn tuyển dụng giúp cho doanh nghiệp có thể tuyển dụng được đúng người với thời gian nhanh nhất. Tùy từng thời điểm và tùy vào nhu cầu tuyển dụng mà dựa vào đó doanh nghiệp sẽ đưa ra nguồn tuyển dụng
phù hợp nhất. Nguồn tuyển dụng gồm có nguồn tuyển dụng từ bên trong và nguồn
từ bên ngoài tổ chức.
❖ Nguồn cung cấp ứng viên từ bên trong tổ chức (nguồn cung cấp nội bộ)
Các ứng viên từ nguồn này chính là những người lao động đang làm việc trong doanh nghiệp nhưng lại có nhu cầu và khả năng thuyên chuyển để đảm nhận
một công việc khác.
Việc tuyển mộ bên trong tổ chức có những ưu và nhược điểm sau đây:
Ưu điểm: ➢
- Giúp doanh nghiệp sử dụng có hiệu quả hơn nguồn nhân lực hiện có.
- Tạo ra không khí thi đua giữa các nhân viên, kích thích họ làm việc hăng hái, nhiệt tình, sáng tạo hơn để có nhiều cơ hội thăng tiến, chuyển đổi sang vị trí công việc mà họ mong muốn
hơn.
- Nhân viên của tổ chức sẽ dễ dàng và thuận lợi hơn trong việc thực hiện công việc khi làm việc ở một cương vị mới vì họ đã có sẵn các mối quan hệ trong tổ chức. Bên cạnh đó, họ là những người đã
được thử thách lòng trung thành, tính tận tụy, tinh thần trách nhiệm với tổ chức.
- Chi phí cho hoạt động tuyển dụng sẽ thấp hơn rất nhiều so với việc sử dụng nguồn bên ngoài doanh
nghiệp. Nhược điểm: ➢
- Số lượng và chất lượng các ứng viên sẽ bị hạn chế.
- Dễ tạo ra lối mòn quản lý do sự rập khuôn theo phong cách của lãnh đạo trước đây và có thể gây xáo trộn về mặt tổ
chức.
- Thực hiện không tốt có thể dẫn đến tình trạng mất đoàn kết trong nội bộ doanh nghiệp.
❖ Nguồn cung cấp ứng viên từ bên ngoài tổ chức
Các nhà quản trị có thể tuyển người ở thị trường nhân lực bên ngoài tổ chức,
là những ứng viên hoàn toàn mới, chưa từng làm việc tại tổ chức.
quản trị tìm kiếm ứng viên phù hợp với các tiêu chí của mình như: Quảng cáo trên các kênh báo đài, website, mạng xã hội; Tìm kiếm ứng viên thông qua các hội chợ
nghề nghiệp, ngày hội việc làm; Nguồn từ các trường Đại học và Cao đẳng; Nguồn
từ các đối thủ cạnh tranh, các trung tâm giới thiệu việc làm, các công ty săn đầu người
chuyên nghiệp...
Tựu chung lại, nguồn cung cấp ứng viên ở bên ngoài doanh nghiệp có những
ưu và nhược điểm như sau: Ưu điểm: ➢
- Nguồn ứng viên vô cùng phong phú, đa dạng, cho phép tổ chức có nhiều khả năng để tìm kiếm được người phù hợp cho công việc.
14
Việc lựa chọn ứng viên từ nguồn này cũng khách quan hơn so với
nguồn từ bên trong doanh nghiệp.
- Người được tuyển dụng vào công ty là những người hoàn toàn mới, người sử dụng lao động có điều kiện huấn luyện nhân viên ngay
từ đầu.
- Người lao động mới sẽ có nhiều động cơ để làm việc, khẳng định bản thân hơn, từ đó sẽ chủ động và tập trung hơn trong công việc.
Nhược điểm: ➢
trường làm việc và đồng nghiệp mới.
- Nguồn thu hút ứng viên khá phức tạp, tốn kém và tốn nhiều thời gian hơn so với nguồn từ bên trong doanh
nghiệp.
- Rất khó để đánh giá sự gắn bó trung thành của những nhân viên mới với tổ chức.
Như vậy, mỗi nguồn đều có những ưu nhược điểm riêng. Tùy vào từng trường hợp cụ thể, doanh nghiệp sẽ phải quyết định nguồn tuyển mộ cho phù hợp.
Các biện pháp tìm nguồn ứng viên phổ biến hiện nay gồm:
- Thông báo tuyển dụng nội bộ;
- Quảng cáo;
- Thông qua internet (đây là hình thức phổ biến nhất hiện nay để quảng cáo việc làm);
- Thuê chuyên gia tuyển dụng;
- Thông qua các công ty chuyên cung cấp dịch vụ tìm kiếm các vị trí quản lý cao cấp;
- Các văn phòng giới thiệu việc làm...
Thứ hai, về phương pháp tuyển dụng: Hiện nay có rất nhiều phương pháp tuyển dụng khác nhau, tuy nhiên các doanh nghiệp không bao giờ chỉ sử dụng một
phương pháp nào đó cho cả quá trình tuyển dụng bởi lẽ không có phương pháp nào
cho kết quả tuyệt đối chính xác. Vì vậy, các doanh nghiệp thường kết hợp nhiều phương pháp với nhau trong quá trình tuyển dụng để có được kết quả đáng tin
cậy
15
hơn. Một số phương pháp tuyển dụng cơ bản và thường xuyên được các doanh nghiệp áp dụng hiện nay là:
- Sàng lọc hồ sơ: Qua hồ sơ dự tuyển, nhà tuyển dụng sẽ biết được những thông tin cơ bản nhất về ứng viên như thông tin về trình độ học
vấn, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm làm việc, và các thông tin cá nhân (tuổi, giới tính...). Những thông tin này tuy không đủ để đánh giá
toàn diện về ứng viên nhưng có thể sử dụng để loại bớt những ứng viên không đáp ứng được các yêu cầu tối thiểu về công
việc.
- Kiểm tra, trắc nghiệm: Phương pháp này thường được sử dụng để đánh giá những tiêu chí mà việc nghiên cứu hồ sơ hay phỏng vấn không làm được hoặc không hiệu quả, chẳng hạn như kiểm tra trình độ chuyên môn, trắc nghiệm tâm lý, kiểm tra các chỉ số IQ, EQ... Trong trường hợp doanh nghiệp cần loại bớt các ứng viên không phù
hợp một cách nhanh nhất thì phương pháp kiểm tra, trắc nghiệm thường được đưa ra để sử dụng trong quá trình sơ tuyển ban đầu.
- Phỏng vấn tuyển dụng: Đây là phương pháp chắc chắn sẽ được áp dụng trong tất cả các hoạt động tuyển dụng tại tất cả các doanh nghiệp
ứng viên thông qua quá trình phỏng vấn. Phỏng vấn tuyển dụng là một
hoạt động trao đổi thông tin trực tiếp được thiết kế nhằm khám phá những thông tin về ứng viên như kiến thức, kinh nghiệm, thành công và thất bại trong quá khứ cũng như động cơ làm việc của họ nhằm xác
định xem liệu họ có thể làm tốt công việc hay không. Phỏng vấn cũng
là cơ hội để tìm hiểu sâu hơn các thông tin mà ứng viên đã cung cấp trong hồ sơ tuyển dụng và thu thập thêm các thông tin cần thiết khác để làm căn cứ cho việc ra quyết định có tuyển dụng ứng viên này hay
không. Quan sát phản ứng của ứng viên với các câu hỏi còn giúp doanh nghiệp đánh giá được khả năng giao tiếp và khả năng diễn đạt
của họ.
- Điều tra xác minh: Phương pháp này chỉ được thực hiện khi nhà tuyển dụng đã có quyết định lựa chọn. Mục đích của việc này là để củng cố
16
cho quyết định lựa chọn ứng viên của họ. Trong quá trình tuyển dụng,
các nhà tuyển dụng có thể yêu cầu các ứng viên cung cấp tên của một
số người giới thiệu, của cấp trên tại đơn vị cũ... những người có thể cung cấp thông tin về phẩm chất, năng lực, kinh nghiệm và hiệu quả làm việc của ứng viên. Điều tra xác minh phải được thực hiện ngay khi có quyết định lựa chọn và trước khi mời ứng viên nhận việc thì
mới phát huy được tác dụng của nó.
Thứ ba, cần phải xác định nơi tuyển dụng và thời gian, địa điểm tuyển dụng.
Nơi tuyển dụng là nơi mà doanh nghiệp hoạt động hoặc cũng có thể là nơi mà doanh nghiệp lựa chọn phụ thuộc vào các yêu cầu của công việc và đặc điểm của thị
trường lao động. Các doanh nghiệp cần phải xác định đối tượng mình cần để từ đó
lựa chọn được các vùng để tuyển dụng. Ở nước ta hiện nay, thị trường lao động nông nghiệp là nơi tập trung chủ yếu lao động có chất lượng rất thấp, do vậy khi tuyển mộ lao động phổ thông với số lượng lớn thì các doanh nghiệp nên chú ý vào
thị trường này. Đối với các loại lao động cần chất lượng cao thì doanh nghiệp cần tập trung vào thị trường lao động đô thị - nơi tập trung hầu hết các loại lao động có
chất lượng cao của tất cả các ngành nghề từ kỹ thuật cho đến kinh tế quản lý...; các
trường đại học, cao đẳng, trung học, dạy nghề; các trung tâm công nghiệp và dịch vụ, các khu chế xuất và có vốn đầu tư nước
ngoài.
Bên cạnh việc xác định nơi tuyển dụng thì trong kế hoạch tuyển dụng các doanh nghiệp cần xác định thời gian hay cụ thể là thời điểm tuyển dụng và địa điểm
tuyển dụng. Để xác định thời gian và thời điểm tuyển dụng, doanh nghiệp cần phải
căn cứ vào các mục tiêu của tổ chức đã xây dựng tương ứng. Địa điểm tuyển dụng
nhỏ hoặc cũng có thể là nơi mà doanh nghiệp lựa chọn nếu quy mô tuyển dụng lớn,
doanh nghiệp không đáp ứng được đủ các điều kiện về thực hiện tuyển dụng tại chính doanh nghiệp mình.
Thứ tư, việc xác định chi phí tuyển dụng là vô cùng cần thiết trong lập kế hoạch tuyển dụng. Chi phí tuyển dụng bao gồm:
17
- Chi phí thời gian thông qua các cấp bậc trong doanh nghiệp cũng như các chuyên viên quản trị nhân lực trong việc xác định và xây dựng nhu cầu tuyển dụng.
- Thù lao phải trả cho các văn phòng tuyển dụng (nếu doanh nghiệp thuê tuyển dụng từ bên ngoài).
- Chi phí thời gian trong việc duyệt CV và hồ sơ xin việc cũng như phỏng vấn ứng viên.
- Chi phí sử dụng cho việc đăng tải thông tin tuyển dụng, thu hút ứng viên.
Tùy vào từng đợt tuyển dụng khác nhau và tùy vào kế hoạch của từng doanh
nghiệp mà việc phân bổ chi phí tuyển dụng là khác nhau. Tuy nhiên, việc phân bổ chi phí tuyển dụng cũng chỉ tập trung vào một số loại chi phí
trên.
1.2.1.4. Thành lập hội đồng tuyển dụng
Để đảm bảo cho việc tuyển dụng tiến hành theo đúng trình tự và có thể lựa chọn ra các ứng viên xuất sắc nhất, phù hợp nhất với yêu cầu công việc, doanh nghiệp cần phải thành lập hội đồng tuyển dụng. Hội đồng tuyển dụng là những
người có khả năng nhìn nhận, đánh giá con người, có chuyên môn, nghiệp vụ cũng
như kinh nghiệm phỏng vấn, tuyển chọn để đảm bảo tuyển chọn đúng người, đúng
việc, đúng quy trình. Hội đồng tuyển dụng thường bao gồm các cán bộ phòng Hành
chính Nhân sự, quản lý các bộ phận và quản lý cấp cao của doanh nghiệp. Việc xác
định hội đồng tuyển dụng gồm những thành phần nào sẽ tùy thuộc vào quy mô tuyển dụng của doanh nghiệp. Hội đồng tuyển dụng sẽ là bộ phận quyết định, điều
hành xuyên suốt quá trình tuyển dụng.